Validación datos e historia laboral

Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
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PROCESO DE VALIDACIÓN DE DATOS
El Proceso de Validación de Información de HUMANO®, es un proceso a través
del cual la Secretaría de Educación busca validar la veracidad de la
información de datos básicos y de historia laboral del funcionario.
Este proceso es realizado a través de HUMANO® en Línea, que es la aplicación
en la cual los funcionarios pueden consultar su desprendible de pago y su
certificado de ingresos y retenciones. De esta forma la secretaría pondrá a
disposición del funcionario, toda la información básica y de historia laboral,
para que sea consultada y revisada a través de Internet, una vez el funcionario
desee consultar su comprobante pago.
En este orden de ideas el Proceso de Validación de datos evita el
desplazamiento del funcionario para verificar la validez de la información y
permite que la Secretaría tenga información real, consistente y actualizada
sobre los funcionarios, para llevar a cabo los diferentes procesos de nómina y
recursos humanos que la entidad requiera
1. VALIDAR INFORMACIÓN BÁSICA
Para poder consultar de manera exitosa su comprobante de pago es necesario
realizar los siguientes pasos que le indica el Sistema; Paso 1, consiste en validar la
información básica (Imagen 1):

Instructivo HUMANO EN LÍNEA-Docentes
Paso 4
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Imagen 1
Una vez seleccione el vínculo Paso 1: Validar información básica visualizará la
siguiente ventana (Imagen 2):

Paso 4
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Imagen 2

Paso 4
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En esta ventana podrá identificar la información básica de la cual dispone la
Secretaría sobre el funcionario. Si la información contenida en esta ventana es
correcta continue con el proceso, si es incorrecta o está desactualizada, tiene
la oportunidad de modificarla. Recuerde que el diligenciamiento de todos los
campos es obligatorio.
En caso de necesitar corregir la información de dirección, debe dar clic en el
botón buscador del respectivo campo y el Sistema abrirá la siguiente ventana
de inserción de datos (Imagen3):
Imagen 3
En el campo Abrevieturas, se encuentran los diversos items por los cuales puede
estar constituida una dirección; si se desea elegir alguna, es necesario dar
doble clic en la opción elegida, al realizar esta acción, la opción elegida se
visualizará de forma abreviada, en el campo de Dirección y en caso de ser
necesario en este campo se puede ingresar información adicional.

Paso 4
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Si desea borrar la información ingresada en el campo Dirección, la opción
Limpiar permite el borrado total de toda la información ingresada en el campo.
Una vez se haya ingresado la dirección correctamente, es necesario dar clic en
el checkbox de Confirmar Dirección y posteriormente en el botón Aceptar para
guardar la información de dirección.
Para finalizar Toda la Validación de Información Básica se debe dar clic en el
botón Aceptar.
Nota: todos los campos que esten en rojo son obligatorios. El campo de Título
Profesional se activará unica y exclusivamente si en el campo Nivel Educativo
seleccionó una opción que requiere título profesional. El campo Área Educativa
Técnica sólo se activará para validación si en el campo Área Educativa se elige
la opción No Aplica.

Paso 4
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2. DESCARGAR REPORTE HISTORIA LABORAL
Una vez validada la Información Básica en el Paso 1 y después de dar clic en el
botón Aceptar, será redirigido a la primera ventana donde verá el vínculo del
Paso 2: Descargar Reporte Historia Laboral, como se ilustra en la siguiente
imagen:
Imagen 4
Cuando dé clic en el vínculo observará la siguiente ventana (Imagen 5), donde
automáticamente se generará el reporte de Revisión Historia Laboral :

Paso 4
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Imagen 5
Para poder obtener el reporte de Historia Laboral es necesario dar clic sobre la
opción Ver.
En caso de que el reporte se visualice en blanco, es necesario dar clic en el
Botón Actualizar hasta que el campo de DetalleEstado, señalado en la figura
anterior, indique Terminado.
Nota: Al dar clic en el Botón Aceptar se generará un nuevo reporte de Historia
Laboral.
Una vez se dé clic en el vínculo Ver, visualizará el reporte de Historia Laboral
(imagen 6) del que dispone la Entidad, donde es posible revisar y verificar la

Paso 4
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validez de las novedades de planta actual e histórica que conforman su historia
laboral:
Imagen 6
Una vez se visualice el reporte de Historia Laboral, se determiné la validez de la
información y se desee continuar el proceso de validación es necesario dar clic
en el vínculo de Continuar Proceso.

Paso 4
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3. VALIDACIÓN HISTORIA LABORAL
Una vez dé clic en el vínculo de Continuar proceso será redirigido a la ventana
inicial donde el Paso 3 de: Validar Historia Laboral estará habilitado para que
reporte las inconsistencias presentadas (si es que existen), como se muestra en
la siguiente Imagen (Imagen 7):
Imagen 7
Al dar clic en Validar Historia Laboral visualizará la siguiente ventana (Imagen 8)
donde se encontrarán algunos datos de su vinculación actual y las opciones
Registrar Inconsistencia y Continuar Proceso:

Paso 4
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Imagen 8
Si en la revisión de las novedades del reporte de Historia Laboral se encontraron
inconsistencias es necesario seleccionar la opción Registrar inconsistencia.
Cuando haya seleccionado la opción Registrar inconsistencia, verá la siguiente
ventana de inserción de datos (Imagen 9). En ésta se podrá reportar
específicamente qué tipo de inconsistencia se encontró en el reporte de
Historia Laboral que fue generado:

Paso 4
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Imagen 9
A continuación se describirá brevemente a qué hace referencia cada campo.
Inconsistencia: Se refiere al tipo de inconsistencia que encontró en el reporte.
Fecha Inicial: Fecha inicial en la cual inició la novedad de Planta.
Fecha Final: Fecha inicial en la cual finalizó la novedad de Planta.
Acto Administrativo: Corresponde al tipo de Acto Administrativo con el cual fue
generada la novedad de planta: Resolución, Acta, Decreto etc.

Paso 4
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Fecha Acto Admvo: Fecha del acto administrativo con el cual fue generada la
novedad de planta.
Número Acto Admvo: Número del Acto Administrativo con el cual fue generada
la novedad de planta.
Institución Educativa: Institución Educativa asociada a la novedad de planta.
Ciudad de Ubicación Laboral: Este campo corresponde a la ciudad de
ubicación laboral del funcionario para la novedad de planta.
Observaciones Empleado: El funcionario debe diligenciar este campo en caso
de que tenga que realizar alguna observación a la Secretaría con respecto a la
inconsistencia que está reportando.
Observaciones Secretaría: El diligenciamiento de este campo estará única y
exclusivamente a cargo de la entidad una vez el funcionario haya reportado la
validación y sea necesario realizar observaciones con respecto a la
inconsistencia registrada.
3.1INCONSISTENCIAS
En el campo Inconsistencia se podrá seleccionar el tipo de inconsistencia que
se encontró en el reporte:

Paso 4
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Nota: Los campos que están en rojo son estrictamente obligatorios, por eso es
necesario verificar su diligenciamiento. Cada tipo de inconsistencia requiere
ciertos campos como obligatorios
A continuación se explicará a qué hace referencia cada tipo de inconsistencia.
En caso que se vaya a reportar un error en una novedad existente en la historia
laboral del funcionario, el campo Novedad contendrá todas las novedades
que ha tenido el funcionario en su historia laboral, junto con la fecha de la
misma.
- No existe una Novedad en la historia laboral: Se debe seleccionar este
tipo de inconsistencia si en el reporte de historia laboral no está registrada
una novedad de planta. El campo Novedad contendrá todos los tipos
de novedad que tiene contemplados la Secretaría. Se debe seleccionar
el tipo de novedad que no se encontró y llenar todos los campos de la
ventana de inserción. Todos los campos son requeridos.

Paso 4
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- Ciudad de Ubicación laboral incorrecta: Se debe seleccionar esta opción
única y exclusivamente si dentro de las novedades del reporte, se
encontró que la ciudad de Ubicación laboral está errada.
- Dependencia y ubicación laboral Inexistente: Se debe seleccionar esta
opción en caso de que la inconsistencia corresponda a que el
establecimiento educativo asociado a la novedad está errado y la
ciudad de ubicación laboral sea incorrecta.

Paso 4
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- Fecha inicial incorrecta: En caso de que la fecha inicial y/o final de la
novedad esté incorrecta, se debe seleccionar esta opción.
- Institución Incorrecta: Se debe seleccionar esta opción única y
exclusivamente si dentro de las novedades del reporte, se encontró que
la institución asociada a la novedad de planta está errada.
- Tipo de Acto administrativo incorrecto: En caso de que esta sea la
inconsistencia.
- La fecha de Ingreso es incorrecta: En caso de que la fecha de ingreso a
la empresa sea errónea se debe seleccionar esta opción
- Falta una novedad en Ausencias: Si existió una novedad de ausencias
que no está registrada en el reporte, es necesario seleccionar este tipo de
inconsistencia para diligenciar la información respectiva.
- La fecha de afiliación a fondo es incorrecta: Esta opción debe
seleccionarse si la fecha de afiliación a fondo es incorrecta.
- La fecha final de una novedad de Ausentismo es incorrecta: Si en el
reporte existe una novedad de ausencia con una fecha inicial errada es
necesario seleccionar esta opción.
- La información del retiro no es correcta: En caso de que exista
información de retiro en el reporte y ésta sea errada, es necesario
seleccionar este tipo de inconsistencia.
- Las observaciones registradas no son válidas: Si en el reporte el campo de
observaciones tiene errores o información no veraz se debe seleccionar
este tipo de inconsistencia.
- Los fondos anteriores a la afiliación al FPM son incorrectos: Esta opción
debe seleccionarse si muestra información errada de los fondos anteriores
a la afiliación a FPM.

Paso 4
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3.2 EDITAR INCONSISTENCIAS
En caso de que se haya reportado una inconsistencia y ésta necesite
modificaciones o correcciones, se podrá editar en la ventana de Validación De
Historia Laboral en la opción Editar. Este vínculo mostrará la ventana de
inserción de inconsistencias con la información que ya haya sido ingresada.
Una vez se hayan registrado todas las inconsistencias encontradas, para
finalizar el Paso 3 se debe dar clic en el botón Continuar Proceso.

Paso 4
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4. REPORTAR VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN.
Después de dar clic en el vínculo de Continuar Proceso, será redirigido a la
ventana inicial, donde se visualizará un checkbox de certificación de la
información: (Imagen 10)
Imagen 10
Para certificar que la información reportada por usted es válida debe dar clic
en el checkbox de certificación de la información. Inmediatamente de clic
sobre éste, se activará el vínculo de Reportar Toda La Revisión como se indica
en la siguiente imagen (Imagen 11):

Paso 4
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Imagen 11
Al dar clic sobre el vínculo de Reportar Toda La Revisión el Sistema mostrará un
mensaje de confirmación del reporte del proceso de validación de datos:

Paso 4
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Una vez dé clic en el botón Aceptar el reporte de la revisión será enviado a la
Secretaría de Educación, pero no estará sujeto a modificaciones, sin embargo
puede consultar su reporte a través del menú de Humano En Línea.
Cuando de clic en el botón Aceptar, el Sistema habilitará el acceso a las
funcionalidades para que pueda consultar su desprendible de pago y el
certificado de Ingresos y Retención en HUMANO En Línea.

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