pelajaran Administrasi perkantoran

3. PRINSIP DAN TEKNIK
PENGELOLAAN WAKTU

4. 1.Prinsip Pengelolaan Waktu
Mengelola waktu Anda dengan baik berarti
mengelola hidup Anda dengan baik. Orang yang mengatur
waktu memerlukan kreativitas. Mereka membuat rencana
jangka pendek dan jangka panjang, mengatur dan menjaga
jadwal yang realistis, istirahat yang efisien dan tepat waktu,
dan melihat tugas-tugas yang harus dilakukan sebagai
peluang dan bukan sebagai kewajiban.
Manusia tidak semua diberkahi dengan
kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang,
tapi kita masing-masing mendapatkan jumlah waktu yang
sama setiap hari. Ada banyak yang dapat dicapai dalam 24
jam, dan ada juga yang tidak mencapai apapun sama sekali.
Semuanya terserah Anda untuk memanfaatkan waktu secara
optimal karena ini adalah hidup Anda.

5. 7 Prinsip Manajemen Waktu
1. Jadilah aktif, bukan hanya reaktif. Akan lebih mudah untuk
menjadi aktif
2. Set gol.
3. Prioritaskan tindakan.
4. Jaga fokus Anda.
5. Buat tenggat waktu yang realistis.
6. Setelah Anda memutuskan rencana dan terfokus, lakukan
sekarang! Dengan cara:
 Membagi dan mengerjakan apa yang harus Anda lakukan.
Pecahkan tugas besar menjadi tugas-tugas kecil dan berikan
setiap bagian dari tugas tenggat waktu yang realistis.
 Mengatur sumber daya Anda, bagaimana Anda akan
melakukannya.

6. Lanjutan.............
 Abaikan interupsi yang mengganggu.
 Luangkan waktu untuk belajar bagaimana melakukan
sesuatu sendiri.
 Sekarang, bukan besok. Jangan menunda-nunda.
 Peluang yang mengetuk. Memanfaatkan peluang.
 Waspada terhadap pemborosan waktu. Lacak dan
kendalikan, berapa banyak waktu yang Anda habiskan di
Internet, membaca dan mengirim e-mail, menonton TV,
atau berbicara di telepon.
7. Seimbangkan Hidup Anda. Terlalu banyak istirahat atau
terlalu banyak bekerja akan menimbulkan dampak
negatif dalam jangka panjang.

7. 2.Teknik Pengelolaan Waktu
1. Berhenti membuang waktu
Luangkan waktu beberapa hari untuk melacak waktu
Anda. Buatlah catatan kecil yang bisa dibawa kemana-mana
dan setelah Anda menyelesaikan tugas dalam satu
hari tersebut, catat berapa banyak waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan masing-masing tugas. Diakhir hari,
kembali ke jadwal dan lihat dimana Anda menggunakan
sebagian besar waktu Anda. Coba putuskan jika ada cara
untuk memperpendek waktu yang diperlukan untuk
beberapa aktivitas Anda. Mungkin Anda menghabiskan
waktu terlalu banyak menonton TV atau browsing
Internet.

8. 2. Hilangkan Pemborosan
Sekarang Anda tahu dimana waktu Anda paling
banyak dialokasikan dan hilangkan atau potong
kebiasaan yang tidak diperlukan dalam sehari-hari.
Mungkin Anda menghabiskan nonton TV di pagi hari
dari pukul 6:00 dan lagi pada pukul 11. Hilangkan satu
atau dua tontonan dan akan bisa menambahkan satu
jam dalam hari Anda. Saat kerja mungkin Anda
ngobrol dengan rekan selama 45 menit sehari. Potong
waktu ngobrol ini dan gunakan dengan lebih
konstruktif. Dengan menemukan perilaku yang
melebihi waktu dan memotongnya secara efektif,
Anda akan mendapatkan rata-rata 2 jam sehari untuk
tujuan yang lebih penting.

9. 3. Rencanakan Hari Anda
Teknik manajemen waktu yang penting adalah
mengembangkan rencana yang aktual untuk hari Anda.
Gunakan beberapa planner harian yang tersedia di toko alat
tulis dan perlengkapan kantor. Carilah planner harian yang
memerinci masing-masing hari ke dalam jam. Rencanakan
masing-masing hari dengan jam demi jam dan jadikan
pegangan! Jika Anda berencana menggunakan waktu 1 jam
untuk mengecek e-mail dalam satu hari kemudian berhenti
setelah 1 jam. Jangan biarkan diri Anda melebihi waktu 1
jam dari waktu yang sudah ditetapkan. Anda harus patuh
dengan rencana waktu harian karena Anda menemukan
tugas yang berbeda yang memerlukan waktu yang lebih
banyak atau sedikit untuk diselesaikan.
Berikan waktu pada diri Anda beberapa minggu untuk
membiasakan rutinitas waktu.

10. 4. Prioritas
Ketika menentukan jadwal harian Anda, pastikan
untuk menentukan tugas terpenting dalam planner Anda
sebelum tugas yang kurang penting. Ini adalah salah satu
teknik manajemen waktu yang paling penting. Jangan
pelit waktu untuk masing-masing tugas yang penting.
Jika memungkinkan letakkan tugas-tugas ini diurutan
pertama untuk diselesaikan. Dengan menyelesaikan
tugas terpenting terlebih dahulu Anda merasa lega
karena sudah terselesaikan dan menjadi lebih
termotivasi untuk menyelesaikan sisa tugas Anda.

12. WASSALAMUALAIKUM.WR.WB