leveranciersbijeenkomst

1. Trekkingsrecht PGB
Basispresentatie
Versie: concept
Datum: 11 september 2015
Sprekers: Evert Dekkers, Bart Geerdink en Kees Steijsiger

2. • Trekkingsrecht PGB/ Herbeoordelingen overgangsclienten Wmo en Jeugd
(memo Van Rijn 1 oktober aanleveringen)
• Doorontwikkelingen SVB functionaliteit (Release kalender) – discussie over
prioriteit, impact voor SW-leveranciers
• Jaarovergang 2015-2016
• Communicatie SVB gerelateerde zaken, verbeterpunten
• …
Onderwerpen leveranciersdag
2

3. Onderwerpen
3

4. • Cliënten die langdurige zorg, ondersteuning, begeleiding of jeugdhulp
nodig hebben, kunnen dit inkopen via een Persoonsgebonden Budget
(PGB)
• Tot 1 januari 2015 kregen cliënten het PGB op hun eigen rekening gestort,
waarmee zij zelf hun zorgverleners konden uitbetalen.
• Om fraude tegen te gaan en om administratieve lasten te verminderen, is
besloten te werken met trekkingsrechten
• Er is voor gekozen om trekkingsrecht per 1 januari 2015 in te voeren,
gelijktijdig met het in werking treden van de Wmo 2015, de Wlz, de
Jeugdwet en de wijzigingen in de Zvw.
• Cliënten (budgethouders) kunnen nu bij de SVB declareren en de SVB
betaalt dan de zorgverlener achteraf direct uit
• Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de budgethouders die onder de
Wmo of de Jeugdwet vallen. Zorgkantoren zijn
verantwoordelijk voor de cliënten onder de Wlz.
Trekkingsrecht PGB
4

5. • Het aantal afstemmomenten binnen het proces tussen partijen is hoog
(initiatiefnemer, gemeente, SVB, zorgaanbieder).
• Systeem kan niet alle wensen en eisen die gemeenten hebben.
• Noodoplossingen hebben het oorspronkelijke proces zodanig verstoord
dat dit zich niet heeft kunnen bewijzen (herstel op herstel)
• De processen voor interne controle zijn, mede door de herstelacties,
beperkt in staat om zelfstandig fouten te signaleren of te voorkomen
• Terugval- en noodscenario’s en focus op betalingen leiden tot een grote
hoeveelheid handwerk. Handwerk is relatief foutgevoelig;
• Gemaakte fouten worden vaak hersteld door een andere partij dan de
partij die de fout heeft gemaakt. Dit brengt ook een vergrote kans op
fouten met zich mee, omdat interpretatie een rol speelt.
Problemen bij invoering begin 2015
5

6. Gemeentelijk werkproces PGB
6

7. Artikel PGB “als de cliënt het wil” – keuzerecht onder voorwaarden
Voorwaarden:
• Motiveren waarom je een PGB wil hebben
• Budgethouder (of eigen netwerk) kan PGB beheren en kan de
budgethouderstaken aan
• De gekochte zorg moet van goede kwaliteit zijn
• Als PGB duurder is dan ZIN aanbod dan het meerdere zelf betalen
Inhuren mensen uit eigen netwerk:
• Onder voorwaarden kunnen familie en vrienden worden betaald uit PGB.
Wmo: uitsluitend voorwaarden t.a.v. het tarief (lager tarief)
Wettelijk kader Wmo en Jeugdwet
7

8. 1. Melding
2. Inbreng persoonlijk plan
3. Het “keukentafelgesprek”
4. Verslag gesprek – keuze PGB
5. Aanvraag PGB als individuele – of maatwerkvoorziening
6. Toekennen PGB – beschikking – akkoord op zorgovereenkomst naar SVB
Zes stappen
8

9. • Vormvrij: Telefonisch, aan de balie, via formulier, via verwijzer, via website,
via sociale wijkteam, via jeugdteam
• Bij herindicatie: bericht van gemeente gewenst
• Wijzen op onafhankelijke cliëntondersteuning gemeente
• Wijzen op PGB-mogelijkheid
• Informatievoorziening over PGB-folder, op website
1. Melding
9

10. • Aanvrager mag zelf een persoonlijk plan maken (PGB en ZIN)
• Binnen 7 dagen na melding aan gemeente
• Inhoud: Wat kan ik niet zelf zonder ondersteuning, wat kan ik zelf
oplossen in eigen netwerk , welke voorziening heb ik nodig en ZIN of PGB
• Gemeente neemt dit voor Wmo als uitgangspunt voor het gesprek
2. Persoonlijk plan
10

11. • Met aanvrager (en mantelzorger, vertegenwoordiger, vriend)
• Mogelijkheid onafhankelijk cliëntenondersteuning
• Eigen netwerk oplossing - Hoe voer je dat gesprek?
• Algemene voorzieningen oplossing - zichtbaar voor aanvrager?
• Keuze voor ZIN of PGB bespreken ZIN aanbod -zichtbaar voor aanvrager?
• Toets motivatie en geschiktheid PGB
3. “Keukentafelgesprek”
11

12. • Binnen 6 weken na de melding stuurt gemeente het verslag
• Vaststellen individuele of maatwerkvoorziening – inclusief omvang / aantal
uren?
• Inclusief doelen ondersteuning en taakomschrijving ondersteuning
• Oordeel over aanvraag in PGB vorm + toets geschiktheid budgethouder
• Of later in apart gesprek?
4. Verslag van het gesprek (keuze PGB)
12

13. • Aanvraag voor individuele – maatwerkvoorziening
• Zorgvrager selecteert zorgverleners
• Zorgvrager maakt budgetplan met doelen en taakomschrijving
• Per zorgverlener taakomschrijving + omvang van de zorg (aantal uren per
week- jaar) + type zorgverlener (familie-ovk, freelancer etc) en tarief
• Ook mogelijk; direct opvragen zorgovereenkomst met doel en
taakomschrijving in de bijlage bij de overeenkomst
5. Aanvraag voorziening
13

14. • Beslissing op aanvraag binnen 2 weken na indiening
• Oordeel over budgetplan inhoud, omvang en hoogte PGB
• Vaststellen hoogte van het PGB jaarbudget
• Beslissing is een beschikking (bezwaar mogelijk)
• Gemeente stuurt Toekenningsbericht aan de SVB
• SVB controleert zorgovereenkomst(en) arbeidsrechtelijk en verzendt via
portal naar gemeente voor inhoudelijke toets en akkoord
6. Toekennen PGB
14

15. Werkproces trekkingsrecht
15

16. • Vanuit gemeenten wordt een toegekend budget (toekenningbeschikking)
bij de SVB digitaal aangeleverd middels een toekenningbericht.
• Aanlevering kan via de upload functionaliteit van SVB portal, maar ook via
het gemeentelijke gegevens knooppunt.
• De instructie is bedoeld om de wijze waarop tkb’s binnen de heersende
systeemmogelijkheden moeten worden toegepast nader toe te lichten en
te komen tot standaardisatie.
Toekenningsbericht
16

17. • Van de aangeleverde tkb’s kan op dit moment een groot aantal namelijk
niet automatisch worden verwerkt. Deze tkb’s komen terecht in de uitval
en moeten door de SVB, volgens afspraak, handmatig worden verwerkt.
De doorlooptijd voor het verwerken van een tkb wordt langer, het
verwerken is meer arbeidsintensief en foutgevoeliger.
Twee meest voorkomende fouten
• Er is overlap met een bestaande toekenningsbeschikking
• Er is een bestaande toekenningsbeschikking in dezelfde maand
(intramaand / gebroken maand)
Voorkomende fouten bij tkb
17

18. Tkb
18

19. Herbeoordelingen
19

20. Afspraken bestuurlijk overleg
20
3 september 2015
• Budgethouders moeten zoveel als mogelijk voor 1 oktober worden
herbeoordeeld. Let op: Met name voor budgethouders met zorgverleners
die een maandloon ontvangen, is het van belang dat zij in het
toekenningsbesluit een budget aantreffen, zodat zij tijdig een nieuwe
overeenkomst gereed hebben voor de eerste betaling in januari.
• Gemeenten informeren budgethouders die niet worden herbeoordeeld,
liefst voor 1 oktober, over de verlenging van hun indicatie naar 2016.
• Indien een gemeente kiest voor verlenging van de indicatie moet deze in elk
geval tot 1 mei 2016 doorlopen.
• Alle tkb’s moeten correct en uiterlijk voor 1 november naar de SVB zijn
gestuurd. Het betreft hier TKB’s naar aanleiding van een herbeoordeling én
TKB’s naar aanleiding van een verlenging van de indicatie. Spaar deze tkb’s
niet op, maar stuur ze zo snel mogelijk in naar de SVB
• Overleg tussen VWS en VNG, omdat de verplichte doorlooptijd tot 1 mei
ertoe leidt dat gemeenten niet tijdig bezuinigingen kunnen verwezenlijken.

21. Afspraken bestuurlijk overleg
21
3 september 2015
• Voor alle zorgovereenkomsten die voor 1 december door de budgethouder
bij de SVB worden ingediend, is betaling per januari 2016 gegarandeerd.
• Tkb’s na 1 november waarbij sprake is van nieuwe instroom of gewijzigde
omstandigheden bij de budgethouder, die niet voorkomt uit herindicatie
(zoals overlijden, geboorte, verzwaring zorgbehoefte, gebrouilleerde
verhouding budgethouder/zorgverlener), worden gewoon verwerkt door de
SVB.
• De voortgang van de herbeoordelingen zal door de ketenregisseur actief
worden gemonitord.

22. Enquête herbeoordeling gemeenten
22
2 september 2015
• In totaal hebben 134 gemeenten en 6 samenwerkingsverbanden (namens
21 gemeenten) inhoudelijk gereageerd. Gemeenten hebben ruim een
derde van de herbeoordelingen afgerond
• Kleinere gemeenten zijn iets verder met de herbeoordelingen dan grote
• Gemeenten zijn op het gebied van Wmo verder gevorderd met de
herbeoordelingen dan op het gebied van Jeugd
• Bijna 90 procent van de gemeenten haalt de wettelijke deadline op 1
januari 2016 om de herbeoordelingen afgerond te hebben en een
toekenningsbericht te versturen naar de SVB
• Een kwart van de gemeenten heeft de herbeoordelingen (inclusief
aanlevering van het toekenningsbericht bij de SVB) gereed voor 1
november. Dit betekent dat waarschijnlijk 75% van de gemeenten een deel
van de indicatie verlengt met een beperkte doorlooptijd in 2016 (zelfde
soort zorg/ondersteuning, zelfde aantal uren en zelfde budget)

23. Planning afronding herbeoordelingen
23
2 september 2015
• Planning van gemeenten voor afronding van de herbeoordelingen (incl.
tkb verstuurd naar de SVB)

24. • Herstel is nodig om in 2016 te kunnen starten met een ‘schone’
administratie bij de SVB
• Per 1 september zijn door zorgkantoren en gemeenten ruim 42.000
herstelregels aangeleverd. Dit betreffen mutaties mbt. juiste wet, juiste
budget, correctie verantwoordingsvrij bedrag, juiste tarief en bestedingen.
• Ruim 200 gemeenten hebben inmiddels herstelmutaties aangeleverd. De
overige gemeenten hebben dit nog niet gedaan. Spoedig aanleveren is
nodig!
• Focus is in eerste instantie gericht op ambtshalve budgetten
Herstel
24

25. Consequenties 2015
• Uitbetaling declaraties aan zorgverleners (budget mogelijk niet toereikend)
• Uitbetaling van VVB kan niet, omdat er geen budget bekend is bij SVB
• Budgetafsluiting budgethouders is gebaseerd op onjuiste gegevens
• Jaarafsluiting verstrekkers op basis van onjuiste gegevens
• Verantwoording en rechtmatigheid
Consequenties 2016
• Bepaalde groepen budgethouders blijven onbekend bij verstrekkers (ivm.
omhanging van wet of onbekendheid bij centrumgemeente)
• Controles
Consequenties geen herstel
25

26. Stand verwerking herstel
26
31 augustus 2015

27. • Uit de administratie van de SVB blijkt dat diverse gemeenten nog geen
herstelbestanden hebben aangeleverd bij de SVB, terwijl er wel
ambtshalve budgetten geregistreerd staan.
• Ambtshalve budgetten zijn tijdelijk; ze vervallen op 1 oktober aanstaande.
Tot deze datum garandeert het ambtshalve budget de betalingen van
zorgverleners.
• Wanneer gemeenten geen definitieve budgetten aanlevert, vallen de
budgetten op 1 oktober terug naar 0 euro en betaalt de SVB de
zorgverleners van uw inwoners niet meer uit.
• Verzoek is om met spoed herstelbestanden aan te leveren bij de SVB voor
de ambtshalve budgetten.
Ambtshalve budgetten
27

28. • Gezamenlijk is geconstateerd dat het huidige systeem van
trekkingsrechten te complex is en - in het belang van de budgethouder -
verbeterd en eenvoudiger moet worden door:
– het bieden van meer mogelijkheden voor de budgethouder;
– minder “hoepels” en vereenvoudiging voor de budgethouder door het
verplaatsen van werkzaamheden en controles naar de verstrekker;
– het inzetten op standaardiseren en digitaliseren.
• De keten wordt eenvoudiger gemaakt door bij de start van het proces de
gemeente of het zorgkantoor een grotere rol te geven.
• Mogelijkheid voor het in dagdelen of kilometers declareren wordt
mogelijk gemaakt
• Onderzoek naar maximumtarieven en ‘één budget per wet’
Verbeterplan
28

29. Ter bespreking (en nog uitwerking in presentatie):
• Doorontwikkelingen SVB functionaliteit (releasekalender) en impact voor
softwareleveranciers
• Communicatie SVB gerelateerde zaken en wat moeten leveranciers
hierover weten
• Gemeentelijk gegevensknooppunt
Informatievoorziening
29

30. Kanttekening: op dit moment is het zo dat wanneer de SVB een tkb van een
gemeente niet heeft kunnen verwerken, dit wordt teruggekoppeld via het
portaal van de SVB, ook al is het TKB PGB verzonden via het GGk.
Gemeentelijk gegevensknooppunt
30

31. Afspraken in het BO op 3 september:
• De problemen met de invoering van trekkingsrecht en het instellen van
terugvalscenario’s om betalingsproblemen te voorkomen, kunnen tot
onrechtmatige pgb-betalingen hebben geleid.
• De SVB vordert terug als er sprake is van evidente (vaak administratieve)
fouten bij de uitbetaling, bijvoorbeeld: dubbele uitbetaling van een
declaratie, declaratie is bruto uitbetaald in plaats van netto.
• De gemeente kan besluiten tot terugvorderen als zij constateert dat de
geleverde zorg niet voldoet aan de voorwaarden in de door hen
vastgestelde zorgovereenkomst, bijvoorbeeld als de zorgverlener andere
zorg heeft geleverd van is afgesproken in de zorgovereenkomst. De SVB
voert deze terugvordering op verzoek van gemeenten uit (in onderzoek).
• Terugvordering in andere situatie vindt niet plaats als er sprake was van
een ambtshalve geaccordeerd budget of zorgovereenkomst op het
moment van betalen.
Overig: terugvorderen en rechtmatigheid
31

32. VNG en VWS zijn nog in onderhandeling over de budgettaire gevolgen en
compensatie van:
• Meerkosten nav. herstelacties
• Niet kunnen realiseren van taakstelling/bezuinigingen door het verplicht
tot 1 mei 2016 verlengen van herbeoordelingen
• Niet terugvorderen van onrechtmatige betalingen
• Begroting en vergoeding van SVB in 2016
Budgettaire gevolgen
32

33. VNG ondersteuning
• Gemeenten kunnen een beroep doen op de accountmanagers van het
programma Informatievoorziening Sociaal Domein (ISD). Daarnaast zijn
inhoudelijke experts beschikbaar die uw vragen kunnen beantwoorden.
• VNG werkt ook aan maatwerkondersteuning op locatie.
• Voor meer informatie over deze ondersteuning kunt u terecht bij OTD
(Ondersteuningsteam Decentralisaties): otd@vng.nl , 070 373 83 98
Relatiebeheer SVB:
• Specifieke klantvragen: gemeente@svb.nl of 030 264 8888, keuze 1
• Vragen over beleid en proces: relatiebeheer@svb.nl of 030 264 8888,
keuze 2
Ondersteuning
33

34. • Friesland, Groningen, Drenthe
Rinko Huisman, 06 5349 6699, rinko.huisman@kinggemeenten.nl
• Zuid-Holland en Zeeland
Rob van ’t Zand, 06 1058 8423, rob.vantzand@vng.nl
• Noord-Holland, Flevoland en Noord-Veluwe
Ernst Koperdraat, 06 5181 4172, ernst.koperdraat@kinggemeenten.nl
• Utrecht, Food Valley en West- en Midden-Brabant
Gökhan Çoban, 06 4708 4346, gokhan.coban@vng.nl
• Gelderland en Overijssel
André van Nijkerken, 06 1015 6305, andre.vannijkerken@kinggemeenten.nl
• Oost-Brabant, Limburg en regio Nijmegen
Esther Hengeveld, 06 2481 9623, esther.hengeveld@kinggemeenten.nl
Accountmanagers ISD
34

35. • G4 en G32
Alfred van den Berg, 06 5341 3906, alfredvandenberg@svb.nl
• Regio Overijssel, Gelderland, Noord-Limburg, Flevoland
Tim Eijpe, 06 5047 9107, teijpe@svb.nl
• Regio Friesland, Groningen, Drenthe, Noord-Overijssel
Maarten Wilbrink, 06 5047 9108, mwilbrink@svb.nl
• Regio Utrecht, Zuid-Holland en Gelderland
Asha Eijkelhof, 06 5047 9109, aeijkelhof@svb.nl
• Regio Noord-Holland en een deel Zuid-Holland
Georges Depoorter, 06 2517 3004, gdepoorter@svb.nl
• Regio Brabant, Zeeland en Zuid/midden-Limburg
Ron van Kaam, 06 1502 7431, rvkaam@svb.nl
• Yvonne Noteboom, 06 1178 0037, ynoteboom@svb.nl
• Tamara Haak, 06 1178 0061, thaak@svb.nl
• Tessy van Elk, 06 1179 6329, tvanelk@svb.nl
• Joyce Capiteijns-Eberwijn, 06 1179 6338, jcapiteijns-eberwijn@svb.nl
Relatiebeheer SVB
35

36. Vragen
36