1. ENTREVISTA DEL MEGA COLEGIO
PAULO FREIRE
Colegio Paulo Freire, educación para una sociedad más justa
En nuestro proceso deformacióncomo técnicos en Asistencia yOrganización de Archivos, tuvimos
la oportunidad devisitar, conoceryentrevistar a las encargadasdelarchivo académico,quienesmuy
amablemente nos facilitaron la información de su proceso archivístico.
Según Zoraida Monrroy “Secretaria operativa” y Lorena Moncaliano “secretaria académica” la
institución requiere de una persona encargada del área de archivo pero debido a que ya, esta
estipulado el presupuesto por parte de la Secretaria de Educación, no es posible contar con este
recurso humano, por lo cual nosotras somos las personas encargadas.
Esta entrevistafuerealizadaen el ColegioPauloFreire siendo las 7:30 am del día jueves 11
de noviembre del año en curso, por Andrés Arguelles y Nidia Cañon:
“Construyendo una educacióncon
responsabilidad, libertad y
sentido social”

2. 1. ¿Cuales son sus funciones en el colegio referente al proceso archivístico?
R// LorenaMoncaliano:dentrode misfuncionesestala de garantizar el proceso de matriculas,
retiro deestudiantes, certificados,actasde grado ytodo sobre el proceso académico delos
estudiantes.
ZoraidaMonrroy:Meencargodelarchivodela parte administrativaen conjunto con la parte
académica.
2. ¿Cual es el proceso de organización los documentos que ustedes manejan y que
instrumentos utilizan para archivarlos?
R// LorenaMoncaliano:losdocumentos son archivados en bolsas resellables yalmacenadas
en carpetas que luego pasan a los archivadores donde se encuentran clasificadas por
cursos, en orden alfabético y según el ciclo. El orden concedido a los documentos es;
registrocivil tarjeta deidentidad,ordende matricula,pazysalvo, fotos y en casospuntuales,
comoalos niñosdetransiciónquese lesexige carnetdevacunas y originalde registro civil.
Se tiene encuentalaspersonasretiradas a quienesseles abre unacarpeta de retiro, estos
van ordenadosporfecha yorden alfabético como exigencia de la Personería yContraloría.
3. ¿Por qué utilizan este tipo de bolsas?
R// Zoraida Monrroy: notamos que al encarpetar documentos se ampliaba mucho mas el
archivo, es así como decidimos meter estos documentos en bolsas en orden alfabético
según el curso yla cantidad de alumnos.
Para nosotros en nueva la leygeneral de archivo, además el colegio es nuevo, fue creado en el
2007,por esta razón lasnuevas carpetasexigidasporel archivo general de la nación hasta
ahora se están implementando, cabe decir que esta deben ir organizadas, el folio mas
reciente al final de la carpeta y el mas antiguo, al principio de esta. Esta es una tarea muy
dispendiosa para solo dos personas.
4. ¿Si un estudiante requiere de un certificado de estudio o notas cual es proceso a
seguir?
R// Lorena Moncaliano: Como primera medida se acercarían a mí para solicítalos, luego
reciben un número de cuenta para hacer su respectiva consignación ycon la fotocopia de
este se empezaría el trámite, para que dentro de los tres (3) días hábiles se cumpla su
entrega. Lapersonadeberá firmar el libro de radicado donde se tiene la constancia de que
se le fue entregado.Esta informacióntambiénse encuentra sistematizada para tener mayor
accesibilidad ycontrol a esta.
5. ¿Qué sucede con los documentos de los alumnos retirados?
R// Zoraida Monrroy: debido a la deserción escolar se debe tener una carpeta donde se
almacenanlosdocumentosdelosalumnosretirados por fechas, esto con el fin de ofrecerle
datos claros a la personería, contraloría y secretaria de educación los documentos serán
almacenados en un archivo histórico el cual dura cinco (5) aproximadamente y
posteriormente es trasladado al archivo general de la nación.
6. ¿Cuál es el proceso para la elaboración de un diploma?
R// Zoraida Monrroy:
1ro; Hayun comité de evaluación ypromoción, quien decide quienes o no se gradúan.

3. 2do; La señora Norma Leonor Roncancio junto con la asociación de padres de familia
elige el nuevoformatoadecuadode presentaciónparael diploma y acta de grado,
teniendo en cuenta las diferentes opciones, establecidas por los contratistas
previamente seleccionados.
7. ¿Qué medios de seguridad han implementado en el área de archivo?
R// Zoraida Monrroy: La verdad no se ha implementado ningún medio o acción para evitar o
prevenir un accidente con los documentos, no hay extintor, detectores de humo o alarma
contra incendios, aunque en el momento ya se han empezado ejecutar algunas acciones
como por ejemplo las rutas de evacuación.
8. ¿La proyección de ética de la entidad va de la mano con su formación ética
profesional o laboral?
R// Lorena Moncaliano: Si, la ayuda que la institución me ha ofrecido, a pesar de falta de
experienciaasidogratificante,puesa pesar de mi inhabilidad para desempeñar esta tarea,
he aprendidoadesenvolvermeenel campoempresarial y personalmente asermucho más
organizada.
9. ¿Que persona es la que coordina la parte de salud ocupacional?
R// Zoraida Monrroy: En la institución hay dos personas que se encargan de coordinar e
incluso archivar todo lo referente a salud ocupacional, en la jornada mañana esta: la
orientadora Sheila Zafra yen la tarde la orientadora TrudyAbella.
10. ¿Existeorganigramaen el colegio?
R// Zoraidamonrroy:nose puededeterminarelorganigramadelcolegio,ya quees un
articuladodeeducaciónsuperiorportalrazón haymuchoscomitésyno seapodido
establecer.Elcolegio tieneconvenioconlauniversidadpanamericana queformaa los
estudiantesen tres carrerasdesdeelgrado8.
 TECNICO ENCOMERCIO EXTERIOR
 TECNICO ENPROGRAMACIONDESISTEMAS
 TECNICO ENMERCADEO Y PUBLICIDAD
11. ¿Reciben capacitación porpartedelasecretariadeeducación paralamanipulación
de archivos?
R// LorenaMoncaliano: No, pero podemos acceder ala pagina de la secretaria general de
educación, puntualmente a messing, donde nos explica las 5 ss que costa del orden que
debemos seguir en nuestro lugar de trabajo y el respectivo cuidado que debemos tener
con los documentos, además nos facilita formatos estandarizados que nos sirve de guía
para elaborar los de nuestra institución
12. ¿Conocen ustedes la tabla de retención?
. R// Zoraida monrroy: En realidad no tenemos conocimiento sobre su uso, puesto que
creemos que esta se debe llenar, cuando los archivos han cumplido los 5 años ydeben
ser llevados al Archivo General de la Nación.