Introduzione alle funzionalità di amministrazione della piattaforma di content management Alfresco. Argomenti: - Gestione degli Utenti - Gestione delle Cartelle - Gestione dei Documenti - Uso dei Driver di rete per la gestione dei Contenuti - Migrazione dei Documenti - Integrazione con il Mail Server Exchange

1. QBR | Novembre 2009
Alfresco System Administrator

2. Argomenti Trattati
 MODULO 1: Introduzione
 MODULO 2: Gestione degli Utenti
 MODULO 3: Gestione delle Cartelle
 MODULO 4: Gestione dei Documenti
 MODULO 5: Uso dei Driver di rete per la gestione dei Contenuti
 MODULO 6: Migrazione dei Documenti
 MODULO 7: Integrazione con il Mail Server Exchange
 Conclusioni

3. Modulo 1: Introduzione

4. Cosa è Alfresco
 Piattaforma di Enterprise Content Management Open
Source
 E’ estendibile
 Modello dei Dati:Custom Content Model
 Servizi: Web Script, Web Service
 Licenza GPL (General Public License)
 Il Modello Open Source consente di utilizzare i più
recenti contributi della comunità:
 Hibernate
 Open Office
 Lucene

5. Cosa è una piattaforma di ECM
 ECM raggruppa un insieme di tecnologie Content-Centric:
 Document Management (DM): Catalogare, Organizzare e
Condividere file Binari prodotti da software di Authoring
 Web Content Management (WCM): Creazione e Gestione di
contenuti destinati ad essere fluiti attraverso il Web
 Records Management (RM): Identificazione, Classificazione,
Archiviazione e Distruzione di Record (Pratiche elettroniche)
 Digital Asset Management: Archiviazione, Catalogazione,
Gestione, Ricerca full-text di risorse e contenuti digitali
(Video, Audio, Immagini)
 Collaboration: Strumenti che facilitano la collaborazione, la
condivisione di informazioni tramite Wiki, Blog, Siti Personali,
Calendari Condivisi..
 Search: supporto alla ricerca dei contenuti

6. Modulo 2: Gestione degli Utenti

7. Gestione degli Utenti e Gruppi
 Creazione di un utente e dello
spazio utente
 Ricerca e modifica degli utenti
 Creazione di Gruppi e Sottogruppi
 Associazione di Utenti a gruppi
 Rimozione di Utenti a gruppi
 Esempi applicativi

8. Permessi e Ruoli
 I Permessi definiscono i diritti di accesso degli utenti agli spazi e ai
contenuti
 I figli di un nodo, sub-folder o files ereditano di default i permessi dai loro
parenti (es. il file in una cartella eredita i permessi dalla cartella)
 I permessi sono applicabili a un nodo, spazio, proprietà, sub-space,
contenuto, proprietà di contenuto e regole di business.
 I gruppi di permessi sono:
 Read
 Edit
 Add
 Delete
 I Ruoli utente sono delle collezioni di permessi assegnati ad un utente.
Ogni ruolo comprende un set di permessi.
 Alfresco comprende i seguenti ruoli di base:
 Consumer: può leggere i contenuti
 Editor: può leggere e editare i contenuti
 Cotributor: può leggere e aggiungere contenuti
 Collaborator: può leggere, editare, aggiungere i contenuti
 Coordinator: può leggere, editare, aggiungere e cancellare i contenuti

9. Estendere i Permessi e Ruoli
 I seguenti sono i permessi che possono essere associati ad uno spazio:
 ReadProperties: Lettura delle proprietà dello spazio
 ReadChildren: Lettura dei Contenuti dentro lo spazio
 WriteProperties: Aggiornamento delle Proprietà (es. Titolo e
Descrizione)
 DeleteNode: Cancella uno spazio
 DeleteChildren: Cancella il contenuto e i sotto spazi dentro uno spazio
 CreateChildren: Crea un contenuto dentro uno spazio
 I Permessi associati ad un Contenuto sono:
 ReadContent: Leggi un file
 WriteContent: Aggiorna un file
 ReadProperties: leggi le proprietà
 WriteProperties: aggiorna le proprietà del file
 DeleteNode: cancella un file
 ExcuteContent: esegue un file
 SetOwner: set la proprietà di un contenuto
 Una lista completa dei Permessi e dei Ruoli di Default si trovano nel file:
<config>modelpermissionDefinition.xml
 I Permessi e i Ruoli di default possono essere estesi creando un nuovo
custom role in PermissionDefinition.xml.

10. Creare un Custom Role
Puoi aggiungere un nuovo custom Role “TestRole”conforme ai propri requisiti di
business.
Includere la definizione del Ruolo nel file permissionDefinition.xml in <config>model
<permissionGroup name="TestRole" allowFullControl="false" expose="true" >
<includePermissionGroup permissionGroup="Read“ type="sys:base“ />
<includePermissionGroup permissionGroup="AddChildren“ type="sys:base"/>
<includePermissionGroup type="cm:lockable" permissionGroup="CheckOut"/>
</permissionGroup>
Dopo il restart di Alfresco il nuovo Ruolo sarà definito nel sistema.

11. Proteggere gli Spaces
 Uno Spazio può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a
specifici Utenti o Gruppi di Utenti nello Spazio (Invito in uno spazio).
 Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare in uno
Spazio. I Ruoli sono associati con i permessi.
 La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo in
uno spazio.

12. Proteggere i Contenuti
 Un Contenuto può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a
specifici Utenti o Gruppi di Utenti (invita l’utente sul contenuto).
 Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare su un
Contenuto. I Ruoli sono associati con i permessi.
 La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo su
un Contenuto.

13. Command-Line Scripts per
caricare gli Utenti
 Gli utenti possono essere caricati in Alfresco
attraverso un command-line scripts.
 E’ necessario creare un file XML (person.xml)
contenente le informazioni sugli Utenti
 Eseguire il Comando:

14. Alfresco Out-of-the-Box
Membership System
 Gli strumenti di gestione della sicurezza di default di
Alfresco comprendono le seguenti funzionalità:
 Gestione degli Utenti
 Autenticazione degli Utenti
 Gestione dei Gruppi
 Assegnazione dei nodi (Spazi e Contenuti) dentro
il repository
 Un Modello estendibile di Permessi e Ruoli
 Un Controllo degli accessi per restringere le
chiamate ai servizi pubblici e all’autenticazione
degli utenti.

15. Modulo 3: Gestione delle Cartelle

16. Gestione delle Cartelle
 Creazione delle Cartelle e delle
Sotto Cartelle
 Creazione di nuove Categorie per
taggare i documenti
 Dettaglio dei Contenuti
 Creazione di Cartelle da modello
esistente
 Cancellazione di Cartelle e
Contenuti

17. Space come uno Smart Folder
 Uno Spazio è un Folder dotato di attributi addizionali:
 Sicurezza: definizione della sicurezza a livello di spazi
 Regole di Business: definizione di Regole per la
trasformazione del formato del contenuto (es. da .word a
.pdf)
 Workflow: definizione e gestione di flussi di contenuti
(workflow) in uno spazio. Per esempio può essere creato uno
spazio per il contenuto che deve essere validato e uno spazio
per il contenuto approvato. Alfresco gestisce la
movimentazione fra gli spazi.
 Eventi: Alfresco trigga gli eventi quando un contenuto entra
in uno spazio o quando il contenuto esce da uno spazio, o
quando il contenuto viene modificato in uno spazio.
 Tali eventi possono essere catturati al livello di spazio in
modo da avviare delle azioni (actions) che rispondano al
verificarsi di tali eventi (es. inviare una notifica ad un utente)

18. Space come uno Smart Folder
 …. :
 Aspetti: Gli aspetti sono proprietà addizionali e
comportamenti che possono essere associati ad un
contenuto.
 Per esempio può essere definita una regola che
aggiunge un attributo ad un contratto di un cliente
quando il documento entra nella cartella Sales.
 Search: la ricerca può essere limitata ad un singolo
space.
 Syndication: il Contenuto di una Cartella può essere
pubblicato attraverso un RSS feed.
 Content: i Contenuti in uno spazio possono essere
versionati, locked, checked-in e checked-out e gestiti.
 Network folder: uno spazio può essere mappato in
un network drive su una macchina locale. (es.
interfaccia CIFS)

19. Modulo 4: Gestione dei Documenti

20. Gestione dei Documenti
 Creazione di Contenuti di tipo Text, HTML e XML
 Upload di File di tipo Word, PDF, Flash, Image e
Media
 Editing Inline di contenuti HTML, Text e XML con
WYSIWYG Editor
 Upload e aggiornamento di File Binary
 Cancellazione di contenuti
 Copia o Movimento di Contenuti fra Cartelle
 Creazione di Shortcut di Contenuti per l’accesso
veloce nella sezione scorciatoia della scrivania
 Ricerca attraverso le proprietà dei contenuti (Titolo,
Descrizione, Autore, Size e data di creazione)
 Creazione di Regole customizzate in uno spazio

21. Content Properties
 I Content Metadata sono dei dati strutturati che
descrivono le caratteristiche di un contenuto.
 Alfresco ha un build-in metadata extractors per i
formati di documenti più diffusi.
 Il motore di estrazione è applicato anche ai
documenti che vengono caricati attraverso i le
interfacce CIFS, FTP e WebDAV.
 Modifica dei Metadati inseriti in precedenza
 Aggiunta di nuove proprietà attraverso l’estensione
del Data Model.
 Aggiunta di nuove proprietà attaccando
dinamicamente un aspetto.

22. Librerie di Servizi
 La Libreria di Servizi è l’insieme di funzionalità per il
document management per controllare utenti con
permessi per creare multiple istanze di document
(Versioning) e utenti con accesso a documenti che
devono essere cambiati (checking in/out).
 Versioning: può essere attivato secondo i seguenti
principi:
 Su un Contenuto
 Su una Cartella
 Su un Tipo di Contenuto
 Globalmente su tutto lo store
 Auto Version
 Check-out: blocca il documento per l’editing
 Check-out: rilascia il documento.

23. Categorizzazione dei Documenti
 La Categorizzazione dei Documenti aiuta a
classificare le informazioni in un numero differente
di modi
 Tutti i contenuti possono essere agganciati ad una o
a più categorie
 Le Categorie sono definite e gestite
dall’amministratore
 Alle Categorie possono essere associate delle sotto
categorie
 La ricerca avanzata in Alfresco permette la ricerca
dei contenuti per categorie e sotto categorie

24. Modulo 5: Utilizzo dei Driver di Rete
per la gestione dei Contenuti

25. Uso dei Network Driver
 Il Repository può essere accessibile attraverso altri
protocolli diversi dall’HTTP.
 CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server
Block (SMB). Si tratta dello standard che i computer
usano per condividere file su intranet e su internet.
Supporta le seguenti operazioni sui file:
 FTP: FTP è usato per trasferire file da un file system
locale ad un remote server.
 WebDAV: è progettato per l’editing e la gestione
dei file su un server web remoto

26. CIFS Driver
 Il Repository può essere accessibile attraverso altri protocolli
diversi dall’HTTP.
 CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server Block (SMB).
Si tratta dello standard che i computer usano per condividere file
su intranet e su internet. Supporta le seguenti operazioni sui file:
 Open
 Close
 Read
 Write
 Look
 Unlocking
 Map il Driven: use net Z: qbrserveraalfresco user: admin pass:
admin
 Drag and Drop i documenti nel repository
 Check out e Check in dei Documenti in CIFS attraverso la
configurazione del file file-server-custom.xml

27. FTP Driver
 Usando un Client FTP puoi connetterti al repository di Alfresco
 Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio

28. WebDAV Driver
 Usando WebDAV puoi connetterti al repository di Alfresco
 Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio

29. Data Dictionary e Space Template
 Data Dictionary: contiene tutte le definizioni gestite dall’utente
in opportuni sottospazi
 Email Template: contiene il template dell’email usata per
notificare agli utenti un invito ad uno spazio o la notifica di una
azione. L’email template è scritta nel linguaggi di scripting
FreeMarker.
 Presentation Template: Contiene i template di presentazione
che permettono di vedere il contenuto in differenti modi.
 RSS Template: contengono gli RSS template che provvedono
all’erogazione dei contenuti in forma di feed
 Saved Search: contengono queries pubbliche condivise.
 Scripts: Contengono JavaScript files usati per eseguire le
operazioni sul contenuto
 Space Template: Contengono la struttura degli spazi che può
essere usata come un template per creare nuovi spazi.

30. Modulo 6: Migrazione dei Contenuti

31. Migrating Existing Content
 I contenuti esistenti devono poter essere migrati nel
repository di Alfresco.
 Alfresco supporta diversi modi per migrare i
contenuti esistenti:
 Drag and Drop dei contenuti da un disco locale nel repository
usando i protocolli CIFS, FTP e WebDAV (only file)
 Usare i Web Service API per trasferire file e metadati
 ACP Generator BULK Upload Utility. Legge i Custom Content
Models definiti nel repository. Una lista di variabili separate
(CSV) rappresentano le proprietà e le categorie di valori di
ogni contenuto.
 La procedura crea un file con estensione ACP (
http://forge.alfresco.com/projects/acpgeneratr/)
 La sintassi è: acpGeneratr arg1 arg2 arg3 arg4 arg5
 Arg1: il path e filename del Custom Model che viene usato
 Arg2: il path della directory dove si trovano i contenuti che devono essere
importati
 Arg3: il path di destinazione
 Arg4: il tipo di contenuto
 Arg5: il file CSV che contiene le proprietà

32. Export e Import il Repository
 L’amministratore di Alfresco può eseguire una completa
esportazione e importazione del repository.
 I Dati esportati includono:
 Dettagli dell’Utente (Nome, email ID, passwords)
 Gruppo di Utenti
 Categorie e Sotto-categorie
 Space Templates, Presentation Templates e email templates
 Tutti gli scripts – i JavaScripts files
 Tutti gli Spaces e Sub-spaces
 Tutti i Documenti – file, imagini, XML, file e i Custom Content
 Meta-data – aspetti
 Tutte le regole di business
 Security – gli inviti agli utenti sugli spazi e sui contenuti
 Process – informazioni circa i task pendenti e quelli completati
 Saved searches – ricerche salvate per uso futuro
 Le funzionalità di esportazione – importazione
possono essere usate per scopi di backup o per
migrare in un’altra installazione.

33. Modulo 7: Integrazione con il Mail
Server

34. Email archiving
 Alfresco può essere utilizzato come piattaforma di
archiviazione delle email aziendali
 La soluzione adottata, utilizza il Proxy EEM messo a
disposizione dalla società Inovox per il forwarding
delle email
 EMM effettua chiamate Web Service su Alfresco
 Alfresco archivia le email sul proprio file system
secondo lo standard RFC822.

35. Email archiving
 L'utente invia una email ad un altro utente;
 L'email viene intercettata da EEM Proxy che la salva in una
cartella su file system;
 L'email viene trasferita e archiviata in Alfresco tramite Web
Services;
 Il Proxy effettua il forwarding della email sul Server SMTP per
l'invio al destinatario

36. Bibliografia
 http://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page
 http://ecmarchitect.com/
 www.alfresco.com
 http://wiki.qbreng.it/

37. Contatti
Grazie per l’Attenzione!
Ing. Mirco Leo
QBR ENG.
mirco.leo@qbreng.it
QBR web site: http://www.qbreng.it