ERP-ansvarlig Claus Birkholm fra ingeniørfirmaet Alectia, en 700 mand stor virksomhed placeret i Virum, fortæller om processen i forhold til at vælge det rigtige nye ERP-system, og om hvorfor valget faldt på Deltek Maconomy.
Procesoptimering mellem konkurrerende virksomheder i finanssektoren, Jesper G...
Valg af nyt projektbaseret ERP system, Claus Birkholm, Alectia
1. »Valg af nyt projektbaseret ERP system
ERP ansvarlig Claus Birkholm fra Ingeniørfirmaet Alectia, som er en 700 mand
stor virksomhed placeret i Virum, fortæller om processen for at vælge det rigtige
nye ERP system og om hvorfor valget faldt på Maconomy fra Deltek.
2. »Agenda
1. Valg af nyt ERP system
1. Baggrund
2. Metode og Tidsplan for ”Valg af ERP system”
3. Proces fokus i kravsspecifikation
2. Kravsspecifikation: Resultat af besvarelsen og efterbehandling
3. Implementeringsprojektets tidsplan og refleksioner over kravsspecifikationens
anvendelse
4. Hvor får ALECTIA forbedringer ud af Maconomy?
1. IT landskab nu
2. IT landskab med Maconomy
3. … lidt om funktionaliteten i Maconomy
2
3. » Ledelsens forventninger til projektet
EFFEKTIVITET ERP skal understøtte sammenhængende og strømlinede
processer og minimere spild
Forbedre projekteffektivitet hvor timer bruges mere
effektivt. Vi bruger for mange timer i projekterne i dag
Forbedre styringen af kvalitet ved at minimere fejl som
medfører nedskrivninger
Kunne håndtere at der er store forskelle på naturen af de
projekter der kører – små i en division, store i andre
Mindre driftsomkostninger til IT
3
5. »Plan for ”Valg af nyt ERP”
6
Mar Apr May Jun
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
WS
Lev 1
Aktivitet (* = se følgende slides)
Udbudsmateriale *
Referencebesøg
Lev spm svar
Lev 1 Lev 2
Kravsspecifikation *
Udb.mat.
Planlægning og mobilisering
Kick-off
Tilbud
Præs.
Lev 2
Kontrakt
Lev 2
Kontraktforhandling
Påske Bededag
Kristihimmelfart
Evaluering
Præs.
Lev 1
Aflevering
Løsnings DEMO’er
Kick-off
Kernegrp
Bestyrelsesbeslutning
Her er vi
Pinse
6. »Proces diagram (level 1)/ Heatmap
grundlag for prj.org. og kravsspecifikationsstruktur
Salg
Leverance
Økonomi
Store
projekter
Små projekter
og sager
Ressourcestyring
Personale (HR), Tid og Løn
Godt eks. til kravspec:
Hvad skal der til for at
det er let at registrere? 7
7. »Dekomponering af processen LEVERANCER (PROJEKTER)
2. LEVERANCER (PROJEKTER)
2.1. Projektdata
2.1.1 Oprettelse af
nyt projekt
2.1.2 Ændringer af
projekt-stamdata
2.1.3 Oprettelse af
projekttidsplan
(projekt basisop-lysninger)
2.2 Ressource-data
2.2.1 Tilknyt
roller/fag til
projekt
2.2.2 Fastlæg
salgspriser
2.2.3 Ændringer
til medarbejder-stamdata
(salgspris,
kostbånd)
2.2.4 Registrering
af reservation
(buffer)
2.2.5 Beregn basis
cost
2.3
Projektplanlægnin
g
2.3.1 Plan-lægning
inkl. budget
2.3.2 Staffing-forespørgsel
2.3.3 Planlægning
af projekt tasks
(tidsregi-strering)
2.3.4 Godkendelse
af budget/release
af projekt
2.3.5 Staffing
2.4
Projektudførelse
2.4.1 Tidsregi-strering
inkl.
godkendelse
2.4.2 Registrering
af udgifter
2.4.3 Ompostering
af timer
2.4.4 Ompostering
af udgifter
2.5 Projektstyring
2.5.1 Opfølgning
på tidsforbrug
2.5.2 Opfølgning
på lønforbrug
2.5.3 Opfølgning
på udgifter
2.5.4 Fordeling af
omkostninger
2.5.5 Re-staffing
2.5.6 Hensættelser
på projekter
2.5.7 Risikostyring
2.5.8 Fakturering
(se under
ØKONOMI)
2.6 Afslutning af
projekt
2.6.1 Lukning af
projekt
2.6.2 Projekt
afsluttes endeligt
(systemmæssigt)
2.6.3 Økonomisk
evaluering
2.7 Analyser, og
rapporter
2.7.1
Profitabilitetsanal
yser pr. projekt
2.7.2
Profitabilitetsanal
yser pr. projekt-portefølje
2.7.3 Budget vs.
realiseret pr.
projekt og/eller
gruppe af
projekter (over
projektets
levetid)
2.7.4 Øvrige
analyser og
simuleringsmulig
heder
Brainstorming
på krav i hver
enkelt level 3
procestrin
Niveau 3
8
8. 9
Standard
ERP
Tillægs-modul
Til-pasning
Tilbydes
ikke
???
50 = Løn
Deltek har
blandet score
på en del krav
(1/2, 1-3, 1,2,3,
4 osv. De er
talt med i
laveste
kategori.
Der er 730 rene
1 af de 761.
HUSK: Det er
Delteks egen
vurdering
9. »Behandling af Deltek svar efter kategori 1-4
Grupperne får
skiftevis mulighed
for at fremlægge
overfor
styregruppe/PL
behov for:
- Tillægsmoduler
- Tilpasninger
- Problemer med
kat 4
10
1: Standard
ERP
2: Tillægs-modul
3:
Tilpasning
4: Tilbydes
ikke
Kategori
mix
Deltek lister krav der
driver omk +
usikkerhed
Internt review i
Styregruppe/PL
Møde med Deltek …
Evaluer om den
samlede gevinst ved
tillægs-modulet
berettiger køb
Hvilke krav kan
bortfaldes? Og hvilke
beholdes, hvorfor +
uddyb beskrivelse?
Er det et problem
eller er det ”Nice to
have”?
Afklar hvilken
kategori, der passer
bedst og behandle
derefter
Grupperne mødes
hver især med
Deltek konsulent til
diskussion af
tilbageværende krav
med kat. 3 og 4
find løsning (WA)
eller Deltek giver
estimat
Grupperne
gennemgår samlet
med styregruppe/PL
behov for:
- Tillægsmoduler
- Tilpasninger
- Problemer med
kat 4
Endelig
prioritering
Budget
Ønskeliste
Starter eksternt
Starter internt
Kontrakt
underskrevet
28. juni 2014
10. »SAP: Løsnings scope
KPI’er og Raportering (Qlikview)
Integrationer
Leverandører
Kunder
Interessenter
Økonomi
Medarbejdere
Channel CRM + Excel
Pipeline Account-listen
Intranet (Sharepoint) GO
Belastningsprognosen
SAP
Pipeline
LSA
Projekt
oprettelse
Projekt
budgettering
Projekt
budget -
fremdriftseval
Projekt
fakturering
Medarbejder
stamdata
Løn
11
11. »Maconomy: Løsnings scope
Interessenter
KPI’er og Raportering (Qlikview)
Belastningsprognosen / People Planner
Medarbejdere
Channel CRM + Excel
Pipeline Account-listen
Intern komm. (Sharepoint) GO
Belastningsrapporten
Pipeline
LSA
Integrationer
Projekt
oprettelse
Projekt
budgettering
Projekt
budget –
fremdriftseval
Projekt
fakturering
Økonomi
ERP
Intranet (Sharepoint)
GO
E-faktura
Faktura
scanning
Løn
CRM
Leverandører
Kunder
Medarbejder
stamdata
Løn
12
12. Maconomy | People Planner
PM/RM 1.
Project
creation
2. Set
baseline
and working
budget
Maconomy
People
Planner
3. Plan and
Assign +
request
resources
Employee 4. Time
registration
5. Project
follow up
and re-plan
6. Project
Progress
(ETC)
Approved
Hours
13
13. Maconomy | People Planner
PM 1. Nyt
Projekt
2. Kontrakt-
& Arbejds-budget
Maconomy
People
Planner
3. Plan &
opfølgning
6. ETC
Employee 5. Tids-registrering
14
4. Planlæg
egen tid
RM
4. Fordel
kategori-timer
på
personer
5.
Ressource-overblik
The project manager has access to the New project perspective in which new projects are created. You can use templates to create the projects to obtain a default WBS on projects and attach a pricelist to the project. Note: If the customer also runs Maconomy most of the projects are recommended to be created by the “Push project” functionality in Maconomy which automatically creates the project in People Planner (when you create the project in Maconomy)
The project manager can break down the project in phases and tasks including adding a working budget. Note: It is not the recommendation to assign resources on task level – but on project level (see slide about “What to do” recommendations).
Show how you can break down a project into phases and tasks
Show the column Working Budget and explain the purpose of this (the Working budget is used by the project manager to estimate the hours to be used on the project/tasks)
Assign a resource to the project level and type in some data. If the resource is set up to require approval, the cells in the Gantt will be coloured as “Tentative” and an approval is need by the resource manager. You can use the buttons “Show tentative”, “Show Declined” to get an overview about the approval situation as a project manager. Note: Even though an approval workflow is setup, the project manager and the resource manager should must communicate and not rely on the system to “solve” the resource bottlenecks.
If the resource manager declines a resource request from a project manager, the project manager must re-plan (change the hours in the Gantt) accordingly.
The project manager has access to the New project perspective in which new projects are created. You can use templates to create the projects to obtain a default WBS on projects and attach a pricelist to the project. Note: If the customer also runs Maconomy most of the projects are recommended to be created by the “Push project” functionality in Maconomy which automatically creates the project in People Planner (when you create the project in Maconomy)
The project manager can break down the project in phases and tasks including adding a working budget. Note: It is not the recommendation to assign resources on task level – but on project level (see slide about “What to do” recommendations).
Show how you can break down a project into phases and tasks
Show the column Working Budget and explain the purpose of this (the Working budget is used by the project manager to estimate the hours to be used on the project/tasks)
Assign a resource to the project level and type in some data. If the resource is set up to require approval, the cells in the Gantt will be coloured as “Tentative” and an approval is need by the resource manager. You can use the buttons “Show tentative”, “Show Declined” to get an overview about the approval situation as a project manager. Note: Even though an approval workflow is setup, the project manager and the resource manager should must communicate and not rely on the system to “solve” the resource bottlenecks.
If the resource manager declines a resource request from a project manager, the project manager must re-plan (change the hours in the Gantt) accordingly.