Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
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Ciclo vital de los documentos
1.
2. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Presentado por:
LUISA FERNANDA MARTINEZ GOMEZ
JEFFERSON GARCIA SERNA
Grupo 2
Presentado a:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional en Ciencia de la Documentación,
Bibliotecología y archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓ,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA DC
3. INTRODUCCIÓN
Podemos ver la importancia de la gestión documental
y lo importante que es la organización de un archivo.
En este trabajo podemos ver los conceptos claros del
ciclo vital de los documentos, observamos las
diferentes etapas desdela recepción hasta la
eliminación.
Evidenciamos los diferentes proceso y documentos
que tienen del archivo de una entidad privada a una
publica.
4. ENTIDAD PRIVADA
NOMBRE DE LA ENTIDAD
•
La documentación se
encuentra organizada por un
código que le dan a cada
expediente, ejemplo del 001 al
1873 en orden numérico.
DATOS
ENCARGADO(A)
MIRIAM ROJAS
DIRECCION
Calle 162 N. 18ª 72
TELEFONO
5082424
5. 10 PREGUNTAS
1.Que Documentos Se Encuentran En El Archivo De Gestión?
En su mayoría son las historias laborales ya que cada área custodia los
documentos respectivos a la misma.
2.Como está organizado el archivo de la empresa?
Esta organizado de acuerdo a un código que se le da a cada
expediente que inicia desde el 1 en adelante.
3.Tienen Comité de Archivo?
Específicamente un comité de archivo no hay el área encargada es
contratación la que decide las funciones que se implementan en el
archivo.
6. 4. En cuanto a las historias laborales, como se organizan los
documentos dentro de las carpetas?
Los documentos son organizados de acuerdo a una lista de cheque que
es utilizado por la empresa.
5. Donde está ubicado el archivo histórico?
Los documentos que pertenecen al archivo histórico son enviados a un
outsourcing y ellos custodian estos documentos a que tenemos poco
espacio en las instalaciones.
7. 6.Qué proceso se debe realizar para el préstamo de
un documento?
Diligenciar los datos que contiene el formato como son:
Fecha de la solicitud
Nombre del solicitante
Área
Fecha de recibido
Nombre o código del expediente
Firma.
8. 7. Que herramientas son utilizadas cuando solicitan una historia
laboral?
La historia laboral se ubica por medio de una base de datos, se busca por
Nombre o cedula, posteriormente nos genera un código el cual es
indispensable para la búsqueda del expediente en físico.
8. Cuál es el proceso que se realiza para obtener los documentos de
una historia laboral?
El trabajador debe cumplir con unos requisitos como es la hoja de vida y
demás, posteriormente recursos humanos pasa esa información al área de
contratación se le anexa contrato y otros documentos específicos y la
historia laboral pasa al área de archivo.
9. Con los documentos realizan otro procedimiento?
Efectivamente se están digitalizando los documentos para que las
consultas sean más agiles y productivas.
9. 10. De qué manera obtienen las historias laborales de los
trabajadores
que se encuentran fuera de Bogotá?
Compass tiene un programa el cual permite que las secretarias de otras
ciudades envíen todos los documentos del personal escaneados, en
Bogotá se imprimen, posteriormente se organizan de acuerdo a la lista
de chequeo y se envían al área de archivo, por este motivo tenemos en
archivo todas las historias laborales de los trabadores de la empresa.
10. 2. EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE
ENTIENDE POR
• ACHIVO TOTAL: hace referencia al proceso integral de los
documentos en su
ciclo vital.
• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son etapas por la cuales
atraviesan los documentos desde su producción a conservación
temporal y finalmente a su eliminación o integración de un archivo
permanente.
• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: El documento debe estar situado
en el fondo documental del que procede, debe mantenerse la unidad
e independencia de cada fondo y en ella la integridad. Este principio
e valido tanto para los archivos históricos como para los
administrativos.
11. SUBFONDO: conjunto de documentos relacionados entre si que
corresponde a la subdivisión administrativa de los organismos que lo
originan
• PRINCIPIO DE OREDEN ORIGINAL: Para la ordenación de fondos
series y unidades documentales se debe respetar la secuencia de
los trámites que los produjo. Este da facilidad de localizar los
documentos de acuerdo al orden original que se le dio desde el
principio de su función, se tienen encuentra la fecha de producción y
el orden que se le dio mientras esta activo.
• FOLIO: Es el número que indica el orden consecutivo de las páginas
de un libro expediente revistas folleto.
• LEGAJO : conjunto de documentos que tratan de un mismo asunto.
12. SUBFONDO: conjunto de documentos relacionados entre si que
corresponde a la subdivisión administrativa de los organismos que lo
originan.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de contenido y estructura
homogéneos, emanados de un mismo órgano. Como las hojas de vida,
historias laborales.
SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales , que forman parte de
una serie y se identifican en forma separada del conjunto de la serie por
los tipos documentales
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple, que reúne todas las
características necesarias para ser considerada como documento
14. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
E s el análisis y organización de un fondo acumulado donde se
presenta un listado de series documentales con anotación de fechas
extremas y los respectivos procedimientos para a si aplicar la
disposición final
15. VALOR PRIMARIO: Documentos que sirven a la entidad productora
VALOR SECUNDARIO: surge cuando se agota el valor primario los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente ya
que interesa a los investigadores de la información retrospectiva
16. 3. EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN
EN ARCHIVO PRIVADO POR SUS VALORES
PRIMARIOS Y SECUNDARIOS
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
Memorandos
Certificaciones
Contratos
Informes
Actas
Resoluciones
Convenios
acuerdos
17. 4. EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE,
SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL.
SERIE
HISTORIA LABORAL
CONTRATOS
INFORMES
SUBSERIE
TIPO DOCUMENTAL
HISTORIA LABORAL DE
LOS TRABAJADORES
HOJAS DE VIDA
CERTIFICACIONES DE
ESTUDIO Y LABORALES
EXAMENES DE INGRESO
CONTRATOS A TERMINO
FIJO
INFORMES DE VENTAS
CLAUSULAS CODIGO DE
ETICA OTRO SI
VENTAS DE PRODUCTOS
DE ASEO
18. 5. INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN
ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON
ARCHIVADOS.
•
•
•
•
Documentos sin firma
Borradores
Cotizaciones
Folletos
19. 6. OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE
LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
• La foliación se realiza con lápiz de mina negra, en la parte
superior derecha del documento iniciando desde el 1
consecutivamente hasta el ultimo folio del expediente, no se
deben foliar hojas en blanco separadores.
7. INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS
DENTRO DE LAS CARPETAS.
• Se organizan en forma cronológica, se respeta la fecha de
creación del documento
• En la empresa privada se organiza según la lista de
chequeo que utiliza la empresa para las historias laborales.
20. 8. DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS
CARPETAS Y CAJAS.
CARPETAS
•
•
•
•
•
•
•
•
Logo de la empresa
Seri
Subserie
Oficina productora
Número de CARPETA
Número de la caja
Número de folios
Fechas extremas
•
•
•
•
•
•
•
CAJAS
Nombre de la empresa
Dependencia
Serie
Subserie
Número de cajas
Número de carpetas
Consecutivo
21. 9. ARCHIVO DE GESTION
RECEPCION
• A) Organismo o sujeto productor que genera o
recibe documentos en cumplimiento de sus
funciones.
• Los documentos son recibidos por el personal de
recursos humanos , ellos verifican que estén
completos que sean de la persona o trabajador al
que corresponde deben estar con sus respectivos
anexos y firmados.
22. DISTRIBUCION
Al recibir los documentos completos , en una base de
datos se ingresa todos los datos respectivos a los
documentos recibidos y son entregados al área de
contratación.
TRAMITE
Cuando el área de contratación recibe los
documentos los revisa y posteriormente realizan el
tramite de la contratación al personal admitido.
23. ORGANIZACIÓN
Los documentos se organizan según la lista de chequeo que
utiliza la empresa y posteriormente se encarpetan los
documentos, finalmente se tiene la historia labora.
CONSULTA
Es el derecho que tiene un usuario a consultar la
información
Al momento de consultar la búsqueda se realiza por medio de
la base de datos con la cedula o el nombre completo del
trabajador y este nos da un código con el cual es buscado los
documentos que se requieren.
24. CONSERVACIÓN
• Los documentos se conservan en carpeta de dos tapas y
ganchos plásticos, en un archivador a una temperatura
adecuada para que los documentos no se deterioren.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
• Es el estudio o análisis documental, para determinar los
valores administrativos, fiscales legal contable técnico. Se
basan en la TRD
25. ARCHIVO CENTRAL
ORGANIZACIÓN
Los expedientes son organizados según un código
que se le asigna numéricamente y los documentos se
organizan por la lista de chequeo.
CONSULTA
Las consultas las pueden hacer los funcionarios que
pertenecen a la dependencia de la cual solicita la
información, dado el caso que otra área requiera
consultar, debe solicitar autorización al jefe
respectivo.
26. conservación
• Los documentos son archivados en legajos, cajas con su
respectiva marcación e identificación y son puestos en
archivos rodantes.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
. Estos son custodiados por el outsourcing
C) Esta entidad no tiene archivo Histórico.
27. 10. DOCUMENTO QUE SE PRODUZCA EN ALGUNA
DEPENDENCIA DE LA ENTIDAD PRIVADA
Documento : LA REQUISICION
Es un documento que genera la entidad con datos
básicos al cual se le anexa documentos sobre la
entrevista y el proceso de inducción, sin este
documento no se puede realizar el proceso de
contratación ya que este nos permite ver aprobación
del jefe para realizar la respectiva contratación, este
documento se archiva en la historia laboral del
trabajador como soporte.
28. ENTIDAD PUBLICA
Dirección de recursos
humanos
Yeny Natalia Bernal
3204516004
• El archivo de gestión humana de la
Universidad nacional se encuentran las
historias laborales de los empleados de
la universidad, cada uno organizados en
carpetas y cada carpeta se encuentran
seis divisiones así:
• Vacaciones prestaciones sociales
• Capacitación y desarrollo
• Compensación y beneficios
• Trayectoria del empleado
• Contratación y seguridad social
• Documentos de ingreso
• Así mismo el archivo de gestión
humana se encuentra dividido en dos
partes, Empleados Activos y Empleados
Retirados.
29. 10 PREGUNTAS
1.Cuantas historias laborales se almacenan en este archivo?
Aproximadamente contamos con 12.000 historias laborales.
2.Cada cuanto realizan ustedes la transferencia documental al
archivo central de la universidad?
Nos regimos de acuerdo a la Tabla de retención documental de la
unidad, la cual nos indica que después de que la historia laboral pasa a
la sección de retirados y pasados dos años, se realiza la respectiva
transferencia al archivo central. Ese procedimiento lo realizamos cada
seis meses.
3.Ustedes llevan un plan de trabajo o un programa de gestión
documental donde indique las fechas o cronograma de trabajo?
Por supuesto, el programa de gestión documental es suministrado por
el Archivo central de la universidad y en él se encuentran establecidas
las fechas correspondientes para realizar las transferencias e
intervención a los documentos de la unidad.
30. 4. Cuál es el procedimiento para la actualización de las
historias laborales?
Primero el Auxiliar de archivo pasa por cada una de las dependencias de Gestión
Humana recolectando la documentación correspondiente a la historia laboral de los
empleados, tales como prorrogas, certificados de estudios, liquidaciones parciales y
definitivas, afiliaciones, incapacidades, traslados de eps y afp, auxilios educativos,
soporte portafolio beneflex, pacto colectivo, retiro de cesantías parciales, autorización
entrega de certificados, procesos de selección, embargos salariales, formato entrega de
dotaciones, gestión de desempeño, modificaciones contractuales, bonificaciones
pagadas, certificado de ingresos y retenciones, licencias, cartas de reconocimiento,
procesos disciplinarios, citación jurados de votación y compensatorios.
Después de recogidos los documentos son transferidos a este archivo y se inicia con el
proceso de ordenación alfabético, posteriormente se aplican los procesos técnicos
quitando los elementos externos y como parte final se almacena en la historia laboral
perteneciente.
31. 5.COMO ES EL PROCESO DE CONSULTA DE LA
DOCUMENTACIÓN?
Los usuarios envían un correo a nuestra dependencia solicitando la
historia laboral correspondiente o el documento que necesitan,
dependiendo la situación se envía el archivo digitalizado o se entrega
la historia laboral.
6.QUE MAS SERVICIOS OFRECEN USTEDES COMO ARCHIVO?
También realizamos las consultas de historias pensionales en el
archivo central, tanto en los rollos microfilmados como en los
documentos físicos.
7.USTEDES REALIZAN ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS?
Por supuesto, primero sometemos los documentos a un criterio de
evaluación con los respectivos jefes de dependencia para reconocer
los documentos a eliminar, paso siguiente se realiza la respectiva acta
de eliminación documental y se procede a la eliminación física de los
documentos en el archivo central con la picadora.
32. 8. USTEDES MANEJAN DOCUMENTACIÓN
AUDIOVISUAL?
No, solo documentación física.
9. CUÁLES SON LAS FECHAS EXTREMAS
MANEJADAS EN ESTE ARCHIVO?
Tenemos documentos del mes anterior y entre los más
antiguos tenemos documentos de 1987.
10.QUÉ FORMACIÓN ACADÉMICA CUENTAN LAS
PERSONAS QUE LABORAN EN ESTE ARCHIVO?
Aquí laboramos tres personas, yo la supervisora de archivo,
soy tecnóloga en gestión documental egresada del Sena,
un auxiliar de archivo que es técnico de archivo y un
aprendiz del Sena, para este caso se contrata uno cada
seis meses.
33. 3. DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS
ARCHIVOS POR SUS VALORES PRIMARIOS Y
SECUNDARIOS
El contrato laboral es un documento de valor primario el cual
cuenta con un valor fiscal el cual sirve como testimonio en el
cumplimiento de las obligaciones tributarias.
La liquidación definitiva es un documento de valor contable para
los movimientos económicos de la entidad.
Las historias laborales son expediente que conservan
documentos de valor primario por ser de la parte fundamental de
la dependencia Gestión Humana siendo los mismos de valor
técnico.
El certificado de ingresos y retenciones es un documento de valor
fiscal ya que sirve como testimonio del cumplimiento de sus
obligaciones.
34. 4. EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA
SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL.
Serie: La historia laboral es la serie más importante de la
dependencia de gestión humana
Subserie: documentos de ingreso, los cuales hacen parte
de la serie Historia laboral
Tipo documental: uno de los tipos documentales más
reconocidos dentro de la unidad por su importancia en los
documentos de ingreso, son los certificados académicos.
35. 5. DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS
OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS
Los documentos que son eliminados anualmente y
mediante acta de eliminación documental son los
siguientes:
Certificados laborales
Memos ágil
Comunicaciones oficiales internas dirigidas a
servicios generales(por lo general son solicitudes de
salones)
36. 6. COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?
En el archivo de gestión humana no se folian
los documentos en vista de que están en
consulta permanente y activa, se realiza el
respectivo proceso de foliación antes de realizar
la transferencia primaria al archivo central.
37. 7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS
DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS
Los documentos de la historia laboral se organizan dependiendo el
tipo de contrato que tenga el empleado así:
Contratos de cátedra (cuatro divisiones)
Vacaciones y prestaciones sociales
Compensación y beneficios – Trayectoria del empleado
Contratación y seguridad social
Documentos de ingreso
Empleados de planta
Vacaciones, prestaciones sociales y desvinculaciones
Capacitación y desarrollo
Compensación y beneficios
Trayectoria del empleado
Concentración y seguridad social
38. 8) MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER
LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS.
Las historias laborales llevan las etiquetas con el nombre del
empleado
Y tienen 10 cajas donde se conservan convenios educativos, los
cuales son un beneficio que reciben los estudiantes por prestar
servicios como monitores en las clases pero el mismo no cuenta
como contrato laboral.
Datos:
Unidad: Gestión Humana
Serie: Historia Laboral
Fechas Extremas: 2019 - 2011
39. ARCHIVO DE GESTIÓN
El archivo de gestión de la dirección de gestión humana de la
universidad nacional, se realizan los siguientes procesos:
RECEPCIÓN: El proceso de recepción lo evidenciamos al
momento de recolectar los documentos de las diferentes
dependencias de la entidad.
ORGANIZACIÓN: la organización es evidente cuando se
tienen los documentos en el archivo y se inicia con la
clasificación y ordenación alfabética, posteriormente es
almacenada en la historia laboral correspondiente.
40. CONSULTA: LA consulta la realizan a diario los empleados de la
dirección de gestión humana, solicitando información, documentos y
generalmente la historia laboral, mediante un correo electrónico,
indicando el nombre completo y numero de cedula del empleado.
CONSERVACIÓN: para la conservación y preservación de los
documentos, el archivo de gestión humana cuenta con un
deshumidificador el cual se encarga de absorber la humedad que se
produce en el ambiente donde reposan los documentos además del
uso de carpetas desasificadas para evitar la humedad en un
porcentaje mayor.
DISPOSICIÓN FINAL: la disposición final de los documentos de la
dirección de gestión humana los da la tabla de retención de
documental, el cual indica que las historias laborales deben reposar
allí el tiempo que el empleado se encuentre activo, al pasar a retirado
se conserva por dos años más, paso siguiente se realiza la
transferencia al archivo central.
41. ARCHIVO CENTRAL
En el archivo central de la universidad nacional no se aplica el
proceso de organización, ya que cada que una unidad realiza su
transferencia documental, se guardan los inventarios y se ubican los
documentos transferidos en un área especial para cada unidad de la
universidad.
Consulta: la consulta la realiza cada unidad y la misma solo puede
consultar sus archivos transferidos, si por el contrario solicita
consultar los expedientes de otros archivos, se envía la solicitud de
autorización al supervisor o encargado del archivo que se encargo
de la transferencia, todo este proceso se hace por medio del correo
consultas@unan.edu.co
42. Conservación: Para la conservación de los documentos,
el archivo central cuenta al igual que el archivo de gestión
humana, con tres deshumidificadores y todos los
documentos son almacenados en las carpetas
desasificadas, también cuenta con un indicador de
temperatura en cada piso.
Disposición final: la disposición final la dicta cada una de
las diferentes tablas de retención documental de igual
forma el archivo central cuenta con una sala de eliminación
documental y una sala de digitalización de acuerdo a la
disposición final del documento.
44. 10. DOCUMENTO DESDE QUE SE ORIGINA HASTA SU
ETAPA FINAL DE CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN?
45. Documento: Autorización de pasantía
Este documento se origina en la vicedecana tura
académica de la faculta de ciencias económicas de la
universidad nacional en dos copias, una para el estudiante
quien la lleva a su destino y la otra copia se queda en la
vicedecanantura para el respectivo archivo en la historia
académica del estudiante, la cual transcurridos dos años a
partir de la culminación de sus estudios o llegado el caso
de retiro, es conservada en el archivo de gestión de la
faculta de ciencias económicas por un periodo de dos
años, posterior a este tiempo, es enviada al archivo central
para su conservación permanente ya que es el la actividad
primordial de la entidad es la educación.
46. 11. QUÉ IMPORTANCIA TIENE ESTA NORMA (DECRETO 2609 DE
2012) PARA EL PAÍS?
El país cuenta con un nivel de cultura hacia los documentos y archivos
bastante bajo, ya que en muchas entidades o dependencias no le dan el
valor suficiente a esta unidad, por lo mismo el Archivo General de la
Nación es el encargado de promover la organización y fortalecimiento de
los archivos públicos como este y el de las empresas privadas con
funciones de publica, por ello el año pasado (2012) se expidió el decreto
2609 de 2012 para brindarnos más herramientas enfatizando en los
programas de gestión documental, mas aun que ellos tienen el Sistema
nacional de archivos la cual planea y coordina la función archivística del
país. Teniendo en cuenta el programa de gestión documental es el que
nos indica cómo debemos trabajar los documentos, desde su origen
hasta su disposición final, a pesar de que la Tabla de Retención
documental no indica también su disposición final pero no nos indica su
Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta.
47. CUADRO COMPARATIVO ENTRE LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ANTES DEL DECRETO 2609 DE DICIEMBRE DE 2012 Y LOS
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DE LA EXPEDICIÓN DE
DICHO DECRETO
Procesos del PGD antes del decreto Procesos del PGD después del decreto
El PGD es obligatorio de acuerdo al
El PGD no era obligatorio
artículo 10
El PGD debe estar aprobado por el
comité de desarrollo administrativo o
EL PGD no debía estar aprobado
el comité correspondiente
El PGD no se encontraba publicado El PGD debe estar publicado en la
en ninguna parte
página web de la entidad.
El PGD debe contar con un plan de
La capacitación del empleado era capacitación para empleados y
opción de la entidad
usuarios
El PGD debe ser compatible con otros
sistemas de gestión o administrativos
establecidos por el gobierno
48. Antes del PGD la herramienta mas importante
era la Tabla de Retención Documental, la cual
indicaba a cada dependencia como iba los
expedientes, su tiempo de retención en el archivo
de gestión y su disposición final, ahora con el
Decreto 2609 se tienen mas herramientas entre
la mas importante encontramos el Programa de
Gestión Documental, que nos indica todo el ciclo
vital del documento.
49. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES
A TENER EN CUENTA SEGÚN EL CONTENIDO DEL
MENCIONADO DECRETO?
Los aspectos mas importantes a tener en cuenta son el
capitulo 3 donde indica los detalles generales que debe
tener el sistema de gestión documental, el capitulo 4 que
da lineamento para el manejo de la gestión de los
documentos electrónicos, el capitulo 2 donde están los
artículos para el Programa de Gestión documental con
mayor especificación y disposiciones en materia para el
programa.
50. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004
y 005 de marzo 15 de 2013
El comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación en
responsabilidad por quienes debe estar conformado el comité evaluador
de archivos y las funciones del comité, fechas de las reuniones,
Se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación, implementación y actualización de las TRD y
TVD de conformidad a lo establecido en el acuerdo 004 de marzo de
2013, se indica que el AGN solo definirá procedimientos especiales para
las notarias, personerías, curadurías urbanas, grupos étnicos y demás
entes públicos que no cuenten con una estructura organizacional definida,
las TRD deben aplicarse para la organización y disposición de
documentos físicos y electrónicos y las TVD solo para los fondos
documentales. Deben ser creadas por un equipo interdisciplinario
(profesionales en archivística, historia, derecho, administración pública,
entre otras) estas se deben basar en los cuadros de clasificación
documental siguiendo la estructura orgánico funcional de cada entidad.
51. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004
y 005 de marzo 15 de 2013
Se establecen los criterios para la elaboración de las TRD y TVD,
las firmas responsables de las mismas y entre lo más importante,
cambia la metodología de aprobación, ya que no es necesario
que sea el AGN, por el contrario son aprobadas mediante acto
administrativo expedido por el representante legal de la entidad,
previo concepto emitido por el comité institucional de desarrollo
administrativo. Indican también los casos en que las TRD deben
ser actualizadas, se entiende que no mencionan las TVD ya que
solo aplican para fondos documentales y no tienen cambios en
su estructura administrativa al momento de la creación. También
se indican procedimientos adicionales para la eliminación de
documentos tanto físicos como digitales.
52. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004
y 005 de marzo 15 de 2013
En el acuerdo 005 se enfocan en los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos indicando que
como fundamento se debe tomar el cuadro de clasificación documental y
la tabla de retención documental. Velando por la clasificación de los
documentos mediante la identificación de los tipos documentales
producidos en el desarrollo de la gestión administrativa atendiendo los
principios de procedencia y orden original. Así mismo se indica que los
archivos históricos conformados por documentos públicos solo podrán
aumentar sus fondos documentales por medio de la recepción de
documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades
de derecho privado, de familias o de personas naturales las cuales
mantienen su carácter de patrimonio documental del país.
53. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004
y 005 de marzo 15 de 2013
Aun así se indican los principios de la ordenación
documental, tanto el principio de procedencia como el de
orden original, integrada de los fondos y las demás
directrices políticas y normas expedidas por el archivo
general de la nación esta ordenación se puede dar a
nivel de fondos, secciones, subsecciones, series,
subseries, expedientes y excepcionalmente por tipos
documentales y la obligatoriedad de la descripción de
los documentos la cual se puede presentar de manera
colectiva,
54. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004
y 005 de marzo 15 de 2013
El archivo general de la nación podrá establecer convenios o acuerdos de
cooperación con academias de historia, entidades académicas o
científicas de carácter privado que conserven o administren archivos
históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público o
declarados como bienes de interés cultural, para desarrollar procesos de
descripción documental y lograr su recuperación y consulta a través de la
Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se
pongan a disposición de toda la ciudadanía. El inventario como lo indica
el decreto 2609 de 2012 es una obligación, por lo tanto las entidades que
transfieran documentos a los archivos generales territoriales o a los
archivos históricos institucionales deben publicarlos en sus respectivas
páginas web para la consulta de la ciudadanía con el fin de informar al
público de los documentos transferidos. En este acuerdo también se
mencionan los instrumentos de descripción archivísticos como:
55. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004
y 005 de marzo 15 de 2013
• El censo
• La guía
• El inventario
• El catalogo
• Los índices
Así como los niveles de descripción
• Fondo
• sección y subseccion
• serie y subserie o asunto
• expediente
• unidad documental simple.
También se indican las áreas de descripción:
• Área de identificación
• Área de contexto
• Área de contenido y estructura
• Área de condiciones de acceso y utilización
• Área de documentación asociada
• Área de notas
• Descriptores con funciones y relaciones
• Área de control de la descripción
56. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004
y 005 de marzo 15 de 2013
• Este acuerdo también nos permite la utilización de medios
tecnológicos en la descripción archivística que sean
apropiados, interoperables y compatibles que permitan la
visualización de los instrumentos de descripción a través de
la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el
Archivo General de la Nación.
• Para finalizar en las disposiciones finales podemos destacar
la obligatoriedad de la descripción documental, desarrollo de
contratos de organización, custodia o administración
documental. La responsabilidad de otras entidades públicas
como la superintendencia y los ministerios en el desarrollo
de las normas sobre la gestión de documento y la
integración del Sistema Nacional de Archivos con otros
sistemas.
57. CONCLUSIÓN
El Programa de Gestión Documental es fundamental para las
entidades públicas y las privadas con funciones de publica ya que
indica los lineamientos para el mejor manejo que se le deben de dar a
los documentos, desde su origen hasta su disposición final, para ello
realizamos las respectivas visitas tanto en un archivo privado como
público, para evidenciar de primera mano el manejo de los
documentos y en especial encontrar sus diferencias, para concluir a los
ciudadanos y empleados de las entidades les falta mucha cultura
frente a los documentos, muchos los toman como basura o estorbos y
eliminan documentos sin lineamientos y procedimientos archivísticos
indicados, o en otras entidades vemos que los encargados de los
archivos son personas sin estudios en el área de la archivística, ciencia
de la información o bibliotecología, pero como todo, es un proceso
muy largo que año tras año se van tomando los cambios.
