ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
Muhamad Rizkayussro

•Sekretariat
•Kesekretariatan
•sekretaris
Apa perbedaan ?

Sekretariat
• Menurut Webster’s New Words
Dictionary:
– Sekretariat dapat dimaknai sebagai kantor
atau tempat kedudukan sekretaris
– Sekretariat adalah tempat dimana seorang
sekretaris itu bekerja
– Sekretariat merupakan kumpulan staff dalam
berbagai departemen yang dipimpin oleh
sekretaris

Jadi……
• Sekretariat adalah suatu tempat dimana
sekretaris bersama dengan staf-stafnya
bekerja menjalankan fungsi-fungsi
administrasi, pengarsipan dan operasional
suatu organisasi.

Batasan
 Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari
kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan bersama
 Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan
lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
 Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses
pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya,
dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.

• administrasi kesekretariatan adalah suatu
proses pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan oleh sekretariat meliputi
penataan terhadap pekerjaan perkantoran
dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan
sebagai penunjang, supaya tujuan
organisasi dapat dicapai dengan lancar

Tujuan Administrasi Kesekretariatan
• Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi
ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
• Mengamankan kerahasiaan perusahaan atau
organisasi.
• Mengelola dan memelihara seluruh dokumen
perusahaan atau organisasi yang berguna bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen

Fungsi
• Mengadakan pencatatan (recording)
disemua kegiatan manajemen. Hasil
pencatatan harus dilakukan menurut
suatu sistem yang telah ditentukan.
• Sebagai alat pelaksanaan pusat
ketatausahaan;
• Sebagai alat komunikasi perusahaan;
• Sebagai pusat dokumen;

Sekretaris
 berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin rahasia.
 secretum  Secretarius dalam bahasa Perancis Secretary dalam bahasa
Inggris  Secretaries (bahasa Belanda
 sekretaris adalah orang, yang di beri tugas dan pekerjaan yang
berhubungan dengan masalah rahasia Organisasi, Negara atau
perusahaan
 Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan
tulis-menulis (kamus besar bhs indonesia)

 Sekretaris organisasi
◦ sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi
manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan
keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta
penyempurnaan.
 Sekretaris pimpinan
◦ seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan,
mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung
jawab pimpinan.

Tugas Sekretaris
• Merencanakan (Planning)
• Menyusun (Arranging)
• Menghimpun (Collecting)
• Mencatat (Recording)
• Mengolah (Processing)
• Mengendalikan (Controlling)
• Mengirim (Transfering)
• Menyimpan (Filing)

Kedudukan Sekretaris (sekretariat)

Prinsip Pelaksanaan Tugas Sekretaris/Sekretariat
• Jelas.
– Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk
akal.
• Sederhana.
– Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
• Fleksibel.
– Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
• Bermetode.
– Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
• Sistem Kesatuan.
– Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.

• https://edu.gcfglobal.org/en/tr_id-word-
2016/memulai-dengan-word/1/

• dari Sayyidina Ali bin Abi Thalib:
•
ِ‫اط‬َ‫ب‬‫ل‬ْ‫ا‬ ُ‫ه‬ُ‫ب‬ِ‫ل‬ْ‫غ‬َ‫ي‬ ٍ‫ام‬َ‫ظ‬ِ‫ن‬ َ‫ال‬ِ‫ب‬ ُّ‫ق‬َ‫ح‬ْ‫ل‬َ‫ا‬
ِ‫ام‬َ‫ظ‬ِ‫الن‬ِ‫ب‬ ُ‫ل‬
• “Kebenaran yang tidak diorganisir dapat
dikalahkan oleh kebatilan yang
diorganisir.”