Khóa luận tốt nghiệp Khoa quản trị công nghệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHÒNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG
SẮT ĐÔNG ANH, THUỘC TỔNG CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT HÀ
NỘI
Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN TIẾN THÀNH
Sinh viên thực hiện : LÊ HUYỀN TRANG
Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVB067, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B
HÀ NỘI

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ..........................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU. ....................................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài. ..........................................................................................4
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.............................................................................5
3. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................8
4. Nhiêm vụ nghiên cứu. ...................................................................................8
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................9
6. Giả thuyết nghiên cứu..................................................................................10
7. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................10
8. Cấu trúc đề tài..............................................................................................11
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG.....................................................................................................12
1.1. Khái niệm....................................................................................................12
1.1.1.Khái niệm văn phòng. ............................................................................12
1.1.2.Khái niệm về công nghệ thông tin. ........................................................14
1.1.3.Khái niệm về công tác văn thư...............................................................19
1.2. Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. ............22
1.3. Nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.................................24
1.4. Quy trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư................................26
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư... 29
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT
ĐÔNG ANH.......................................................................................................32
2.1. Khái quát chung về Văn phòng và Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc
Công ty cổ phần VTĐS Hà Nội........................................................................32

2.1.1. Giới thiệu về Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh........................32
2.1.2. Giới thiệu về Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh........................34
2.2. Thực trạng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh
VTĐS Đông Anh................................................................................................36
2.2.1. Hệ thống trang thiết bị phục vụ trong văn phòng. ................................36
2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. .............................................39
2.2.3. Hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. ................57
2.3. Nhận xét, đánh giá......................................................................................60
2.3.1. Ưu điểm.................................................................................................60
2.3.2. Hạn chế..................................................................................................62
2.3.3. Nguyên nhân. ........................................................................................63
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH
VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH............................................................66
3.1. Lãnh đạo, CBNV tại Chi nhánh VTĐS ĐA cần nhận thức đúng về ứng
dụng CNTT trong công tác văn thư. ...............................................................66
3.2. Phát triển đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng
dụng công tác văn thư.......................................................................................67
3.3. Ban hành các văn bản cụ thể để tổ chức quản lý hoạt động ứng dụng
CNTT trong công tác văn thư..........................................................................74
3.4. Đào tạo, bồi dưỡng CBNV.........................................................................75
3.5. Tổ chức tuyển dụng nhân sự mới có trình độ..........................................76
3.6. Một số giải pháp khác................................................................................77
KẾT LUẬN. .......................................................................................................85
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................86
PHỤ LỤC...........................................................................................................87

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan tất cả nội dung trong bài khóa luận tốt nghiệp đều là số
liệu thực tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Em xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
1

LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành tốt được bài khóa luận tốt nghiệp lần này, em không
thể thiếu nền tảng vững chắc về cơ sở lý luận mà thầy cô khoa Quản trị văn
phòng truyền dạy cho trong những ngày ngồi trên ghế nhà trường. Đồng thời,
với sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên ThS.Nguyễn Tiến Thành đã giúp em
có định hướng thực tế hơn trong việc hoàn thành bài khóa luận.
Bên cạnh đó, cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ, nhân viên
tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đã giúp em có cái nhìn
chân thực về văn phòng, qua đó có thể hoàn thành tốt bài khóa luận với những
số liệu xác thực, phù hợp với nội dung nghiên cứu.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Lê Huyền Trang
2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT Cộng nghệ thông tin
VTĐS Vận tải đường sắt
VP Văn phòng
VT Văn thư
CBNV Cán bộ, nhân viên
3

LỜI NÓI ĐẦU.
1. Lý do chọn đề tài.
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay Văn phòng giữ một chức năng và
vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay
nhỏ. Hoạt động Văn phòng đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của
cơ quan, tổ chức. Vì vậy, văn phòng phải được tổ chức, quản lý một cách khoa
học, hiệu quả và phải có những cán bộ, nhân viên đủ năng lực chuyên môn. Một
văn phòng có hoạt động hiệu quả sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức đó triển khai
công tác được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội, cũng như chất
lượng công việc và ngược lại.
Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy
mạnh sự thống suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong những
năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cũng như
hoạt động của cơ quan còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu
quả công việc. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ
một số cán bộ công chức làm công tác trong văn phòng chưa tương xứng vứi các
yêu cầu thực tiễn. Do vậy, trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp
chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng và hiệu quả
hoạt động của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý và đẩy
nhanh tiến trình cải cách nền hành chính theo hướng hiện đại hóa, công nghệ
hóa.
Thực tế hiện nay có thể thấy sự bùng nổ của cuộc cách mạng khoa học kỹ
thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đang tác động mạnh mẽ
tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới nói chung và Việt Nam
nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng
nổi trội của công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực,
chiếm vị trí quan trọng trong xã hội. Nó được coi là con tàu vĩ đại để trở nền văn
4

minh công nghệ tiếp tục phát triển trong thế kỉ 21 mà ở đó công nghệ thông tin
được coi như người điều khiển. Hoạt động của văn phòng cũng cần có sự góp
mặt của công nghệ thông tin, đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ là đẩy nhanh
sự thông suốt trong hoạt động quản lý, giúp cho văn phòng ngày càng được cải
tiến hiện đại, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động
được nâng cao. Chính nhờ có công nghệ thông tin nên công việc được hoàn
thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi
nhận thấy tầm quan trọng trong vấn đề này. Với điều kiện sống tại Thị trấn
Đông Anh, nơi có Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đặt trụ sở, tôi có cơ
hội tiếp xúc thực tế với Chi nhánh và phòng Hành chính. Điều này rất thuận lợi
cho việc nghiên cứu đề tài của tôi để kết hợp với lý thuyết học trên lớp, sự
hướng dẫn của giảng viên với công việc thực tế. Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề
tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Chi nhánh vận
tải Đường sắt Đông Anh, thuộc Công ty Cổ phần vận tải Đường sắt Hà Nội”
là đề tài nghiên cứu khoa học để hoàn thành bài tốt nghiệp năm cuối sinh viên
cho bản thân.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Sách giáo trình về công tác văn thư
− TS. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy Vấn Đề Về Công Tác Văn Phòng,Văn
Thư Và Lưu Trữ Trong Thời Kỳ Đổi Mới, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia:
Nhằm cung cấp tài liệu tham khảo nghiên cứu, học tập cho các bạn sinh viên,
học viên thuộc các trường lớp đào tạo, bồi dưỡng công chức về quản lý hành
chính nhà nước, về công tác hành chính văn phòng và của đông đảo bạn đọc
quan tâm đến vấn đề này, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản cuốn sách
Mấy Vấn Đề Về Công Tác Văn Phòng,Văn Thư Và Lưu Trữ Trong Thời Kỳ Đổi
Mới do Thạc sĩ Nghiêm Kỳ ...
− PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB khoa học và
kỹ thuật, Hà Nội: cuốn giáo trình có đề cập đến xu thế phát triển của nền kinh
5

tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ
quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho
quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ
thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ
− kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp
lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức.
Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc
lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã
hội. Thông qua việc tìm hiểu cuốn giáo trình ta có cơ sở lý luận vững chắc về
quản trị văn phòng, giúp cho việc nghiên cứu đề tài được thuận lợi hơn, là tiền
đề cho việc nghiên cứu áp dụng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nói
chung và công tác văn thư nói riêng.
− PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn
thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản nhằm mục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý, điều hành công việc, của các cơ quan. Công tác văn thư được xem là một bộ
mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung của cơ quan. Công tác văn thư
không thể thiếu được trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một
phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn
thư gắn liền với hoạt động các cơ quan, được xem như một bộ phận không thể
tách rời của hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
Công tác văn thư ở đây được hiểu không chỉ là công việc, trách nhiệm của người
cán bộ văn thư mà là của tất cả những cán bộ, công chức trong cơ quan trong
quá trình hoạt động có liên quan đến công văn giấy tờ. Đối với đề tài này giúp ta
sự hiểu biết về công tác văn thư sau đó có thể ứng dụng CNTT vào những hoạt
động cụ thể.
− Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB
Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh
6

nghiệm, cập nhật những quy định mới nhằm giúp bạn đọc hiểu được những khó
khăn trong công tác quản trị hành chính văn phòng.
− Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống
kê, Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn
phòng từ các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị
hành chính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng. Từ đó,
bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan
tổ chức.
− Đề tài Nghiên cứu xây dựng mô hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tục
hải quan điện tử của Nguyễn Công Bình – Cục CNTT Tổng cục Hải quan. Đề tài
mang đến cho bạn đọc một kiến thức mới về những tính năng đa dạng của mô
hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Bên cạnh đó đề tài cũng
đã đưa ra được các bước để xấy dựng hệ thống và các giải pháp để có thể tổ
chức thực hiện mô hình vào cơ quan, đơn vị.
− Tạp chí lưu Trữ Việt Nam: Quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính
bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính Phủ. Một số điểm cần lưu ý khi ứng
dụng tin học vào Lưu Trữ. Tác giả đã đề cập đến quy trình xử lý văn bản hành
chính bằng kỹ thuật tin học tại cơ quan. Việc ứng dụng quy trình vào công tác
xử lý văn bản sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
− Báo cáo khoa học “Ứng dụng tin học trong công tác văn thư tại văn
phòng Quốc hội” của tác giả Nguyễn Thị Thảo: Để đáp ứng như cầu phục vụ
công tác văn thư và như cầu phục vụ lãnh đạo, cơ quan ngày càng cao, Văn
phòng Quốc hội đã chú trọng ứng dụng tin học trong công tác văn thư từ năm
1991 nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
− Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thông” của tác giả
Nguyễn Thị Lan: đây là bài KLTN của sinh viên khóa trước, thuộc khoa QTVP
– trường ĐHNVHN nghiên cứ về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn
phòng nói chung và đưa ra các thực trạng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả 7

trong việc ứng dụng CNTT. Qua việc tham khảo bài khóa luận tôi có thể định
hướng và sáng tạo hơn trong nghiên cứu khi cùng đề tài.
− Khóa luận tốt nghiệp “Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào công tác Lưu
Trữ” của tác giả Nguyễn Thị Mai. Đề tài đã nghiên cứ các yêu cầu và sự cần
thiết của việc xây dựng, hoàn thiện mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ. Đánh
giá những ưu điểm và hạn chế cũng như một số bất cập của công tác lưu trữ.
Trên cơ sỡ đó đề xuất các biện pháp nhằm thức đẩy xây dựng mô hình hiện đại
hóa lưu trữ, góp phần đưa công tác lưu trữ của cơ quan phát triển mới. Đem lại
hiệu quả thiết thực trong hoạt động quản lý nói chung của cơ quan.
− Khóa luận tốt nghiệp : KL157.2004 Nguyễn Thị Út Trang : Ứng dựng
CNTT trong công tác lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đề tài đã tìm ra ra
được những ưu điểm tích cụ của việc ứng dụng phần mềm cũng như những
thuận lợi và khó khăn trong việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại Bộ
Khoa học và Công nghệ. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng CNTT trong công tác lưu trư tại cơ quan.
Các đề tài và tài liệu nêu trên đều có đề cập đến việc Ứng dụng CNTT
trong công tác văn thư. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách đầy
đủ, toàn diện về đề tài Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại văn phòng
Chi nhánh VTĐSĐA. Do đó, tôi đã chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
− Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn
chế yếu kém và nguyên nhân trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư của văn phòng trong Chi nhánh.
− Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả ứng dụng
CNTT trong công tác văn thư, phục vụ sự chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo Chi
nhánh.
4. Nhiêm vụ nghiên cứu.
8

− Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi nhánh
− Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng tin học trong
công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng.
− Tìm hiểu và phản ánh thực trạng việc ứng dụng tin học trong công tác văn
phòng Bộ.
− Đánh giá, nhân xét hiệu quả của việc ứng dụng tin học, chỉ ra những hạn
chế thiếu sót trong công tác văn phòng
− Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu
điểm để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng tại
Chi nhánh VTĐS Đông Anh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh VTĐS
Đông Anh, thuộc công ty CP VTĐS Hà Nội.
Những vấn đề lý luận và thực tiễn về ứng dụng CNTT trong công tác văn
thư tại VP.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung
Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại VP Chi
nhánh thông qua các khâu nghiệp vụ trong văn thư. Từ đó đưa ra giải pháp ứng
dụng CNTT trong công tác văn thư.
Không gian nghiên cứu
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh VTĐS
Đông Anh, thuộc công ty CP VTĐS Hà Nội.
Thời gian
Thời gian nghiên cứu đề tài: từ năm 2016 – 2017 thông qua quá trình kiến
9

tập, thực tập chuyên ngành và nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp.
Thời gian đề tài: năm 2013 – 2017, đây là khoảng thời gian Chi nhánh
VTĐSĐA bắt đầu và phát triển quá trình ứng dụng CNTT.
6. Giả thuyết nghiên cứu.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chi nhánh
VTĐS Đông Anh đem lại hiệu quả tốt hơn trong hoạt động làm việc của Văn
phòng nói riêng và Chi nhánh nói chung. Phát huy được những ưu điểm, khắc
phục được những tồn tại khó khan trong việc ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư, lưu trữ tạp văn phòng. Qua đó, góp phần vào việc đối mới và ứng dụng
rộng rãi đối với các Trạm trực thuộc Chi nhánh.
7. Phương pháp nghiên cứu.
− Phương pháp thu thập và xử lý thông tin.
Đây là phương pháp chủ yếu để thực hiện đề tài nghiên cứu này, trong quá
trình tiến hành, tôi đã thu thập thông tin qua sách báo, các nguồn tin trên mạng,
tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu… về công tác công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại văn phòng của Cơ quan.
− Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.
Là một phương pháp phỏng vấn viết, không thực hiện câu hỏi bằng lời, được
thực hiện cùng một lúc với nhiều người theo một bảng hỏi sẵn. Người được hỏi
trả lời ý kiến của mình bằng cách đánh dấu vào các ô tương ứng theo quy ước
nào đó. Tôi sử dụng phương pháp này để tiếp cận thực tế công tác tại Văn phòng
và các cán bộ, công nhân đang làm việc tại Chi nhánh nói chung và văn phòng
“Nhân chính” nói riêng. Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu
nhằm góp phần cho kết quả của bài tiểu luận mang tính xác thực cao.
− Phương pháp phân tích tổng hợp.
Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với khảo sát thực tế và từ nguồn
thông tin của những người được phỏng vấn, tôi đã tiến hành phân tích thông tin
theo cấu trúc của đề tài nghiên cứu và tổng hợp thành bài hoàn chỉnh.
10

8. Cấu trúc đề tài.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục thì cấu trúc
của đề tài được chia làm 3 chương như sau:
Chương 1. Lý luận chung về công tác văn phòng và ứng dụng CNTT
trong công tác văn thư tại Văn phòng.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn
phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
11

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG.
1.1. Khái niệm.
1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Văn phòng là lĩnh vực mà rất nhiều các tác giả quan tâm, nghiên cứu.
Chính vì thế mà khái niệm văn phòng cũng vô cùng phong phú, được khái quát
từ các góc cạnh khác nhau:
− Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó
diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ
quan tổ chức đó.
− Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó
một cách hiệu lực và hiệu quả.
− Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể
của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy
đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của
của cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở
mức tối thiểu.
Theo tác giả cuốn sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri
(2005) thì văn phòng được tiếp cận một cách toàn diện ở hai trạng thái động và
tĩnh. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình
vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị. Nếu quan sát văn
phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà
cửa, xe cộ, các thiết bị, con người …v.v có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ
để thực hiện mục tiêu của tổ chức. [1]
Với khái niệm trên Văn phòng bao gồm những chức năng như sau:
Chức năng giúp việc điều hành.
12

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội
nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng
biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Chức năng hậu cần.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ... Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ
trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan
văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tham mưu tổng hợp là cực
kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng
Nhiệm vụ.
− Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị.
− Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.
− Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai
thực hiện các quyết định.
− Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn
thảo văn bản.
− Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
13

thảo văn bản.
Như vậy, Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp
nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan
1.1.2. Khái niệm về công nghệ thông tin.
Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT,(tiếng Anh: Information Technology
hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính
để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa
trong nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là
tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện
đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng
trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội"
Các khái niệm cơ bản khác:
Thông tin và dữ liệu
Thông tin (Information) là một khái niệm trừu tượng, tuy nhiên, đây lại
chính là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới. [3]
Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi. Những điều mà
ta gặp hàng ngày như thông tin dự báo thời tiết, tin điện sắp sửa tăng giá, lịch
tập huấn của đội tuyển Việt Nam...chính là thông tin. Việc chúng ta ghi lại
những điều này ra giấy, đó là chúng ta ghi lại thông tin. Còn việc chúng ta nói
với mọi người những điều này hoặc đưa cho mọi người xem những điều này, đó
là truyền tin.
14

Dữ liệu (Data) là cái mang thông tin. Dữ liệu có thể là các dấu hiệu (kí
hiệu, văn bản chữ số chữ viết...), các tín hiệu (điện, từ, quang, nhiệt độ, áp
suất...) hoặc các cử chỉ, hành vi (nóng giận, sốt ruột, tươi cười ...). Khi nhìn thấy
một người đang tươi cười, hành vi đó có thể cho chúng ta thông tin rằng người
đó rất vui. Đọc được nội dung của một cuốn sách khoa học, ta biết thêm được
nhiều kiến thức mới, đó là thông tin ta có được do cuốn sách mang lại.
Phần mềm (Soft ware)
Phần mềm là tập hợp các chỉ thị cho máy tính làm việc. Nói cách khác,
toàn bộ các chương trình chạy trên máy tính gọi là phần mềm máy tính. Sự ra
đời của phần mềm khiến cho hiệu quả sử dụng phần cứng được nâng cao, rất
nhiều công việc của con người được tư động hóa, vận hành nhanh chóng.
Ví dụ: về các phần mềm máy tính như phần mềm soạn thảo văn bản, phần
mềm bảng tính, phần mềm trình diễn...
Phần mềm ứng dụng
❖
Là các chương trình giúp người dùng đầu cuối (end–user) thực hiện một
hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể
❖
Có hai loại:
Phần mềm ứng dụng cơ bản : xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, …
Ví dụ: MS Word, Excel, Access
Phần mềm ứng dụng chuyên dụng: xử lý đồ họa, xử lý âm thanh, thiết kế
web, …
Ví dụ: Photoshop, Winamp, Dreamweaver.
Phần cứng (Hard ware)
Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện; bộ
phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện...Được chia thành 4 loại:
• Cụm hệ thống
• Thiết bị vào/ra
• Bộ nhớ thứ cấp
• Thiết bị kết nối. [3]
15

Là “bộ não” của của máy tính Chứa 2 thành phần quan trọng nhất: Bộ
vi xử lý (CPU), Bộ nhớ.
Thiết bị vào/ra
Thiết bị vào: Chuột, Bàn phím, Máy scan …
Thiết bị ra: Máy in, Loa.
Bộ nhớ thứ cấp.
Là thiết bị lưu trữ dữ liệu không kết nối trực tiếp với bộ vi xử lý mà phải
thông qua các kênh đọc/ghi dữ liệu
Lưu dữ liệu ngay cả khi bị ngắt điện
Thiết bị kết nối
Là những thiết bị cho phép máy tính kết nối với các máy tính khác Ví dụ:
modem, USB 3G, …
Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được
kết nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô
tuyến) tín hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương
pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính
khác.
+ Các thành phần khác của mạng bao gồm:
Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể
là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng
nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động,
PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua
đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các
mạng không dây).
Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.
Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.
Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò
chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch
16

vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh
từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.
Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối
với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần
cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet.Mạng
internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là
nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối
lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào .
Mạng LAN (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng
tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có
cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng
và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm:
+ Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km.
Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận
động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps và gần 1
Gb.
Mô hình của mạng Lan
17

Mạng WLAN (wireless local area network) tương như mạng LAN nhưng
không sử dụng dây cáp để kết nối máy tính. Trong một mạng không dây, các
máy có thể giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng các tin hiệu là các sóng radio
truyền trong không gian. Loại mạng này cho phép người dung linh hoạt hơn vì
học có thể di chuyển máy tính tùy thích trong khu vực có sóng, đặc biệt là máy
tính xách tay. WLAN được sử dụng nhiều trong hộ gia đình hoặc các cơ quan
,….
Mô hình mạng WLAN
Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ
thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này
thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu
rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu
trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng
một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị
CSDL.
Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành
tựu tin học vào trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trợ tốt nhất
cho quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học
trong quản lý quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan; ứng dụng trong xây
dựng lịch công tác, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan và thủ trưởng các đơn vị;
ứng dụng trong quản lý và lập hồ sơ công việc.
18

1.1.3. Khái niệm về công tác văn thư.
Khái niệm.
Công tác văn thư chỉ các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành
văn bản, quản lý văn bản và tìa liệu khác, hình thành trongc quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
(Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính Phủ về
Công tác văn thư)
Nội dung.
− Soạn thảo và ban hành văn bản;
− Quản lý và giải quyết văn bản;
− Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Vị trí và ý nghĩa.
Về vị trí
− Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung
và của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng.
− Công tác văn thư không thể thiếu trong Văn phòng và ảnh hưởng trực tiếp
đến hoạt động của văn phòng.
Về ý nghĩa
− Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với
cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công
việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Vì vậy làm tốt công
tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo
công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu,
giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
19

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương,
đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh
trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan
trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng
đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng,
Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo.
Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần
thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung
thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức
chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ
quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
Yêu cầu.
Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn
bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý
nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của,
công sức và thời gian của các cơ quan
20

Chính xác
Chính xác về nội dung của văn bản:
• Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù
hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước
cấp trên
• Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp
với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
• Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
• Theo thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, ngày 19 tháng 01 năm 2011, văn bản ban
hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả;
Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội
dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận
văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông
chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
• Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ
Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu
nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản … Yêu
cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy
định của Nhà nước về công tác văn thư
Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn
bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn
thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã
được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ
quốc hội
21

Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm
bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và
có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình
độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi
cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các
phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao
hiệu quả của công tác văn thư.
1.2. Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Trong giai đoạn bùng nổ về CNTT như hiện nay, CNTT sẽ đóng vai trò
quyết định trong mọi hoạt động của chúng ta: văn hóa, y tế, giáo dục, chính
trị,… Nhận thức được điều này tất cả các quốc, tổ chức doanh nghiệp gia hiện
nay đặt công nghệ thông tin là tiêu chí, công cụ hàng đầu cho sự tồn tại, phát
triển và cạnh tranh. Nếu không ngay lập tức họ sẽ bị tụt hậu thậm chí là bị loại
hoàn toàn ra khỏi cuộc cạnh tranh để tồn tại. Không nằm ngoài luồng xoáy của
sụ phát triển CNTT như vũ bão đó, Việt Nam cũng đang Việt Nam cũng đang,
đã và sẽ triển khai những chủ trương, chính sách, chương trình dự án nhằm phát
triển Khoa học – Công nghệ để có thể đủ sức cạnh tranh và tránh sự tụt hậu xa
hơn về kinh tế so với các nước trong khu vực và trên thế giới. Chính vì vậy ngay
từ thập kỷ 90 của thế kỷ trước đã có rất nhiều văn bản quản lý nhà nước về vấn
đề này:
Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ra Nghị quyết
49/CP ngày 6 tháng 8 năm 1993 xác định chính sách quốc gia về phát triển công
nghệ thông tin đến năm 2000 và một chương trình về công nghệ thông tin quốc
gia được triển khai.[2]
22

Công tác văn thư, lưu trữ giúp việc điều hành, tham mưu, tổng hợp, hậu
cần và nó còn đảm bảo chức năng thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp. Cho nên công tác văn thư, lữu trữ luôn gắn liền với thông tin – thông tin
luôn luôn thay đổi, số lượng nhiều, và rất phức tạp . Mặt khác thông tin, giấy
tờ…. là đối tượng của nhân viên văn phòng. Chính vì vậy việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu mang tính tất yếu để
có một nền văn phòng hiện đại, hiệu quả.
Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp chúng ta thay thế lao động thủ
công bằng tự động hóa, nửa tự động hóa nhiều khâu của công tác văn phòng
như: soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác,
kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp trong việc ra quyết
định và điều hành công tác. Nhờ vậy hiệu quả hoạt động quản lý cơ quan, doanh
nghiệp được nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, tăng khả năng cạnh
tranh giữa các doanh nghiệp, đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương
pháp làm việc khoa học, hiện đại của cán bộ, nhân viên cơ quan, doanh nghiệp
tổ chức.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư đã khẳng định được ý nghĩa hết
sức quan trọng như sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ,
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ
quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,
cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và
23

đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
1.3. Nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo
và ban hành văn bản,quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:
✓
Soạn thảo văn bản.
✓
Quản lý văn bản đi.
✓
Quản lý và giải quyết văn bản đến.
✓
Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ.
Để ứng dụng tin học vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì
phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì cơ quan sẽ
đạt được mục đích của mình, việc ứng dụng đó sẽ mang lại hiệu quả cho công
việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng tin học vào công tác văn thư là phải
phân tích và thiết kế hệ thống một cơ sở dữ liệu văn thư.
Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta nắm vững được đặc điểm
của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL). Nó giúp ta nắm được
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được
đúng thành phần và nội dung CSDL văn thư.
Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL
quản lý và tra tìm tài liệu văn thư. Thiết kế hệ thống phả đạt yêu cầu đưa toàn bộ
các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng.
Việc ứng dụng tin học được ứng dụng vào trong các khâu của nghiệp vụ
văn thư như sau:

24

Soạn thảo và ban hành văn bản: Công tác soạn thảo văn bản của văn
thư sẽ được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định
đúng thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được
tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh
đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn qua hệ thống quản lý văn phòng và
tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý văn bản
Quản lý công văn đi: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ
quan. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ
tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm
quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn
đi. Văn thư cơ quan sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì
tiến hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn
gửi đến cơ quan chủ quản trực tiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến
hệ thống các cơ quan, đơn vị ngang hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các
đơn vị có liên quan.
Sau khi văn bản đi được đăng ký vào sổ công văn đi, cán bộ được giao
phụ trách công việc cập nhập thông tin văn bản vào cơ sở dữ liệu nhập các thông
tin tương ứng. Cơ sở dữ liệu phần mềm ở đây là phần mềm Hành chính Điện tử .
Quản lý và giải quyết công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào
sổ (phần mềm quản lý văn bản đến) thống nhất tại văn thư của cơ quan theo
đúng thủ tục vào sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra
một bản để lưu vào 3 sổ lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ cơ
quan chủ quản trực tiếp quản lý, một sổ đăng ký công văn đến từ các cơ quan
ngang cấp, một sổ đăng ký công văn đến từ các đơn vị có liên quan. Sau khi đã
thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ
quan tiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và các phòng ban
có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và kiểm tra
việc thực hiện.
25

Công tác lập hồ sơ.
Hồ sơ công việc của cơ quan chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp
sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc sẽ lập
hồ sơ theo phương pháp thủ công thông thường và cho vào cặp hồ sơ đồng thời
cũng nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ.
Nếu để thực hiện công tác văn thư tryền thống của cơ quan trước khi ứng
dụng tin học thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra
chậm và mất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực
hiện văn bản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn
bản và báo cáo công việc. Theo phương pháp truyền thống thì văn thư cơ quan
mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn.
Trước đây, nếu chúng ta muốn soạn thảo văn bản,quản lý văn bản đi đến,
chuyển giao văn bản công văn cho các đơn vị, lập hồ sơ công việc thì chúng ta
phải vào soạn thảo văn bản ,sổ công văn đi, công văn đếu được thực hiện trên
giấy ….và mọi thông tin đều được thu thập qua văn vản, sách báo và phải sử
dụng hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể quản lý tất cả
qua các phần mềm quản lý văn bản đi , quản lý văn bản đến.
Việc thu nhập thông tin theo cách nàycũng vừa tiết kiệm thời gian, chi
phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao.
Việc sử dụng thư điện tử cho phép lượng truy cập và gửi đi rất nhanh và
gấp nhiều lần so với thường.
1.4. Quy trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Toàn bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trình sau:
Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định
các loại tài liệu hình thành và khối khối lượng cuả nó.
Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vào CSDL
quản lý và tra tìm tài liệu trong văn thư . Chúng ta làm như vậy bởi vì trong quá
trình hoạt động của cơ quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, nhưng không phải thông
tin nào cũng đưa vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng,
26

nhiệm vụ của cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay những văn bản gửi đến
để biết.. thì không là thành phần tài liệu đưa vào CSDL.
Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu
chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL.
Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý và
tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổ đằng
ký văn bản đi -đến, đồng thời có thể theo dõi việc chuyển giao và giải quyết văn
bản, tra tìm văn bản trên máy. Muốn vậy đòi hỏi khi ứng dụng tin học vào quản
lý văn bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đến phục vụ việc tìm kiếm thông
tin văn bản theo các mục đích sau :
− Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng, năm).
− Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo đơn vị tổ chức soạn
thảo văn bản, giải quyết văn bản.
− Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản.
− Tìm kiếm văn bản theo ngươi ký văn bản văn bản.
− Tìm kiếm văn bản theo đơn vị soạn thảo
− Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản.
− Tìm kiếm theo trích yếu nội dung của văn bản
Như vậy khi ứng dụng tin học thì phải đặt ra những yêu cầu đối với CSDL
như vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tố của từng văn bản riêng biệt thay
“sổ đăng ký công văn đi - đến”.
Bước 3: Chọn hệ quản trị CSDL.
Cho đến nay để quản trị và tra tìm văn bản đi - đến, các cơ quan thường
dùng hệ quản trị CSDL như CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO… Mỗi hệ quản trị
này đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Trong hệ thống quản trị
CSDL viết trên FOXPRO được áp dụng phổ biến hơn.
Bước 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản.
Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi - đến đã dùng của cơ
quan. Các yếu tố thông tin vừa một văn bản cần quản lý tương tự như các sổ
27

đăng ký văn bản đi hoặc sổ đăng ký văn bản đến, có thể bổ sung thêm một số
mục khác theo yêu cầu người sử dụng CSDL hoặc mở thêm các cột trên sổ đăng
ký văn bản như phần “trích yếu nội dung văn bản”.
Đối với một văn bản đến thì cần nhập vào CSDL là:
1. Sổ văn bản
2. Phân loại văn bản
3. Loại văn bản
4. Số đến, ngày đến của văn bản
5. Số kí hiệu văn bản
6. Ngày tháng của văn bản;
7. Trích yếu nội dung văn bản;
8. Cấp gửi, nơi gửi văn bản
9. Hạn xử lý văn bản
10. Đơn vị xử lý , đơn vị phối hợp xử lý văn bản;
11. Người xử lý, người phối hợp xử lý văn bản;
12. Lãnh đạo phân công, ý kiến của lãnh đạo
13. Tệp đính kèm của văn bản.
Đối với văn bản đi cần nhập vào CSDL là:
1. Sổ văn bản
2. Loại văn bản:
3. Số ký hiệu văn bản;
4. Ngày tháng của văn bản
5. Đơn vị soạn thảo;
6. Người soạn thảo
7. Trích yếu nội dung của văn bản;
8. Người ký
9. Các lãnh đạo trình ký
10. Nơi nhận
11. Số trang;
28

12. Ghi chú;
13. Tệp đính kèm
Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan đều nhập vào máy những thông
tin trên. Các thông tin văn bản đến và văn bản đi được thiết kế trên hai CSDL
riêng biệt. Do đó việc thiết kế các trường của biểu ghi, các yêu cầu quản lý theo
dõi hai loại văn bản đi – đến có khác nhau nhưng liên quan với nhau.
Bước 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ sở dữ liệu có
đáp ứng được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phẩm đầu ra
hay không.
Văn bản đến và đi thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuy
nhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so sánh đối chiếu với nhau.
đối với văn bản đến thì nhập vào máy đồng thời in ra giấy theo thứ tự như sổ
đăng ký văn bản đến. Danh mục này dùng để theo dõi ngoàI máy và để làm sổ
giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà. Các trang in được sắp xếp
theo thứ tự thời gian trong năm và đóng lại thành sổ.
Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn bản đi, còn
có thể lưu giữ những nguyên văn nội dung văn bản để ngươi sử dụng không
phảI tìm tin đã lưu, ở các tệp tin đơn lẻ tách rời nhau, ngươi lấy tin cần lấy thông
tin tóm tắt của văn bản khi ghép nối vào từng bản đã đã đánh máy.
Trên đây là những bước của quy trình ứng dụng tin học vào công tác văn thư.
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Trình độ tin học.
Điều thể hiện ở sự hiểu hiết và nắm giữ được các kĩ năng về tin học như
sử dụng máy tính hay các phần mềm ứng dụng. Nếu không có trình độ tin học
nhất định thì không thể nghĩ đến việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
được.
Trình độ tin học trong mỗi nhân viên là yếu tố tiền đề, đóng vai trò quan
trọng để quyết định các yếu tố khác được thể hiện và phát huy. Chính vì vậy,
nên chuẩn bị trước cho bản thân hành trang kiến thức về tin học, chịu khó tìm tòi
29

và học hỏi trước những yêu cầu ngày càng cao của việc ứng dụng CNTT trong
công tác văn thư.
Nhận thức cá nhân.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nhằm nâng cao chất lượng
hoạt động nói chung và hiệu quả trong công tác văn phòng nói riêng tại Chi
nhánh. Để đạt được mục đích này thì mỗi cá nhân cần phải có ý thức tiếp thu và
khắc phục những khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT vào từng công việc.
Ngoài trình độ tin học đã có, cá nhân mỗi người phải có sự nhận thức
đúng đắn trong việc ứng dụng CNTT, hiểu rõ được vai trò và tầm quan trọng của
việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư sẽ đem lại những hiệu quả gì cho
công việc, cho văn phòng và cho cơ quan. Từ đó, xem xét và điều chỉnh bản
thân nếu còn những thiếu sót về trình độ tin học hay kỹ năng sử dụng các trang
thiết bị kỹ thuât còn chưa thành thạo thì cần khắc phục ngay.
Trang thiết bị kĩ thuật.
Điền kiện vật chất kĩ thuật là phương tiện cần thiết để nhân viên văn
phòng có thể ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Có thể nói rằng nếu
không trang thiết bị kỹ thuật thì nhân viên văn phòng không thể ứng dụng CNTT
trong hoạt động làm việc nói chung và trong công tác văn thư nói riêng.
Phương tiện kỹ thuật cùng với trình độ tin học của mỗi nhân viên là yếu tố
quan trọng, giữ vai trò quyết định trong việc cán bộ, nhân viên ứng dụng CNTT
trong công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng. Ngoài những
kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn thì cán bộ, nhân viên cũng được đào tạo sử dụng
các thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho công việc. Do đó, việc đầu tư các trang thiết
bị kỹ thuật để ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là vô cùng cần thiết, đòi
hỏi những người làm công tác văn phòng cũng phải thay đổi, phát triển theo
hướng hiện đại, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin.
Việc mua sắm, sửa chữa hay bảo dưỡng trang thiết bị kỹ thuật phục vụ
cho công việc sẽ giúp cho quá trình ứng dụng CNTT được thuận lợi hơn, tránh
tình trạng công việc bị đình trệ do hỏng hóc hay thiếu các thiết bị chuyên dùng.
30

Sự hỗ trợ giúp đỡ của tập thể.
Có thể thấy, không phải ai cũng có trình độ và khả năng ứng dụng CNTT
trong công việc. Những khó khăn trong công việc, cùng với sự kết hợp CNTT sẽ
khá phức tạp và không thể đơn giản khi làm một mình. Sự hỗ trợ tập thể nhằm
mục đích bổ trợ những kiến thức thiếu hụt về tin học cho nhau, đồng thời các
nhân viên có thể giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, qua đó tạo nên tinh thần tập
thể, sự đoàn kết trong công việc.
Sự hỗ trợ giúp đỡ của từng cá nhân sẽ tạo lên sức mạnh tập thể, một khối
lượng công việc lớn nếu được ứng dụng CNTT thì sẽ được giải quyết nhanh
chóng, nhưng có thêm sức mạnh tập thể thì công việc đó sẽ càng trở nên chính
xác. Do đó, việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư có gặp những hạn chế
thì sẽ được khắc phục kịp thời nhờ sự tương hỗ lẫn nhau, cùng nhau phát huy
những ưu điểm, góp phần vào hiệu quả công việc chung, nâng cao chất lượng
làm việc trong mỗi cá nhân và tập thể.
Tiểu kết chương 1.
Như vậy, thông qua cơ sở lý luận trên ta có thể thấy Văn phòng giữ một
chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà
nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động Văn phòng đóng góp một phần không nhỏ vào
sự thành bại của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, Văn phòng phải được tổ chức, quản lý
một cách khoa học, hiệu quả và phải có những cán bộ, nhân viên đủ năng lực
chuyên môn. Một văn phòng có hoạt động hiệu quả sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức
đó triển khai công tác được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội, cũng
như chất lượng công việc và ngược lại. Công tác văn thư trong mỗi văn phòng
đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần vào hoạt động quản lý chung của cơ
quan. Do đó, việc ứng dụng CNTT để thúc đẩy hiệu quả công việc trong các
phòng ban là rất cần thiết để góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan, tổ
chức nói chung và của đất nước nói riêng trong thời đại hiện nay.
31

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH
VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH.
2.1. Khái quát chung về Văn phòng và Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc
Công ty cổ phần VTĐS Hà Nội.
2.1.1. Giới thiệu về Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh thuộc Công ty TNHH Một thành
viên vận tải Đường sắt Hà Nội. Ngày 01 tháng 02 năm 2016, qua quá trình cổ
phần hóa, công ty TNHHMTV VTĐSHN đã đổi thành Công ty Cổ phần Vận tải
Đường sắt Hà Nội.
Mã số 0100106264-053 Ngày cấp 06-01- Mã số 0100
ĐTNT 2015 ĐTN 1062
T 64-
053
Tên Chi Nhánh Vận Tải Tên giao Chi nhánh vận tải Đường
chính Đường Sắt Đông Anh, dịch sắt Đông Anh
thức Thuộc Công Cổ phần Vận
Tải Đường Sắt Hà Nội
Địa chỉ Số nhà 89, Tổ 13 - Thị trấn Đông Anh - Huyện Đông Anh - Hà Nội
trụ sở
Chủ sở Nguyễn Ngọc Dương Địa chỉ Số 39B, Ngõ 158, đường
hữu chủ sở Trương Định-Phường
hữu Trương Định-Quận Hai
Bà Trưng-Hà Nội
32

Ngành Vận tải hành khách đường Loại thuế • Giá trị gia tăng
nghề sắt phải nộp • Thu nhập cá nhân
chính
• Môn bài
• Phí, lệ phí
• Thu khác
Chức năng.
Chức năng của Chi nhánh là hoạt động kinh doanh đa ngành nghề là quản
lý, vận tải hành khách, hàng hóa và một số ngành nghề khác phù hợp với năng
lực của Chi nhánh.
− Quản lý chuyên ngành về vận tải hành khách đường sắt.
− Đảm bảo giao thông thông suốt trong mọi tình huống.
− Tham gia ứng cứu, xử lý các trường hợp khẩn cấp do thiên tai, địch họa
gây ra theo yêu cầu của ngành, các cấp chính quyền địa phương.
− Bảo toàn và phát triển vốn của Chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụng
hợp lý nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy đầu tư và phát triển Chi nhánh.
Nhiệm vụ, quyền hạn.
− Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh vận tải đường sắt, vận tải đa phương thức
trong nướcvà liên vận quốc tế; đại lý và dịch vụ vận tải; quản lý, khai thác, bảo
dưỡngvà sửa chữa hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt quốc gia; tư vấn, khảo sát,
thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương tiện, thiết bị phụ tùng
chuyên ngành đường sắt và các sản phẩm cơ khí; tư vấn, khảo sát, thiết kế,
xâydựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp và dân dụng; sản xuất
và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm; kinh doanh bất
động sản, du lịch, khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ viễn thông và tin
học; in ấn; xuất khẩu lao động; hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức trong
33

và ngoài nước trong hoạt động đường sắt và tiến hành các hoạt động kinh doanh
khác theo pháp luật.
− Nhận và sử dụng có hiệu quả vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực
khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh.
− Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triển ngành.
− Tổ chức nghiên cứu, xây dựng quy hoạch tổng thể, kế hoạch 5 năm, kế
hoạch hàng năm về ngành nghề kinh doanh chính.
− Xác định các chương trình, dự án đầu tư phát triển trong kỳ kế hoạch và
đề xuất phương án phân bổ các nguồn vốn ngân sách nhà nước, các nguồn vốn
huy động khác cho việc tổ chức thực hiện quy hoạch kế hoạch.
− Phối hợp với Tổng Công ty xây dựng dự toán ngân sách hàng năm.
− Nghiên cứu, xây dựng các cơ chế, chính sách phát triển và quản lý kinh
tế - xã hội của tỉnh.
• Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức Chi nhánh VTĐS Đông Anh.
PHÒNG
GIÁM ĐỐC
PHÒNG PHÓ
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KINH
DOANH
PHÒNG TÀI
CHÍNH
PHÒNG
NHÂN CHÍNH
2.1.2. Giới thiệu về Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh.
• Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của phòng Nhân chính.
34

Chức năng.
Chức năng giúp việc điều hành
Phòng Nhân chính là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của
ban lãnh đạo Chi nhánh VTĐS Đông Anh thông qua các công việc cụ thể như:
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển
khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân,
tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…
Chức năng tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác
tham mưu trong Chi nhánh VTĐS Đông Anh có thể là cá nhân hay tập thể tồn
tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng
biệt của các bộ phận nghiệp vụ: sắp xếp lịch, ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác,....
Như vậy, Văn phòng tại đây là nơi thực hiện công tác tham mưu,thu thập tiếp
nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan
Chức năng hậu cần
35

Hoạt động không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương
tiện, thiết bị, dụng cụ... Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức
năng hậu cần của văn phòng.
Nhiệm vụ, quyền hạn.
− Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của Giám đốc, Phó Giám đốc.
− Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai.
− Thực hiện các quyết định.
thảo văn bản.
thảo văn bản: văn bản nội bộ, văn bản đến các chi nhánh khác, …
− Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan: đội ngũ bảo vệ…
2.2. Thực trạng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh
VTĐS Đông Anh.
2.2.1. Hệ thống trang thiết bị phục vụ trong văn phòng.
Trong văn phòng Nhân chính bao gồm nhân sự như sau:
Nhân sự Số lượng
Trưởng phòng 1
Phó phòng 1
Bộ phận quản trị 2
Nhân viên văn thư 2
36

Đội xe 2
Bảo vệ 2
Nhân viên y tế 1
Theo như tìm hiểu thực tế thì cán bộ, nhân viên trong phòng Nhân chính
đều có trình độ cơ bản về sử dụng máy tính, máy in, máy photo… các phần mềm
ứng dụng cơ bản như Internet, Microsoft word… điều đấy cho thấy rằng nền
tảng tin học cơ bản của mỗi nhân viên trong văn phòng đã có một sự chuẩn bị cơ
bản cho bản thân mỗi người.
Bảng 1. Trình độ tin học cơ bản và sử dụng máy tính thành thạo.
Nội dung
Cán bộ, nhân viên
Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Đã có trình độ tin học cơ bản và biết sử 10 50
dụng máy tính.
Đã có nhưng chưa sử dụng máy tính 6 30
thành thạo.
Chỉ sử dụng máy tính vào việc cần làm, 4 20
chưa có trình độ tin học cơ bản.
Tổng 20 100
Từ bảng trên ta có thể thấy rằng, số lượng cán bộ, nhân viên có nền tảng
tin học cơ bản và biết sử dụng thành thạo máy tính chiếm đến 50%, tỷ lệ chưa sử
dụng tốt máy tính nhưng đã có trình độ tin học nhất định chiếm 30%, còn lại tỉ lệ
20% thuộc về số lượng cán bộ, nhân viên vẫn còn chút thiếu sót về trình độ và
kỹ năng về tin học.
Các thiết bị kỹ thuật văn phòng
Tại Chi nhánh bước đầu đã có sự đầu tư về trang thiết bị kỹ thuật văn
phòng, cơ sở vật chất:
✓
Có tổng cộng 3 phòng ban.
✓
Có 01 phòng kỹ thuật, nghiên cứu tin học văn phòng.
Trang thiết bị:
37

STT Tên trang thiết bị Số lượng
1 Máy chủ 1
2 Máy tính bàn 10
3 Laptop 3
4 Máy in Lazer 7
5 Máy chiếu 1
6 Máy quét 1
7 Máy phát điện 1
8 Thiết bị mạng LAN 1
9 Máy photo 3
10 Thiết bị wifeless 9
11 Ô tô 1
12 Tủ thuốc công ty 2
Như vậy, hầu hết các phòng đều có máy in Lazer với nhiều chủng loại
phục vụ cho việc in ấn tài liệu của từng phòng cũng như tài liệu của toàn Chi
nhánh. Thêm vào đó là 3 máy photo trong đó một cái là máy photo màu, một cái
máy photo sử dụng cho khổ A0, một máy photo hiệu Canon ir 2525 để phục vụ
cho công việc in ấn bình thường.
Bảng 2. Kỹ năng sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật trong công việc
Nội dung
Rất tốt 13 65
Tương đối tốt 5 25
Không tốt 2 10
Tổng 20 100
Từ bảng số liệu trên ta có thể thấy, kỹ năng sử dụng rất tốt các trang thiết
bị kỹ thuật của cán bộ, nhân viên chi nhánh chiếm 65%, tỷ lệ 25% thuộc về số
38

người sử dụng tương đối tốt, còn lại chiếm phần khá nhỏ là 10% số cán bộ, nhân
viên chưa có kỹ năng sử dụng tố các trang thiết bị.
Qua việc tìm hiểu trên, ta có thể thấy với trình độ và kỹ năng của cán bộ,
nhân viên trong Chi nhánh tỉ lệ thuận với nhau, điều đó sẽ giúp cho hoạt động
của văn phòng và chi nhánh được hoạt động thuận lợi, các công việc được giải
quyết theo đúng tiến độ đề ra.
Trên cơ sở đó thấy được cơ sở hạ tầng và trang thiết bị kỹ thuật Chi nhánh
VTĐS Đông Anh nói chung, phòng Nhân chính nói riêng đã được lắp đặt một hệ
thống máy tính có dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh, chính xác.
2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:
✓
Soạn thảo văn bản.
✓
Quản lý văn bản đi.
✓
Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Bảng 1. Ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ của công tác văn thư.
Nội dung
Chỉ biết ứng dụng vào 1 trong 3 nghiệp vụ. 3 15
Chỉ biết ứng dụng vào 2 nghiệp vụ. 5 25
Tất cả các nghiệp vụ trên. 12 60
Tổng 20 100
Với những số liệu bảng trên ta thấy được số lượng cán bộ, nhân viên có
thể ứng dụng CNTT vào công tác văn thư chiếm 60%, qua thống kê tìm hiểu tỷ
lệ đó chủ yếu thuộc cán bộ, nhân viên phòng Nhân chính. 25% chỉ có thể ứng
dụng CNTT vào 2 nghiệp vụ chủ yếu là soạn thảo văn bản và quản lý văn bản đi.
Còn lại 15% chỉ biết ứng dụng CNTT vào 1 nghiệp vụ thường áp dụng vào khâu
soạn thảo văn bản. Điều đấy cho ta thấy việc ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư chưa thực sự được phổ biến rộng rãi. Phân tích cụ thể như sau:
39

2.2.2.1. Soạn thảo văn bản.
Theo điều 4, Quyết định số 361/QĐ-CVTĐA ngày 16 tháng 09 năm 2015
của Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh, các hình thức văn bản hành chính,
bao gồm: Quyết định, quy chế, quy định, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình,
biên bản, hợp đồng, công điện, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, giấy
ủy nhiệm, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời và các văn
bản, biểu mẫu chuyên ngành khác.
Tổng số VB đã ban hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017 đến nay: 276 VB. Trong
số các văn bản hành chính được ban hành, chủ yếu là các hình thức: quyết định
(128 văn bản), tờ trình (42 văn bản), công văn (20 văn bản), kế
hoạch (16 văn bản), thông báo (10 văn bản)…, điều này thể hiện bảng dưới đây.
Bảng 1. Số lượng văn bản hành chính ban hành phân theo tên loại văn bản.
STT Tên loại VB Số lượng (VB) Tỷ trọng (%)
1 Quyết định 128 53
2 Báo cáo 42 15,5
3 Kế hoạch 16 4,8
4 Thông báo 10 3
5 Tờ trình 42 12,5
6 Công văn 20 6
7 Phương án 2 0,6
8 Giấy ủy nhiệm 2 0,6
9 Các loại VB còn lại 14 4
Tổng số 276 100
So cùng kỳ các năm trước thì số lượng văn bản ban hành của Chi nhánh
tăng đột biến do năm 2017 Chi nhánh VTĐSĐA thực hiện quá trình cổ phần
hóa. Ta có thể thấy rất rõ qua bảng sau:
Bảng 2. Bảng thống kê các văn bản hành chính được ban hành
cùng kì tháng 3 từ năm 2013 đến 2017
40

STT
Tên loại VB ban Số lượng văn bản ban hành
hành 3/2013 3/2014 3/2015 3/2016 3/ 2017
1 Quyết định 40 51 55 63 128
2 Báo cáo 18 13 15 17 42
3 Kế hoạch 12 14 12 15 16
4 Thông báo 15 9 16 20 10
5 Tờ trình 17 22 21 20 32
6 Công văn 21 23 16 20 20
7 Phương án 3 3 3 6 2
8 Giấy ủy quyền 4 3 3 5 2
9 Các loại VB khác 21 20 18 17 24
Tổng cộng 151 158 159 183 276
Như vậy, từ bảng thống kê trên ta thấy Quyết định là văn bản được ban
hành nhiều nhất. Qua điều tra bằng phương pháp phỏng vấn tất cả các Quyết
định này chủ yếu do phòng Nhân chính soạn thảo.
Công tác soạn thảo văn bản hiện nay đều được sử dụng bằng máy tính
thay vì dùng tay hay loại đánh máy cơ như ngày xưa. Tất cả đều được soạn thảo
trên Microsoft Word tạo nên sự chính xác về mặt thể thức, phù hợp với các quy
định hiện hành về soạn thảo văn bản hành chính. Qua đó, thể hiện sự chính xác,
hiện đại hóa trong công tác văn phòng.
Cán bộ, nhân viên có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế
cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều
hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại,
tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản
nhằm mục đích cụ thể.
Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy
trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó. Đây là quy trình gồm
những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính
41

xác và thiết thực. Để làm được điều đấy, công tác soạn thảo văn bản tại văn
phòng tuân thủ theo các bước như sau: Soạn thảo văn bản; Đánh máy, nhân
bản; Kiểm tra văn bản trước khi được ký ban hành; Ký văn bản.
Công việc soạn thảo văn bản do Giám đốc Chi nhánh giao cho bộ phận, cá
nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảo hoặc đề xuất soạn thảo băn bản trình lãnh đạo
Chi nhánh ban hành. Cá nhân hoặc bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản có trách
nhiệm đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Nếu xảy ra sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo cần báo cáo lại
đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bảo đó.
Các văn bản được soạn thảo từ phần mềm Microsoft Word, giúp cho phần
lề lối luôn chính xác, các phần thể thức đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và
văn bản được hoàn thiện nhanh chóng, kịp thời ban hành để giải quyết công
việc. Ví dụ:
Soạn thảo văn bản Thông báo trên phần mềm Microsoft Word.
42

Đối với việc kiểm tra thể thức, lỗi chính tả hay nội dung văn bản sau khi
soạn thảo trên phần mềm có thể sửa chữa dễ dàng sau khi đọc kiểm tra lại văn
bản.
Soạn thảo văn bản trực tuyến
Mỗi khi Office trên máy tính bị hỏng hoặc máy tính không thể chạy được
còn một giải pháp là soạn thảo văn bản trực tuyến.
Hiện nay có nhiều ứng dụng VP có thể cho phép soạn thảo văn bản trực
tuyến một cách miễn phí. Những ứng dụng CNTT này có đầy đủ những chức
năng cơ bản của chương trình soạn thảo chạy trên máy đơn. Ngoài ra nó còn cho
phép lưu trữ trực tiếp trên server của nhà cung cấp. Khi đó người soạn thảo có
thể truy cập, cập nhập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ với máy tính kết nối mạng
internet.
Tuy tính năng của các phần mềm ứng dụng soạn thảo văn bản không đa
dạng như những phần mềm Office được cài đặt trong máy nhưng các công cụ
trực tuyến lại có ưu điểm nổi trội là khả năng truy cập file từ bất kỳ hệ thống kết
nối internet nào, dễ dàng chia sẻ tập tin, và tự động sao lưu.
Dưới đây là 6 công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến tốt nhất do các
chuyên gia bình chọn.
Google Docs (docs.google.com )
43

Khóa luận tốt nghiệp Khoa quản trị công nghệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Khóa luận tốt nghiệp Khoa quản trị công nghệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Khóa luận tốt nghiệp Khoa quản trị công nghệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Semelhante a Khóa luận tốt nghiệp Khoa quản trị công nghệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc (20)

Mais de Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

Mais de Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Último

Último (20)

Khóa luận tốt nghiệp Khoa quản trị công nghệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc