Làm việc từ xa hiệu quả trong mùa Covid-19

Chuẩn bị để
Làm việc từ xa hiệu suất cao
mùa Covid-19
Hướng dẫn giúp doanh nghiệp tổ chức
làm việc từ xa, đảm bảo hiệu suất cao
trong mùa Covid-19

Nội dung chính
Phần 1:
1. Làm rõ tư tưởng cần có khi làm
việc từ xa
2. Làm quen với các công cụ làm
việc từ xa
3. Mẹo làm việc từ xa
Phần 2:

5 nguyên tắc
cần tuân thủ
khi làm việc
từ xa
1. Làm chủ
a. Hoàn thành những gì mình cam kết
b. Đảm bảo deadline
c. Làm việc tự giác, không để người khác giám sát / kiểm tra
2. Sẵn sàng
a. Đảm bảo luôn có mặt trong giờ làm việc
b. Đảm bảo hỗ trợ đồng nghiệp để công việc chung không bị ảnh hưởng
c. Đúng giờ
3. Minh bạch
a. Cung cấp thông tin tiến độ công việc
b. Cung cấp thông tin nội dung công việc cho những nội dung cần thiết
4. Thấu hiểu trong giao tiếp
a. Hiểu rằng giao tiếp online không thể bằng 100% trực tiêp
b. Trao đổi thẳng thắn, cởi mở, hỏi ngay những điều mình lấn cấn
c. Trao đổi tích cực, thông cảm cho nhau, tập trung vào nội dung chính,
không bắt bẻ từ ngữ, không suy diễn
5. Thay đổi thói quen
a. Hiểu rằng mình cần điều chỉnh thói quen cũ khi làm việc online
b. Dành thời gian làm quen với các công cụ công nghệ

Công cụ hỗ trợ
làm việc từ xa
1. Họp
a. Zoom meeting
b. Google meet
c. Skype
2. Trao đổi 1:1
a. Zalo
b. Skype
3. Soạn thảo văn bản
a. Google suites ( Docs, Sheet, Slide )
b. Oﬃce 365
4. Quản lý công việc ( task management )
a. Trello
b. Jira
5. Support từ xa
a. Chrome remote desktop
b. Team viewer

Những mẹo
cần biết khi
làm việc từ xa
- Ưu tiên call / video call hơn là chat / email
- Để diễn giải những nội dung phức tạp, vẽ ra trên giấy & dùng chức
năng video call
- Có thể dùng chức năng share màn hình
- Thực hành văn hóa tự tìm hiểu trước khi hỏi, ví dụ như đọc trong bộ
tài liệu của nhóm, tìm trên Google Drive ..
- Nên dùng 1 link duy nhất cho mọi cuộc họp, Tránh tới giờ họp mới đi
hỏi là truy cập link nào
- Tham gia sớm 5ph để kiểm tra đường truyền, micro, tai nghe …
- Mỗi người nên làm quen hết các chức năng của họp trực tiếp như
chia sẻ màn hình, bảng trình bày, điều khiển từ xa
- Chọn chỗ ngồi yên tĩnh
- Giữ yên lặng khi người khác đang nói - tôn trọng mọi người

Giới thiệu một số
công cụ giúp làm
việc từ xa

Phần mềm Giao việc
● Tài khoản mẫu:
● https://trello.com
● info@giaiphaptinhhoa.com
● Psw: phanmemnhansu

Các chức năng quản lý công
việc trên Trello
1. Phân công công việc
2. Bình luận công việc
3. Quản lý nhãn
4. Checklist việc cần làm
5. Deadline công việc
6. Đính kèm ﬁle
7. Sắp xếp - tổ chức công việc
8. Theo dõi tình hình công việc
9. Chia sẻ
10. Lưu trữ việc đã hoàn thành

Các công cụ của Google Suite
1. Gmail - Dịch vụ email
2. Drive - Đồng bộ hóa dữ liệu
3. Google Docs - Tài liệu văn bản
4. Google Sheets - Bảng tính
5. Google Forms - Biểu mẫu
6. Google Slides - Thuyết trình
7. Google Sites - Tạo và chỉnh sửa trang web
8. Google Calendar - Lịch trực tuyến
9. Mạng xã hội Google +
10. Google Hangouts
11. Google Meet

Một số ứng dụng trong quản trị nhân sự
Google Sheets Google Slides Google Drive Google form Google data studio
Hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân viên - Theo dõi
hạn hợp đồng
Lưu trữ file scan hợp đồng
đã ký
Dashboard báo cáo nhân
sự
Chấm công Lên danh sách ca làm việc Soạn thảo quy định chấm
công
Đăng ký nghỉ phép
Đăng ký tăng ca
Theo dõi thái độ làm việc
của nhân viên
Tính lương Quản lý bảng lương Soạn thảo chính sách lương
thưởng
Theo dõi quỹ lương
Phỏng vấn Theo dõi tiến trình phỏng
vấn
Soạn thảo & truyền thông
tin tuyển dụng
Lưu trữ CV ứng viên Ứng viên nộp hồ sơ Theo dõi dashboard phỏng
vấn
Đào tạo Hồ sơ chương trình đào tạo Soạn nội dung đào tạo
Tạo thư viện các chương
trình đào tạo
Tạo bài Kiểm tra với google
form
Gắn kết nhân sự Làm bản tin nội bộ Khảo sát sự hài lòng nội bộ
Xây dựng tổ chức Xây dựng mô tả công việc
Kết hợp datastudio làm
dashboard
Trình bày sơ đồ tổ chức
Soạn thảo & công bố các
chính sách nội bộ

Hướng dẫn họp online
……..

Bước 1: Đăng nhập vào email THS
Bước 2: Bấm chọn “Các ứng dụng của google”
Bước 3: Chọn “lịch”
Bước 4: Chọn ngày muốn họp 1 sẽ xuất hiện 1 cửa sổ
Bước 5: Ở cửa sổ ghi những thông tin cần thiết:
● Tiêu đề cuộc họp
● Ngày giờ cụ thể
● Nhập địa chỉ email những người tham gia
● “Thêm vị trí hoặc hội nghị truyền hình” chọn “hội nghị truyền hình”
● Bấm lưu
● Chọn gửi mail cho khách
Tạo Meeting
Các bước cần thực hiện để tạo meeting

Bước 1:
Đăng nhập email THS
Bước 2:
Bấm chọn vào icon
“Các ứng dụng của Google”

Bước 3:
Bấm chọn công cụ
Lịch của Google

Bước 4:
Chọn ngày muốn tạo meeting
VD: ngày 23/03/2020

Bước 5:
Nhập tiêu đề cho
Buổi meeting
Nhập thời gian cụ thể
Nhập địa chỉ email
của những người cần
tham gia buổi họp
Lựa chọn “Hội nghị
truyền hình”
Bấm “Lưu” sau khi đã
điền đầy đủ thông tin

Chọn gửi email cho
khách, người dùng

Bước 1: Bấm vào đường dẫn trong email
Bước 2: Bấm tham gia cuộc họp
Bước 3: Mở mic và video
Tùy chọn: Chia sẻ màn hình làm việc
● Share màn hình nếu bạn là người tổ chức cuộc họp
● Bạn có những thông tin trên màn hình cần chia sẻ
Tham gia Meeting
Các bước để tham gia vào buổi meeting được tạo trước

Bước 1:
Mở email và bấm vào
đường link “Tham gia
Hangouts Meet”

Bước 2:
Bấm tham gia cuộc họp
Bước 3:
Bật bật “Mic” và “Video”

Tùy chọn:
Bấm để share màn hình
làm việc của mình

Kinh nghiệm tổ chức
các cuộc họp

Tổ chức các cuộc
họp
Loại hình Purpose - Mục tiêu Time limit -
Thời gian
Hội ý mỗi ngày Trao đổi thông tin, vấn đề 10 ph
Họp tuần Tiến độ các công việc chính
Cùng xử lý vấn đề nhỏ / Đào tạo ngắn
60 ph
Họp tháng Lên kế hoạch công việc
Đào tạo
Gắn kết
120 ph
-240ph
Họp quý Xác định mục tiêu chính của quý 240ph-480ph
Các buổi đào
tạo - thảo luận
Cùng xử lý vấn đề
Gắn kết
Đào tạo
60ph-120ph

Buổi Họp Tuần
Dành cho group.V2
Lưu ý
A. Áp dụng mô hình này khi cần tập
trung vào mục tiêu thực thi
B. Các hoạt động thảo luận được tách
riêng, đưa vào buổi đào tạo, để giữa
focus vào thực thi
1. Thông báo
2. Báo cáo
a. Báo cáo tình hình mục tiêu trọng tâm - Vấn đề nổi
trội là gì - Action giải quyết là gì
b. Tình hình các vấn đề nổi trội tuần trước
3. Feedback: Sản phẩm - dịch vụ - ý kiến khách hàng
4. Tổng kết
a. Summarize các vấn đề nổi trội tuần này
5. Nếu có thời gian: bài đào tạo 10-30ph vào cuối giờ

Buổi họp tháng
Dành cho group.V3
Lưu ý
- Mô hình này áp dụng khi cần focus vào
execution
- Mọi người cần biết tình hình công việc
của nhau, để hỗ trợ. Vì tất cả mọi người
đều đóng góp vào mục tiêu chung là
doanh số & lợi nhuận
- Thứ tự ưu tiên trình bày:
- (1) doanh số - dư án - customize
- (2) sản phẩm
- (3) other ( nhân sự, đào tạo, phát
triển )
Nội dung
1. Truyền thông, thông báo
2. Báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu ( lần lượt từng bộ
phận)
a. Tình hình KPI
b. Vấn đề là gì & giải pháp dự định thực hiện ra sao
c. Kế hoạch trong tháng sau
3. Feedback
4. Tổng kết
5. Nếu có thời gian: bài đào tạo 30ph

Buổi trao đổi hàng tuần
1:1
1. 30ph với giờ định trước
2. Trường hợp không có vấn đề gì để
nói: chuẩn bị cho quý sau
Nội dung
a. Tình hình thực hiện công việc
theo kế hoạch thế nào?
b. Có vấn đề gì cần hỗ trợ / có
đào tạo gì cần thực hiện

Công thức để tạo ra những buổi họp chất lượng
(mục tiêu: lên kế hoạch )
* Clarity: Làm Rất rõ chủ đề/mục tiêu muốn trao đổi
* Communication: giao tiếp & phản hồi với nhau (DISC)
* Connection: hiểu nhau & kết nối với nhau
* Consensus: tạo ra sự đồng hiểu
* Competency: làm rõ năng lực cần thiết để làm MT
* Culture: làm rõ nguyên tắc triển khai & nhận KQ
* Commitment: cam kết về time/nguồn lực… để action

Kinh nghiệm tổ chức Họp hàng tuần
1. Việc chuẩn bị trước nội dung là quan trọng - giúp rút ngắn thời gian buổi họp, bỏ bớt thời gian cho
data entry & tránh việc đưa thông tin gấp rút/ đối phó.
a. Nhập trước kết quả - phân tích trước vấn đề - Đưa vào trước kế hoạch
2. Phần tổng kết các nội dung nổi trội của tuần là quan trọng
3. Feedback- Dữ liệu từ khách hàng/ Nhân viên
a. Những thông tin mới từ khách hàng, thị trường
b. Những người làm việc nghiêm túc thường có thông tin rõ ràng cụ thể, những người làm việc
qua loa sẽ có thông tin đại khái
4. Tách biệt 2 phần: Giám sát tiến độ & đào tạo
a. Giám sát tiến độ: nói về mục tiêu ( qua KPI / OKR ), tiến độ thực hiện của tuần, vấn đề nếu có
& giải pháp dự kiến. Soi sâu những người có kết quả không tốt
b. Đào tạo hoặc thảo luận 30-60ph: trí tuệ tập thể, 1-2 chủ đề
5. Nếu phải tham dự nhiều cuộc họp, tập trung vào 1 buổi/ ngày, để những ngày khác đi thị trường
6. Các cuộc họp nên đưa vào lúc 10h - 12h, 14h - 16h ( là lúc phù hợp với việc phối hợp )
a. Kết thúc trước giờ ăn trưa để có thêm thời gian không chính thức, khi cần thiết
7. Nên có Luật: tối đa 5ph nói chuyện ngoài lề
8. Năm phút ice breaking
a. Tin tốt, hoặc
b. Lời cảm ơn cho các ý tưởng mới, HOẶC
9. Các sai lầm nên tránh khác

Kinh nghiệm tổ chức Họp tháng
1. Kết nối
a. Cập nhật tin tốt: mỗi người 1 phút , HOẶC
b. Trao đổi thảo luận về 1 chủ đề nào đó
2. Xác định các trọng tâm
a. Review lại nội dung tháng vừa qua
b. Nêu lên những vấn đề và xác định nhiệm vụ trọng tâm của mình trong tháng
c. Mỗi người trình bày: tháng qua - vấn đề nổi cộm hiện nay - mục tiêu trọng tâm trong tháng tới
d. Phân công người thư ký & người điều phối
e. Chủ toạ: chuẩn bị trước danh sách vấn đề, mục tiêu
3. Cùng nhau thảo luận, giải quyết một/ hai vấn đề quan trọng
a. Cho đội ngũ cấp trung cùng làm việc với đội ngũ cấp cao, qua đó học hỏi kiến thức, kinh
nghiệm, giá trị. Là nơi truyền tải VHDN từ trên xuống dưới
b. Xác định đúng vấn đề & hành động. Vấn đề nên được hỏi why x5 để xác định được nguyên
nhân cốt lõi
4. Kết thúc bằng việc chia sẻ cảm nghĩ, mỗi người 10s
5. Thời gian từ 2h đến full day

Chân thành cảm ơn
Nếu bạn thấy hướng dẫn này hữu ích,
đừng ngại chia sẻ với bạn bè và đồng
nghiệp, những người có thể hưởng lợi từ
nó. Cảm ơn bạn!

Làm việc từ xa hiệu quả trong mùa Covid-19

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a Làm việc từ xa hiệu quả trong mùa Covid-19

Semelhante a Làm việc từ xa hiệu quả trong mùa Covid-19 (20)

Làm việc từ xa hiệu quả trong mùa Covid-19