Ang katitikan ng pulong ay isang akademikong sulatin na naglalaman ng mga tala, rekord o pagdodokumento ng mga mahahalagang puntong nailahad sa isang pagpupulong. So, para mas ma-gets mo, sa wikang Ingles, tinatawag itong “minutes of meeting”. Hindi kasi kilala sa mga Pilipino ang tawag na “katitikan ng pulong” dahil nasanay tayong gamitin ang wikang dala ng dayuhan sa mga ganitong mga bagay-bagay.
MGA INEREREKORD SA KATITIKAN NG PULONG
Napagpasiyahang aksiyon
Rekomendasyon
Mahahalagang isyung lumutang sa pulong
Pagababago sa polisiya
Pagbibigay ng mga magandang balita
Kahalagahan ng katitikan
1. Ginagamit ang katitikan ng pulong upang ipaalam sa mga sangkot sa pulong, nakadalo o di nakadalo ang mga nangyari dito.
- Kailan at saan ito nangyari - sinu-sino ang mga dumalo -sinu-sino ang mga lumiban at kung ano ang kanilang mga dahilan - ano ang pinag-usapan - ano ang mga desisyon
2. Nagsisilbing permanenteng rekord
3. Sa pamamagitan ng katitikan, maaaring magkaroon ng nahahawakang kopya ng mga nangyaring komunikasyon.
4. Pagiging hanguan nito ng mga impormasyonpara sa mga susunod na pulong.
5. Magagamit bilang ebidensiya sakaling magkaroon ng pagtatalo sa dalawa o higit pang indibidwal o grupo.
6. Ginagamit din upang ipaalaala sa mga indibidwal ang kanilang mga papel o responsibilidad sa isang partikular na proyekto o gawain.
NAKATALA SA KATITIKAN ANG MGA SUMUSUNOD -paksa -petsa -oras -pook na pagdarausan ng pulong -mga taong dumalo at di dumalo -oras ng pagsisimula -oras ng pagtatapos
Gabay sa pagsulat ng katitikan ng pulong
BAGO ANG PULONG 1. Ihanda ang sarili bilang tagatala 2. Lumikha ng isang template upang mapadali ang pagsulat 3. Basahin na ang inihandang agenda upang mapadali na lamang sundan ang magiging daloy ng mismong pulong 4. Maaaring gumamit ng lapis o bolpen at papel, laptop o tape recorder
HABANG NAGPULONG 1. Magpokus sa pang-unawa sa pinag-uusapan at sa pagtala ng mga desisyon o rekomendasyon. 2. Itala ang mga aksiyon habang nangyayari ang mga ito, hindi pagkatapos.
PAGKATAPOS NG NAGPULONG 1. Repasuhin ang isinulat. 2. Kung may mga bagay na di maintindihan, lapitan at tanungin agad pagkatapos ng pulong ang namamahala rito o ang iba pang mga dumalo. 3. Kapag tapos ng isulat, ipabasa ito sa namuno sa pulong para sa mga hindi wastong impormasyon. 4. Mas mainan na may numero ang bawat linya at pahina ng katitikan upang madali itong matukoy sa pagrerepaso o pagsusuri sa susunod na pulong.
