Preservación y conservación de los documentos digitales

1. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
MILENA DEL CARMEN OSORIO MEZA
DOCENTE:
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDIO
2018

2. CONTENIDO
1. Documentos digitales
2. Preservación y conservación de documentos digitales
Preservación
Conservación
3. Importancia de la preservación y conservación de documentos digitales
¿Porque conservar la información digital ?
4. Objetivos de preservación y conservación digital
5. Características del documento electrónico de archivo
6. Estrategias de conservación y preservación de documentos digitales
7. Creación, conservación y difusión de los documentos digitales
8. Identificación y propósito de la digitalización
9. Problemas que se presentan en la conservación digital
10. Patrimonio digital

3. DOCUMENTOS
DIGITALES
Documento digital es la representación
en medio digital de un documento,
contenido, textos, imágenes, sonidos,
videos, que son conservados en una
base de datos que pertenecen a un
mismo contexto, almacenados
sistemáticamente para su uso
posterior.
Es la información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares.
Los archivos digitales pueden contener
una gran variedad de documentos que
van desde textos simples hasta planos
de sofisticadas piezas de ingeniería.
Fuente imágenes: Pixabay

4. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
PRESERVACIÓN
• Consiste en el mantenimiento de la máquina con la que
fueron creados los documentos, incluyendo software,
hardware, entre otros. Así mismo, son las acciones
específicas cuyo fin a largo plazo, es asegurar la
permanencia y acceso del contenido de documentos
digitales a través del tiempo y las tecnologías,
independientemente de su soporte, formato o sistema.
Fuente imágenes: Pixabay

5. CONSERVACIÓN
• Son las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de
los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos,
bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de
los documentos, la conservación se encarga de preservar tanto el
contenido como la apariencia de los mismos. Así mismo, La conservación
digital consiste en una serie de actividades reguladas de modo
sistemático que permite la conservación por largo tiempo del “byte
stream” (serie de bytes) incluyendo los metadatos, estas acciones son
tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del
soporte de obras digitales con el objeto de tenerlas permanentemente
en condiciones de usabilidad.

6. IMPORTANCIA DE LA PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
• Conforme va evolucionando las TICS, cada vez más es
indispensable el manejo de documentos digitales, que
poco a poco ha ido sustituyendo el papel; en esta era,
donde la información y el conocimiento se generan
rápidamente, se hace necesario conservar la información;
gracias a la tecnología existen diversas formas para
hacerlo, como son los métodos digitales.

7. ¿PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL ?
POR SU
VALOR
Administrativo
Informativo
Legal
Cultural
POR LA FACILIDAD
DE DIFUSIÓN
Redes de comunicación
- Internet
Plan de digitalización
de documentos
Fuente: Construcción propia
Fuente imágenes: Pixabay

8. OBJETIVOS DE PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DIGITAL
• Asegurar la legibilidad, que brinde facilidad para la lectura y
comprensión del archivo digital.
• Integridad de los objetos digitales conservados.
• Conservar la autenticidad e integridad de los archivos
digitales, la información debe ser conservada como
inicialmente se guardo, garantizar que no tenga
modificaciones en su contenido.

9. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DE ARCHIVO
• AUTENTICIDAD
Permite demostrar que el documento es lo
que afirma ser; para garantizar la
autenticidad de los documentos, las
entidades deben implantar y documentar
políticas y procedimientos para el control
de la creación, recepción, transmisión,
mantenimiento y disposición de los
documentos, de manera que se asegure
que los creadores de los mismos estén
autorizados e identificados y que los
documentos estén protegidos frente a
cualquier adición, supresión, modificación,
utilización u ocultación no autorizadas
• INTEGRIDAD
Hace referencia al carácter completo e
inalterado del documento electrónico. Es
necesario que un documento esté
protegido contra modificaciones no
autorizadas. Las políticas y los
procedimientos de gestión de documentos
deben decir qué posibles anotaciones o
adiciones se pueden realizar sobre el
mismo después de su creación y en qué
circunstancias se pueden realizar.

10. • FIABILIDAD.
Como su palabra lo dice,
demuestra que su contenido
representa exactamente lo que
se quiso decir o lo que quiere
transmitir a través de él. Es
una representación completa y
precisa de lo que da testimonio
y se puede recurrir a él para
demostrarlo.
• DISPONIBILIDAD
Se puede localizar, recuperar,
presentar, interpretar y leer.
Su presentación debe mostrar
la actividad que lo produjo. El
contexto de los documentos
debe ser suficientemente
claro y contener la
información necesaria para la
comprensión de las
operaciones que los crearon y
usaron.

11. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
• Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de
preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismosConservación
• Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto
digital. Aunque es un componente esencial de todas las
estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí
mismas no son una técnica de mantenimiento a largo plazo
Copias de seguridad
• Se refiere a la copia de información digital de un soporte de
almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún
cambio en los documentos por ejemplo, la copia de un viejo CD-
RW a otro nuevo.
Actualización
• Es una buena práctica la creación de metadatos en el momento
de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos
metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de
catalogación e identificación.
Metadatos
Fuente: Construcción propia

12. CREACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
• Incrementar el acceso, permite el acceso del mayor número
de documentos al mayor número de posibles usuarios.
• Preservar permite anticipar, prevenir, detener, retardar un
documento (texto, sonido, imagen, vídeo).
• Disminuir la manipulación y el uso de materiales originales que
puedan ser frágiles, únicos o muy utilizados y crear una «copia
de seguridad» para documentos en mal estado.
• Facilitar nuevas formas de acceso y uso.

13. IDENTIFICACIÓN Y PROPÓSITO DE LA
DIGITALIZACIÓN
IDENTIFICACIÓN PARA LA
DIGITALIZACIÓN
Tipo de soporte
Identificación del
documento
Analógico:
Audio
Video
Físico:
1.Papel
2.Cartografía
3.Fotografía
(diapositivas,
original, impresa)
Fuente: Construcción propia

14. PROPÓSITO DE LA DIGITALIZACIÓN
Preservación: Almacenamiento en formatos
estándares, con independencia de software,
hardware con previsión de futuro.
Difusión: Visión y reproducción óptica
del documento, se tiene el cuenta el
transmisor/visor del documento y otros
aspectos como la velocidad del internet
Formato: Se tiene en cuenta el original para
evaluar la extensión del archivo, se optimiza
en caso de que sea un archivo a preservar (se
conserva la estructura original/excelente
calidad) o un archivo a difundir (prima en el
caso de internet la velocidad de descarga o
conservar los parámetros del original
Fuente: Construcción propia, Gobierno Vasco. Kultura 2.0 (2011).

15. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
• Dentro de la conservación, la tecnología crea un problema y
es la obsolescencia de los formatos y soportes digitales. Por
esta razón, se requiere de políticas que ayuden a encontrar
soluciones que permitan el acceso a la información, y que
aseguren su visualización, recuperación y utilización; muy a
pesar del avance tecnológico, dentro de la conservación
también se presentan problemas, como es la dependencia de
elementos tecnológicos para su consulta, tiene facilidad para
modificarlos y la virtualidad debido a su independencia del
soporte físico, así también, el medio ambiente, la
temperatura y humedad, los desastres naturales, el mismo
hombre y la obsolescencia tecnológica.

16. Las políticas de seguridad de la información se caracterizan
por:
• La confidencialidad: asegurando que solo quienes estén
autorizados pueden acceder a la información.
• La integridad: asegurando que la información y sus métodos
de proceso son exactos y completos.
• La disponibilidad: aseguran que los usuarios autorizados
pueden acceder a la información y a sus activos asociados
cuando lo requieran.

17. PATRIMONIO DIGITAL
El patrimonio digital representa los
recursos que son fruto del saber o la
expresión de los seres humanos.
Comprende recursos de carácter
cultural, educativo, científico o
administrativo e información técnica,
jurídica, médica y de otras clases, que
se generan directamente en formato
digital o se convierten a éste a partir
de material analógico ya existente. Los
documentos de origen digital no
existen en otro formato más que el
electrónico. Fuente imágenes: Pixabay

18. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA
• Zapata, C. Administración y manejo de archivos electrónicos: Universidad de la Salle
y Universidad del Quindío. Recuperado de:
http://eprints.rclis.org/9894/1/Manejo_de_Archivos_Electr%C3%B3nicos__Art%C3%ADculo_1.pdf
• ABDALA, A. (2000). Manual de administración y manejo de archivos electrónicos.
Recuperado
de:http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/pluginfile.php/284913/mod_resource/content/1/MANU
AL%20DE%20ADMINISTRACION%20Y%20MANEJO%20DE%20ARCHIVOS%20ELECTRONICOS.pdf
• Barrueco, J. 7. Preservación y conservación de documentos digitales. Recuperado de:
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf