1. E 3.6
Eine „Ehre“ nicht ohne Pflichten – auf beiden Seiten
Ehrenamt-Management am Beispiel „Museumsshops“
Monika L. Blumenstiel
Ehrenamtliche unterstützen haupt- und nebenamtliche Mitarbeiter, Ehrenamtliche schenken Fähig-
keit, Wissen und Begeisterung für eine Sache, die ihnen am Herzen liegt. Dieser Beitrag beschreibt
am Beispiel von Museumsshops das Führen und Formen von ehrenamtlich Engagierten und stellt
Ehrenamt-Management ganz praktisch dar.
Gliederung Seite
1. Die beteiligten Institutionen 2
2. Erste Erfahrungen mit Ehrenamtlichen 3
3. Die Einbindung der Ehrenamtlichen 5
4. Die Aufgabenbereiche 8
5. Anwerbung und Auswahl der Ehrenamtlichen 10
6. Führung der Ehrenamtlichen 13
7. Resümee 19
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2. E 3.6 Organisation und Personal
Mitarbeiterführung
1. Die beteiligten Institutionen
Das Ehrenamt Ein Einsatz von Ehrenamtlichen bedeutet für ein haupt- und neben-
muss Spaß machen amtliches Team sowie für Führungskräfte immer eine besondere Her-
ausforderung, da besondere Fähigkeiten und viel Einfühlungsvermö-
gen vonnöten sind. Denn Ehrenamtliche müssen mit Aufgaben betraut
werden, die ihnen Spaß machen und aus betrieblicher Sicht sinnvoll
sind. Dazu gilt es, qualifizierte Ehrenamtliche zu finden und diese –
nicht selten älteren – Menschen angemessen zu führen.
Die SPSG Der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg
(SPSG) obliegt die Pflege und Bewahrung ihrer Kulturgüter sowie
diese wissenschaftlich auszuwerten und der Öffentlichkeit zugänglich
zu machen. Träger der Stiftung sind die Länder Brandenburg und Ber-
lin sowie der Bund. Über zwei Millionen Besucher aus aller Welt be-
sichtigen jedes Jahr die 27 Museumsschlösser.1
Der Verein Seit über 25 Jahren engagiert sich der „Freunde der Preußischen
Schlösser und Gärten e.V.“ für die Preußischen Schlösser und Gärten
in Berlin-Brandenburg. Mit Hilfe der Mitglieder konnte der gemein-
nützige Verein wichtige Restaurierungen verwirklichen und rund 100
wertvolle Kunstgegenstände und Möbel für die Ausstattung der
Schlösser erwerben. Der Verein bietet seinen Mitgliedern Vorträge,
Exkursionen ins In- und Ausland sowie Sonderführungen durch die
Schlösser und Gärten und durch die Ausstellungen der SPSG.2
Verein initiiert Einige Mitglieder des Vereins wollten weitere Spenden für den Verein
Museumsshop generieren und suchten nach neuen Spendenquellen. Es entstand die
Idee, Museumsshops zu betreiben und damit die Preußischen Schlös-
ser und Gärten zu unterstützen. Die kommerziellen Aktivitäten der
Museumsshops wurden von den Aktivitäten des Vereins getrennt, um
dessen Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden. Zweck der Museums-
shop GmbH war neben der finanziellen Unterstützung der SPSG auch
ein Bildungs- und Informationsauftrag. Insbesondere Letzteres sollte
entscheidend von den Ehrenamtlichen verkörpert werden.
Das Konzept Auf Initiative der „Freunde der Preußischen Schlösser und Gärten
e.V.“ wurde im Jahr 1997 die „Museumsshop Freunde der Preußischen
Schlösser und Gärten GmbH“ (Museumsshop GmbH), beginnend mit
einem Museumsshop im Schloss Charlottenburg, gegründet. Das dafür
erforderliche Kapital stellten zehn Mitglieder der Freunde zur Verfü-
gung, später kamen fünf weitere Gesellschafter hinzu. Die Gesell-
schafter der Museumsshop GmbH haben – trotz ihres finanziellen
Einsatzes – darauf verzichtet, Ausschüttungen oder Verzinsungen in
Anspruch zu nehmen. Mit diesem innovativen Konzept sollte Bürger-
engagement mit der staatlichen Aufgabe der Förderung und des Er-
halts des kulturellen Erbes verbunden werden.
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3. Organisation und Personal E 3.6
Mitarbeiterführung
Viele Freiwillige des Vereins „Freunde der Preußischen Schlösser und Die Expansion
Gärten“ wollten an dieser Idee teilhaben und boten spontan ihre eh-
renamtliche Hilfe an. Die Unterstützung der Ehrenamtlichen in der
Gründungsphase ermöglichte in den Folgejahren eine schnelle Expan-
sion; neue Arbeitsplätze wurden geschaffen. Nach der Eröffnung des
ersten Museumsshops im Schloss Charlottenburg im Jahre 1997 folgte
1999 der Shop in Schloss Sanssouci und im Jahr 2000 der Shop im
Neuen Palais. Heute betreibt die Museumsshop GmbH acht Muse-
umsshops in Eigenregie und hat für 22 „kleinere Häuser“ der SPSG,
die sogenannten Verkaufsstellen, die Betreuung und Belieferung der
Häuser übernommen.
Standorte der acht Shops: Schloss Charlottenburg, Neuer Flügel/ Standorte
Schloss Charlottenburg, Berlin-Mitte am Hausvogteiplatz, Schloss
Sanssouci, Schlossküche Sanssouci, Pavillon an der Historischen
Mühle von Sanssouci, Neues Palais im Park Sanssouci, Schloss Ceci-
lienhof.
Die Museumsshop GmbH im Überblick
Organe: 15 Gesellschafter, 3 Beiräte
Mitarbeiter: 1 Geschäftsführung, 25 hauptamtliche Mitarbeiter, ca. 30
Saisonmitarbeiter, 31 Ehrenamtliche
Shops: 8 Shops, davon 1 Küchenshop und 1 Gartenshop
Verkaufsstellen: 22
Warengruppen der angebotenen Produkte: Bücher, Postkarten,
Multimedia, Souvenirs, Spielwaren, Textilien, Porzellan, Papeterie,
Food, Uhren/Schmuck, Interieur, u.a.
Verbundene Unternehmen: MuseumsWelt Betriebs GmbH (100-
prozentige Tochter)
2. Erste Erfahrungen mit Ehrenamtlichen
Die Museumsshops der Preußischen Schlösser und Gärten laden ein, Ausrichtung der Shops
die Welt der Preußischen Königinnen und Könige zu erkunden und auf die Standorte
das Erlebnis mit nach Hause zu nehmen. Sie sind sowohl mit ihren
Shopeinrichtungen als auch mit ihren museumsspezifischen Produkten
auf den jeweiligen Standort ausgerichtet. Das Sortiment steht in en-
gem Bezug zur Geschichte der Preußischen Schlösser und Gärten und
den damit verbundenen Persönlichkeiten wie Friedrich dem Großen
oder Königin Luise.
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4. E 3.6 Organisation und Personal
Mitarbeiterführung
Ehrenamtliche: Die Museumsshop GmbH startete im Oktober 1997 mit ihrem ersten
von Anfang an dabei Shop im Schloss Charlottenburg. Zwei fest angestellte Mitarbeiterin-
nen bauten den Shop auf, entwickelten Produkte im Kontext des
Schlosses und der Preußischen Geschichte. Ein Gesellschafter über-
nahm ehrenamtlich die Geschäftsführung und steuerte den Aufbau des
Unternehmens. Das Aufbauteam wurde im Verkauf von ca. 10 Ehren-
amtlichen des Vereins der Freunde unterstützt.
Ohne Ehrenamts- Ein Ehrenamtsprogramm wurde anfangs nicht entwickelt. Die meisten
programm Ehrenamtlichen kannten sich aus dem Freundeskreis und wollten ein-
fach nur helfen. So tat jede/r im Verkauf, was sie/er für gut und richtig
hielt. Einzig der Personaleinsatz wurde gesteuert. Eine Ehrenamtliche
übernahm eigenverantwortlich den Personaleinsatzplan der Ehrenamt-
lichen und ernannte sich zur „Sprecherin der Ehrenamtlichen“. Darauf
beschränkte sich die ersten vier Jahre das Ehrenamts-Management im
Museumsshop.
Das fehlende Ehrenamts-Management sowie das schnelle Wachstum
des Unternehmens entwickelten eine ungewollte Eigendynamik und
führten zu nicht unerheblichen Dissonanzen. Der Wunsch nach einer
grundlegenden Neuausrichtung der Ehrenamts-Koordination war folg-
lich bei allen Beteiligten deutlich spürbar.
Bedarfs-Sitzung Diesen Anliegen wurde im ersten Schritt in Form einer gemeinschaft-
lichen Sitzung mit allen haupt-, neben- und ehrenamtlich Tätigen ent-
sprochen, auf der Fragen und Einschätzungen ausgetauscht wurden.
Bereits an den nachfolgenden Auszügen wird ersichtlich, dass die
Bedarfe höchst unterschiedlich dimensioniert sind und zu einem nicht
unerheblichen Teil aus der Unkenntnis über betriebliche Zusammen-
hänge resultieren:
1. Die Ehrenamtlichen wollten über Umsatzzahlen informiert werden.
Konsequenz der GmbH: Die monatlichen Umsatzzahlen wurden –
unter Angabe der Vorjahreswerte – ausgehängt.
2. Die Ehrenamtlichen beklagten Probleme beim Kassieren. Die An-
zeige des Rückgabebetrages sei zu klein, der Scanner laufend de-
fekt. Konsequenz der GmbH: Es wurden größere Bildschirme an-
geschafft, die Kassenprogrammierung überarbeitet etc.
3. Ehrenamtliche wünschten Teilnahme und Mitbestimmung bei Sor-
timentseinkäufen. Konsequenz der GmbH: Produktanregungen und
Vorschläge wurden schriftlich erfasst und an den Einkauf weiterge-
leitet, der Einkauf selbst obliegt weiterhin der Einkaufsabteilung.
Zudem wurden die Ehrenamtlichen über Zielgruppen und die Sor-
timents-Strategie der GmbH informiert.
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