Barbara Sierman (KB, projectleider NCDD/NDE) vertelt over het belang van het opstellen van duurzaamheidsbeleid voor organisaties met een digitale collectie. Er zijn hulpmiddelen aanwezig en onderweg voor dit traject. De presentatie maakte deel uit van de Kennisdag Digitale Duurzaamheid van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid op 13 juni 2016.
3e Studiedag Webarchivering - Vrienden voor het leven
Wat doe ik? Over het opstellen van duurzaamheidsbeleid - Barbara Sierman
1. Wat doe ik? Over het opstellen van duurzaamheidsbeleid
Barbara Sierman
NCDD Kennisdag digitale duurzaamheid, Amsterdam, 13-06-2016
2. De kiezelsteentjes van Klein Duimpje
Barbara Sierman
NCDD Kennisdag digitale duurzaamheid, Amsterdam, 13-06-2016
3. Wat is duurzaamheidsbeleid?
Preservation Policy: Written
statement authorized by the repository
management that describes the
approach to be taken by the repository
for the preservation of objects
accessioned into the repository. (APA)
Moet consistent zijn met overige beleid
4. Hoe begin je eraan?
Broodkruimels: Veel beleid bestaat al, maar is niet beschreven.
Vervang de broodkruimels door steentjes!
5. Voor wie is duurzaamheidsbeleid nodig?
Interne staf Gebruikers
Depotgevers Subsidiegevers
Collega-instellingen Algemene publiek
6. Wat is goed duurzaamheidsbeleid?
Leidraad:
ISO 14721: OAIS standaard
ISO 16363: Audit and Certification Trustworthy
Repositories
diverse handleidingen
EU SCAPE project (2010-2014)
Scape Policy Framework
Catalogue of Policy Elements
Published Preservation Policies
http://bit.ly/1Ojqqcw
8. NDE Duurzaamheidsbeleid projectgroep
Vertaling van de Catalogue of Policy Elements
Toevoegen van nieuwe domeinen
Nederlandse voorbeelden van collega’s
Aangepast sjabloon
Verificatie via workshops
Samen met:
•Beeld en Geluid: Annemieke de Jong
•Koninklijke Bibliotheek: Tanja de Boer
•Het Nieuwe Instituut: Behrang Mousavi
•SIMIN / Drents Museum: Carola Steenbergen
•Nationaal Archief: Pepijn Lucker
9. NDE Duurzaamheidsbeleid sjabloon
1. Naam Beleidsuitgangspunt: naam Beleidsuitwerking
Gerelateerd
Beleidsuitgangspunt
Verwijzing naar Beleidsuitgangspunt
Definitie/
Omschrijving
Beschrijving van de Beleidsuitwerking
Waarom Reden waarom een organisatie deze Beleidsuitwerking in haar beleid op zou kunnen nemen
Risico Omschrijving van het risico dat een organisatie loopt als op dit punt het beleid niet duidelijk is
Wanneer? Stadium in de levenscyclus waarin deze Beleidsuitwerking geformuleerd zou moeten worden
Betrokkenen Wie in de organisatie qua functie zou betrokken kunnen worden om deze Beleidsuitwerking vast
te stellen
Relaties Verwijzing naar gerelateerde Beleidsuitwerkingen
Voorbeelden Voorbeelden uit de originele (Engelstalige) Catalogue of Policy Elements
Discussievragen Voorbeeldvragen om intern discussie op gang te brengen over dit specifieke punt. De antwoorden zouden
dan in de beleidsuitwerking terug te vinden moeten zijn
Competenties Omschrijving van de competenties waarover de Betrokkenen zouden moeten beschikken bij het
opstellen van de Beleidsuitwerking
Casus per domein Voorbeelden van instellingen die in het NDE project deelnemen en bepaalde domeinen
vertegenwoordigen
10. NDE Duurzaamheidsbeleid tijdspad
Conceptversie klaar voor de zomer
Workshops organiseren na de zomer
Terugkoppeling met het veld
Praktisch maken van duurzaamheidsbeleid
Workshop voor management
Mogelijk in combinatie met andere thema’s
(certificering)
11. NDE Duurzaamheidsbeleid: samenvattend
Zoek de broodkruimels in je organisatie
Welke impliciete besluiten, processtappen etc. zijn er al?
Leg daar een kiezelsteen bij
Identificeren eerst, later komt de ordening
Gebruik de Catalogus om Duurzaamheidsbeleid te maken
Ordening en completering van de elementen
Aanvullen waar nodig
Meer hulp na de zomer!
Andere titel maar het gaat over hetzelfde, maar als beeld wil ik een deel van het sprookje van Klein Duimpje gebruiken. We kennen allemaal het verhaal: Klein Duimpje en zijn broertjes en zusjes worden door hun ouders – die hun onderhoud niet meer kunnen betalen – naar het wilde bos gebracht om ze daar achter te laten. Klein Duimpje heeft zijn ouders afgeluisterd en kent de plannen. Hij besluit om tijdens de tocht kiezelsteentjes mee te nemen om latr de weg weer terug te kunnen vinden. Ik wil u hier meenemen op eenzelfde tocht. Het bewaren van digitale collecties is immers wel een tbeetje te vergelijken met een tocht naar het onbekende, in elk geval is het een tocht naar een onbekende toekomst. En willen we daar ons pad in kunnen vinden, en vooral willen onze toekomstige collega’s en de gebruikers een toekomst kunnen vinden, moeten we weten welk pad gelopen is. Welke beslissingen zijn genomen? Op welke afslag ligt er eigenlijk een kiezelsteentje klaar? Of zou daar moeten liggen.
Iedere instelling met een digitale collectie die duurzaam bewaard wordt heeft al beleid, maar vaak is het impliciet en nog vaker nergens vastgelegd. Dat zijn dus eigenlijk de broodkruimels van Klein Duimpke en we weten dat dat niet hielp om hetpad terug te vinden.
We moeten dus die broodkruimels door steentjes veranderen, en niet een ongeordende berg stenen zoals hier op de foto, maar geordend, zodat we weten wat we wel en niet aan beleid hebben en hoe het met elkaar samenhangt.
Binnen het SCAPE project hebben we internationale standaarden zoals OAIS en ISO 16363 van Audit en Certification of trustworthy repositories en diverse handleidingen voor het opstellen van duurzaamheidsbeleid bekeken en zijn zo op het het volgende model gekomen.
Drie niveaus, waarbij om in de vergelijking met Klein Duimpje te blijven, het eerste niveau het pad is dat je gaatlopen. Op hoog niveau geeft je als instelling je doelstellingen aan.
Vervolgens leg je gedetailleerde vast hoe je die doelstellingen denkt te bereiken. Dus waar je op het pad linksaf of rechtsaf gaat, een pauze inlast, schoenen verwisselt etcera. De kiezelstenen als het ware. Het derde niveau valt hier buiten scope maar gaat in op detailpolicies die geautomatiseerde verwerking mogelijk maken, denk aan i-Rods bijvoorbeeld.