Presentation för www.ithu.se i Lund 2012. Upphandlings och kravspecifikation för mediatjänster, råd & tips samt case

1. Att göra upphandling
och kravspecifikation för
mediatjänster
ITHU-internat, Lund 2012
Mats Brenner, mbr@hig.se

2. Utgångläget
Ramfaktorer:
Behovsanalys/Syfte
IT-strategi och policy för sociala medier
IT-plan och eventuell förvaltningsmodell
Befintliga system, befintliga lokaler/personal
Nya pedagogiska koncept – strategi för nätbaserat lärande
Finanseringsmodell/er

3. Upphandla IT-system
Aspekter:
Licenser / Open Source / Befintligt / Nytt
Integreringar / Outsourcing / Samverkan
Egen kapacitet / kompetens
Säkerhet / IT-miljö t ex WiFi
Användarstatistik & Educational data
Systemägarskap / Förvaltningsmodell

4. Nuläget
Arbetsflöden – situation före funktion
Tekniska beskrivningar
– text och grafiskt

5. Nuläge: Videohantering – case 1
Rapport: (summarisk visning av rapportens innehåll/struktur + matrix)
Jämförelse av videohanteringssystem – för inspelning och
publicering av webbföreläsningar (17 sid)
Innehåll:
Problem och behov
Nuläge
System på marknaden
Övriga lärosäten, exempel
Kriterier utifrån verksamhetsområden
Resultat – jämförelse av system utifrån kriterier för kravspecifikation
Förslag och rekommendationer
Bilaga A: Jämförande matris / Comparison Matrix

6. Nuläge: Jämförelse av olika system

7. Upphandling: Infact - case 2
Nulägesanalys och
Prototyp/Mocup/User Interface etc

8. Kravspecifikation och Anbudsinfodran
Funktionella krav
Icke-Funktionella krav
På bara svenska eller även engelska
Synka med budget, investeringsbudget eller
speciella projektmedel, beslut för uppdraget

9. Underlag för kravspecifikation
Kravtyp
Förslag på uppdelning enligt FURPS+, i följande kategorier:
Funktion
Användbarhet
Pålitlighet
Prestanda
Underhållbarhet
Designspecifikationer
Otydligheter
De krav där det direkt kunnat avgöras om information saknas får
kommentar.

10. Förfrågningsunderlag och Anbudsinfodran
Förfrågningsunderlag

11. Upphandling och urval
Upphandlingsform
”Denna upphandling genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen
(2007:1091) om offentlig upphandling.”
Upphandlingsföreskrifter och kriterier
Organisationens allmänna riktlinjer
Utvärdering av anbudsgivare och anbud
Tilldelningsbeslut
Upphandlingskontrakt
Underlag för kravspecifikation till anbudsgivare
Bilagor:
Översikt över befintlig prototyp, Mocup el. User Interface (om sådan finns)
Underlag för kravspecifikation för vidareutveckling
Kravlista med prioriteringar
Arbetsprocesser och aktörer
Bakgrund och mål med systemet
Sanningsförsäkran

12. Anbudsutvärdering
Förteckning över inkomna anbud
Alla dokument noteras som skall inkomma/saknas
Anbudsutvärdering
Val av anbud och Utvärderingskriterier - kvalitet, teknisk lösning, pris och krav på leverantörens
erfarenhet och formkrav/distribution/kommunikation (viktning i %)
Hur utvärderingen gjordes
Rankning – beskrives/metod
Tilldelningsbeslut
Beslutsunderlag från bedömargruppen
Vem som fick göra jobbet…
Elektronisk upphandling, för skapa en Annons - exempelvis Visma Opic AB (tidigare Allego):
http://www.opic.com/sv/Annonsera/ / http://www.opic.com/sv/tendsign/
Open Source Software, Eu:s joinup guidlines: https://joinup.ec.europa.eu/software/guidelines