1. 1
PERANAN TATA USAHA DI SEKOLAH DALAM MENGELOLA PENDIDIKAN
UNTUK MENINGKATKAN HASIL PENDIDIKAN YANG BERMUTU
Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan
sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha
sekolah kelola penting sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan
sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin
mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.
1.Pengertian Tata Usaha
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari
Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti
melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut
The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:
1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi,
2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan
3)membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi
sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang
diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan
administrasi.
2.Tugas-tugas TU
Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka.
Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas .
semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua
bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam
berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja
sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan,
kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di
laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata
Usaha di Bogor: 1996). Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga
administrasi yaitu:
(1) menulis surat
(2) membaca
(3) menyalin (menggandakan)
(4) menghitung
(5) memeriksa
(6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)
(7) menyimpan dan menyusun indeks dan
(8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).
Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff TU adalah menangani urusan
administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:
1. School assistant
2. Clerical assistant
3. Finance assistant dan
4. General assistant
B.Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah
Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata
Usaha sebagai berikut :
a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah

2. 2
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara
berkala
1. Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah
a.Tugas pokok urusan administrasi
Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara
berkala.
b.Tugas Pokok Keuangan Sekolah
Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin, Dana
BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:
a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah
b) Mengajukan Pembayaran
c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOS, Komite Sekolah dan sumber
lainnya.
d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan
Negara sesuai petunjuk.
e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan
f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)
g) Membuat Lembar Hasil Waskat
h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk
sekolah.
i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum,
pembantu dan tabelaris.
c.Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan
Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab
kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris
b) Mengisi Buku Induk Inventaris
c) Mengisi Buku Golongan Inventaris
d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris
e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
h) Mengisi Kartu Barang
i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan

3. 3
dokumen lainnya
k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan
d.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi Buku Induk Pegawai
b) Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala
Guru/Pegawai
d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru
atau Pegawai
e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
h) Membuat Daftar Gaji
i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
e.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan
Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
b) Mengisi Buku Klaper Siswa
c) Mengisi Buku Induk Siswa
d) Mengisi Buku Mutasi Siswa
e) Membuat Daftar Keadaan Siswa
f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa
g) Membukukan Daftar Siswa perkelas
h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
i) Membuat usulan peserta ujian
j) Menyimpan daftar Lulusan
k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
p) Mengisi papan data keadaan siswa
f.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan
Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
d) Mengisi Buku Ekspedisi
e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan,
laporan dan lainnya.
g) Membantu kelancaran administrasi sekolah
h) Membuata Administrasi Bendahara
i) Membuat Administrasi Kepegawaian
j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

4. 4
g.Tugas Pokok Pengelola perpustakaan
Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam
e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
f) Membuat Laporan Keadaan Buku
g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
h.Tugas Pokok Pengelola Laboratorium
Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium
b) Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
c) Membuat daftar penggunaan laboratorium
d) Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
e) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
f) Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
g) Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
i.Tugas Pokok keamana/klining service sekolah
Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah,
b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
c) Menyiapakan air minum
d) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan
e) Membuka dan mengunci seluruh ruangan
f) Kebersihan WC Siswa
g) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
h) Melaksnakan piket malam
Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah
Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara
sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar
pelayanan pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada
masyarakat berjalan seoptimal mungkin.
Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan
administrasi, pelayanan dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan
pengembangan mutu lingkungan sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah
sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi kepada publik perlu dikembangkan
oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target mutu yang jelas, indikator mutu
yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.
Yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki standar
prosedur peningkatan mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya disepakati
dan didokumentasikan. Pencapaian targetnya diukur dengan alat evaluasi yang
sederhana, namun dapat merekam perkembangan proses dan hasil pekerjaan secara
akurat. Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya dapat kepala sekolah gunakan untuk

5. 5
melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu proses dan program tata usaha
sekolah.
Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah
Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan
tujuan organisasi, sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.
Sekolah sebagai UPT wajib dikelola kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar sumber
daya yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
sekolah yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi Sekolah terdiri dari :
1. Kepala sekolah
2. Wakil kepala sekolah
3. Urusan-urusan : Kurikulum, Kesiswaan, Sarana dan prasaran, dan Humas
4. Tata usaha sekolah
5. Unit-unit laboratorium
6. Unit perpustakaan
7. Dewan guru
Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan
pendelegasian wewenang.
Administrasi Kurikulum Dalam Menerapkan Standar Isi
Penerapan standar isi adalah ruang lingkup penerapan kurikulum dan
pengembangan kompetensi yang dituangkan dalam kriteria tentang kompetensi tamatan,
kompetensi bahan kajian, kompetensi mata pelajaran, dan silabus pembelajaran yang
harus dipenuhi oleh peserta didik pada jenjang dan pendidikan tertentu (PPRI No. 19
Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 1 ayat 5). Standar isi yang
memuat administrasi struktur kurikulum, beban belajar, kurikulum
SMA/MA/SMK/MAK, dan kalender akademik.
Administrasi Peningkatan Mutu Proses
Penerapan standar proses adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan
dengan pelaksanaan pembelajaran pada satuan pendidikan unuk mencapai standar
kompetensi lulusan (PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standan Nasional Pendidikan,
Pasal 1, ayat 6). Administrasi standar proses memuat administrasi:
1. perencanaan proses pembelajaran
2. pelaksanaan proses pembelajaran
3. penilaian hasil pembelajaran
4. pengawasan proses pembelajaran
Administrasi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan
Penerapan standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah kriteria pendidikan
prajabatan dan kelayakan fisik maupun mental, serta pendidikan dalam jabatan yang
meliputi kualifikasi akademik dan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan.
Standar pendidik dan tenaga kependidikan meliputi kualifikasi dan kompetensi.
Seseorang yang telah memiliki kompetensi ditandai lulus sertifikasi. Administrasi standar
pendidik dan tenaga kependidikan sekolah akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan
apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat
sederhana.
Administrasi Sarana Dan Prasarana
Penerapan standar sarana dan prasarana adalah peningkatan mutu standar nasional
pendidikan yang berkaitan dengan criteria minimal tentang ruang belajar, tempat berolah
raga, tempat beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain,
tempat berkreasi dan berekreasi serta sumber belajar lain, yang diperlukan untuk
menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan teknologi dan komunikasi.

6. 6
Administrasi Keungan
Penerapan standar pembiayaan adalah standar yang mengatur sistem anggaran,
pengalokasian anggaran, dan mempertanggung jawabkan biaya operasi satuan
pendidikan yang berlaku selama satu tahun. Pembiayaan pendidikan terdiri atas:
(1) Biaya investasi,
(2) Biaya operasi, dan
(3) Biaya personal .
Administrasi standar pembiayaan akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan
apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat
sederhana.
Pembinaan TAS
Dalam mengembangakna sistem pelayanan tata usaha sekolah , kepala sekolah
menerapkan konsep pembinaan sumber daya manusia yang antara lain meliputi:
 Mendefinisikan dan mendeskripsikan tugas tenaga tata usaha (sekarang tenaga
administrasi sekolah) dan ruang lingkup TAS.
 Menetapkan pembatasan tugas pokok dan fungsi, wewenang, tanggung jawab,
hak dan kewajiban TAS
 Meningkatkan kualifikasi TAS
 Meningkatkan kompetensi TAS
 Melakukan rekrutmen dan seleksi TAS
 Melaksanakan pembinaan karir
 Mengembangkan sistem penilaian kinerja
 Memberikan penghargaan dan perlindungan
 Memberikan pelayanan menghentikan tenaga dan memberikan pelayanan pensiun
KESIMPULAN
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan
sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Semakin lengkap dan akurat
data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan
makin tepat.
Kepala Tata Usaha bertanggung jawab untuk melaksanakan seluruh Administrasi
Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana
dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada
Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara
sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar
pelayanan pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada
masyarakat berjalan seoptimal mungkin.
HARAPAN
Semoga gambaran singkat ini bermanfaat dalam rangka meningkatkan kinerja tata
usaha sekolah dalam membangun sistem informasi sekolah, membangun pelayanan
belajar, dan sistem pelayanan publik yang optimal.
REVERENSI:
1. Purwanto M Ngalim. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. PT. Remaja
Rosdakarya. Bandung. 1987.
2.http://abyfarhan7.blogspot.com/2011/12/pengertian-dan-fungsi-
ketatausahaan.html#ixzz1ue2k7tsd
3.http://gurupembaharu.com/home/?p=4262
4.http://re-searchengines.com/myasin.html