1. Pengendalian PROYEK
1
By : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP
kanaidi963@gmail.com... HP.08122353284

2. Bahasan Pengendalian Proyek
Pengertian pengendalian proyek
Manfaat pengendalian proyek
Unsur yang diperlukan agar sistem pengendalian efektif
Penyebab pengendalian proyek yang tidak efektif
Proses pengendalian proyek
Jenis pengendalian (internal dan eksternal)
Monitoring informasi
Pengendalian proyek : biaya, jadwal,kualitas
Metode pengendalian proyek

3. Pengertian Pengendalian Proyek
• Pada saat kegiatan /pelaksanaan proyek sedang
berlangsung, proses pengendalian perlu dilakukan
guna memantau dan mengontrol penyelesaian
deliverables sebagai hasil akhir proyek.
• Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah
kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah
direncanakan atau tidak.
• Setiap proses di atas setidaknya terjadi sekali dalam
setiap proyek dan dalam satu atau lebih tahapan
proyek.

4. • Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap
berjalan dalam batas waktu, biaya, dan performan yang
ditetapkan dalam rencana.
• Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan
pengendalian, yaitu :Perencanaan berkonsentrasi pada
penetapan arah dan tujuan, pengalokasian
sumberdaya, pengantisipasian masalah, pemberian
motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan.
Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada
pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan
sumberdaya secara efektif, perbaikan/ koreksi,
pemberian imbalan pencapaian tujuan.
MANFAAT Pengendalian Proyek

5. 5
Bagan Proses Controlling
Tidak
Ya
Penetapan
Standar
Pengukuran
prestasi kerja
Tidak berbuat
apa - apa
Membetulkan
penyimpangan
Apakah
prestasi sdh
sesuai dengan
standar
1 2
3
4

6. UNSUR Pengendalian Proyek

7. Sembilan Unsur
Pengendalian PROYEK :
1. Pengendalian Ruang Lingkup Proyek;
2. Pengendalian Waktu Proyek;
3. Pengendalian Biaya Proyek;
4. Pengendalian Kualitas;
5. Pengendalian Sumber Daya Manusia;
6. Pengendalian Proses Pengadaan;
7. Manajemen Komunikasi;
8. Pengendalian Resiko Proyek;
9. Integrasi Proyek.
Utamanya Pengendalian Proyek dilaksanakan terhadap :
1. Pengendalian Mutu.
2. Pengendalian Waktu
3. Pengendalian Biaya.

8. Pengendalian Proyek yg TIDAK EFEKTIF

9. Penyebab Kegagalan suatu Proyek
• Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas
pada proyek.
• Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi
pengembangan sistem
• Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian
• Manajemen ekspektasi yang buruk
• Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual
• Teknik estimasi yang kurang baik
• Terlalu optimis
• The mythical man-month (Brooks, 1975)
• Kurangnya ketrampilan manajemen
• Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis
• Sumber daya yang tidak mencukupi
• Kegagalan dalam mengelola perencanaan

10. Setidaknya ada tiga langkah dalam proses
pengendalian proyek, antara lain:
• Menentukan standard performansi misalnya
spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal
atau kebutuhan sumberdaya.
• Membandingkan performan aktual dengan
performan standar.
• Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab
terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap
performansi standar.
PROSES Pengendalian Proyek

11. Ditinjau dari tempat asalnya, ada dua jenis
pengendalian proyek yaitu:
• Pengendalian internal: Pengendalian yang
mengacu pada tindakan pengendalian yang
didasarkan pada standar yang berasal dari sistem
kontraktor sendiri.
• Pengendalian eksternal: Pengendalian yang
didasarkan pada prosedur yang ditetapkan pihak
klien atau user.
JENIS-JENIS Pengendalian Proyek

12. • Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan
informasi yang tepat waktu dan akurat
mengenai pekerjaan yang sedang berjalan.
MONITORING Informasi Proyek
Secara umum, Pengendalian Proyek dilaksanakan
terhadap :
1. Pengendalian Mutu.
2. Pengendalian Waktu.
3. Pengendalian Biaya.

13. • Merupakan pengendalian jalannya pelaksanaan
proyek agar mendapatkan mutu yang baik dan sesuai
dengan syarat yang ditentukan dalam kontrak.
• Alat Pengendali Mutu Proyek yang harus dikuasai
oleh Pengawas Pekerjaan adalah sebagai berikut:
1) Spesifikasi teknis (Pabrikan, RKS).
2) Metode Pelaksanaan (Pabrikan, RKS).
3) Gambar Kerja.
4) Hasil Tes bahan dari Laboratorium.
5) Peraturan-peraturan pemerintah.
6) Peraturan-peraturan khusus yang harus dikuti
yang tercantum dalam kontrak.
Pengendalian MUTU Proyek

14. • Suatu rencana monitoring harus merangkum masalah-
masalah yang secara aktif selalu diamati, dicatat dan
dilaporkan selama berlangsungnya pelaksanaan.
• Pada umumnya alat monitoring yang biasa digunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan , salah satunya adlh: Jaringan Kerja
(Network Planning).
• Pengendalian Waktu dengan Jaringan Kerja (Network
Planning) Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang saling
berkaitan yang menuju suatu sasaran tertentu, membutuhkan
sarana dan waktu yang terbatas.
• Bagi Supervisi (pengawas) pekerjaan pertama-tama adalah
memahami rencana urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan
pekerjaan yang sudah dibuat oleh kontraktor, sedemikian
rupa sehingga proyek bisa terlaksana sesuai dengan
rancangannya (desain), dalam waktu yang telah ditetapkan,
mutu sesuai standar dan biaya yang sudah direncanakan.
Pengendalian Jadwal/WAKTU Proyek

15. a) Peran Jaringan Kerja dalam pelaksanaan.
Network planning diciptakan sebagai alat perencanaan
sekaligus pengendalian suatu pekerjaan di lapangan.
Ada dua versi Network Planning yaitu PERT dan CPM.
PERT cocok untuk proyek yang kegiatan-kegiatannya
belum pernah dilakukan (non-repetitif) atau proyek
riset, sedangkan Critical Path Method (CPM) cocok
untuk proyek yang kegiatan-kegiatannya sudah pernah
dilakukan sehingga sifat dari kegiatan itu sudah
diketahui dengan pasti.
Pengendalian WAKTU Proyek
(dgn Network Planning)

16. • Perencanaan dan pengendalian dengan CPM ditujukan
untuk bisa melaksanaakan pekerjaan sesuai dengan
rancangan dalam waktu yang telah ditentukan dan
dengan biaya yang seekonomis mungkin.
• Untuk itu perlu kita ketahui komponen-komponen
apa saja yang menentukan berhasilnya suatu proyek:
1. Waktu.
2. Kegiatan.(Activity)
3. Sarana (mesin-mesin, tenaga kerja, alat-alat dsb)
4. Biaya (material, tenaga kerja, spare parts, bahan-bahan
pembantu,dsb)
5. Manajemen Proyek.
Pengendalian WAKTU Proyek
(dgn Network Planning = CPM)

17. • CPM sebagai alat pengendali dan pengawasan,
ternyata secara serentak dapat mengelola waktu
kegiatan, sarana dan biaya dalam suatu
perencanaan yang terpadu (intergrated planning).
• Jaringan kerja menggambarkan keseluruhan
kegiatan-kegiatan Pengendalian Proyek proyek
kedalam simbol-simbol jaringan kegiatan, oleh
karenanya teknik ini juga disebut perencanaan
jaringan kerja (network planning).
Pengendalian WAKTU Proyek
(dgn Network Planning = CPM) …

18. Dengan adanya perencanaan ini maka dapat diketahui hal-hal sebagai
berikut:
1. Pada setiap saat diketahui kegiatan-kegiatan apa saja yang harus
dilaksanakan,berapa dana yang harus disediakan, berapa tenaga kerja yang
harus ada dan dengan keahlian apa, jenis-jenis mesin dan peralatan yang
dibutuhkan.
2. Apakah mungkin dilakukan perataan penggunaan tenaga kerja, peralatan
atau biaya.
3. Kegiatan-kegiatan apa saja yang harus diawasi secara intensif supaya proyek
dapat selesai tepat pada waktunya.
4. Kegiatan-kegiatan mana saja yang harus dipercepat, kalau proyek
akan diselesaikan lebih cepat dari rencana semula, sekaligus berapa
biaya percepatannya, demikian pula bila proyek akan diperpanjang waktunya.
5. Dapat pula diketahui waktu yang diizinkan untuk suatu kegiatan tertentu yang
boleh terlambat atau tertunda, (float time activity) tanpa memperlambat
selesainya proyek.
•
Pengendalian WAKTU Proyek
(dgn Network Planning = CPM) …

19. Agar manfaat teknik CPM ini dapat maksimal maka
proyek harus bersifat sebagai berikut:
1. Harus terdiri dari kumpulan-kumpulan kegiatan yang
masing-masing diketahui datanya dengan pasti (berapa
lama kegiatan itu, peralatan apa saja yang dibutuhkan,
material yang diperlukan dan sebagainya).
2. Masing-masing kegiatan harus jelas dan terpisah
dengan kegiatan lain.
3. Urut-urutan kegiatan harus sudah diketahui.
4. Setiap kegiatan yang telah dimulai harus berjalan,
sampai selesainya kegiatan itu.
Pengendalian WAKTU Proyek
(dgn Network Planning = CPM) …

20. • Pengendalian biaya dalam suatu kontrak/Surat perjanjian
dimaksudkan agar pengawas mengetahui dan mengendalikan agar
biaya Proyek tidak melebihi anggaran yang sudah direncanakan.
• Hal-hal yang harus` diketehui oleh Pengawas adalah sebagai
berikut.
1. Sumber Dana Proyek.
2. Progres pembayaran yang telah dilakukan dalam suatu pekerjaan
(kontrak) sesuai dengan yang direncanakan.
3. Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk
Kontrak lokal.
4. Pengendalian biaya atas setiap item pekerjaan yang ada didalam
Bill of Quantity.
5. Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk
Kontrak Internasional.
6. Pengendalian biaya atas rencana disburse / penyerapan dalam
kontrak.
Pengendalian BIAYA Proyek

21. a. Pengawas harus mengetahui pembobotan masing-masing item
pekerjaan dalam suatu pekerjaan.
b. Dengan pembobotan pekerjaan tersebut diharapkan pengawas
dapat mengetahui prosentase dari masing-masing item pekerjaan
yang telah diselesaikan
c. Dengan mengetahui prosentase item pekerjaan yang telah
diselesaikan, maka diharapkan pengawas dapat mengetahui
jumlah biaya yang harus dibayarkan dalam setiap progres
pekerjaan apakah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengawas harus mengetahui tahapan-tahapan/angsuran
pembayaran yang harus dilakukan sesuai dengan tahapan
pembayaran yang ada dalam kontrak lokal.
Pengendalian BIAYA Proyek …

22. Contoh Tahapan pembayaran kontrak
lokal:
A. Tahapan pembayaran kontrak lokal berdasarkan kemajuan fisik
dilapangan.
• Pembayaran Tahap Pertama sebesar 30% (tiga puluh persen)
dari Nilai kontrak apabila Fisik pekerjaan telah mencapai 40%
(empat puluh persen)
• Pembayaran Tahap Kedua sebesar 30%(tiga puluh persen)
dari Nilai kontrak dilakukan apabila Fisik pekerjaan telah
mencapai 70% (tujuh puluh persen)
• Pembayaran Tahap Ketiga sebesar 35% (tiga puluh lima
persen) dari Nilai kontrak dilakukan apabila Fisik pekerjaan
telah mencapai 100% (seratus persen) dan setelah Serah
Terima Pekerjaan yang Pertama Kali
• Pembayaran Tahap Keempat sebesar 5% (lima persen) dari
Nilai kontrak dilakukan setelah Masa Pemeliharaan Tahap I
berakhir dan Serah Terima Pekerjaan yang Kedua.

23. Ada bermacam-macam alat dan ukuran yang
dapat digunakan untuk mengukur performansi
proyek, antara lain:
• Analisis Biaya dan Jadwal:
Pengendalian Proyek: Biaya, Jadwal & Kualitas

24. Contoh: Menghitung BCWP

25. Pengendalian Proyek: Biaya, Jadwal & Kualitas

26. Pengendalian Proyek: Biaya, Jadwal & Kualitas

27. Pengendalian Proyek: Biaya, Jadwal & Kualitas

28. Masalah dlm Pengendalian Proyek

29. LATIHAN Mandiri

30. Kanaidi, SE., M.Si (Trainer & Dosen, Penulis,
Peneliti, dan PeBisnis)
e-mail : kanaidi963@gmail.com atau
kanaidi@yahoo.com
Telp : 022-2005972
Fax : 022-4267735 HP. 0812 2353 284
WA : 0878 2330 6608 087822984716
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
www.ken-spektakuler.blogspot.com
www.ken-sukses.blogspot.com
www.pemimpin.unggul.com
www.google.com “Pemateri Training”
www.formulabisnis.com/?id=ken_kanaidi