Auditoria de calidad en proyectos

1. Auditoria
De
Proyectos

3. Auditoría Proyectos
• Propósitos y objetivos de la Auditoría de
Proyectos. Alcance.
• Reporte de auditoría: desarrollo y utilización.
• Responsabilidades del Auditor.
• Ciclo del Proceso.

4. Post Control
Beneficios
futuros de la
experiencia
Capturar la
esencia de
los hechos

5. Auditoría
Proyectos:
altamente
General: flexible y
Verificación focalizada
detallada en los
aspectos
que indica la
Alta Gerencia

6. Evaluación de Proyectos
• No se limita al análisis después que los hechos ocurrieron
• Debe ser realizada también durante el ciclo del proyecto
Ciclo de vida de Pr oyect os
Uso de Recusos / Costos
Implementación
Desar r ollo Cier r e
Concepción
Tiempo

7. Foco de la auditoria
Funcionamiento del
Sistema
de Gestión de
Proyectos
•Técnicas
•Metodología
•Procesos
•Acciones
•Decisiones

8. Propósitos
• Alerta
– Identificar problemas
en sus primeras
manifestaciones
– Identificar errores,
resolverlos y generar
acciones para el futuro

9. Propósitos
• Catalizador
– Reducir costos
– Acelerar el logro de los
resultados
– Mejorar resultados

10. Propósitos
• Relaciones
– Clarificar relaciones entre
tiempos, costos y
resultados
– Detectar oportunidades
por avances tecnológicos

11. Propósitos
• Gestión
– Proveer información a la
Dirección de Proyecto
– Reconfirmar intereses de la
organización
– Grado de compromiso de los
que intervienen en el
Proyecto
– Evaluar la capacidad de
gerenciamiento del proyecto

12. Contribuciones
• Mejoras
– comprensión en la forma en
que los proyectos son
evaluados por la
organización
– procesos de organización y
gestión de proyectos
– contribución profesional
para los miembros del
equipo de proyecto

13. Contribuciones
• Identificación
– Fortalezas y debilidades
de la organización:
• personas
– potencial
– liderazgo
• management
• toma de decisiones
• sistemas
– Factores de riesgo

14. Responsabilidades del Auditor
• Organizar el grupo de expertos
• Familiarizarse con los requerimientos del proyecto
o programa
• Auditar “in situ”
• Finalizada la auditoria compartir la información
obtenida
• Producir el informe de acuerdo a lo establecido
• Distribuir el informe
• Seguimiento de la implementación de las
recomendaciones

15. Auditor Interno
• Posibles objetivos
“ocultos”
• Búsqueda de
ventajas personales
a expensas del
resto

16. Auditor Externo
• Posibles falta de
comprensión del
proceso específico
bajo auditoría

17. Contenido del Informe de Auditoría
de Proyectos
I. Descripción general
II. Situación Actual
II.1.- Costo
II.2.- Programación
II.3.- Avance
II.4.- Calidad
III. Cuestiones críticas .Perspectivas resto proyecto
IV. Análisis de riesgos
V. Aplicaciones para otros proyectos
VI. Supuestos y limitaciones del Informe

18. Alcance de la Auditoría
Confirmación de la etapa en que se encuentra el
Estado
proyecto
Predicciones Estimación condiciones futuras del proyecto
Mediciones Financieras, programa, progreso, uso recursos
Sistema de Uso del sistema de la organización o solicitado por
Registro el cliente del proyecto
Sistema de Creado por la organización o por la auditoría
Información
Recomendaciones Cubre aspectos del proyecto y de su gestión
Calificaciones Focalizada en el proceso de auditoría

19. Áreas bajo análisis
Contabili
Proyecto
dad
Legales Técnicas
AREAS
Compras
Clientes
Alta
Marketing
Gerencia

20. Listas de Comprobación
1. Seleccionar área bajo análisis
2. Obtener los estándares de
cumplimiento
1. técnicas
2. métodos
3. objetivos
3. Redactar las preguntas
4. Establecer sistema de puntuación

21. Calidad
N Comprobación 1 2 3 4 5
mín máx
1. ¿Se cumple el Plan de Calidad del
Proyecto?
2. ¿Todos los productos obtenidos son aptos
para su uso por el cliente?
3. ¿Se cumplen todas las leyes y
regulaciones?
4. ¿Los sistemas de obtención de
información de calidad son precisos?
5. ¿Se ponen en marcha las medidas
correctivas cuando son requeridas?
6. ¿Se identifican oportunidades de mejora?

22. Project Manager - Equipo
N Comprobación 1 2 3 4 5
mín máx
1. ¿Comparte la información con los
miembros de su equipo?
2. ¿Provee descripciones de tareas, resaltando
roles y responsabilidades clave?
3. ¿Se asignan las responsabilidades de
acuerdo a las competencias de los
integrantes?
4. ¿Las reuniones cuentan con una agenda de
trabajo completa?
5. ¿Se crea un ambiente participativo durante
las reuniones del equipo de proyecto?
6. ¿Se cumplen los planes de trabajo del
equipo que surgen de las reuniones?

23. Plan del Proyecto
• Existe un plan detallado : camino crítico, programación, recursos,
etc al menos hasta el punto actual y un plan general hasta el fin del
proyecto
• Existe un plan detallado de costos al menos hasta el punto actual y
un plan general de costos hasta el fin del proyecto
• Las responsabilidades del personal clave están especificadas en el
plan del proyecto
• Conocemos qué actividades poseen disponibilidad en tiempo y qué
recursos pueden ser usados para emergencias en otras áreas
• Existe un Plan de contingencia en caso que el Proyecto se desvíe de
su programación o presupuesto

24. Recursos
• Se dispone de suficientes Recursos Humanos para
completar el proyecto
• La tecnología apropiada estará disponible
durante todo el ciclo del proyecto
• La tecnología a ser utilizada durante el proyecto
está probada y posee un completo soporte
• Las tareas específicas del proyecto están dirigidas
apropiadamente
• Los integrantes del grupo del Proyecto
comprenden los roles que les han sido asignados

25. Ownership = sentirse dueño
• Todos los involucrados han tenido la oportunidad de
aportar y opinar acerca del Proyecto
• Aceptan el sentido de propiedad de las acciones
• Las formas de medir el éxito han sido acordadas
• Se comprenden cabalmente los límites del Proyecto
• Conocen los requerimientos propios que han sido
incluidos en el proyecto

26. Lewis Charles Quintero Beltrán
Ingeniero de Productividad y Calidad
Esp. En Gerencia Integral
E-mail: contacto@lewisquintero.com
Celular: 300 5375610

28. PREGUNTAS
¿…………………….?
Lewis Charles Quintero Beltrán
Ingeniero de Productividad y Calidad