Este documento proporciona instrucciones para el acceso y uso del sistema de administración Smueblería. Explica cómo iniciar sesión, capturar una venta, agregar productos a una orden, y realizar el pago y facturación. También cubre la creación de productos y clientes nuevos, y cómo ver un historial de ventas ordenado por estado.

1. GUÍA
DE USUARIO
GERENCIA DE
IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN SMUEBLERIA

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Acceso al sistema
Hola Gracias por utilizar Smueblería, único sistema en línea especializado para mueblerías. Para comenzar debemos de abrir una ventana de preferencia Google Chrome y teclea la dirección: sistema.smuebleria.com en la barra de dirección, o da click en el acceso a usuario de la página www.smuebleria.com.
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Una vez estando en la pantalla de inicio del sistema, debe teclear su Usuario y su Contraseña, que previamente le fue proporcionada por la empresa o por sistemas3 y dar click en el botón rojo de entrar (en caso de haber olvidado la contraseña favor de contactar al administrador de su empresa, esto es para tener un mayor control y seguridad de la información de cada una de las empresas).
Si usted es el administrador de la empresa puede enviarnos un correo o contactarnos a través del soporte en línea y nosotros llevaremos a cabo una autentificación de la cuenta para brindarte una nueva contraseña.
En la parte inferior aparece una casilla de “recordar mi usuario”, puede usted seleccionarla dando click sobre ella para que su computadora recuerde su usuario, esto lo recomendar

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si es el usuario único de la computadora, en caso de compartir la computadora con algún otro compañero de trabajo, les recomendar no seleccionar esa casilla.
El sistema comenzará a cargar con el logotipo del sistema en el centro y un contador que va de manera ascendiente hasta llegar al 100%.
En caso de que no suceda esto y aparezca un icono de Instalar Silverlight:
Dar click en esa imagen y descargará la versión más actual del complemento que requiere el sistema para ser visto. La descarga de complemento se hace únicamente la primera vez y es muy rápido, siga las instrucciones para la instalación y finalmente actualice la página.
Capturar una Venta
Al dar click sobre el carrito de súper, que es la imagen para identificar el punto de venta, se abre la ventana para capturar un pedido a un cliente, en ésta podremos llenar una orden de compra que será entregada en impreso al cliente y además enviada a su cuenta de correo electrónico, con ello la empresa se profesionalizara.

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Lo primero es seleccionar el tipo de orden que va a realizar, por ejemplo, una venta, una cotización, un apartado o un crédito, en éste último pedirá una autorización de crédito por parte del administrador, o cualquier tipo de orden que el administrador haya dado de alta desde el módulo de configuración. Cada tipo de orden determinarlos generales que serán impresos en el pedido del cliente.
Como ejemplo seleccionaremos una venta, lo siguiente es capturar los datos del cliente, en caso de ser un cliente existente puede buscarlo escribiendo el nombre en la casilla blanca, al escribir las primeras letras del nombre y el sistema nos arrojará de manera automática un filtrado de los nombres registrados dentro del sistema.
Para dar de alta un cliente nuevo hay que hacer un click en el botón de la derecha de la casilla de nombre, con esto se abre una ventana en la que pide capturar el nombre, podemos pasar a la siguiente casilla con la tecla de tabulador o seleccionándola, capturamos el apellido paterno y materno, correo electrónico, fecha de nacimiento, teléfono, teléfono celular, y teléfono de oficina. Para guardar la información dar click sobre el botón de guardar que está representado con una imagen de un disco azul de almacenamiento, nos cierra la ventana externa y nos vuelve a mostrar la ventana de ventas.

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Para marcar una venta que se entregará en el domicilio del cliente debe seleccionar la casilla “envío a domicilio” con un click.
Hay que seleccionar la fecha y hora de entrega tentativas dando click sobre el calendario o escribiendo la fecha en el formato de DD/MM/AA.
Desde el calendario puede seleccionar otro mes dando click sobre el mes en la parte superior, aparecen los meses siguientes y con un click se selecciona el mes deseado.

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Para dar de alta una dirección de envió se da click en el botón gris de la derecha de la casilla de dirección de envío. Se abre una nueva ventana sobre a pantalla en la que capturamos la calle, el número exterior, y el interior, seguido del código postal; si el cliente sabe el código postal al momento de capturarlo el sistema nos arrojará la colonia o un grupo de colonias debe seleccionar una de las que se despliegan dando click sobre el renglón de colonia, y los demás datos se llenan de manera automática. En caso de que el cliente no conozca el código postal, se puede hacer la captura de manera manual de la colonia, Municipio, Ciudad y Estado.
Dar de alta los datos para llevar a cabo la facturación de la venta como Razón Social, RFC y teléfono del comprador; cabe mencionar que puede dar de alta otra dirección al momento de facturación. Para finalizar y guardar dar click sobre el botón de “guardar”
Si todos los producto de la venta que se va a realizar van a tomarse de inventario de piso de la sucursal en la que estamos vendiendo, en ese caso daremos un click sobre la casilla que dice “venta de piso” para que quede seleccionada, con esto nos desplegará una nueva columna en la parte de productos que tiene la existencia de piso en la sucursal.

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En la parte de venta de productos lo primero que se nos muestra es una columna de cantidad en la cual debemos de poner con número la cantidad de productos que se va a vender, seguido del modelo que se venderá, en esta parte el sistema ayudará a acotar la búsqueda por clave de producto o por nombre de producto, es decir conforme vayamos escribiendo la descripción el sistema nos irá desplegando los artículos que coinciden con dicha descripción, para seleccionar uno de estos únicamente se requiere dar un click sobre el nombre y este se cargará en la casilla de producto.
La siguiente casilla es la de descripción en ella se pueden hacer modificaciones especiales al pedido del producto o nos va a desplegar la información que tiene el producto en el catálogo, al momento de dar click sobre esta columna.
El sistema nos abrirá una nueva ventana que contiene la descripción del mueble en donde puede hacer modificaciones de la descripción, material base, material de cubierta, material de patas, o los materiales que tenga cada tipo de mueble dado de alta en el sistema.

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Para llevar a cabo una modificación del producto puede dar click sobre la casilla en la cual se nos desplegará las opciones cargadas en el sistema.
En caso de requerir alguna opción que no esté dada de alta, puede cargarla en ese momento dando click sobre el botón del lado derecho en la cual se nos abrirá una ventana en la que puede escribir el material y el color a dar de alta. Una vez guardada esa información se desplegará automáticamente.

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La existencia del producto nos la despliega en la columna de “Bodega”:
El número que se muestra se refieren a los productos que se encuentran disponibles para entrega inmediata en la bodega asignada a la sucursal, en caso de que se tengan disponibles se descontarán y se asignarán a dicho pedido. En caso de que no haya productos disponibles se podrá consultar la existencia en otras bodegas o sucursales dando click en la columna de “Bodega” a la altura del producto que deseamos consultar:
Al dar click se abre una nueva ventana en la que nos despliega la información por sucursal en piso y en bodega, desde aquí NO podremos asignar la transferencia de dicha mercancía, eso lo puede hacer un administrador o gerente desde el módulo de bodega. Si tenemos la configuración de compartir bodegas el sistema asignará automáticamente (en caso de querer activar esta función comuníquense con el soporte)
El precio del producto se nos despliega de manera automática y puede ser modificado dando click sobre, si es que tiene los permisos necesarios. Se le solicitará que escriba nuevamente su usuario y contraseña para que pueda modificarlo. La ventana de modificación nos mostrará la opción de dar un descuento, en la parte inferior en caso de que nos pasemos del descuento autorizado en nuestra cuenta, nos mostrará un mensaje de error y no nos dejará guardar.

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El sistema nos envía por programación cuatro casillas para capturar productos que se van vender, para poder agregar más productos, se tiene que dar click en la casilla de agregar nuevo producto en la parte inferior del formulario de venta.
Para suprimir un producto, debe de seleccionar la casilla que quiere eliminar dando click en el extremo izquierdo, para corroborar que está seleccionada, se pondrá todo el renglón en color naranja. Para poderlo eliminar debemos de apretar el botón suprimir en su teclado, que comúnmente vienen en la parte superior del teclado.
En la parte inferior derecha se despliega la información del precio de venta del producto con IVA, el subtotal, el descuento en el cual se puede asignar en moneda nacional o en porcentaje dando click en la casilla y tecleando el descuento que se otorgará, el total de la venta, y puede dar de alta la cantidad de adelanto que dejará el cliente, generándonos un saldo final.

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En caso de que el cliente no cumpla con el porcentaje del monto determinado por el administrador para que sea considerado una venta, el sistema nos dará una alerta de que debe de ser tomado como un apartado:
Este porcentaje lo puede modificar en el módulo de configuración en la sección de “porcentaje de apartado”.
NOTA: La diferencia en el sistema entre una venta y un apartado es que el segundo no nos genera la asignación en el inventario o el pedido a proveedor. Una vez que el cliente pague un porcentaje mayor al determinado en la configuración, el tipo de venta se cambiará automáticamente.
En la parte inferior izquierda tenemos el módulo de facturación, que se da a través de comprobantes fiscales digitales. Para hacer una venta con factura se debe de dar click sobre la casilla de facturar, una vez seleccionada se puede elegir la dirección de facturación dada de alta en la venta o puede capturarse una nueva dando click al botón que aparece del lado derecho:
Con el cual se despliega una ventana en la cual debemos de capturar el número exterior, y el interior, seguido del código postal, si el cliente sabe el código postal al momento de capturarlo el sistema nos arrojará la colonia o un grupo de colonias en las que puede seleccionar una y nos desplegará los demás datos, en caso de que el cliente no conozca el código postal, se puede hacer la captura de manera manual de la colonia, municipio, ciudad y Estado; Razón social, RFC y teléfono de quien se va a facturar. Para generar el comprobante fiscal digital se requiere tener configurada la empresa dentro del sistema, esto lo realiza el administrador del sistema.

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Para culminar la venta debemos de dar click en el botón de guardar en la parte superior derecha de la pantalla:
Al momento de guardar, si el cliente ha abonado algo al pedido nos abrirá una pantalla en la que nos muestra el saldo, la cantidad que pagó el cliente, nos pedirá que seleccionemos la forma de pago y nos desplegará el número de recibo, que se maneja de manera consecutiva. Para aceptar el tipo de pago se da la opción guardar y se generará de manera automático el recibo y el pedido.
El recibo se despliega en una nueva ventana, desde la cual puede imprimirla o guardarla, para imprimir hay que dar click sobre la imagen de una impresora y nos desplegará la información según la configuración de cada impresora que tenga dada de alta. Finalmente le dar click al botón de cerrar en la parte superior derecha.

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Configuración en ticket Configuración en ¼ de carta
Después aparecerá el pedido en una ventana exterior, de la misma manera se puede imprimir dando click sobre la imagen de una impresora en la parte superior; una vez impreso ambos recibos dar click en la pestaña de cerrar y la venta ha concluido. En caso de haber tenido un problema para visualizar el pedido o el recibo, le dar click en el botón de actualizar para recargar el preview.
Crear productos desde el punto de venta:
Podemos crear productos desde el punto de venta para agilizar la captura de los mismos. En el módulo de punto de venta dar doble click en la casilla de modelo, de lado derecho aparecerá un botón le dar click .
Seguido aparece un aviso de que si deseamos confirmar la creación de un nuevo producto en el sistema, le dar click en OK.

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Se abre una ventana para ingresar los datos del producto que vamos a crear en donde tendrá que llenar todos los cuadros que el sistema pide y dar click en el botón de guardar. (No. es necesario que se llenen todos los campos, los datos obligatorios son: Nombre, Proveedor, Clave que se puede generar automática y consecutiva, modelo y tipo de artículo).
NOTA: Los producto que son creados dentro de la venta se van a una lista de “productos pendientes” dentro del catálogo de Productos:
Para agregarlo a nuestro catálogo o modificarlo, dar click en el módulo de productos seleccionamos la opción de por revisar (imagen anterior), buscamos el producto que queremos modificar o agregar a nuestro catálogo y lo seleccionamos dándole doble click. Se abre una ventana con los datos del producto que anteriormente habíamos creado, en este punto podemos modificar las características, una vez revisado dar click en el botón verde con una signo de paloma, hasta ese momento el nuevo producto pasa a ser parte del catalogo
VENTAS
La pantalla de ventas nos muestra todo el historial de ventas de la tienda. Los pedidos están ordenados de manera descendiente por número de pedido, pero podemos ordenarlos de diferentes maneras dando click sobre la columna que queremos ordenar.

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Podemos hacer una búsqueda por nombre del cliente o por número de pedido, esto escribiendo en la casilla lo que requerimos buscar y dando enter o click sobre el botón de buscar representado con una lupa.
Podemos agrupar las ventas dando click y arrastrando la columna a la barra negra superior y dando click sobre cada una de las categorías podremos revisar a detalle cada una de ellas.
Las ventas indican un estatus del pedido, estos estatus están se actualizarán según vayamos avanzando el proceso dentro de la venta, se va a tomar siempre el estatus menor de los productos en la venta, es decir si tenemos un producto en bodega (color verde), y otro producto en vendido (blanco), el estatus de la venta será vendido (blanco) porque el mueble que se encuentra en un estatus más básico está en vendido.
Estatus Color Significado Pedido
Marrón
Todos o uno de los muebles se encuentra cuando menos en pedido al proveedor. Por confirmar
Verde
Todos o uno de los muebles se encuentra cuando menos en la bodega. Listo para entregar
Amarillo
Todos o uno de los muebles se encuentra cuando menos confirmado su envío a proveedor Parcialmente entregado
Naranja
Algunos de los muebles están entregados, queda cuando menos uno pendiente.
Si dar click sobre el número de folio se nos despliega toda la información del pedido:

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Desde aquí podemos llevar a cabo modificaciones siempre y cuando el pedido esté en estatus pedido, para guardar las modificaciones dar click sobre el botón de guardar en la parte superior derecha, al hacer cualquier modificaciones se le notificará también al cliente vía correo electrónico.
En la parte superior izquierda tenemos las opciones de reimpresión de pedido, cancelar el pedido, y abono al pedido. Si ya tenemos una orden de entrega generada se podrá también reimprimir dicho hoja. Para reimpresión del pedido, debemos darle click en el botón de la impresora:
y nos abrirá una pantalla exterior con el pedido y de la misma manera le dar click en imprimir.
Para poder hacer una cancelación, debemos localizar la venta que queremos cancelar, para ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de venta en el buscador que aparece en la parte superior escribiendo en el espacio y dar click sobre la lupa.
Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:
y se abre la venta que estamos buscando, en la parte superior izquierda aparece un icono de un carrito con un tache, le dar click a éste:
Se abre una ventana externa, en donde nos solicita escribir el motivo de la cancelación, el monto a devolver, el número de cheque con el que se devuelve y el número de recibo de devolución; y dar click en el botón de guardar.

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Modificar ventas
Para modificar una venta lo primero que debemos de hacer es localizar la venta que queremos modificar, para ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de venta en el buscador que aparece en la parte superior.
Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:
Se abre la venta que estamos buscando.
Una vez dentro del pedido podremos hacer todas las modificaciones que necesite, como si estuviera realizando una venta, al realizar todos los cambios debemos guardarlos, con esto se nos imprimirá un pedido nuevo con el mismo número de folio que el que modificamos, ya con los cambios que realizamos, de la misma manera se le enviará un nuevo correo con las modificaciones al cliente.
*NOTA: Las modificaciones al pedido solo se permitirá en el estatus de vendido, siempre y cuando no esté enviado a producción o que esté en etapas de entrega al cliente.
Reimprimir venta
En caso de requerir reimprimir un pedido hay que localizar la venta que queremos reimprimir, para ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de venta en el buscador que aparece en la parte superior.

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Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:
y se abre la venta que estamos buscando, en la parte superior izquierda se muestra una impresora, dar click sobre esta
Se abre una nueva ventana para imprimir dando click sobre la imagen de la impresora.
Aceptar pago
Para poder aceptar un pago, debemos localizar la venta a la que queremos abonar o liquidar el saldo, para ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de venta en el buscador que aparece en la parte superior escribiendo en el espacio y dar click sobre la lupa.
Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:

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y se abre la venta que estamos buscando, en la parte superior izquierda aparece un icono de unas monedas, dar click en el:
Se abre una ventana en donde nos despliega el histrial de pago del cliente, dar click en el botón más si queremos hacer un nuevo abono:
Nos aparece una ventana en donde nos muestra el saldo, el monto a pagar, nos pregunta la forma de pago, desde un combo y un número de recibo consecutivo. Le dar click en el botón de guardar.
Seguido nos muestra un recibo en una pantalla extra, que puede ser impresa dando click sobre el logo de una impresora. Una vez finalizada la captura dar click en cerrar al recibo.
CLIENTES
El catálogo de clientes nos permite tener toda la información a la mano de todos nuestros clientes, se nos despliega una lista en orden alfabético:

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Para localizar algún nombre podemos buscarlo escribiendo en el espacio en blanco y dando click en la lupa.
Para acceder a la información dar click sobre el nombre y se nos despliega toda la información.
Podemos dar de alta nuevos clientes con el botón de más en la parte superior derecha:
En ambos casos se abrirá una pantalla con los datos del cliente, en caso de querer crear uno nuevo vamos a capturar la información, o si queremos llevar a cabo modificaciones le dar guardar en el botón de la parte inferior a la izquierda, para regresar le dar click en el botón de cancelar.

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Podemos agregar direcciones de entrega o de facturación dando click sobre el botón de la casita en la parte inferior.
Se puede borrar la información del cliente, dando click sobre la goma, se abrirá una ventana para confirmación de que deseas borrar la información.
Para revisar el historial de ventas del cliente le dar click sobre el botón de historial representado con un carrito de compras. En el cual se abre una nueva ventana en donde se muestran las compras que ha realizado el cliente, podemos acceder a cada una de las ventas, dando click sobre estas.