1. Padroni del Proprio Tempo
GESTIRE LE PRIORITÀ, ELIMINARE LE DISPERSIONI,
AUMENTARE L'EFFICACIA

2. … il termine “gestione del tempo” è in

realtà fuorviante: il problema non consiste
nel gestire il tempo, ma nel gestire noi
stessi.
Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere

successo” ed FrancoAngeli
La 4° generazione di “Gestione del Tempo”

3. La perfezione è raggiunta
non quando non c’è più
niente da aggiungere, ma
quando non c’è più niente da
togliere.
Antoine De Saint-Exupery
(autore de Il Piccolo Principe)

4. Nel 1897 Pareto, studiando la

distribuzione dei redditi, dimostrò che in
una data regione solo pochi individui
possedevano la maggior parte della
ricchezza.
 Questa osservazione ispirò la cosiddetta
quot;legge 80/20” (formulata da Joseph M.
Juran) nota con il nome di principio di
Pareto:
 l'80% dei risultati dipende
dal 20% delle cause
I principi: legge di Pareto

5. economia:

◦ l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della
popolazione.
◦ il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite.
qualità:

◦ il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo
produttivo genera l'80% delle non conformità
totali.
◦ l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.
Legge di Pareto: esempi

6.  Tempo:
 l’80 % dei risultati deriva dal 20%
dello sforzo e del tempo impiegati;
Da studiare:
 Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80%
del tempo ?
 Qual è il 20% delle fonti che produce l’80%
dei risultati ?
Legge di Pareto e il tempo

7. Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e

scrittore britannico.
 Il
lavoro si espande fino a
riempire il tempo disponibile per
il suo completamento
Ne deriva che l’importanza e la

complessità (percepite) di un’Attività
aumentano in rapporto al tempo
assegnato per la sua esecuzione.
I principi: legge di Parkinson

8. Limitare le Attività all’essenziale per
abbreviare il tempo di lavoro
(Pareto)
+
Abbreviare il tempo di lavoro per
limitare le Attività all’essenziale
(Parkinson)
Pareto + Parkinson

9. Il vaso è pieno ?
In termini di tempo, quale verità ci
dimostra questo esperimento?
Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in
seguito non ci si potrà mettere il resto.
Il tempo: una risorsa finita

10. Quali strumenti ?
•
Calendario di Outlook 2003
•
Calendario di Outlook 2007
•
Gli appuntamenti
•
Lo strumento: il calendario
Analisi del calendario

11. Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?
Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom):
anno, mese, settimana, giorno, ore.
Lo strumento: il calendario

12. -
ANNO
+
MESE
SETTIMANA
GIORNO/ORA
Overview sul tempo

13. Calendario Outlook 2003

14. Calendario Outlook 2007

15. http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
Aprire Outlook sul Calendario

16. Formattazioni

17. Appuntamento = Azione
 Vision
Mission
Obiettivi
Categorie
Attività
Azioni
Disattivare i promemoria di default

◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040
Appuntamenti con sé stessi

◦ Altri = contraenti forti
◦ Noi = contraenti deboli
Definire ora di inizio ma soprattutto ora di

fine
Calendario: gli appuntamenti

18. v v
Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo

19. crisi, problemi, urgenze, emergenze;

 Fino a quando siamo concentrati nel
quadrante 1, questo continuerà ad
ingrandirsi e a dominarci;
 Solitamente le persone che passano l’80%
del tempo nel quadrante 1, il rimanente
20% lo passano nel quadrante 4
 Vostri suggerimenti:
◦
Quadrante 1: Urgente-Importante

20. Persone che pensano di trovarsi nel

quadrante 1: l’urgenza di queste
situazioni si basa sulle priorità degli altri;
 Interruzioni, telefonate, certe riunioni
 Vostri suggerimenti:
◦
Quadrante 3: Urgente- Non Importante

21. Attività da non fare, da buttare prima di

iniziarle;
 Di solito regno delle persone senza
obiettivi e che subiscono la priorità degli
altri.
 Vostri suggerimenti:
◦
Quadrante 4: Non Urgente- Non Importante

22. Regno delle persone efficaci ed efficienti;

 Una efficace pianificazione impedisce che
le Attività si spostino sul quadrante 1
 Il tempo per il quadrante 2 deve essere
trovato eliminando il 3 e il 4
 Vostri suggerimenti:
◦
Quadrante 2: Non Urgente - Importante

23. 3.3.5 Outlook & Covey

24. Applicare il metodo LIFO invece del FIFO

Non saper dire di NO (bisogna avere un

“SIquot; più grande che ci appassiona);
Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che

ci divertono ma che non sono importanti
Dare priorità a lavori facili

Vostri suggerimenti:

◦
Errori comuni

25. La capacità di “avere l’overview” è

paragonabile alla possibilità di zoommare
molto velocemente dal particolare al
generale e viceversa.
 “agire locale, ma pensare globale”.
Overview

26. Quando:

◦ 1 mese prima
Cosa fare:

◦ Definire il PdA
◦ Check ed Act dell’anno trascorso
◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere,
anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)
Overview dell’anno

27. Quando:

◦ Due o tre giorni prima della fine del mese
Cosa fare:

◦ Check ed Act del mese trascorso
◦ Studiare il prossimo mese:
Su quali categorie lavoro ?

Quali attività importanti ?

◦ Pianificare le giornate (appuntamenti
importanti, corsi, eventi, )
Overview del mese

28. Quando:

◦ venerdì
Cosa fare:

◦ Check ed Act della settimana trascorsa
◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview della settimana

29. Quando:

◦ La sera, prima di chiudere la giornata
Cosa fare:

◦ Check ed Act della giornata trascorsa
◦ Controllare le Attività non lavorate e
riposizionarle nel tempo
◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview del giorno

30. Permette l’anticipazione mentale

Attiva il SAR

Evita le distrazioni

Stimola l’Eustress

Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed

impedisce di “cadere” sul Quadrante 1
Scarica l’ Inconscio, libera risorse per

Conscio e Subconscio
Genera controllo, quindi sicurezza e

tranquillità
Vostri suggerimenti ….

Vantaggi della Pianificazione

31. valutare gli scostamenti tra quanto
pianificato e quanto avvenuto realmente
Cause frequenti di scostamento:

◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il
piano scritto
◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo
◦ eccedere il n° di attività
◦ eccesso di interruzioni non gestite
◦ “altri” che tendono a prevaricarci
◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano
veramente ?)
◦ scarsa leadership verso i ns. impegni
Monitorare le pianificazioni

32. Arrivederci e buon lavoro

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
 info@luigimengato.com
The End