Valentijn Gilissen (DANS) vertelt in de workshop 'Certificering in de praktijk' van de NCDD en het Netwerk Digitaal Erfgoed over het traject richting de DIN/Nestor Seal. 16 maart 2017, Utrechts Archief

1. dans.knaw.nl
DANS is een instituut van KNAW en NWO
Certificering bij DANS
Van DSA naar het volgende niveau: DIN/Nestor Seal
Valentijn Gilissen, MA: Data Manager
16 maart 2017, Workshop Certificering in de Praktijk, Utrecht

2. Data Archiving and Networked Services
• Opgericht in 2005 (voorgangers vanaf 1964) als een instituut van
de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen (KNAW)
en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
(NWO)
• DANS heeft als missie het bevorderen van duurzame toegang
tot digitale onderzoeksgegevens. Hiertoe stimuleert DANS dat
wetenschappelijke onderzoekers gegevens duurzaam archiveren en
hergebruiken, bijvoorbeeld via het online archiveringssysteem
EASY: https://easy.dans.knaw.nl
• Focus op de Sociale wetenschappen en de Humaniora

3. DANS hoofddiensten en -activiteiten
Data tijdens onderzoek
https://dataverse.nl
Data na onderzoek
https://easy.dans.knaw.nl
Onderzoeksinformatie
http://www.narcis.nl
Training en Consultancy
Projecten

4. • Data moet worden gearchiveerd in een archief dat aan internationale
standaarden en richtlijnen voldoet: een gecertificeerd ‘Trusted Digital
Repository’
• Financiers van onderzoek dienen onderzoekers te verplichten hun data
onder te brengen in een Trusted Digital Repository
• Onderzoeksdata moet door onderzoekers gedeeld worden:
“Open als het kan, gesloten(beschermd) als het moet”
• Bij gebruik van data moet de bron worden geciteerd, met gebruik van een
‘Persistent Identifier’
DANS beleid
http://www.trusteddigitalrepository.eu

5. • Grondlegger van het DSA, dit is overgedragen aan een
internationaal collectief
• Betrokken bij de ontwikkeling van andere standaarden
(DIN/Nestor, WDS)
• Betrokken bij activiteiten betreffende certificatie binnen
RDA
• Certificatie van het archief EASY van DANS
DANS en Certificering

6. • 2011: verkrijgen DSA seal
• 2011: ISO test audit
• 2013: vernieuwen DSA seal
• 2014-2015: verkrijgen nestorSeal
• 2017: DSA/WDS accreditatie
DANS en Certificering: roadmap

7. • Trusted Digital Repositories als onderdeel
van het beleid van DANS en als
positionering in de wetenschap
• Geeft vertrouwen bij gebruikers van onze
diensten, bij partnerorganisaties en bij
financiers
• Transparantie
• Certificering als stok achter de deur om
onze kerndiensten en onze organisatie als
geheel verder te professionaliseren
Waarom?

8. • 34 criteria
• Opgesteld door het Duitse nestor
• Uitgebreide self-assessment
• Review door 2 personen, door Nestor aangewezen
• Publicatie van ‘bewijsmateriaal’
• DANS: eerste archief met nestor Seal
DIN 31644
ISO 16363
• 100+ criteria
• Consultative Committee for Space Data Systems
• Volledig extern controleproces
• Nog geen certificaten uitgegeven
DIN en ISO certificering

9. • DSA:
• strategie voor wijzigingen in data
• provenance data en audit trails
• vergelijking van essentiële eigenschappen van verschillende versies
• DIN:
• specificatie significant properties
• specificatie van transformaties SIP-AIP en AIP-DIP
• controle behoud significant properties met documentatie
• specificatie AIP, gebruikte metadata
• log van alle wijzigingen
• ISO:
• bit-level preservation
• scheiding AIP’s en fixity-informatie
• logs van al het materiaal
• logs van alle acties (ingest etc.) en controles
• logs van access management failures en anomalies
Voorbeeld: authenticiteit van data

10. • 34 criteria
• Waarderingsschaal:
not yet actioned (0)
planned (3)
planned in detail (7)
implemented (10)
Voor de centrale criteria 1-12 is een score van 10 vereist.
De resterende criteria 13-34 moeten gemiddeld op score 7 zitten.
• Publicatie van de self assessment en al het ondersteunende
materiaal op eigen website
=> Toekenning NESTOR Seal met jaar van afgifte
Het NESTOR Seal is onbeperkt houdbaar
2014/15: certificatie naar NESTOR Seal

11. • Start in februari: kick-off projectteam,
presentatie aan de gehele organisatie
• Ongeveer 1000 uur begroot
• Ongeveer 20 DANS-collega’s betrokken
• Kernteam van 5/6 personen
Intern project 2014

12. 2015 Q1 en Q2: voortzetting werkzaamheden 2014
01-08-2015: start van schrijven self assessment
01-10-2015: indienen self assessment bij reviewers
31-12-2015: DANS ontvangt het NESTORseal
Seal verkregen: 29-01-2016
Planning 2015

13. • Behandelen van breed spectrum aan
onderwerpen: organisatie, personeel,
financiën, juridische zaken, workflows
archivering, gebruikershandleidingen, IT-
infrastructuur, risicomanagement.
• Goed en volledig beschrijven van beleid,
processen, protocollen.
• Ontwikkelen van missende beleidsstukken,
IT- en infrastructurele elementen e.d.
Certificering: breed onderwerp

14. • Strategie & Beleid: Welke standaarden zijn er?
• Acquisitie: Hoe leggen we afspraken over berekenen van
checksums vast?
• Deposit: Hoe dragen we checksums over? Wanneer is
een deposit ‘integer’?
• Assess: Hoe berekenen/controleren we integriteit? Virus-
scanner?
• Curate: Hoe registreren we oude/nieuwe checksums?
Voorbeeldvragen

15. C18 Authenticity: Preservation measures
The digital repository deploys methods which ensure the authenticity of
the objects during implementation of the long-term preservation
measures and document the degree of authenticity.
34 criteria, abstract en op het eerste gezicht met weinig structuur
• Zeer abstract: OAIS / DIN
• Abstract: DANS model op processen
“Assessment and curation of the data take place at two events: after a dataset
is deposited and when an existing datasets may no longer comply with the
latest (updated) requirements of the archive.”
• Formeel: DANS proces
Documentatie: ‘Authenticity in the Archive: the implementation of significant
properties’ (9 pagina’s)
• Concreet: DANS praktijk
Van abstract naar concreet

16. Organisational Policies
Legal Policy
Mission and Strategy
Collaboration Agreement
Job Descriptions
Budget Plan
Cost Model
Security Policy
Archival Policies
Preservation Policy
Preservation Strategy
Licence Agreement
Conditions of Use
Authenticity in the Archive
Selection Policy
Submission Agreement
Internal Workflow
Documentation
Data Processing Protocol
Declaration of Confidence for Employees
Customer Guidelines
and Instructions
Depositing Instruction Website
Preferred Formats
Guidelines for appraising and
selecting research data
Data request forms
Technical Documentation
SLA External Storage Provider
Crisis Management Plan
Architecture Guide
Archival Process Model
Archival Integrity
Metadata
File Recognition Plan
IT Infrastructure
Metadata Search
SIP Instructions
Bewijsmateriaal
+nog 30 stuks ‘Referenced Documentation’

17. • Omdat het DSA maar beperkt houdbaar is moet het zegel
opnieuw worden behaald.
• Herzien van de aanvraag op basis van:
• nieuwe richtlijnen
• eerder commentaar en aanbevelingen
• de huidige situatie van ons instituut
Vernieuwen DSA (2013)
• In totaal ongeveer 250 uur werk
beleidsstukken 26 uur
technische ontwikkeling 106 uur
schrijven van self-assessment 98 uur
Projectmanagement 16 uur

18. 1. Activiteiten betreffende DANS beleid
• over het archief
• over de organisatie
2. Activiteiten betreffende workflows omtrent het archief
• menselijke workflows
• geautomatiseerde workflows
• documentatie
• interne consultatie
3. Activiteiten betreffende de technische infrastructuur van het archief
• interne consultatie en ontwerp van nieuwe/verbeterde archiveringsfunctionaliteit
• ontwikkeling
• documentatie
4. Activiteiten betreffende de self-assessment tekst
• Schrijven, reviewen, bespreken van documenten ter ondersteuning van de self-assessment
• interne consultatie over de teksten
5. Projectmanagement, inclusief vergaderingen van het kernteam en
administratie
311
272
474
289
209
Totaal: 1555
Verkrijgen Nestor Seal (2014-2015)

19. • Begin met een interne quick-scan om het startniveau te bepalen
ten opzichte van de gestelde eisen
• Betrokkenheid van de top is cruciaal
• Brede ondersteuning binnen de gehele organisatie is nodig
• Ga niet gelijk voor te hoge doelen (begin met DSA/WDS)
Lessons learned

20. dans.knaw.nl
DANS is een instituut van KNAW en NWO
Bedankt voor jullie aandacht.
valentijn.gilissen@dans.knaw.nl
Twitter: @DANSKNAW
dans.knaw.nl