Caso de estudio de la implantación de Microsoft SharePoint 2010 para el Ayuntamiento de Lleida, a través del Instituto Municipal de Informatica.

1. Caso de Estudio
SharePoint, base para la gestión de la información
del ayuntamiento y su relación con los ciudadanos
"La ciudad inteligente, la ciudad 2.0, se debe basar en la innovación
Resumen y en el conocimiento, esto implica nuevas maneras de trabajar, de
colaborar, de participar. Es necesario que la información circule, se
Ciudad: Lleida – Catalunya - España mueva y se comparta.
Industria: Administración local
Una gestión del conocimiento inteligente permite aumentar la
Perfil eficiencia y la capacidad de crear valor añadido, crea ventaja
El Ayuntamiento de Lleida da servicio a competitiva y es el camino tanto para la modernización de las
un total aproximado de 140.000 ciudades y sus entornos como de la administración pública.
ciudadanos, con un equipo profesional Angel Ros
de más 1.300 empleados. Alcalde de Lleida
Situación El ayuntamiento de Lleida, a través de su Instituto Municipal de
Necesidad de mejorar la agilidad y Informática (IMI), apostó por Microsoft como su socio estratégico en
eficiencia de los procesos internos y
la gestión de todos los datos y procesos de trabajo en sus entornos
externos de gestión de información y
la relación con los ciudadanos colaborativos departamentales.
Solución presentada
El documento presenta la aplicación La plataforma colaborativa de SharePoint es la base de los diferentes
práctica de la plataforma de espacios de trabajo intra e interdepartamentales que el IMI puso en
colaboración para la gestión en áreas
de Urbanismo y Medio Ambiente: marcha para facilitar la gestión, intercambio, trabajo y acceso a todos
 Cita previa profesional los datos que gestionan las áreas y departamentos municipales, así
 Cuadros eléctricos de la ciudad
 Inventario/incidencias contenedores como para compartir información con los ciudadanos y empresas de
servicios externas, agilizando los flujos de información y la mejora de
Beneficios conseguidos
 Eficiencia y agilidad en la gestión de los servicios prestados.
información interna y externa
 Flujos eficientes con los ciudadanos y
de colaboración con las empresas de
servicio externas

2. Situación conjunto de entornos de trabajo intra e
interdepartamentales para facilitar la
Las administraciones públicas afrontan, gestión, intercambio, trabajo y acceso a
desde hace tiempo, el reto de mejorar la todos los datos que gestionan las áreas y
eficiencia de los servicios prestados a los departamentos municipales.
ciudadanos y empresas, a la vez que han
de poner en marcha importantes La necesidad de gestionar e integrar
procesos de mejora de su eficiencia tanto flujos externos como internos y de
interna. integrar diferentes soluciones de gestión,
como por ejemplo los sistemas de
Los ayuntamientos, como administración información geográfica, requieren de una
local y más cercana a los ciudadanos, son plataforma ágil y abierta para poder
el contacto directo y más próximo de la implementar, de manera rápida, todos
ciudadanía, por lo que deben ofrecer el estos procesos.
máximo de estos servicios de la manera
más sencilla, intuitiva, fácil y ágil, Los continuos cambios en los procesos,
“El principal activo de una ciudad es el apoyándose, en buena medida en las tipo de información y agentes
conocimiento y la capacidad innovadora tecnologías de la información y la involucrados, requieren, también, de
de sus ciudadanos y empresas. Para un
comunicación (TIC). trabajar con herramientas que aporten
Ayuntamiento , su principal activo
también es el conocimiento y la esta flexibilidad y minimicen el cambio
capacidad innovadora y de servicio de los Y a la vez, tienen el reto de conseguir organizativo de los trabajadores que
trabajadores públicos. Son necesarias mejorar la eficiencia de todos sus usan estas herramientas.
herramientas que permitan recoger este procesos de trabajo (correspondientes a
conocimiento, documentarlo, más de 1.500 diferentes actividades), En palabras del Gerente del Instituto de
estructurarlo y, finalmente, compartirlo" asociados todos ellos con la gestión de Informática, Antoni Saldaña, se requiere
información y conocimiento. disponer de una herramienta „sostenible‟
Montse Mínguez García para su mantenimiento y evolución que
3ª Teniente de Alcalde y Concejal de Buena parte de estos procesos permita la gestión de toda la información
Nuevas Tecnologías y Parque Tecnológico corresponden a tareas „no estructuradas‟ no estructurada del ayuntamiento, fácil
por lo que su gestión va más allá de los de integrar con otras aplicaciones y de
tradicionales ERPs (o sistemas de gestión uso intuitivo para los usuarios.
integrales) requiriendo de herramientas
de colaboración, comunicación y trabajo
“Microsoft SharePoint tiene la virtud de en equipo que faciliten dicha gestión, de Solución
ser una herramienta sostenible, su una manera rápida y flexible y, a la vez,
implantación no es traumática y es vista intuitiva para todos los profesionales de El portal del empleado y la intranet
por los usuarios como una evolución de la organización. colaborativa del ayuntamiento se han
su ofimática habitual, impacta convertido en el punto de acceso a toda
mínimamente en los costes operacionales El ayuntamiento de Lleida apostó, ya la información de los empleados de la
y de implantación, no requiere dedicarle hace varios años, por las tecnologías de administración, disponiendo de entornos
excesivos recursos humanos y cumple Microsoft como colaborador estratégico de trabajo personalizados para cada área
aquello de que „llega hasta donde tú en esta área. y departamento, junto con el acceso a
quieres llegar‟" sus soluciones de gestión administrativa.
A través de las soluciones de
Antoni Saldaña Lapeña colaboración de Microsoft, desde el En dicho portal, los profesionales del
Gerente del Instituto Municipal Instituto Municipal de Informática (IMI) ayuntamiento tienen a su disposición
de Informática se ha puesto en marcha todo un diferentes entornos colaborativos

3. „generales‟ como por ejemplo „prensa‟, necesaria para la reunión. Este proceso
„gestión de imágenes‟ o „gestión laboral‟, culmina, de manera automática, con el
junto con espacios de trabajo envío de un correo electrónico al
personalizados para las actividades y solicitante junto con todos estos datos
procesos de cada departamento. indicados.
En algunos casos, incluso, la consulta se
Tres ejemplos de estos entornos puede resolver por teléfono o por correo
colaborativos son la “Gestión de citas electrónico, evitando el desplazamiento
previas profesionales” y la “Gestión de del ciudadano a las dependencias
los cuadros eléctricos de Lleida” y la municipales.
“Gestión de los contenedores de la
ciudad”, correspondientes a los Todo este proceso es trazable,
departamentos de Urbanismo y Medio almacenándose la correspondiente
Ambiente. información y el histórico de la atención
prestada, junto con todos los datos
Gestión previa de citas profesionales asociados, en la ficha de la cita.
A partir de una entorno web, a En los primeros siete meses de
disposición tanto de los ciudadanos funcionamiento de esta solución se han
como de los propios administrativos del atendido ya más de 450 solicitudes.
ayuntamiento, se registran, de manera
electrónica, las solicitudes de citas de Gestión de los cuadros eléctricos de la
trabajo con los técnicos o gestores de las ciudad
áreas de actividades, obras, disciplina
urbanística y disciplina de actividades del La solución desarrollada, también para el
departamento de urbanismo, para la departamento de Urbanismo, registra, de
resolución de dudas y la tramitación de manera automática en la plataforma del
procesos asociados, ya sean técnicos o ayuntamiento, todas las incidencias
de gestión. ocurridas, en tiempo real, en los más de
300 cuadros eléctricos de la ciudad, a
Todas estas peticiones de cita previa se nivel de alumbrado público.
almacenan, de manera automática, en el
entorno de colaboración de la Oficina Esta información detectada a través de
Municipal de Atención Ciudadana diferentes sensores del equipo (cuadro
(OMAC), quienes, en función del ámbito eléctrico) se trasmite a la aplicación de
de la consulta, redirigen, de manera gestión de la administración para que
electrónica, la solicitud a los sea accesible y gestionable por los
“SharePoint nos ha supuesto una nueva responsables de cada departamento o técnicos de mantenimiento.
manera de hacer las cosas, ya que área y éstos a su vez, los asignan a los
permite, de forma sencilla, estructurar el técnicos y profesionales Todos los datos (técnicos, descriptivos y
conocimiento y compartirlo para ganar correspondientes. de posicionamiento geográfico) de los
en seguridad, eficiencia y optimización cuadros eléctricos se almacena en unas
de recursos” Una vez el técnico recibe dicha solicitud, fichas en un entorno colaborativo de la
a partir de un flujo de trabajo intranet, a partir de la cual se pueden
Joan Blanch i Ripoll automatizado en el portal, éste fija la visualizar en la web pública del
Coordinador de Planificación fecha de atención al ciudadano e indica ayuntamiento.
Urbanística y Vivienda toda la documentación e información

4. Gestión del inventario e incidencias de Beneficios
los contenedores municipales
La puesta en marcha de los diferentes
A través del portal basado en Microsoft entornos colaborativos en los
SharePoint, el Instituto Municipal de departamentos, tanto para los generales
Informática diseño e implementó, para el como para los específicos a cada área, ha
departamento de Medio Ambiente, un supuesto una mejora en el
entorno de colaboración para la gestión almacenamiento, gestión, consulta y
de toda la información relacionada con procesamiento de la información.
los contenedores de la ciudad.
La sustitución, en su momento, de los
A través de este espacio, el ayuntamiento servidores de ficheros, carpetas de
dispone de toda la información asociada documentos y correos electrónicos, por
a un contenedor, tanto a nivel técnico y las prestaciones de una intranet y sus
con los detalles de los mismos funcionalidades de gestión y búsqueda
(capacidad, tipología,…) como de su de documentos e información, ha
posición geográfica en el municipio. aportado un importante incremento de
la agilidad en los procesos internos de la
Toda esta información técnica y administración y también en la relación
geográfica es manejada directamente por los con los ciudadanos y los proveedores de
técnicos administrativos del servicio asociados.
departamento, en el espacio de trabajo,
sin necesidad de conocimientos de uso La gestión centralizada, por ejemplo, de
de herramientas de geoposicionamiento calendarios departamentales,
ni gestión de información geográfica. profesionales, de actividades o de
equipamientos municipales, ha
Toda esta información está integrada contribuido a una mayor transparencia e
con el Sistema de Información información de las disponibilidades,
Geográfica (GIS) del ayuntamiento y se posibles conflictos de agendas y la
visualiza, directamente, en el plano de la visibilidad, en tiempo real y compartido,
ciudad, con la posibilidad de superponer de esta información.
diferentes mapas y tener, de esta
manera, diferente información Gestión previa de citas profesionales
superpuesta, para cada punto de interés.
La solución implementada por el equipo
Todos los datos relacionados con los técnico del Instituto Municipal de
contenedores se gestionan con la opción Informática del ayuntamiento para la
de mantenimiento de versiones, por lo gestión de las citas profesionales aporta
que se dispone de un histórico para cada claros beneficios para los ciudadanos
elemento. pero también para los profesionales de
la administración.
La información está disponible tanto
para el personal del ayuntamiento como Por una parte, se agiliza y simplifica la
Diferentes imágenes de la solución de gestión del
inventario e incidencias de los contenedores de los profesionales de la empresa interacción entre ambos, reduciendo el
subcontratista del servicio de gestión y número de desplazamientos del
mantenimiento de los contenedores ciudadano al ayuntamiento.
municipales.

5. La OMAC redirige la petición al geográfica, de manera visual, facilita el
departamento o área correspondiente mantenimiento y actualización de las
facilitándole al ciudadano dicho acceso y fichas sin requerir ningún conocimiento
evitando que este tenga que conocer la de gestión geográfica, lo que agiliza
organización interna de la administración dicho proceso.
pública para acceder a los profesionales
que deban atender su consulta, lo que Por otra parte, el tener esta información
repercute en un mejor servicio y atención centralizada y actualizada, en tiempo
al solicitante. real, permite , también, la creación de
cuadros de mando para el seguimiento y
El proceso automatizado del flujo de la toma de decisiones al respecto.
información y acceso y gestión de todos
los datos reduce el tiempo necesario Gestión del inventario e incidencias de
para su consulta y gestión los contenedores municipales
La trazabilidad del sistema permite, Al igual que en el caso de la gestión de
además, tener un histórico de todas las los cuadros eléctricos, la gestión de
consultas y peticiones, por tipología, y de todas las fichas de los más de 2.956
todo el proceso asociado (tiempo de contenedores de la ciudad desde el
respuesta,…). entorno de colaboración, con su
Esta información facilita la construcción, información técnica junto con el
por una parte, de cuadros de mando de posicionamiento geográfico de los
gestión y análisis de todos estos datos y, mismos, facilita y agiliza la consulta y
por otra, refuerza los mecanismos de mantenimiento de todos estos datos.
gestión del conocimiento dentro de cada
área y departamento y también entre Poder introducir para cada contenedor la
ellos. información geográfica
(geoposicionamiento), o la dirección
Las funcionalidades de búsqueda y postal, simplemente, también permite
consulta de la solución permiten la evitar errores de direcciones erróneas y
localización y consulta, de manera ágil y la actualización de esa información de
flexible de todas las citas y peticiones una manera visual (drag and drop).
atendidas o en proceso de atención.
Diferentes imágenes de la solución de gestión de los Disponer de esta información de manera
cuadros eléctricos Y la funcionalidad de gestión de centralizada en el ayuntamiento y a la
versiones de la información facilita el vez accesible por la empresa externa
conocer para cada cita, el histórico de concesionaria permite a la
cambios que se han producido, administración local tener un control
información que, anteriormente, no sobre estos datos que, anteriormente,
quedaba centralizada. quedaban en manos de la empresa
contratista.
Gestión de los cuadros eléctricos de la
ciudad El sistema de control de versiones de la
información ofrece las funcionalidades
Aplicación de Gestión de Cita Previa La gestión de todos los datos técnicos y de trazabilidad de todos los cambios que
descriptivos de cada cuadro (311 en toda se produzcan en las fichas y datos de las
la ciudad) junto con la información mismas.

6. Para más infomación Microsoft SharePoint Server
2010
Para obtener más información acerca Microsoft SharePoint Server 2010 la
de los productos de Microsoft y sus plataforma de colaboración de negocio y
servicios, pueden contactar con las proceso para la Empresa e Internet.
subsidiarias locales de Microsoft, cuya
información está disponible en Para más información sobre Microsoft
www.microsoft.com SharePoint Server 2010, pueden visitar la
página:
Pueden obtener más información www.microsoft.com/sharepoint
también en las webs www.microsoft.es
y www.microsoft.cat
Para disponer de más información
acerca del Ayuntamiento de Lleida y
del Instituto Municipal de Informática
pueden contactar a través del teléfono
973 700 417 o visitar la web
www.paeria.es
Software utilizado
® ®
 Microsoft Windows
 Microsoft Office 2010
 Microsoft Windows Server
TM
− Windows Server 2008 R2
− Exchange Server
TM
− Office SharePoint Portal Server
Standard Edition
− SQL Server 2008
.
Documento publicadoel 01/04/2011