SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 68
Baixar para ler offline
Liikkeenjohdon SM
     Tietotyö tuottavaksi sosiaalisen
            teknologian avulla

                                2.10.2012
Sulava	
  Oy	
  |	
  Mannerheimintie	
  8	
  |	
  00100	
  Helsinki	
  |	
  www.sulava.com
Agenda

    Sulavan 3min pikaesittely
    Johdatus tietotyön tuottavuuteen
    -‐    Ryhmätyö
    Sähköiset työpöydät ja dokumenttienhallinta
    -‐    Ryhmätyö
    Pilvipalvelut
    -‐    Ryhmätyö
    Tietotyön mittaaminen ja pelillistäminen
    -‐    Ryhmätyö
    Yhteenveto


www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy        2
Sulava

                   Edellä-‐
                   kävijä


                   Loistava
                   asiakas-‐
                   tyytyväisyys




       Parhaat
       osaajat




                                  Tehokas



www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy            4
Sulava Oy

          Perustettu 2010, ~20 työn-‐
                                             Todistettu
          tekijää, kasvuyritys               osaaminen

          2011 liikevaihto noin 1,4 m ,      Vahva
          voitollinen, 2012 ~3 m             Microsoft-‐
                                             kumppani
          Cloud accelerate,
          Gold portal & collaboration,       Tietotyön
          silver communications              kehittäminen

          Tietotyön ja pilvipalveluiden
          edelläkävijä                       Pilvipalvelut

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                   5
Sulava Oy

    Loistava asiakastyytyväisyys
                                             CSAT 184
          CSAT 184
          PinPoint 5,0 / 5,0                 PinPoint 5,0

          Hallituksessa Kimmo Rasila,
                                             Kivikovat
          Jorma Turunen, Piia-‐Noora         osaajat
          Kauppi, Taneli Tikka
                                             ..ja lisää
          Kasvuyritys                        tulossa..

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                  6
Esimerkkejä  asiakkaistamme
Esimerkkejä  asiakkaistamme
Tuottavuuden seuraava aalto

                   Kuluttajis-‐
                   tuminen




                   Tehokkuus




       Tiedon
       jakaminen




                                  Mobiili-‐
                                  palvelut



www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy    9
Väite:



+7 tuntia
tehokasta työaikaa
jokaisen tietotyötä
tekevän työviikkoon
Tuottavuuden	
  nousu

  Sosiaalisen  teknologian  ja  sen  mukaisten  uusien  toimintamallien  avulla  tehostettu  
  viestintä  ja  yhteistyö  voi  nostaa  tietotyöläisen  tuottavuutta  20-­‐25  prosenttia.

                                       Tietotyöläisen                                            Tuottavuuden    Lisääntynyt  
                                       työtehtävät                                               parannus        tuottelias  aika
                                       %  tyypillisestä  viikosta                                %               %  työviikosta

Sähköpostien  lukeminen  
ja  vastaaminen                           28                                                           25-­‐30        7.0-­‐8.5

Tiedon  etsiminen  ja  
kokoaminen
                                                       19                                              30-­‐35          5.5-­‐6.5

Viestintä  ja  yhteistyö  
sisäisesti
                                                                 14                                    25-­‐35             3.5-­‐5.0



Roolikohtaiset  tehtävät
                                                                             39                        10-­‐15               4.0-­‐6.0


                                                           100                                         20-­‐25               20.0-­‐25.0
Yhteensä


Lähde:  McKinsey,  The  Social  Economy:  Unlocking  value  and  productivity  through  social  technologies  
1. Sähköposti-pingis
  vie	
  28%	
  työjasta.
2. Tiedon
pihtaaminen
vie	
  19%	
  työjasta.
3. Palaveripiina
 vie	
  14%	
  työjasta.
=	
  28h
sähköpostin	
  käsittely
tiedon	
  haku
sisäinen	
  yhteistyö




7	
  tuntia	
  vapautuu	
  oikeaan tekemiseen	
  
Tee oma 25% suunnitelma



       Selvitä  tietotyön  kipupisteet  organisaatiossa
       Tee  työstä  mitattavaa,  tavoitteellista  ja  johdettavaa
       Ota  käyttöön  tavoitteita  tukevaa  teknologia
Sosiaalinen teknologia ja tietotyö




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   17
Sosiaalinen teknologia ja tietotyö




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   18
Ryhmätyö 1

    Ryhmien organisoituminen
          Ryhmäjako
                                                                 Mikä vie ajan?
          Puheenjohtaja ja sihteeri
    Pohdittava teema                                             Mitä tehdään
                                                                 tehottomasti?
          Mihin työaika tuhlaantuu           vai tuhlaantuuko?
          Onko vika tietojärjestelmissä, prosesseissa,
          ihmisissä vai muualla?                                 Miten toimit
                                                                 vapaa-‐ajalla?
          Mitä pitäisi muuttaa?
    Törmäätkö vapaa-‐ajalla vastaaviin ongelmiin?                Vihaatko
                                                                 sähköpostia?

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                                        19
Ryhmätyö 1 -‐ vastauksia

    Prosessit on aika raskaat, se jarruttaa. Järjestelmätkin liittyy osaltaan. Pitää hakea paljon hyväksyntiä/mandaatteja eri
    puolelta, ja kaikki pitää hakata järjestelmiin (﴾matkalaskut ym)﴿

    Ei tiedä mitä on olemassa, niin on helppo syyttää järjestelmiä. Ihmisten asenteissa ja tavoissa tehdä töitä on korjattavaa.
    Pitkään tehty 8-‐16, etätyö iso muutos

    Sähköpostin käytössä tunnistaa itsensä, voisi istua päivät pitkät sen ääressä. Miten oppii sitä tekemään ja miten priorisoi.
    Vapaa-‐aikana kaikki on helppoa. Globaalin konsultointifirman edustaja: sähköposti on jäänyt historiaan, käytetään muita
    työkaluja. Dokumenttien jako eri ryhmien kesken hyvin helppoa

    Sähköposti, heistä kenelläkään ei ole dokumenttijärjestelmää käytössä (﴾hyvä jos voisi käydä keskustelun facebook-‐tyyliin
    siinä)﴿. Kokouskäytännöt vaihtelee, mutta niissä ei niin suuria ongelmia

    Sähköposti, toimii toisiin asioihin hyvin (﴾yli aikavyöhykkeiden kommunikointi)﴿. Chatti myös katkaisee vähintään yhtä pahasti,
    ellei pahemmin työnteon, pitää odottaa että toinen kirjoittaa jotain. Värikoodaus (﴾mallia Lync)﴿ ei toimi, ihmiset ei kunnioita
    do not disturbia, pitää ottaa järjestelmä pois päältä. Chatti toimii lyhyisiin, nopeisiin asioihin

    Sähköposti kaikkein ärsyttävin ja suurin aikasyöppö. 30-‐100kpl päivässä, mutta niistä tarpeellisia vain ihan muutama.
    Vähentäminen: sisäinen vähentäminen, kaikesta ei tarvitse lähettää viestiä. Viestit voi ohjata eri kansioihin säännöillä.
    Sähköpostinotifikaatiot pois tai harvemmiksi. Tiedostojen jakaminen ja versioiden hallinta ongelma. Isolla porukalla
    tehdessä haastavaa.

    Samoja asioita. Palaveripiina koettu. Löytyy paljon palavereita mihin pitää osallistua, vaikka kaikkia ei siellä tarvita. Osa
    hoitaa palaverissa muita asioita sen takia. Videoyhteyksien käyttö on pakottanut valmistautumaan palavereihin paremmin,
    kun on rajallinen aika. Lyncissa myös hyviä mahdollisuuksia.


www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                                                                             20
Sähköiset työpöydät

                   Kuluttajis-‐
                   tuminen




                   Tehokkuus




       Tiedon
       jakaminen




                                   Mobiili-‐
                                   palvelut



www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy              21
Sähköinen työpöytä ?!?

    Suomessa on tehty satoja ja tuhansia sähköisen työpöydän
    hankkeita. Lähes jokainen näistä hankkeista on
    epäonnistunut tai ei ole täyttänyt sille asetettuja odotuksia
    ja lupauksia. Syy epäonnistumisiin on lähes poikkeuksetta
    sama, sähköinen työpöytä on yritetty rakentaa
    kokonaisuudessaan selaimeen. Tämä on sekä teknisesti että
    käyttäjien kannalta lähes mahdoton toteutusmali.
    Käytännössä käyttäjien tarpeet sähköiselle työpöydälle
    vaihtelevat huomattavasti esimerkiksi kulloinkin käynnissä
    olevien työtehtävien ja käytetyn päätelaitteen perusteella.


www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                22
Tulevaisuuden sähköinen työpöytä?




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   23
Tulevaisuuden sähköinen työpöytä?




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   24
Millaisilla laitteilla työtä tehdään?




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   25
Miten tietoa käsitellään?




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   26
Mutta mitä tällä tekisi?
Ryhmätyö 2

    Mitä oman intranetinne etusivulla on?
                                                  Onko etusivu
          Kuinka usein tarvitset intranetin       hyödyllinen?
          etusivua?
                                                  Löydätkö mitä
          Mitä asioita et käytä etusivulta        tapahtuu?
          koskaan?
                                                  Etsitkö ensin
    Millainen etusivu / aloitusnäyttö palvelisi   intrasta vai
    sinun tarpeitasi?                             maileista?

    Käytätkö / haluatko käyttää muita             Kulkeeko tieto
    päätelaitteita?                               helposti?

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                        28
Ryhmätyö 2 -‐ vastauksia

    Osa ei edes vilkaise intranetiä, eli kaikki sieltä jää lukematta. Haluaisivat, että intranet näyttäisi niitä itselle
    tärkeitä asioita. Puhelinluettelo oli ennen tärkeä, nyt käytetään lyncia, siitä näkee myös onko henkilö
    varattu, eli puhelinluetteloakaan ei enää tarvita. Omien järjestelmien kautta ei saa käyttää kaikkia
    päätelaitteita, mitä käyttää vapaa-‐aikana

    Kritisoitiin etusivua. Jos katsoo kolme kuukautta samaa tietodetta etusivulla, niin ottaa päähän. Osa
    sisällöstä intrassa on sellaista, minkä voisi laittaa julkiseksikin. Joskus on itse pitänyt erikseen kirjautua
    intraan, mikä ei houkutellut intraan, toisaalta samalla kirjautumisella pääsi useampaan järjestelmään.
    Intrasta pitäisi olla helppo löytää tietoa, sen ei pitäisi olla valikkojen takana.

    Se tieto mitä haluaa ei usein ole intrassa. Tieto ei usein palvele päivittäistä tekemistä, vaan on enemmän
    organisaatiokaavioita. Usein aika staattinen, joku on päättänyt mitä näytetään. Voisi olla interaktiivisempi,
    eli näyttää että näitä olet usein käyttänyt. Facebook-‐tyylinen etusivu voisi olla toimiva, näyttää mitä
    kukakin tekee ja missä menee, ja voisi jakaa mielenkiintoista tietoa.

    Kokemuksia sekä nykyisistä että vanhoista huonoista intranetistä. Ei ole nykypäivää, että intra on vain
    viestinnän tiedotuskanava, johon pitää anoa lupa, että saa laittaa tietoa. Etusivulle tärkeää olisi hyvä haku,
    webissäkin asioihin mennään Googlen kautta. Päätelaitteissa perusominaisuudet käytössä, osittain siksi
    että vain niihin pääsee




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                                                                   29
Ryhmätyö 2 -‐ vastauksia

    Pöydässä ääripäät. Toisella tuli käyttäjäkohtaista tietoa heti, toisella taas hyvin
    staattinen intra. Syntymäpäivät sentään löytyi. Yksinkertaisella hakutoiminnolla
    pääsisi aika pitkälle.
    Intranet ei ole iso työkalu, lähinnä yhteystietojen katsomiseen. Toisella hyvä
    intra, saatu keskeiset firman työkalut ja linkit etusivulle, etusivu myös
    muokattavissa käyttäjän tarpeiden mukaisesti. Eri tason uutiset, matkalaskut,
    ruokalista. Tärkeää olla toiminnallisuus, johon voi kirjoittaa, että etsin tiettyä
    osaamista, ja muut voivat kertoa, että "minä osaan tai ota yhteyttä tuohon
    henkilöön"
    SSO, jossa joka kerta kun klikkaa linkkiä pitää kirjautua uudestaan. Intran sivut
    muokattavissa, puhuja ei tutustunut miten muokattais. Kiinnostaisi eniten, jos
    voisi saada tiimin sisäisiä uutisia, eikä globaalin organisaation nimeämisuutisia.
    Mutta kuka luo sisältöä, jos on pieni tiimi? Intran pitäisi olla sellainen, että sinne
    ei luoda sisältöä, vaan siellä työskennellään. Hänelläkin facebookin kaltainen
    työkalu ym. Käytössä, ei riitä että yksi käyttää. Fragmentoituu, kun kaikki
    käyttävät eri työkaluja

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                                       30
Työtilat ?!?

    Usein intranetien ja sähköisen tietotyön sydämeksi
    mielletään sähköiset työtilat. Työtilat toimivat
    usein kuitenkin vain levyjaon kaltaisina
    tallennuspaikkoina sen sijaan, että niissä tehtäisiin
    aitoa työryhmätyötä. Useimmissa tapauksissa työ
    tehdään yksittäisen dokumenttien osalta ja tällöin
    looginen paikka työryhmätyöskentelylle on
    suoraan Office-‐tuotteiden sisällä ja esimerkiksi
    Lyncin avulla.
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy         31
Millä välineillä ryhmätyötä tehdään?




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   32
Millä välineillä ryhmätyötä tehdään?




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   33
Millä välineillä ryhmätyötä tehdään?




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   34
Ryhmätyö 3

    Miten toimit, kun sinun pitää            Minne
                                             tallennat?
    1)﴿ Luoda uusi Word-‐asiakirja
    2)﴿ Ottaa kommentit tähän viideltä       Miten kerrot
                                             muille?
        kollegalta
                                             Miten muut
    3)﴿ Kostaa kommentit ja ehdotukset       kommentoivat
                                             ?
        valmiiksi dokumentiksi
    4)﴿ Lähettää dokumentti asiakkaalle      Onnistuiko
                                             helposti?

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                  35
Ryhmätyö 3 -‐ vastauksia

    Ei käyty erikseen läpi.




www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy   36
Pilvisiirtymän vaikutukset

                   Vakio-‐
                   toiminnot
                   käyttöön




                   Tehokkuus




       Tiedon
       jakaminen




                               Office ja
                               muut
                               tuotteet



www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy       37
Microsoftin pilvitarjoama

                                             Exchange,
                                             SharePoint,
                                             Lync


                                             Office, Project,
                                             Visio



                                             CRM, Intune


                                             Levytila, SQL,
                                             www-‐palvelut

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                 38
Azure


                                             Kapasiteetti-‐
                                             palvelut



                                             Tietokannat



                                             Sovellusalusta



                                             konesalisi

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                    39
Windows Server 2012



                                             The Cloud OS


                                             Uuden ajan
                                             palvelimet


                                             Eroon
                                             rutiineista
                                             Muista myös
                                             System Center
                                             2012

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                 40
Esimerkkilaskelma, noin 800 työntekijää
Esimerkkilaskelma, pilvipalveluiden
      soveltuvuus tarpeisiin
Esimerkkilaskelma, noin 3000 työntekijää
Vastuunjako pilvipalveluissa
Office 365 SWOT, esimerkki

S   Strengths
                                                              W
                                                                  Weaknesses

     Skaalautuvuus                                                 Kaikki  on-­‐premise  ominaisuudet  ei  tuettu
     Aina  viimeisin  versio                                       Palvelua  ei  voi  täysin  vapaasti  muokata
     Päivitykset  automaattisia,  sisältyvät  hintaan              Teknisiä  rajoituksia,  etenkin  SharePoint  
     Pääsy  mistä  tahansa  Internet-­‐yhteydellä                 Online    (toistaiseksi)
     99.9%  käytettävyys
     Resurssit  tietoturvan  hallintaan
      Erilaiset  lisenssimallit  erilaisille  käyttäjille  
    (esim.  Deskless  worker)



    Opportunities                                                 Threats
O                                                             T
     IT  voi  keskittyä  liiketoiminnan  tukemiseen                Riippuvuus  verkkoyhteyksistä
    ja  kehittämiseen
                                                                   Yksittäinen  asiakas  ei  voi  neuvotella  erillisiä  
     Joustavat  lisensointimallit,  esim                          ehtoja
    selainkäyttö
                                                                   Suuri  palvelukeskus  potentiaalinen  
      Etätyö  ja  BYOD-­‐tyylinen  käyttö                         tietoturvahyökkäysten  kohde
     Lisensointi  skaalautuu  ylös  ja  alas                       Pakolliset  versiopäivitykset  viimeistään  12kk  
     Helpot  Extranet-­‐palvelut                                  kulutta  niiden  julkaisusta
Pilvisiirtymän vaikutukset


Oma aika vapautuu kehitykseen
                                    Säästöt
Eroon riskialttiista projekteista
Monitoimittajamalli                 Ei piilo-‐
                                    kustannuksia

Yksi taho vastaa kokonaisuudesta
                                    Uusi tapa
Läsnätyö ja mobiilipalvelut         työskennellä


Ei etupainotteisia kustannuksia     Jatkuva
                                    kehitys
Ryhmätyö 4


Pilvisiirtymän keskeiset riskit
omassa organisaatiossasi?         Riskit

Pilvisiirtymän keskeiset esteet
omassa organisaatiossasi?         Esteet


Näetkö pilvessä potentiaalia?     Uusi tapa
                                  työskennellä
Uskotko, että pilvi aidosti
muuttaa asioita?                  Jatkuva
                                  kehitys
Ryhmätyö 4 -‐ vastauksia

    Hyvin vaikea siirtyä, on niin iso organisaatio. (﴾Aki: teillä on käytössä)﴿. Sanotaan
    tietoturva-‐asioista, että ei voi käyttää, mutta jengi alkaa sitten kiertää näitä rajoituksia,
    mikä on riskialttiimpaa kuin keskitetty pilvipalveluiden käyttö. Toinen: selaimessa on
    pitkälti kaikki: sähköposti, dokumentihallinta ym, mutta ne on Googlen käsissä
    Se, missä dokumentit ovat ei monesti näy työntekijälle, eikä se välttämättä
    kiinnostakaan. Pitäisi olla selkeää organisaatiossa, kuka tietää ja on vastuussa ja kenellä
    on näkemys, ja miten saadaan backupit, IT-‐henkilöstön pitäisi olla tämä taho. Kun
    tiedot siirtyvät pilveen, pitää organisaatiolle tehdä sisäisiä järjestelmiä, eikä niin että
    työntekijät itse säätävät eri ulkoisten palveluiden kanssa
    Samoilla linjoilla kuin muut. Tietoturvariski ei ehkä ole se suurin este, jos käyttää
    tunnettujen firmojen pilvipalveluita. Pilveen meneminen on tulevaisuutta, varmaan
    ainakin pienet startupit käyttää. Siinä mielessä kaikki siirtyy jollakin aikavälillä siihen,
    joten ei pidä pelätä sitä muutosta.
    Epätietoisuutta siitä, mitä pilvi tarkoittaa. Loppukäyttäjänä ei näe eroa sille, mistä tiedot
    tulee. Kysymys siitä, että jos on reissussa, ja ei ole yhteyttä, niin miten toimii. Jos on
    työmatkalla ja laittaa mokkulan kiinni, niin imaiseen useamman gigan dataa ja tulee isot
    laskut

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                                                 49
Tietotyön kehittäminen

                   Vakio-‐
                   toiminnot
                   käyttöön




                   Tehokkuus




       Tiedon
       jakaminen




                               Office ja
                               muut
                               tuotteet



www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy      50
Office Action Engine



 Motivoi henkilöstö toimimaan tehokkaasti
Mikä se on?


Office  Action  Engine  on  ohjelmisto,    jonka avulla  voit  
mitata ja  palkita työntekijöiden  toiminnan  tehokkuutta.

         Dokumenttien  tuottamisessa  ja    jakamisessa

         Yhteistyön  tekemisessä

         Sisäisessä  viestinnässä
Mitä se tekee?


1. Diagnosoi  henkilöstön  toimintatapoja.


1. Analysoi  toiminnan  tehokkuutta.


1. Motivoi  toimimaan  tehokkaalla  tavalla.
1. Diagnosoi
Paljastaa  kuinka  henkilöstö  
oikeasti  käyttää  
tietojärjestelmiä  työssään.

       Sähköposti
       Pikaviestin
       Intranet
       Dokumenttienhallinta
2.  Analysoi
Auttaa  tunnistamaan  
parhaimmat  ja  tehokkaimmat  
tavat  toimia  omassa  
organisaatiossa.
3.  Motivoi
Ohjaa  henkilöstöä  toimimaan  
fiksusti  ja  tehokkaasti  
pelimekaaniikkaa
hyödyntämällä.
Miten se toimii?

Toimet  järjestelmissä                      Kollegoiden  reaktiot                     Pisteet




                                                                                         98



    Ohjelmisto  mittaa  sekä  käyttäjien  omia  toimenpiteitä  tietojärjestelmissä  että  
    kollegoiden  reaktiota  näihin  toimenpiteisiin.  Hyvästä  suorituksesta  kertyy  
    pisteitä,  joista  palkitaan.
Miksi se toimii?


Järjestelmä  tekee  tavoitteiden  mukaisen  toiminnan  näkyväksi.
    1.  Organisaatiolle                            2.  Työntekijälle                          3.  Johdolle




 Tunnustusta  ja  mainetta                    Selkeitä  tavoitteita,  palautetta      Tavoitteiden  asetantaa,  suoritusten  
 tehokkuudesta,  kilpailua  kollegoiden       tekemisestä,  kehityksen  seuraamista   mittaamista,  toiminnan  kehittämistä
 kanssa.
Dokumenttien löydettävyyden
parantaminen
Esimerkkinä  yhteen  dokumenttiin  liittyvät  tapahtumat.

MITATTAVAT  ASIAT:  
Tallentaa yhteiseen työtilaan                 10  pts
Lisää kaksi asiasanaa                         10  pts
78  eri lukijaa                               8  pts
11  tykkäystä                                 6  pts
8  tagiä lisätty                              4  pts
                           yht.               38  pts


                                 pistettä  ko.  dokumentilla.
Dokumenttien löydettävyyden
parantaminen
           Yksittäisten  dokumenttien  yhteenlasketuista  pisteistä  
                                                           tilasto.  
              Kuinka  löydettävää  hänen  tuottamansa  tieto  on?  
              Kuinka  hyödyllistä  se  on  koko  organisaatiolle?



    Dokumenttien  käsittely  on  vain  
    yksi  seurattavista  toiminnoista.




          Toimintoja  yhdistelemällä  ja  ketjuttamalla  voidaan  luoda  
          suorituskokonaisuuksia,  tavoitteita  ja  tehtäviä.
Mitä asioita voidaan mitata?

Mikä  tahansa  käyttäjän  toimenpide  yrityksen  tietojärjestelmissä  
voidaan  ottaa  mitattavaksi  KW  Engineen.   Alla muutamia
esimerkkejä:
   Dokumenttien hallinta
    » Luominen,  muokkaus,  osallistuminen,  asiasanoitus,  löydettävyys,  tallennatko korrektiin
       paikkaan
   Dokumenttien suosio ja uudelleenkäyttöaste
    » Kuinka paljon tuottamaasi aineistoa luetaan,  kuinka paljon käytetään uudelleen,  
       jatkojalostetaan,  hyödynnetään organisaatiossa
   Sähköposti
    » Sisäisen sähköpostin määrä ja jakauma verkostoihin,  keskusteluketjujen muodostuminen,  
        dokumentti-­pingis
   Pikaviestintä
    » Käyttöaste,  ominaisuuksien hyödyntäminen,  
   Wiki-­sivujen luominen,  muokkaus,  osallistuminen,  käyttöaste
   Blogitekstien kirjoittaminen,  kommentointi
   Intranet-­sisältöjen luominen tai  kommentointi
   Sivujen ja sisältöjen katselu
   Intranet-­sisältöjen arvosteleminen,  äänestäminen,  tykkääminen,  tagääminen
Mitä tuloksia voidaan odottaa?


Välittömät  hyödyt                                    Välilliset  hyödyt
                                                        Ratkaisu  mahdollistaa  tavoitteiden  asettamisen,  
                                                        suorituskyvyn  mittaamisen  sekä  johtamisen  näistä  
Esimerkkejä järjestelmän konkreettisista                tavoitteista  muodostettuja  mittareita  vasten.
vaikutuksista työtapoihin (luvut ovat                   Työmotivaatio  paranee,  kun  rutiinitehtävistä  tulee  
havainnollistavia esimerkkejä):                         selkeästi  tavoitteellisia  ja  niiden  suorittamisesta  
                                                        palkitaan.
    60%  vähemmän sisäistä sähköpostia                  Tietotyön  prosesseista  voidaan  paikallistaa  
                                                        ongelmat  ja  poistaa  ne.
    500%  kasvu  mallipohjien  käytössä
                                                        Saadaan  luotua  selkeä  ja  tehokas  toimintatapa  
    100%  kasvu  intranetin  keskusteluissa
                                                        organisaation  keskeisille  tietotyötehtäville
    400%  enemmän  metatietoja  dokumenteissa           It-­investoinneita saadaan  enemmän  irti,  kun  niitä  
    800%  enemmän  sisäisiä  wikisivuja                 hyödynnetään  tehokkaammin.
    700%  enemmän  aloitteita  aloitejärjestelmässä     Järjestelmän  avulla  pystytään  ohjaamaan  
                                                        paremmin  tulevia  tietojärjestelmähankintoja,  
                                                        yrityksen  työkulttuuria  ja  henkilöstön  
                                                        koulutustarpeita.
Ratkaistavan ongelman taustaa

Tiedon  etsiminen,  sähköposti,  sisäinen  viestintä  ja  yhteistyö  vievät  tietotyöläisen  viikkotyöajasta  tyypillisesti  n.  61  %.  
Office  Action  Engine  keskittyy  juuri  näihin  asioihin  kuluvan  ajankäytön  tehostamiseen.  McKinseyn tutkimuksen  
mukaan  näihin  asioihin  keskittymällä  voidaan  nostaa  tietotyöläisen  tuottavuutta  20-­‐25  prosenttia.

                                       Tietotyöläisen                                                            Tuottavuuden   Lisääntynyt  
                                       työtehtävät                                                               parannus       tuottelias  aika
                                       %  tyypillisestä  viikosta                                                %              %  työviikosta
Sähköpostien  
                                          28                                                                         25-­‐30         7.0-­‐8.5
lukeminen  ja  
vastaaminen
                                                       19                                                            30-­‐35           5.5-­‐6.5
Tiedon  etsiminen  ja  
kokoaminen

Viestintä  ja  yhteistyö  
                                                                14                                                   25-­‐35              3.5-­‐5.0
sisäisesti
                                                                             39                                      10-­‐15                4.0-­‐6.0
Roolikohtaiset  tehtävät

                                                           100                                                       20-­‐25                20.0-­‐25.0
Yhteensä


Lähde:  McKinsey,  The  Social  Economy:  Unlocking  value  and  productivity  through  social  technologies  
Ryhmätyö 5

Voisiko pelillistäminen toimia työpaikallasi?
                                                 Pelillistäminen
Voiko tavoitteita saavuttaa ilman                ?
mittaamista?
                                                 Tavoitteet ja
Mitä asioita tietotyössä tulisi teillä mitata?
                                                 mittaus?


                                                 Uusi tapa
                                                 työskennellä


                                                 Jatkuva
                                                 kehitys
Ryhmätyö 5 -‐ vastauksia

  Ideatasolla tosi hyvä, käytännön tasolla haaste tulee muutoksen johtamisesta, miten
  saa vietyä läpi organisaatiosta. Käytännön haaste UPM:ltä, kun paperimyyjälle joka
  on tehnyt duunia 30v sanoo, että kerätään plussapisteitä sanoo hän "haluatteko
  että myyn vai kerään plussapisteitä?". Et älä tuu mulle kertomaan
  Sitä saat mitä mittaat. Toisissa organisaatioissa on helppo mitata (﴾myynti)﴿, monissa
  organisaation osissa panos tulee muiden auttamisen kannalta. Ei mitata
  mittaamisen takia, pitää mitata järkeviä juttuja. Peliä voi aina manipuloida, jos
  haluaa. Ei ole itsetarkoitus, että teet tiettyjä juttuja, vaan että tuot rahaa pöytään
  Samoja asioita tuli. Pelillistäminen voi auttaa luomaan tiettyä kulttuuria tiedon
  jakamisessa. Itse pisteiden kerääminen ei kuitenkaan voi olla tarkoitus, vaan pitää
  ymmärtää mikä siellä on taustalla
  Paljon tuli samoja. Myynnissä tai markkinoinnissa on helppo mitata, mutta
  tuotekehityksessä taas vaikeaa. Erilaisia tehtäviä tiimin sisällä, miten sitä arvottaa.
  Toiset tykkää kerätä pisteitä ja jotkut ei. 90-‐luvulla syntyneet voivat haluta erilaisia
  motivaattoreita, mutta toisaalta heidänkin pitää ymmärtää se, mitkä ovat ne oikeasti
  tärkeät tekijät

www.sulava.com  |  www.facebook.com/sulavaoy                          66
Miten edetä?

    1.     Kartoita oman organisaatiosi nykytila ja tarpeet     erityisesti tunnista keskeiset
           ongelmat tietotyössä
    2.     Laske nykyisen ICT-‐ympäristösi kustannukset       sekä budjetoidut projektit, että
           jatkuvat ylläpito-‐ ja palvelinkustannukset
    3.     Selvitä uusien tuotteiden mahdollisuudet ja laske niistä aiheutuvat
           kustannukset (﴾lähes poikkeuksetta kustannukset jäävät jo 0-‐2 vuoden säteellä
           alle nykyisten kustannusten!)﴿
    4.     Tee suunnitelma uusien toimintamallien ja tuotteiden vaiheittaisesta
           käyttöönotosta ja aloita käyttöönotot heti. Pilvi on ensisijainen
           käyttöönottomalli.
    5.     Unohda ICT-‐ongelmien kanssa painiminen keskity innovointiin, oman
           liiketoiminnan kehittämiseen ja uusien työmenetelmien viemiseen
           työntekijöillesi
    6.     Nauti tietotyöstä ja menestyksestä


www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                                                67
Sulavan tarjoama, esimerkkerjä

    Pilvisiirtymän esikartoitus
                                                      Tuotteistetut
          Kustannus noin 5 000               10 000
                                                      ratkaisut
    Tietotyön tehokkuuden mittaus
          Kustannus noin 9 500                        Uuden ajan
                                                      konsultointi
    Sähköisen työpöydän konsepti + POC SP 2013
          Kustannus noin 10 000              25 000
                                                      Jatkuva
    Sulava Advisory                                   kehitys

          Sulavan osaaminen joustavasti käyttöön
                                                      Uudenlaiset
          Kuukausikustannus 3 500                     palvelut

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                            68
Kiitos!


                                             aki.antman@
                                             sulava.com
    www.sulava.com/blogi

                                             040 743 2377

    www.facebook.com/SulavaOy
                                             Facebook,
                                             Twitter, LinkedIn,
                                             Google+



                                             www.sulava.com


www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy                   69

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessäSosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Harto Pönkä
 

Mais procurados (10)

12.10.2016 Ttt osaamisen 2. ideariihen tulosten työstäminen
12.10.2016 Ttt osaamisen 2. ideariihen tulosten työstäminen 12.10.2016 Ttt osaamisen 2. ideariihen tulosten työstäminen
12.10.2016 Ttt osaamisen 2. ideariihen tulosten työstäminen
 
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessäSosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
 
21. vuosisadan taidot - mitä ja miksi?
21. vuosisadan taidot - mitä ja miksi?21. vuosisadan taidot - mitä ja miksi?
21. vuosisadan taidot - mitä ja miksi?
 
Työympäristö kasvi
Työympäristö kasviTyöympäristö kasvi
Työympäristö kasvi
 
Opetusta digitaalisesti - miksi ja miten?
Opetusta digitaalisesti - miksi ja miten?Opetusta digitaalisesti - miksi ja miten?
Opetusta digitaalisesti - miksi ja miten?
 
Miten tukea erityistä tukea tarvitsevien nuorten digiosaamista?
Miten tukea erityistä tukea tarvitsevien nuorten digiosaamista?Miten tukea erityistä tukea tarvitsevien nuorten digiosaamista?
Miten tukea erityistä tukea tarvitsevien nuorten digiosaamista?
 
SeOppi 2/2015
SeOppi 2/2015SeOppi 2/2015
SeOppi 2/2015
 
2000-luvun ydintaidot ja oppimisen tulevaisuus
2000-luvun ydintaidot ja oppimisen tulevaisuus2000-luvun ydintaidot ja oppimisen tulevaisuus
2000-luvun ydintaidot ja oppimisen tulevaisuus
 
SeOppi 1|2016
SeOppi 1|2016SeOppi 1|2016
SeOppi 1|2016
 
Siirtotyövalmennus abc
Siirtotyövalmennus abcSiirtotyövalmennus abc
Siirtotyövalmennus abc
 

Semelhante a Liikkeenjohdon SM 2012 - Workshop 1 - Tietotyö tuottavaksi sosiaalisen teknologian avulla

Pilvet ja Office 365 8.12.14
Pilvet ja Office 365 8.12.14Pilvet ja Office 365 8.12.14
Pilvet ja Office 365 8.12.14
Matleena Laakso
 
Adibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaalia
Adibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaaliaAdibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaalia
Adibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaalia
Pia Adibe
 
Google vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteet
Google vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteetGoogle vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteet
Google vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteet
Perttu Tolvanen
 
Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414
Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414
Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414
Sanna Brauer
 

Semelhante a Liikkeenjohdon SM 2012 - Workshop 1 - Tietotyö tuottavaksi sosiaalisen teknologian avulla (20)

Vuorovaikutus verkko-opetuksessa
Vuorovaikutus verkko-opetuksessaVuorovaikutus verkko-opetuksessa
Vuorovaikutus verkko-opetuksessa
 
Näin kaadat organisaation sisäiset raja-aidat digitaalisesti
Näin kaadat organisaation sisäiset raja-aidat digitaalisesti Näin kaadat organisaation sisäiset raja-aidat digitaalisesti
Näin kaadat organisaation sisäiset raja-aidat digitaalisesti
 
Sosiaaliset työtavat – Nice Tuesday -verkosto Sinisellä Meteoriitilla 13.5.2014
Sosiaaliset työtavat – Nice Tuesday -verkosto Sinisellä Meteoriitilla 13.5.2014Sosiaaliset työtavat – Nice Tuesday -verkosto Sinisellä Meteoriitilla 13.5.2014
Sosiaaliset työtavat – Nice Tuesday -verkosto Sinisellä Meteoriitilla 13.5.2014
 
Sosiaalisella medialla tehoa ja tuottavuutta teollisuuteen - kuinka mukaan ve...
Sosiaalisella medialla tehoa ja tuottavuutta teollisuuteen - kuinka mukaan ve...Sosiaalisella medialla tehoa ja tuottavuutta teollisuuteen - kuinka mukaan ve...
Sosiaalisella medialla tehoa ja tuottavuutta teollisuuteen - kuinka mukaan ve...
 
Bisnespaivat bisnestreffit osaako henkilökuntasi_24092015
Bisnespaivat bisnestreffit osaako henkilökuntasi_24092015Bisnespaivat bisnestreffit osaako henkilökuntasi_24092015
Bisnespaivat bisnestreffit osaako henkilökuntasi_24092015
 
Digitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteenDigitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteen
 
Digiosaava suomi tänään ja huomenna
Digiosaava suomi tänään ja huomennaDigiosaava suomi tänään ja huomenna
Digiosaava suomi tänään ja huomenna
 
Pilvet ja Office 365 8.12.14
Pilvet ja Office 365 8.12.14Pilvet ja Office 365 8.12.14
Pilvet ja Office 365 8.12.14
 
Adibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaalia
Adibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaaliaAdibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaalia
Adibe sosiaalinen media tarjoaa runsaasti potentiaalia
 
Google vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteet
Google vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteetGoogle vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteet
Google vuonna 2012 ja hakukoneoptimoinnin perusteet
 
Puheenvuoro Kuntaliiton viestintäpäivillä - Rovaniemi.fi -projektin esittely
Puheenvuoro Kuntaliiton viestintäpäivillä - Rovaniemi.fi -projektin esittelyPuheenvuoro Kuntaliiton viestintäpäivillä - Rovaniemi.fi -projektin esittely
Puheenvuoro Kuntaliiton viestintäpäivillä - Rovaniemi.fi -projektin esittely
 
Digi Office, työpaja 3: resurssointi, ennakkomateriaali
Digi Office, työpaja 3: resurssointi, ennakkomateriaaliDigi Office, työpaja 3: resurssointi, ennakkomateriaali
Digi Office, työpaja 3: resurssointi, ennakkomateriaali
 
Karoliina harjanne cmad2014
Karoliina harjanne cmad2014Karoliina harjanne cmad2014
Karoliina harjanne cmad2014
 
Isot09 Talvivaara 2009
Isot09 Talvivaara 2009Isot09 Talvivaara 2009
Isot09 Talvivaara 2009
 
Pelillistämisen Perusteet
Pelillistämisen PerusteetPelillistämisen Perusteet
Pelillistämisen Perusteet
 
Pelillistämisen perusteet
Pelillistämisen perusteetPelillistämisen perusteet
Pelillistämisen perusteet
 
Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414
Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414
Verkkoidentiteetti ja verkostoidentiteetti 290414
 
Kunnossapitoforum 2015-03-25
Kunnossapitoforum 2015-03-25Kunnossapitoforum 2015-03-25
Kunnossapitoforum 2015-03-25
 
Bisnestä sosiaalisessa mediassa 6.5.2010 Verso tapahtuma
Bisnestä sosiaalisessa mediassa 6.5.2010 Verso tapahtumaBisnestä sosiaalisessa mediassa 6.5.2010 Verso tapahtuma
Bisnestä sosiaalisessa mediassa 6.5.2010 Verso tapahtuma
 
Sosiaalinen media työelämässä ja ammattien oppimisessa - case eppiminen
Sosiaalinen media työelämässä ja ammattien oppimisessa - case eppiminenSosiaalinen media työelämässä ja ammattien oppimisessa - case eppiminen
Sosiaalinen media työelämässä ja ammattien oppimisessa - case eppiminen
 

Liikkeenjohdon SM 2012 - Workshop 1 - Tietotyö tuottavaksi sosiaalisen teknologian avulla

  • 1. Liikkeenjohdon SM Tietotyö tuottavaksi sosiaalisen teknologian avulla 2.10.2012 Sulava  Oy  |  Mannerheimintie  8  |  00100  Helsinki  |  www.sulava.com
  • 2. Agenda Sulavan 3min pikaesittely Johdatus tietotyön tuottavuuteen -‐ Ryhmätyö Sähköiset työpöydät ja dokumenttienhallinta -‐ Ryhmätyö Pilvipalvelut -‐ Ryhmätyö Tietotyön mittaaminen ja pelillistäminen -‐ Ryhmätyö Yhteenveto www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 2
  • 3.
  • 4. Sulava Edellä-‐ kävijä Loistava asiakas-‐ tyytyväisyys Parhaat osaajat Tehokas www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 4
  • 5. Sulava Oy Perustettu 2010, ~20 työn-‐ Todistettu tekijää, kasvuyritys osaaminen 2011 liikevaihto noin 1,4 m , Vahva voitollinen, 2012 ~3 m Microsoft-‐ kumppani Cloud accelerate, Gold portal & collaboration, Tietotyön silver communications kehittäminen Tietotyön ja pilvipalveluiden edelläkävijä Pilvipalvelut www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 5
  • 6. Sulava Oy Loistava asiakastyytyväisyys CSAT 184 CSAT 184 PinPoint 5,0 / 5,0 PinPoint 5,0 Hallituksessa Kimmo Rasila, Kivikovat Jorma Turunen, Piia-‐Noora osaajat Kauppi, Taneli Tikka ..ja lisää Kasvuyritys tulossa.. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 6
  • 9. Tuottavuuden seuraava aalto Kuluttajis-‐ tuminen Tehokkuus Tiedon jakaminen Mobiili-‐ palvelut www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 9
  • 10. Väite: +7 tuntia tehokasta työaikaa jokaisen tietotyötä tekevän työviikkoon
  • 11. Tuottavuuden  nousu Sosiaalisen  teknologian  ja  sen  mukaisten  uusien  toimintamallien  avulla  tehostettu   viestintä  ja  yhteistyö  voi  nostaa  tietotyöläisen  tuottavuutta  20-­‐25  prosenttia. Tietotyöläisen   Tuottavuuden Lisääntynyt   työtehtävät parannus tuottelias  aika %  tyypillisestä  viikosta % %  työviikosta Sähköpostien  lukeminen   ja  vastaaminen 28 25-­‐30 7.0-­‐8.5 Tiedon  etsiminen  ja   kokoaminen 19 30-­‐35 5.5-­‐6.5 Viestintä  ja  yhteistyö   sisäisesti 14 25-­‐35 3.5-­‐5.0 Roolikohtaiset  tehtävät 39 10-­‐15 4.0-­‐6.0 100 20-­‐25 20.0-­‐25.0 Yhteensä Lähde:  McKinsey,  The  Social  Economy:  Unlocking  value  and  productivity  through  social  technologies  
  • 12. 1. Sähköposti-pingis vie  28%  työjasta.
  • 14. 3. Palaveripiina vie  14%  työjasta.
  • 15. =  28h sähköpostin  käsittely tiedon  haku sisäinen  yhteistyö 7  tuntia  vapautuu  oikeaan tekemiseen  
  • 16. Tee oma 25% suunnitelma Selvitä  tietotyön  kipupisteet  organisaatiossa Tee  työstä  mitattavaa,  tavoitteellista  ja  johdettavaa Ota  käyttöön  tavoitteita  tukevaa  teknologia
  • 17. Sosiaalinen teknologia ja tietotyö www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 17
  • 18. Sosiaalinen teknologia ja tietotyö www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 18
  • 19. Ryhmätyö 1 Ryhmien organisoituminen Ryhmäjako Mikä vie ajan? Puheenjohtaja ja sihteeri Pohdittava teema Mitä tehdään tehottomasti? Mihin työaika tuhlaantuu vai tuhlaantuuko? Onko vika tietojärjestelmissä, prosesseissa, ihmisissä vai muualla? Miten toimit vapaa-‐ajalla? Mitä pitäisi muuttaa? Törmäätkö vapaa-‐ajalla vastaaviin ongelmiin? Vihaatko sähköpostia? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 19
  • 20. Ryhmätyö 1 -‐ vastauksia Prosessit on aika raskaat, se jarruttaa. Järjestelmätkin liittyy osaltaan. Pitää hakea paljon hyväksyntiä/mandaatteja eri puolelta, ja kaikki pitää hakata järjestelmiin (﴾matkalaskut ym)﴿ Ei tiedä mitä on olemassa, niin on helppo syyttää järjestelmiä. Ihmisten asenteissa ja tavoissa tehdä töitä on korjattavaa. Pitkään tehty 8-‐16, etätyö iso muutos Sähköpostin käytössä tunnistaa itsensä, voisi istua päivät pitkät sen ääressä. Miten oppii sitä tekemään ja miten priorisoi. Vapaa-‐aikana kaikki on helppoa. Globaalin konsultointifirman edustaja: sähköposti on jäänyt historiaan, käytetään muita työkaluja. Dokumenttien jako eri ryhmien kesken hyvin helppoa Sähköposti, heistä kenelläkään ei ole dokumenttijärjestelmää käytössä (﴾hyvä jos voisi käydä keskustelun facebook-‐tyyliin siinä)﴿. Kokouskäytännöt vaihtelee, mutta niissä ei niin suuria ongelmia Sähköposti, toimii toisiin asioihin hyvin (﴾yli aikavyöhykkeiden kommunikointi)﴿. Chatti myös katkaisee vähintään yhtä pahasti, ellei pahemmin työnteon, pitää odottaa että toinen kirjoittaa jotain. Värikoodaus (﴾mallia Lync)﴿ ei toimi, ihmiset ei kunnioita do not disturbia, pitää ottaa järjestelmä pois päältä. Chatti toimii lyhyisiin, nopeisiin asioihin Sähköposti kaikkein ärsyttävin ja suurin aikasyöppö. 30-‐100kpl päivässä, mutta niistä tarpeellisia vain ihan muutama. Vähentäminen: sisäinen vähentäminen, kaikesta ei tarvitse lähettää viestiä. Viestit voi ohjata eri kansioihin säännöillä. Sähköpostinotifikaatiot pois tai harvemmiksi. Tiedostojen jakaminen ja versioiden hallinta ongelma. Isolla porukalla tehdessä haastavaa. Samoja asioita. Palaveripiina koettu. Löytyy paljon palavereita mihin pitää osallistua, vaikka kaikkia ei siellä tarvita. Osa hoitaa palaverissa muita asioita sen takia. Videoyhteyksien käyttö on pakottanut valmistautumaan palavereihin paremmin, kun on rajallinen aika. Lyncissa myös hyviä mahdollisuuksia. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 20
  • 21. Sähköiset työpöydät Kuluttajis-‐ tuminen Tehokkuus Tiedon jakaminen Mobiili-‐ palvelut www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 21
  • 22. Sähköinen työpöytä ?!? Suomessa on tehty satoja ja tuhansia sähköisen työpöydän hankkeita. Lähes jokainen näistä hankkeista on epäonnistunut tai ei ole täyttänyt sille asetettuja odotuksia ja lupauksia. Syy epäonnistumisiin on lähes poikkeuksetta sama, sähköinen työpöytä on yritetty rakentaa kokonaisuudessaan selaimeen. Tämä on sekä teknisesti että käyttäjien kannalta lähes mahdoton toteutusmali. Käytännössä käyttäjien tarpeet sähköiselle työpöydälle vaihtelevat huomattavasti esimerkiksi kulloinkin käynnissä olevien työtehtävien ja käytetyn päätelaitteen perusteella. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 22
  • 25. Millaisilla laitteilla työtä tehdään? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 25
  • 26. Miten tietoa käsitellään? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 26
  • 28. Ryhmätyö 2 Mitä oman intranetinne etusivulla on? Onko etusivu Kuinka usein tarvitset intranetin hyödyllinen? etusivua? Löydätkö mitä Mitä asioita et käytä etusivulta tapahtuu? koskaan? Etsitkö ensin Millainen etusivu / aloitusnäyttö palvelisi intrasta vai sinun tarpeitasi? maileista? Käytätkö / haluatko käyttää muita Kulkeeko tieto päätelaitteita? helposti? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 28
  • 29. Ryhmätyö 2 -‐ vastauksia Osa ei edes vilkaise intranetiä, eli kaikki sieltä jää lukematta. Haluaisivat, että intranet näyttäisi niitä itselle tärkeitä asioita. Puhelinluettelo oli ennen tärkeä, nyt käytetään lyncia, siitä näkee myös onko henkilö varattu, eli puhelinluetteloakaan ei enää tarvita. Omien järjestelmien kautta ei saa käyttää kaikkia päätelaitteita, mitä käyttää vapaa-‐aikana Kritisoitiin etusivua. Jos katsoo kolme kuukautta samaa tietodetta etusivulla, niin ottaa päähän. Osa sisällöstä intrassa on sellaista, minkä voisi laittaa julkiseksikin. Joskus on itse pitänyt erikseen kirjautua intraan, mikä ei houkutellut intraan, toisaalta samalla kirjautumisella pääsi useampaan järjestelmään. Intrasta pitäisi olla helppo löytää tietoa, sen ei pitäisi olla valikkojen takana. Se tieto mitä haluaa ei usein ole intrassa. Tieto ei usein palvele päivittäistä tekemistä, vaan on enemmän organisaatiokaavioita. Usein aika staattinen, joku on päättänyt mitä näytetään. Voisi olla interaktiivisempi, eli näyttää että näitä olet usein käyttänyt. Facebook-‐tyylinen etusivu voisi olla toimiva, näyttää mitä kukakin tekee ja missä menee, ja voisi jakaa mielenkiintoista tietoa. Kokemuksia sekä nykyisistä että vanhoista huonoista intranetistä. Ei ole nykypäivää, että intra on vain viestinnän tiedotuskanava, johon pitää anoa lupa, että saa laittaa tietoa. Etusivulle tärkeää olisi hyvä haku, webissäkin asioihin mennään Googlen kautta. Päätelaitteissa perusominaisuudet käytössä, osittain siksi että vain niihin pääsee www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 29
  • 30. Ryhmätyö 2 -‐ vastauksia Pöydässä ääripäät. Toisella tuli käyttäjäkohtaista tietoa heti, toisella taas hyvin staattinen intra. Syntymäpäivät sentään löytyi. Yksinkertaisella hakutoiminnolla pääsisi aika pitkälle. Intranet ei ole iso työkalu, lähinnä yhteystietojen katsomiseen. Toisella hyvä intra, saatu keskeiset firman työkalut ja linkit etusivulle, etusivu myös muokattavissa käyttäjän tarpeiden mukaisesti. Eri tason uutiset, matkalaskut, ruokalista. Tärkeää olla toiminnallisuus, johon voi kirjoittaa, että etsin tiettyä osaamista, ja muut voivat kertoa, että "minä osaan tai ota yhteyttä tuohon henkilöön" SSO, jossa joka kerta kun klikkaa linkkiä pitää kirjautua uudestaan. Intran sivut muokattavissa, puhuja ei tutustunut miten muokattais. Kiinnostaisi eniten, jos voisi saada tiimin sisäisiä uutisia, eikä globaalin organisaation nimeämisuutisia. Mutta kuka luo sisältöä, jos on pieni tiimi? Intran pitäisi olla sellainen, että sinne ei luoda sisältöä, vaan siellä työskennellään. Hänelläkin facebookin kaltainen työkalu ym. Käytössä, ei riitä että yksi käyttää. Fragmentoituu, kun kaikki käyttävät eri työkaluja www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 30
  • 31. Työtilat ?!? Usein intranetien ja sähköisen tietotyön sydämeksi mielletään sähköiset työtilat. Työtilat toimivat usein kuitenkin vain levyjaon kaltaisina tallennuspaikkoina sen sijaan, että niissä tehtäisiin aitoa työryhmätyötä. Useimmissa tapauksissa työ tehdään yksittäisen dokumenttien osalta ja tällöin looginen paikka työryhmätyöskentelylle on suoraan Office-‐tuotteiden sisällä ja esimerkiksi Lyncin avulla. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 31
  • 32. Millä välineillä ryhmätyötä tehdään? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 32
  • 33. Millä välineillä ryhmätyötä tehdään? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 33
  • 34. Millä välineillä ryhmätyötä tehdään? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 34
  • 35. Ryhmätyö 3 Miten toimit, kun sinun pitää Minne tallennat? 1)﴿ Luoda uusi Word-‐asiakirja 2)﴿ Ottaa kommentit tähän viideltä Miten kerrot muille? kollegalta Miten muut 3)﴿ Kostaa kommentit ja ehdotukset kommentoivat ? valmiiksi dokumentiksi 4)﴿ Lähettää dokumentti asiakkaalle Onnistuiko helposti? www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 35
  • 36. Ryhmätyö 3 -‐ vastauksia Ei käyty erikseen läpi. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 36
  • 37. Pilvisiirtymän vaikutukset Vakio-‐ toiminnot käyttöön Tehokkuus Tiedon jakaminen Office ja muut tuotteet www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 37
  • 38. Microsoftin pilvitarjoama Exchange, SharePoint, Lync Office, Project, Visio CRM, Intune Levytila, SQL, www-‐palvelut www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 38
  • 39. Azure Kapasiteetti-‐ palvelut Tietokannat Sovellusalusta konesalisi www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 39
  • 40. Windows Server 2012 The Cloud OS Uuden ajan palvelimet Eroon rutiineista Muista myös System Center 2012 www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 40
  • 41.
  • 42. Esimerkkilaskelma, noin 800 työntekijää
  • 43. Esimerkkilaskelma, pilvipalveluiden soveltuvuus tarpeisiin
  • 46. Office 365 SWOT, esimerkki S Strengths W Weaknesses Skaalautuvuus Kaikki  on-­‐premise  ominaisuudet  ei  tuettu Aina  viimeisin  versio Palvelua  ei  voi  täysin  vapaasti  muokata Päivitykset  automaattisia,  sisältyvät  hintaan Teknisiä  rajoituksia,  etenkin  SharePoint   Pääsy  mistä  tahansa  Internet-­‐yhteydellä Online    (toistaiseksi) 99.9%  käytettävyys Resurssit  tietoturvan  hallintaan Erilaiset  lisenssimallit  erilaisille  käyttäjille   (esim.  Deskless  worker) Opportunities Threats O T IT  voi  keskittyä  liiketoiminnan  tukemiseen   Riippuvuus  verkkoyhteyksistä ja  kehittämiseen Yksittäinen  asiakas  ei  voi  neuvotella  erillisiä   Joustavat  lisensointimallit,  esim   ehtoja selainkäyttö Suuri  palvelukeskus  potentiaalinen   Etätyö  ja  BYOD-­‐tyylinen  käyttö tietoturvahyökkäysten  kohde Lisensointi  skaalautuu  ylös  ja  alas Pakolliset  versiopäivitykset  viimeistään  12kk   Helpot  Extranet-­‐palvelut kulutta  niiden  julkaisusta
  • 47. Pilvisiirtymän vaikutukset Oma aika vapautuu kehitykseen Säästöt Eroon riskialttiista projekteista Monitoimittajamalli Ei piilo-‐ kustannuksia Yksi taho vastaa kokonaisuudesta Uusi tapa Läsnätyö ja mobiilipalvelut työskennellä Ei etupainotteisia kustannuksia Jatkuva kehitys
  • 48. Ryhmätyö 4 Pilvisiirtymän keskeiset riskit omassa organisaatiossasi? Riskit Pilvisiirtymän keskeiset esteet omassa organisaatiossasi? Esteet Näetkö pilvessä potentiaalia? Uusi tapa työskennellä Uskotko, että pilvi aidosti muuttaa asioita? Jatkuva kehitys
  • 49. Ryhmätyö 4 -‐ vastauksia Hyvin vaikea siirtyä, on niin iso organisaatio. (﴾Aki: teillä on käytössä)﴿. Sanotaan tietoturva-‐asioista, että ei voi käyttää, mutta jengi alkaa sitten kiertää näitä rajoituksia, mikä on riskialttiimpaa kuin keskitetty pilvipalveluiden käyttö. Toinen: selaimessa on pitkälti kaikki: sähköposti, dokumentihallinta ym, mutta ne on Googlen käsissä Se, missä dokumentit ovat ei monesti näy työntekijälle, eikä se välttämättä kiinnostakaan. Pitäisi olla selkeää organisaatiossa, kuka tietää ja on vastuussa ja kenellä on näkemys, ja miten saadaan backupit, IT-‐henkilöstön pitäisi olla tämä taho. Kun tiedot siirtyvät pilveen, pitää organisaatiolle tehdä sisäisiä järjestelmiä, eikä niin että työntekijät itse säätävät eri ulkoisten palveluiden kanssa Samoilla linjoilla kuin muut. Tietoturvariski ei ehkä ole se suurin este, jos käyttää tunnettujen firmojen pilvipalveluita. Pilveen meneminen on tulevaisuutta, varmaan ainakin pienet startupit käyttää. Siinä mielessä kaikki siirtyy jollakin aikavälillä siihen, joten ei pidä pelätä sitä muutosta. Epätietoisuutta siitä, mitä pilvi tarkoittaa. Loppukäyttäjänä ei näe eroa sille, mistä tiedot tulee. Kysymys siitä, että jos on reissussa, ja ei ole yhteyttä, niin miten toimii. Jos on työmatkalla ja laittaa mokkulan kiinni, niin imaiseen useamman gigan dataa ja tulee isot laskut www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 49
  • 50. Tietotyön kehittäminen Vakio-‐ toiminnot käyttöön Tehokkuus Tiedon jakaminen Office ja muut tuotteet www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 50
  • 51. Office Action Engine Motivoi henkilöstö toimimaan tehokkaasti
  • 52. Mikä se on? Office  Action  Engine  on  ohjelmisto,    jonka avulla  voit   mitata ja  palkita työntekijöiden  toiminnan  tehokkuutta. Dokumenttien  tuottamisessa  ja    jakamisessa Yhteistyön  tekemisessä Sisäisessä  viestinnässä
  • 53. Mitä se tekee? 1. Diagnosoi  henkilöstön  toimintatapoja. 1. Analysoi  toiminnan  tehokkuutta. 1. Motivoi  toimimaan  tehokkaalla  tavalla.
  • 54. 1. Diagnosoi Paljastaa  kuinka  henkilöstö   oikeasti  käyttää   tietojärjestelmiä  työssään. Sähköposti Pikaviestin Intranet Dokumenttienhallinta
  • 55. 2.  Analysoi Auttaa  tunnistamaan   parhaimmat  ja  tehokkaimmat   tavat  toimia  omassa   organisaatiossa.
  • 56. 3.  Motivoi Ohjaa  henkilöstöä  toimimaan   fiksusti  ja  tehokkaasti   pelimekaaniikkaa hyödyntämällä.
  • 57. Miten se toimii? Toimet  järjestelmissä Kollegoiden  reaktiot Pisteet 98 Ohjelmisto  mittaa  sekä  käyttäjien  omia  toimenpiteitä  tietojärjestelmissä  että   kollegoiden  reaktiota  näihin  toimenpiteisiin.  Hyvästä  suorituksesta  kertyy   pisteitä,  joista  palkitaan.
  • 58. Miksi se toimii? Järjestelmä  tekee  tavoitteiden  mukaisen  toiminnan  näkyväksi. 1.  Organisaatiolle 2.  Työntekijälle 3.  Johdolle Tunnustusta  ja  mainetta   Selkeitä  tavoitteita,  palautetta   Tavoitteiden  asetantaa,  suoritusten   tehokkuudesta,  kilpailua  kollegoiden   tekemisestä,  kehityksen  seuraamista mittaamista,  toiminnan  kehittämistä kanssa.
  • 59. Dokumenttien löydettävyyden parantaminen Esimerkkinä  yhteen  dokumenttiin  liittyvät  tapahtumat. MITATTAVAT  ASIAT:   Tallentaa yhteiseen työtilaan 10  pts Lisää kaksi asiasanaa 10  pts 78  eri lukijaa 8  pts 11  tykkäystä 6  pts 8  tagiä lisätty 4  pts yht. 38  pts pistettä  ko.  dokumentilla.
  • 60. Dokumenttien löydettävyyden parantaminen Yksittäisten  dokumenttien  yhteenlasketuista  pisteistä   tilasto.   Kuinka  löydettävää  hänen  tuottamansa  tieto  on?   Kuinka  hyödyllistä  se  on  koko  organisaatiolle? Dokumenttien  käsittely  on  vain   yksi  seurattavista  toiminnoista. Toimintoja  yhdistelemällä  ja  ketjuttamalla  voidaan  luoda   suorituskokonaisuuksia,  tavoitteita  ja  tehtäviä.
  • 61. Mitä asioita voidaan mitata? Mikä  tahansa  käyttäjän  toimenpide  yrityksen  tietojärjestelmissä   voidaan  ottaa  mitattavaksi  KW  Engineen.   Alla muutamia esimerkkejä: Dokumenttien hallinta » Luominen,  muokkaus,  osallistuminen,  asiasanoitus,  löydettävyys,  tallennatko korrektiin paikkaan Dokumenttien suosio ja uudelleenkäyttöaste » Kuinka paljon tuottamaasi aineistoa luetaan,  kuinka paljon käytetään uudelleen,   jatkojalostetaan,  hyödynnetään organisaatiossa Sähköposti » Sisäisen sähköpostin määrä ja jakauma verkostoihin,  keskusteluketjujen muodostuminen,   dokumentti-­pingis Pikaviestintä » Käyttöaste,  ominaisuuksien hyödyntäminen,   Wiki-­sivujen luominen,  muokkaus,  osallistuminen,  käyttöaste Blogitekstien kirjoittaminen,  kommentointi Intranet-­sisältöjen luominen tai  kommentointi Sivujen ja sisältöjen katselu Intranet-­sisältöjen arvosteleminen,  äänestäminen,  tykkääminen,  tagääminen
  • 62. Mitä tuloksia voidaan odottaa? Välittömät  hyödyt Välilliset  hyödyt Ratkaisu  mahdollistaa  tavoitteiden  asettamisen,   suorituskyvyn  mittaamisen  sekä  johtamisen  näistä   Esimerkkejä järjestelmän konkreettisista tavoitteista  muodostettuja  mittareita  vasten. vaikutuksista työtapoihin (luvut ovat Työmotivaatio  paranee,  kun  rutiinitehtävistä  tulee   havainnollistavia esimerkkejä): selkeästi  tavoitteellisia  ja  niiden  suorittamisesta   palkitaan. 60%  vähemmän sisäistä sähköpostia Tietotyön  prosesseista  voidaan  paikallistaa   ongelmat  ja  poistaa  ne. 500%  kasvu  mallipohjien  käytössä Saadaan  luotua  selkeä  ja  tehokas  toimintatapa   100%  kasvu  intranetin  keskusteluissa organisaation  keskeisille  tietotyötehtäville 400%  enemmän  metatietoja  dokumenteissa It-­investoinneita saadaan  enemmän  irti,  kun  niitä   800%  enemmän  sisäisiä  wikisivuja hyödynnetään  tehokkaammin. 700%  enemmän  aloitteita  aloitejärjestelmässä Järjestelmän  avulla  pystytään  ohjaamaan   paremmin  tulevia  tietojärjestelmähankintoja,   yrityksen  työkulttuuria  ja  henkilöstön   koulutustarpeita.
  • 63. Ratkaistavan ongelman taustaa Tiedon  etsiminen,  sähköposti,  sisäinen  viestintä  ja  yhteistyö  vievät  tietotyöläisen  viikkotyöajasta  tyypillisesti  n.  61  %.   Office  Action  Engine  keskittyy  juuri  näihin  asioihin  kuluvan  ajankäytön  tehostamiseen.  McKinseyn tutkimuksen   mukaan  näihin  asioihin  keskittymällä  voidaan  nostaa  tietotyöläisen  tuottavuutta  20-­‐25  prosenttia. Tietotyöläisen   Tuottavuuden Lisääntynyt   työtehtävät parannus tuottelias  aika %  tyypillisestä  viikosta % %  työviikosta Sähköpostien   28 25-­‐30 7.0-­‐8.5 lukeminen  ja   vastaaminen 19 30-­‐35 5.5-­‐6.5 Tiedon  etsiminen  ja   kokoaminen Viestintä  ja  yhteistyö   14 25-­‐35 3.5-­‐5.0 sisäisesti 39 10-­‐15 4.0-­‐6.0 Roolikohtaiset  tehtävät 100 20-­‐25 20.0-­‐25.0 Yhteensä Lähde:  McKinsey,  The  Social  Economy:  Unlocking  value  and  productivity  through  social  technologies  
  • 64. Ryhmätyö 5 Voisiko pelillistäminen toimia työpaikallasi? Pelillistäminen Voiko tavoitteita saavuttaa ilman ? mittaamista? Tavoitteet ja Mitä asioita tietotyössä tulisi teillä mitata? mittaus? Uusi tapa työskennellä Jatkuva kehitys
  • 65. Ryhmätyö 5 -‐ vastauksia Ideatasolla tosi hyvä, käytännön tasolla haaste tulee muutoksen johtamisesta, miten saa vietyä läpi organisaatiosta. Käytännön haaste UPM:ltä, kun paperimyyjälle joka on tehnyt duunia 30v sanoo, että kerätään plussapisteitä sanoo hän "haluatteko että myyn vai kerään plussapisteitä?". Et älä tuu mulle kertomaan Sitä saat mitä mittaat. Toisissa organisaatioissa on helppo mitata (﴾myynti)﴿, monissa organisaation osissa panos tulee muiden auttamisen kannalta. Ei mitata mittaamisen takia, pitää mitata järkeviä juttuja. Peliä voi aina manipuloida, jos haluaa. Ei ole itsetarkoitus, että teet tiettyjä juttuja, vaan että tuot rahaa pöytään Samoja asioita tuli. Pelillistäminen voi auttaa luomaan tiettyä kulttuuria tiedon jakamisessa. Itse pisteiden kerääminen ei kuitenkaan voi olla tarkoitus, vaan pitää ymmärtää mikä siellä on taustalla Paljon tuli samoja. Myynnissä tai markkinoinnissa on helppo mitata, mutta tuotekehityksessä taas vaikeaa. Erilaisia tehtäviä tiimin sisällä, miten sitä arvottaa. Toiset tykkää kerätä pisteitä ja jotkut ei. 90-‐luvulla syntyneet voivat haluta erilaisia motivaattoreita, mutta toisaalta heidänkin pitää ymmärtää se, mitkä ovat ne oikeasti tärkeät tekijät www.sulava.com  |  www.facebook.com/sulavaoy 66
  • 66. Miten edetä? 1. Kartoita oman organisaatiosi nykytila ja tarpeet erityisesti tunnista keskeiset ongelmat tietotyössä 2. Laske nykyisen ICT-‐ympäristösi kustannukset sekä budjetoidut projektit, että jatkuvat ylläpito-‐ ja palvelinkustannukset 3. Selvitä uusien tuotteiden mahdollisuudet ja laske niistä aiheutuvat kustannukset (﴾lähes poikkeuksetta kustannukset jäävät jo 0-‐2 vuoden säteellä alle nykyisten kustannusten!)﴿ 4. Tee suunnitelma uusien toimintamallien ja tuotteiden vaiheittaisesta käyttöönotosta ja aloita käyttöönotot heti. Pilvi on ensisijainen käyttöönottomalli. 5. Unohda ICT-‐ongelmien kanssa painiminen keskity innovointiin, oman liiketoiminnan kehittämiseen ja uusien työmenetelmien viemiseen työntekijöillesi 6. Nauti tietotyöstä ja menestyksestä www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 67
  • 67. Sulavan tarjoama, esimerkkerjä Pilvisiirtymän esikartoitus Tuotteistetut Kustannus noin 5 000 10 000 ratkaisut Tietotyön tehokkuuden mittaus Kustannus noin 9 500 Uuden ajan konsultointi Sähköisen työpöydän konsepti + POC SP 2013 Kustannus noin 10 000 25 000 Jatkuva Sulava Advisory kehitys Sulavan osaaminen joustavasti käyttöön Uudenlaiset Kuukausikustannus 3 500 palvelut www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 68
  • 68. Kiitos! aki.antman@ sulava.com www.sulava.com/blogi 040 743 2377 www.facebook.com/SulavaOy Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ www.sulava.com www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 69