Hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An Huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thực trạng và giải pháp.doc

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được
rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết
ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Nhà nước và pháp Luật-
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để
truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại
trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được kiến cọ sát,
áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em là rất hữu ích đối
với sinh viên ngành Dịch vụ pháp lý . Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo:
Nguyễn Đức Thiện đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn
thành báo cáo kiến tập này. Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời
gian gần 3 tuần. Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứng
thực tại UBND xã Nga An huyện Nga Sơn, kiến thức của em còn hạn chế và còn
nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất
mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học
cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Nhà nước và pháp
Luật- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục
thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.
Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thể
của UBND xã Nga AN huyện Nga Sơn- Tỉnh Thanh Hóa đã giúp đỡ em trong suốt
quá trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này.
Nga An, ngày 16 tháng 04 năm2017
Sinh Viên
Đinh Thị Thuỷ

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
A. PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................... 1
2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu ............................ 2
3. Phương pháp thu thập thông tin .................................................................... 3
4. Kết cấu của đề tài .......................................................................................... 4
B. NỘI DUNG.......................................................................................................... 5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC ........... 5
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực ............................... 5
1.1.1. Khái niệm chung ..................................................................................... 5
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực...................................................... 5
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân
dân cấp xã.......................................................................................................... 6
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực.......................................................................... 6
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã ................... 7
1.3. Thủ tục chứng thực .................................................................................... 7
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính ............................................... 7
1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính ..... 8
1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
cấp xã................................................................................................................. 8
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính ............................................ 9
1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính....................................... 10
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính ............... 10
1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính...................................... 10
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký ................................................................... 11
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký ................................................................ 12
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký .............................................................. 13

1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử
dụng đất........................................................................................................... 13
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn...................... 14
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn
thảo giúp.......................................................................................................... 19
Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ
NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA ........................................ 22
2.1. Khái quát về xã Nga An........................................................................... 22
2.1.1. Đặc điểm về địa lý: ............................................................................... 22
2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Xã Nga An......................................................... 23
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Nga An ................................................ 24
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Nga An ..................... 26
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc..................................................... 26
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính ................................... 27
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký .............................................................. 28
2.2.4. Kết quả đạt được ................................................................................... 29
2.3. Đánh giá chung: ....................................................................................... 30
2.3.1. Ưu điểm................................................................................................. 30
2.3.2. Hạn chế:................................................................................................. 31
Chương 3. CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG
CHỨNG – CHỨNG THỰC. TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN,
TỈNH THANH HÓA............................................................................................. 33
1.Công việc được giao tại đơn vị thực tập: ..... Error! Bookmark not defined.
2. Đánh giá kết quả công việc thực hiện trong quá trình thực tập. ..........Error!
Bookmark not defined.
2.1. Về mặt ưu điểm:....................................... Error! Bookmark not defined.
2.2. Về mặt hạn chế và thiếu sót: .................... Error! Bookmark not defined.
3. Nhận xét của em đối với đơn vị thực tập .... Error! Bookmark not defined.
Chương 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC...... Error! Bookmark not defined.

1.Cơ quan, đơn vị thực tập:............................. Error! Bookmark not defined.
1.1. UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ:........Error! Bookmark not
defined.
2. UBND xã Nga An đã giúp đỡ học viên hoàn thành nhiệm vụ thực tập:
......................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.Kiến nghị đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội......Error! Bookmark not
defined.
2.1. Điểm phù hợp:.......................................... Error! Bookmark not defined.
2.2. Điểm chưa phù hợp:................................. Error! Bookmark not defined.
2.3. Kiến nghị:................................................. Error! Bookmark not defined.
3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến
hoạt động chứng thực...................................... Error! Bookmark not defined.
3.1. Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn
chưa phù hợp:.................................................. Error! Bookmark not defined.
3.2. Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Nga An.
......................................................................... Error! Bookmark not defined.
C. KẾT LUẬN ........................................................... Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................. Error! Bookmark not defined.

1
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng
thực là rất lớn. Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của
Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong
việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực
hiện NĐ 23 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt
động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và
UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay
thế cho văn bản cũ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau
đây gọi là NĐ 23/2015 /NĐ-CP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật
công chứng 2016 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần
cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của
nhân dân về vấn đề bản sao. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân
cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn
bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các
UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng
công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định trước đây
.

2
Sau hơn 1 năm thực hiện Nghị định số 23 , ngoài những kết quả đã đạt được
thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động. Do nhận thức
về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt
động công chứng và chứng thực. Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không
đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao
dịch.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực
hiện được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực
được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội
ngũ cán bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận
biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày
càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực,
nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập –
UBND xã Nga An, huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thì nhu cầu chứng thực bản
sao, chứng thực chữ ký là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế
nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã
chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực tại UBND xã Nga An huyện Nga Sơn thực
trạng và giải pháp " để làm chuyên đề thực tập của mình. để làm rõ hơn những mặt
làm được, chưa làm được tại UBND Xã Nga An khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP
và từ hoạt động thực tế tại Xã Nga An , bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh
nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải
cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện
nay.
2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu
Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp cao đẳng Dịch vụ pháp lý 14A, theo
nguyện vọng em được về UBND xã Nga An thực tập. Trải qua 3 tuần tại UBND xã
từ ngày 20/03/ 2017 đến ngày 16/04/2017, được sự giúp đỡ của nhân viên Ban tư
pháp xã em đã tiến hành thu thập được các thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên
đề.

3
3. Phương pháp thu thập thông tin
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên
đề, trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể
để có thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất.
Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, mặc dù
điều kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình
em cũng đã có những kiến thức để viết bài.
Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn
tài liệu khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong
thực tiễn công việc. Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều
phương pháp thu thập khác nhau. Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó
là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương
pháp so sánh...
3 .1. Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài
nghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ
đó phân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng. Phương pháp này
giúp người nghiên cứu hiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn Xã
Nga An. Đây là một phương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm
hiểu nghiên cứu chuyên đề này.
3.2. Phương pháp so sánh
Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng
năm . . . Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng
thực. Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để
tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể
khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng
như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu
cực đến đời sống nhân dân.
3.3. Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực,

4
ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân
khách quan.
3.4. Phương pháp điều tra khảo sát
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An lấy ý kiến
của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng
thực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được
tâm tư nguyện vọng của nhân dân. Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng
Tư pháp huyện Nga Sơn để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực
trên toàn huyện Nga Sơn.
3.5. Phương pháp khác
Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh
nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu
hiểu sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân.
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội
dung đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.
Chương 2:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND
XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN,
TỈNH THANH HÓA
Chương 3:
CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ
THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC
TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA
Chương 4:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC

5
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1. Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những
thuật ngữ như sau:
"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có
giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản
viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi
thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản
chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ
vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung
ghi trong sổ gốc.
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền
theo quy định tại Điều 2 của Nghị định 23/2015 căn cứ vào bản chính để chứng
thực bản sao là đúng với bản chính.
"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
đã yêu cầu chứng thực.
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và
chứng thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ
bản chính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản
chính trong các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao

6
được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu
xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là
giả mạo thì có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã
ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy
tờ văn bản.
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban
nhân dân cấp xã.
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ
thể là:
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng
nước ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước
ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu
của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên
kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt
và tiếng nước ngoài).
b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
Điều 7. Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng
đất
1. Người đứng đầu của tổ chức, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại
giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đối với việc sử dụng đất của tổ chức
mình.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với việc sử dụng đất
nông nghiệp vào mục đích công ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) để sử dụng

7
vào mục đích xây dựng trụ sở Ủy ban nhân dân, các công trình công cộng phục vụ
hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí, chợ, nghĩa
trang, nghĩa địa và công trình công cộng khác của địa phương.
3. Người đại diện cho cộng đồng dân cư là trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn,
phum, sóc, tổ dân phố hoặc người được cộng đồng dân cư thỏa thuận cử ra đối với
việc sử dụng đất đã giao, công nhận cho cộng đồng dân cư.
4. Người đứng đầu cơ sở tôn giáo đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ sở
tôn giáo.
5. Chủ hộ gia đình đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình.
6. Cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đối với việc sử dụng đất
của mình.
7. Người có chung quyền sử dụng đất hoặc người đại diện cho nhóm người
có chung quyền sử dụng đất đối với việc sử dụng đất đó.
Điều 25. Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn
1. Xã, phường, thị trấn có công chức làm công tác địa chính theo quy định
của Luật cán bộ, công chức.
2. Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn có trách nhiệm giúp Ủy ban
nhân dân cấp xã trong việc quản lý đất đai tại địa phương.
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện
chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công
chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá
trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên,
trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính
được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký

8
lại... Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy,
bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản
viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
NGHỊ ĐỊNH Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015
Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản
chính
1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Điều
8 của Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu
cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy
định của pháp luật.
2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,
hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm
thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.
1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp xã
1.Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên
quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ
hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng;
con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và
Điều 32 của Nghị định này.

9
5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần
thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo
quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai
thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị
định này.
7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng
thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng
thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải
thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm
cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp
hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ
trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là
thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ
quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp
cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,
nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc
các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực
như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và
ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,

10
nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều
bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời
điểm được ghi một số chứng thực.
1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ
ban nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày.
Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm
việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không
đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích
động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của
dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi
phạm quyền công dân.
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công
chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản
1 Điều 20 của Nghị định này.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại
bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản
sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ
chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7
của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai)

11
ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu
chứng thực.
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
tại Điều 24. NGHỊ ĐỊNH Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 nêu
trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu
chứng thực.
MẪU LỜI CHỨNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày29 tháng 12 năm 2015
của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch)
Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP
Tại (1)…………………………………………………… ,….. giờ ….. phút.
Tôi (2)……………………….., là (3) ………………………………………
Chứng thực Ông/bà…………… Giấy tờ tùy thân (4) số…………, cam đoan đã
hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ,
văn bản trước mặt ông/bà ………… là công chức tiếp nhận hồ sơ. Số chứng thực
………….. quyển số ………… (5) - SCT/CK, ĐC Ngày ………… tháng ……….
năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6)
Chú thích
- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B);
chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở.
- (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực.
- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ
quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh

12
C, Trưởng phòng Tư pháp huyện A, tỉnh B).
- (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ
chiếu.
- (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực, ví
dụ: quyển số 01/2015-SCT/BS. Nếu một năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên
tiếp (ví dụ: quyển số 02/2015-SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì
ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2015 + 01/2016 - SCT/BS).
- (6) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng
ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ
tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã.
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ
sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc
Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu
thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực,
người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị
định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng
thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và
ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào
trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các
giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại

13
Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng
thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng
được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định
của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền
không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không
liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại
Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản
với người yêu cầu chứng thực.
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người
sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy
định của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản
tại thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản
không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

14
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
 Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp.
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng
minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của
Luật Đất đai năm 2013, Luật Đất đai năm 1013, bản sao Giấy chứng nhận quyền
sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà
ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu
chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất
nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất
nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái
thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người
sử dụng đất đối với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ
giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di
sản theo pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được
hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được
hưởng của từng người;

15
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ
giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là
người duy nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của
pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận
quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định
46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 05 năm 2015 hướng dẫn Luật Xây dựng về quản lý
chất lượng công trình xây dựng trong công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây
dựng; về bảo trì công trình xây dựng và giải quyết sự cố công trình xây - Văn bản
xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả
không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử
dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức
kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền
thuê đất hàng năm cho nhiều năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương
lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc
phải lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực
nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b, Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và
xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ
tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các
khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng
nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các
thông tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu

16
đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp
thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào
thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch
xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực
hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong
ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp
đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng
thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát
hiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất
động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại
hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài
sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản
thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong
ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc
chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp
hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03)
ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
c, Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người
yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc
cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào

17
từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện
công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải
ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số
thứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện
chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi
vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp
lai.
. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín
dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho
phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu
chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng
thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng
thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết
ký.
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các
trường hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ
xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực;
người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho
người yêu cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không
thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không
thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ
phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm
chứng.
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản,

18
bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu
chứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có .
Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ
chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
d, Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các
trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng,
giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị
bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không
thể đến trụ sở cơ quan chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng
thực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực
hiện chứng thực ký vào văn bản chứng thực.
đ, Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực
được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực
hiện, với điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các
bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn
bản chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách
nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau
đó ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và
đóng dấu của cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là
người đã thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc
chứng thực không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách
nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó.

19
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực
soạn thảo giúp
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn
thảo hợp đồng.
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện
chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà
người yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc
đánh bằng vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu;
nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện
chứng thực soạn thảo hợp đồng.
a) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần
hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có
thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ
trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm
quyền địa hạt của Phòng Công chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên
giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó.
b, Chế độ lưu trữ
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng
chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và
những thông tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà
nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực
phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã
chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung
cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu
bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước

20
có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
c) Chế độ báo cáo
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo,
thống kê số liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất,
phương tiện làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng
thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê
kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày
31 tháng 3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được
tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm
được gửi cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Nga Sơn(qua Phòng Tư
pháp) trước ngày 10 tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10
tháng 10 của năm.
d, Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực
không đúng với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn như sau:
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với
việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong
thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.
- Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Nga Sơn thuộc tỉnh. Trong trường hợp
khiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết
định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu
liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh.

21
Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết
tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.
Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu
nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương.
Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định
giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết
tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải
quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là quyết định cuối cùng.

22
Chương 2:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND
XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN,
TỈNH THANH HÓA
2.1. Khái quát về xã Nga An
2.1.1. Đặc điểm về địa lý:
*Xã Nga An có diện tích: 9,32 km²[1]
. Theo Tổng điều tra dân số năm 1999,
xã Nga An có dân số 7.902 người[1]
.
Xã Nga An nằm ở phía bắc huyện Nga Sơn. Địa giới hành chính như sau:
 Phía đông giáp các xã Nga Phú và Nga Thái;
 Phía nam giáp các xã Nga Thái và Nga Thành;
 Phía tây giáp các xã Nga Thành và Nga Giáp;
 Phía bắc giáp xã Nga Điền.
*Hành chính
Năm 1973, một số phần diện tích và dân số xã Nga Phú được sáp nhập vào
xã Nga An
Năm 1977, huyện Nga Sơn sáp nhập với huyện Hà Trung thành
huyện Trung Sơn, xã Nga An thuộc huyện Trung Sơn. Năm 1982 huyện Trung
Sơn chia tách thành hai huyện như cũ, xã Nga An lại thuộc huyện Nga Sơn.
Xã Nga An ngày nay gồm các làng (thôn):
STTTên thôn/xóm/ấp/khu phố
1 Thôn Ngưu Sơn
2 Thôn Bình Hòa
3 Thôn Minh Đức
4 Thôn Quang Trung
5 Thôn Thuần Hậu
6 Thôn Nhân Sơn
7 Thôn Đông Sơn
8 Thôn Hà Nam
9 Thôn Bắc Sơn
10 Thôn Hà Trung
11 Thôn Nam Trung
12 Thôn Nam Sơn

23
2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Xã Nga An
Có trách nhiệm quản lý về kinh tế bao gồm các ngành: nông nghiệp, công
nghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính, ...Quản lý các trường, chợ, giao
thông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác.
Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo an ninh chính trị, kinh tế xã hội trên địa bàn
xã. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND xã trong cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chúc xã hội, an ninh quốc phòng. Nâng cao chất
lượng đội ngũ cán bộ công chức thị trấn, tăng cường công tác đầu tư vào xây dựng
tủ sách pháp luật.
Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu,
hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú của công dân, đi lại của người nước ngoài
ở địa phương.
Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ

24
tính mạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác của công dân; chống
buôn lậu, ma tuý, tham nhũng, bài trừ mê tín dị đoan trong nhân dân.
Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội địa
phương.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Nga An
Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND đã bầu ra các đồng chí vào vị trí
lãnh đạo của UBND xã gồm 5 thành viên:
Đồng chí Chủ tịch UBND xã. (Đ/C :Phạm Văn Tuấn )
Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách kinh tế. (Đ/C: Mai Văn Yên )
Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa. (Đ/C :Mai Văn Phi.)
Đồng chí trưởng công an. Uỷ viên. (Đ/C : Mai Văn Chung)
Đồng chí Chỉ huy trưởng quân sự Uỷ viên. (Đ/C: Phạm Hồng Thươm)
Hiện tại mới có duy nhất 1 phó chủ tịch.
Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: 3 công chức Văn phòng
Ủy ban; 2 chức danh kế toán tài chính - Ngân sách, 2 địa chính địa chính -Xây

25
dựng, địa chính lâm nghiệp- giao thông thuỷ lợi; 2 chức danh công chức tư pháp
Tư pháp - Hộ tịch, Tư pháp tuyên truyền, 2 công chúc văn hoá xã hội, công chức
chính sách việc làm, và một số cán bộ nhân viên hợp đồng.
Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần.
Các quyết định của Uỷ ban nhân dân được quá nửa tổng số thành viên Uỷ
ban nhân dân biểu quyết tán thành.
Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau
đây:
- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;
- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân
sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình
Hội đồng nhân dân quyết định;
- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách
của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Các biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế - xã
hội; thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân;
- Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương.
Công tác Tư pháp
- Thực hiện tốt và kịp thời theo những yêu cầu của nhân dân.
- Công tác Hộ tịch.
+ Cấp khai sinh cho trẻ: 142 trẻ. Trong đó:
Đúng hạn: 110
Quá hạn: 32
+ Đăng ký lại việc sinh: 04 trường hợp
+ Cải cách hộ tịch: 10 trường hợp.
+ Đăng ký kết hôn: 104 cặp vợ chồng.
+ Nhận cha, mẹ, con: 02 trường hợp

26
+ Khai tử: 37 người
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Nga An
Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng
trong đời sống KTXH của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an
toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ chức cá nhân trong và
ngoài nước.
Luật công chứng Số: 53/2014/QH13 có hiệu lực ngày 20/06/2014. Luật công
chứng cũng có một số điểm mới như tách chức năng chứng thực ra khỏi chức năng
công chứng.
Giao việc chứng thực, xác nhận chữ ký cho UBND cấp xã và được thực hiện
theo nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP
Nghị Định Số: 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính
một cách mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao.
Nghị định này được đưa về UBND cấp xã, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực
hiện khác nhau, cách làm khác nhau.
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc
UBND Xã Nga An là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản
sao các giấy tờ hộ tịch. Vì hiện nay sổ hộ tịch được lưu trữ ở hai cấp UBND Huyện
Nga Sơn và cấp xã. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo quy định
của pháp luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi tiếp nhận
yêu cầu. Trên thực tế tại UBND Xã Nga An thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được
thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp đảm bảo được
nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn
nhũng vướng mắc bởi trên thực tế có khi Chủ Tịch và phó Chủ Tịch UBND xã bận
họp không có mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp xã thực hiện
tiếp nhận nên không thể giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà
phải hẹn lại sang ngày hôm sau mới giải quyết. Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư
pháp xã có 03 người, trong đó 01 người đang đi học nâng cao trình độ nên có lúc
không thể giải quyết kịp thời được những công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời
nguyện vọng của nhân dân.

27
Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong
ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao,
phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND Xã Nga
An rất ít nên khi có yêu cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp
luật.
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ.
Tại UBND Xã Nga An, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung
thực, khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người
yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo
Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện
tại địa phương cũng gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng đã được
khắc dấu nên việc chứng thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm
bảo được thời gian và hình thức, Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng
thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì
phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó. Nhìn chung tại
UBND Xã Nga An đã thực hiện tốt quy định này tuy nhiên vẫn còn một số trường
hợp để lại sang ngày hôm sau vì thực chất tại UBND xã, Chủ Tịch hoặc phó Chủ
Tịch ký giấy tờ thì thường đi công tác, đi họp, đi học nên yêu cầu chứng thực của
người dân phải gác lại ngày hôm sau. Điều này không đảm bảo được quy định của
pháp luật.
Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn
đề này tại UBND Xã Nga An chưa được thực hiện tốt. Cán bộ tư pháp hộ tịch khi
tiếp dân chưa mang thẻ cán bộ, điều này chưa đảm bảo quy định của pháp luật.
Đối với vấn đề bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo thì không được
chứng thực nhưng tại UBND Xã Nga An do đội ngũ cán bộ tư pháp còn thiếu các
dụng cụ hỗ trợ, đôi khi không nhận biết được những văn bản cấp sai thẩm quyền
hoặc giả, mạo, khi mà các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi khó phát hiện
nên dẫn tới việc chứng thực những giấy tờ giả mạo này. Về điều này không thể đổ

28
lỗi cho cán bộ tư pháp được. Vì ngày nay giấy tờ giả mạo rất khó phát hiện hơn thế
nữa không thể phát hiện bằng mắt thường được. Thực tế công tác chứng thực bản
sao từ bản chính là một công tác chiếm số lượng yêu cầu nhiều và các giấy tờ, văn
bản chứng thực thì đa dạng. Trong công tác chứng thực cán bộ tư pháp thể hiện
tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, chính xác. Bên cạnh đó thì cán
bộ tư pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công việc của hộ tịch, nay Nghị Định Số:
23/2015/NĐ-CP ra đời cán bộ Tư pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng thực,
công việc đó thật sự là quá tải đối với cán bộ tư pháp, chưa nói là quá tầm. Tại
UBND Xã Nga An công tác chứng thực vẫn đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của
người dân đúng thời gian, trình tự theo pháp luật, đây là điều rất đáng biểu dương.
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là một công tác mà người dân yêu cầu cơ quan tư pháp
chứng thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được chứng
thực. Tại UBND Xã Nga An , công tác này được cán bộ Tư pháp thực hiện việc
chứng thực đảm bảo những quy định của pháp luật. Các cá nhân khi đến yêu cầu
chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân của mình và giấy tờ
văn bản mình sẽ ký vào. Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực
hiện chứng thực. Trong công tác này tại UBND Xã Nga An cán bộ Tư pháp thực
hiện việc chứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số
giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực. Về vấn đề chứng thực chữ ký của
người nước ngoài thì chưa có trường hợp nào thực hiện tại Xã Nga An .
Tại UBND Xã Nga An luôn thực hiện đúng thời hạn chứng thực khi cán bộ
tư pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi nào thì được thực hiện chứng thực
ngay trong buổi đó. Đối với một số trường hợp cần phải xác minh nhân thân người
yêu cầu chứng thực, thì cán bộ Tư pháp hẹn lại thời hạn chứng thực nhưng không
quá ba ngày làm việc. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký nhưng
vì lý do nào đó không thể ký tên thì sẽ thực hiện chứng thực điểm chỉ. Riêng đối
với các trường hợp người chứng thực chữ ký do già yếu hay bệnh tật phụ nữ mới
sinh con, . . . không thể đến trụ sở UBND Xã Nga An để thực hiện việc chứng thực
thì cán bộ tư pháp thị trấn sẽ đến tận địa chỉ người yêu cầu để tiến hành cộng tác

29
chứng thực chữ ký. Như vậy công tác này trên địa bàn thị trấn được thực hiện
nghiêm túc, khách quan.
2.2.4. Kết quả đạt được
Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạt
động chứng thực ở Xã Nga An đã và đang có những thay đổi. Hoạt động chứng
thực đang được hình thành và ngày càng hoàn thiện, tác động tích cực đối với sự
phát triển kinh tế - xã hội. Trên cơ sở chấp hành các văn bản pháp luật của Trung
ương ban hành quy định, hướng dẫn về công tác chứng thực, UBND Xã Nga An đã
xây dựng, từng bước hoàn thiện thể chế và tiếp tục chỉ đạo, quản lý nhà nước về
công tác chứng thực, tổ chức thực hiện Nghị định số CP của Chính phủ về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký... Bên cạnh đó,
công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về pháp luật chứng thực, văn bản pháp
luật khác liên quan chứng thực được quan tâm. Để pháp luật về chứng thực được
tuyên truyền, phổ biến với nhiều hình thức phong phú, đa dạng, với nhiều hình
thức tuyên truyền theo chiều rộng, lẫn chiều sâu, nội dung cần truyền tải đến được
với người dân, UBND Xã Nga An đã chỉ đạo bộ phận Tư pháp với vai trò tham
mưu trực tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác chứng thực, đã chủ động
triển khai thực hiện. cụ thể, về kết quả tuyên truyền , Nghị định 23/2015/NĐ-CP
ngày 16 tháng 02 năm 2015
Về tổ chức bộ máy làm công tác quản lý và thực hiện chứng thực ngày càng
được kiện toàn. UBND Xã Nga An bố trí 03 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch và 01 cán
bộ văn phòng - Thống kê trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận 1 cửa
của UBND xã và trình lãnh đạo ký chứng thực.
Mặt khác, hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế -
xã hội, thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo
đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân có nhu cầu
chứng thực, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt
động chứng thực trên địa bàn xã.
Qua bốn năm thực hiện kết quả cụ thể như sau:
Trong năm 2012 đã có 17 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử

30
dụng đất; 3 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 2 trường hợp
chứng thực di chúc, có 1121 lưu chứng thực bản sao từ bản chính và 0 trường hợp
chứng thực chữ ký.
Năm 2013 có 24 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất,
8 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, có 1045 lượt chứng thực bản
sao từ bản chính và 3 trường hợp chứng thực chữ ký.
7 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 02 trường hợp chứng thực
văn bản thỏa thuận phân chia tài sản thừa kế, 13 trường hợp chứng thực hợp đồng
thế chấp tài sản, 1434 lượt chứng thực bản sao từ bản chính và 2 trường hợp chứng
thực chữ ký.
21 trường hợp chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản, 3 trường hợp chứng thực
tặng cho quyền sử dụng đất, có 1730 lượt chứng thực bản sao từ bản chính.
2.3. Đánh giá chung:
2.3.1. Ưu điểm
Về cán bộ Tư pháp UBND Xã Nga An làm việc nhiệt tình có tinh thần
trách nhiệm cao. Lãnh đạo UBND xã luôn quan tâm giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
cho cán bộ Tư pháp hoàn thành công việc. Ở UBND Xã Nga An thì công tác
tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật được thực hiện tốt nên người dân nắm bắt
được nhanh chóng những quy định mới của pháp luật.
- Lãnh đạo UBND Xã Nga An luôn nắm bắt kịp thời những tâm tư nguyên
vọng của nhân dân.
- Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành
chính trên lãnh vực tư pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết về bản sao của nhân dân tại
xã, phường, thị trấn. Theo quy đỉnh của Nghị định này thì người yêu cầu chứng
thực có thể đến bất kỳ trụ sở UBND cấp xã trên toàn quốc để yêu cầu chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký của mình. Nghị Định đã mạnh dạn xóa bỏ sự lệ thuộc
của hoạt động chứng thực trong mối quan hệ với hộ khẩu. Người dân có thể đến cơ
quan lưu trữ sổ gốc để yêu cầu cấp lại bản sao cho mình. Nghị định đơn giản hóa

31
việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết chứng thực. Nghị định cho
phép người dân có thể yêu cầu cơ quan tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính bằng đường bưu điện, không nhất thiết phải đến cơ quan tổ
chức đó. Ngoài ra còn phân cấp về thẩm quyền đã tạo điều kiện cho người dân đến
liên hệ công tác giao dịch được đảm bảo.
2.3.2. Hạn chế:
Theo Quy định của Luật Công chứng Số: 53/2014/QH13 và Nghị định
23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, thì việc công chứng bản sao, chữ ký các văn bản
tiếng Việt do cấp xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) thực hiện. Thực hiện
Luật Công chứng và các văn bản hướng dân, trong những năm qua, công tác chứng
thực đã được các cấp uỷ đảng, chính quyền, các ngành hữu quan quan tâm chỉ đạo
thực hiện nghiêm túc. Tuy nhiên hoạt động công chứng chứng thực ở xã thời gian
qua còn xuất hiện một số sai sót như trong lĩnh vực chứng thực các hợp đồng, các
bên tham gia giao kết hợp đồng chưa ghi đầy đủ các thông tin cũng như không ký
tắt vào từng trang của hợp đồng; hồ sơ lưu trữ và các giấy tờ kèm theo còn thiếu;
việc mở sổ sách theo dõi tuỳ tiện...
Về nguyên nhân tồn tại những yếu kém nêu trên, chủ yếu là: việc tiếp nhận
hồ sơ, thẩm định, trình ký chứng thực hợp đồng, giao dịch do cán bộ địa chính thực
hiện dẫn đến nhiều hợp đồng chứng thực nhưng không được ghi vào sổ, không lưu
trữ hồ sơ chứng thực theo quy định; năng lực, trình độ của một bộ phận cán bộ làm
công tác công chứng, chứng thực còn hạn chế; cán bộ làm công tác công chứng,
chứng thực đôi khi do mối quan hệ cá nhân còn cả nể nên dễ dàng bỏ qua những
thủ tục quy định của pháp luật dẫn đến việc làm sai. Một số trường hợp mặc dù có
hiểu biết pháp luật nhưng do chủ quan hoặc do sức ép từ những người có thẩm
quyền ...
Những sai sót từ hoạt động trên đã gây ra một số hậu quả đáng tiếc như: Xảy
ra các tranh chấp hợp đồng nhưng không có cơ sở hoặc rất khó giải quyết; một số
trường hợp xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mâu thuẫn, mất ổn định
tại địa phương
- Lãnh đạo xã có lúc đo bận họp định kỳ, đột xuất, hoặc do giải quyết công

32
việc phát sinh nên có thời gian chưa thực hiện tốt công tác giải quyết hành chính,
phải hẹn dân chờ đợi lâu.
Việc trang bị những công cụ hỗ trợ cho bộ phận Tư pháp của xã, thị trấn để
phát hiện những giấy tờ giả mạo chưa được thực hiện, hiện nay chỉ thực hiện việc
chứng thực bản sao bằng mắt thường và nghiệp vụ của cán bộ Tư pháp, chưa được
vi tính hóa.
- Bộ phận tư pháp của UBND xã chỉ có 03 công chức Tư pháp - Hộ tịch,
công việc chuyên môn nhiều hơn nữa do nhu cầu xin việc làm, chứng các dạng văn
bản của người dân tăng cao nên mặc dù vẫn đảm bảo giải quyết trả kết quả hồ sơ
trong ngày làm việc nhưng đôi lúc còn để người dân chờ đợi lâu.

33
Chương 3.
CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ
THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC
TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA

Hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An Huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thực trạng và giải pháp.doc

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a Hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An Huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thực trạng và giải pháp.doc

Semelhante a Hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An Huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thực trạng và giải pháp.doc (8)

Mais de Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864

Mais de Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864 (20)

Último

Último (20)

Hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An Huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thực trạng và giải pháp.doc