2. Desarrollodelaauditoría
Karol Gomez
Criterios de auditoria:
- Sistema de Gestión de Calidad
- Política de calidad - Norma ISO 9001 de 2008
- Política anticorrupción de la empresa
- Política de contratación de la empresa
- Manual de calidad
- Manual de procedimientos
- Manual de funciones
- Procedimientos de “Administración De Recursos Humanos”
- Formatos e instructivos de Administración De Recursos Humanos
Oficialización de la Auditoria:
Reunión de apertura:
Fecha: 20 de marzo de 2023
Hora: 8:15 a.m.
De manera muy respetuosa, nos dirigimos a usted como responsable del proceso de
Administración de Recursos Humanos a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la
Alta Gerencia de la empresa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el
siguiente mes a trascurrir, con el fin de verificar el objetivo planteado en el presente
memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoria, así
mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y de la de su equipo de trabajo en
cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión
de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la documentación
y visitas inicialmente requeridas; sin embargo, puede que según el criterio del equipo de
trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite información adicional.
Es de señalar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo
los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos
los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar, le queremos recordar que la finalidad de la Auditoria no es otra diferente a
buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la compañía de la cual todos
hacemos parte.
3. Desarrollodelaauditoría
Karol Gomez
Cordialmente,
Karol Briyith Gomez Quivano
Control Interno de la Compañía.
Indicadores:
- Indicador de rotación Personal
- Indicadores de gestión
Procedimientos a auditar:
- Contratación de funcionarios
- Bienestar y salud ocupacional
- Formación de personal
- Liquidación y finalización de contratos
- Afiliación de personal
Responsables de auditar:
- Jessica Iriarte Rosa
- Jesús Alberto Ortiz Ozuna
- Karol Briyith Gomez
LISTA DE ASISTENCIA
Ítem Nombre y Apellido Cargo Área Firma
1.
2.
3.
b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.
No Documento Revisado Observaciones del Documento
Política de contratación Revisión de estándares ISO, Actualización y
posibles oportunidades de mejora
Evaluación, Conocimientos,
Políticas de Seguridad y
Objetivos
Comprensión y conocimiento de la política de
calidad y objetivos
Procedimiento de contratación
(evidencia: hojas de vida de
funcionarios)
Revisión de las hojas de vida al azar y su
debida estandarización de calidad
Procedimiento de Bienestar y
Salud Ocupacional (Evidencias:
Estandarización de los documentos y
referenciados en los procedimientos
4. Desarrollodelaauditoría
Karol Gomez
No Documento Revisado Observaciones del Documento
plan de bienestar, soportes de
reuniones brigadistas)
Procedimiento formación del
personal (evidencias: formato
de asistencia de
capacitaciones, plan de
formación)
Estandarización de los documentos y
referenciados en los procedimientos
Liquidación y finalización de
contratos
Revisión de formatos de retiro y hojas de vida
al azar y su debida estandarización de calidad
Procedimiento de afiliación de
personal (soportes: afiliaciones
y planillas de afiliación)
Revisión de planillas de afiliación de los
últimos tres meses
Comunicación durante la auditoria:
Recolección y verificación de información:
c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.
Es primordial la presencia del equipo auditor, debe ser de manera amena, que no se vea
como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que es un
área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos
evidenciados.
d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de lista de verificación (check list) en el que se
tengan en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se
define si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita
de auditoria.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación
ocular, verbal, documentativa, física y escrita.
e) Generación de hallazgos de auditoría.
5. Desarrollodelaauditoría
Karol Gomez
Fecha: 5 mayo 2023 Auditor (es): - Jessica Iriarte Rosa
- Jesús Alberto Ortiz Ozuna
- Karol Briyith Gomez
Proceso Auditado: ADN. De Recursos
Humanos
Auditado (s): Eduardo Santos Guzmán
No Evidencias de
Auditoría
Criterios de
Auditoria
Hallazgos de la
Auditoría
C NCM NCm
Procedimiento De
Contratación
Política de
contratación
Se evidencia que la
contratación de los
funcionarios se está
realizando acorde.
X
Evaluación,
Conocimientos,
Política De Calidad
Y Objetivos
Conocimiento y
comprensión de
la política y
objetivos de
calidad
Se evidencia que un
58% de los funcionarios
que interactúan en el
proceso no cuentan con
el conocimiento
requerido.
X
Procedimiento De
Bienestar Y Salud
Ocupacional
Estandarización
de los
documentos y
referenciados en
los
procedimientos
Se evidencia la
implementación de
formatos que no se
encuentran
estandarizados y
adicional no son
referenciados en el
procesamiento matriz
X
Procedimiento De
Formación
Personal
Estandarización
de los
documentos
referenciados en
los
procedimientos
El procedimiento se
ejecuta de acuerdo con
lo impuesto y sus
documentos se
encuentran debidamente
estandarizados
X
Liquidación Y
Finalización De
Contratos
Revisión de
formatos de
retiro e hijas de
vida al azar y su
debida
estandarización
de calidad
Se evidencia que no
existen formatos ni
entrevistas de retiro de
funcionarios de acuerdo
con lo establecido en el
procedimiento
X
Procesamiento De
Afiliación De
Personal
Revisión de
planillas de
afiliación de los
últimos tres
meses
La afiliación de los
funcionarios se hace a
tiempo y en los términos
requeridos
X
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
7. Desarrollodelaauditoría
Karol Gomez
Alcance:
Se revisaron las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De Recursos
Humanos” para determinar si van acordes con la norma y los procedimientos actualmente
establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la
compañía que apliquen
h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Con esta activad, aprendí que, al ejecutar una auditoria interna, todo debe ir debidamente
diligenciado y apoyado en actas o memorandos donde consté las actividades que se
realizó, para posteriormente realiza run análisis del resultado de la actividad (auditoria).
Me pareció que es un mucho más fácil que la actividad anterior, pues se basa en una
lista de chequeo que se realiza de acuerdo a la actividad laboral de cada empresa y de
revisar si cumple son esos requerimientos mínimos, de no ser así, se hace la anotación
y se refleja como una NO CONFORMIDAD y se empieza a trabajar con un plan de mejora
continua para resolver los inconvenientes que se vengan presentando y ser más
eficientes.
