Las herramientas administrativas en El Salvador

2. Por medio de las herramientas
administrativas aprendemos el
conjunto de técnicas efectivas y
sencillas, que nos permiten identificar,
analizar y solucionar problemas
usando datos y procesos de
razonamiento lógico y estructurado.

3. También son herramientas que podemos
utilizar en nuestra vida diaria ya que
estamos rodeamos por un sin fin de
procesos.-
El objetivo principal de estas herramientas
es tener una dirección clara sobre qué
medidas se van a tomar para cada clase
de problema. Después de seleccionar un
tema, deben identificarse las causas y los
efectos.

4. “El uso de los manuales administrativos
(basados en los registros antiguos), data
de los años de la segunda guerra
mundial, en virtud de que en el frente se
contaba con personal no capacitado en
estrategias de guerra y fue mediante
éstos que se instruía a los soldados en
las actividades que deberían desarrollar
en combate…” (Terry, 1993).

5.  Según Agustin Reyes Ponce: el concepto
de manual es de suyo empírico, variable
y fácil de comprender “significa un
folleto, libro, carpeta etc…, en los que de
manera fácil de manejar se concentran
en forma sistemática, una serie de
elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la
conducta que se pretende entre cada
grupo humano de la empresa”

6.  Según Graham Kellogg: el manual
presenta sistemas y técnicas específicas.
Señala el procedimiento a seguir para
lograr el trabajo de todo personal de
oficina o de cualquier otro grupo de
trabajo que desempeña
responsabilidades específicas.
 Un procedimiento por escrito significa
establecer debidamente un método
estándar para ejecutar algún trabajo.

7. Un documento que contiene, en forma
ordenada, sistemática y accesible,
información relevante e instrucciones
con el fin de asistir a los miembros de
una organización o a terceros que se
relacionan con ella en su actuación
con respecto a dicha organización.

8.  La importancia de los manuales radica en
que ellos explican de manera detallada
los procedimientos dentro de una
organización; a través de ellos logramos
evitar grandes errores que se suelen
cometer dentro de las áreas funcionales
de la empresa. Estos pueden detectar
fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones.

9.  Además son de gran utilidad cuando
ingresan nuevas personas a la
organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su
reseña histórica, haciendo referencia a
su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.

10.  Presentar una visión de conjunto de la
organización (individual, grupal o
sectorial).
 Precisar las funciones asignadas a cada
unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y
detectar omisiones.
 Coadyuvar a la correcta realización de las
labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.

11.  Ahorrar tiempo y esfuerzo en la
realización del trabajo, evitando la
repetición de instrucciones y directrices.
 Agilizar el estudio de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección e
integración de personal.
 Sistematizar la iniciativa, aprobación,
publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la
organización.

12.  Determinar las responsabilidades de
cada unidad y puesto en relación con el
resto de la organización.
 Establecer claramente el grado de
autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos que lo
componen.
 Promover el aprovechamiento racional de
los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.

13.  Se constituyen en documentos formales. Cada
versión es un documento no modificable sin
previa aprobación, que establece
fehacientemente información confiable para el
usuario.
 Reúnen información relevante para un usuario
determinado, sobre un tema determinado.-
 Junto al formato tradicional en papel, hay
distintos manuales a través de páginas web y
formatos multimedia que incluyen además de
textos, audiovisuales.

14.  Además de brindar información, los
manuales con frecuencia brindan
instrucciones para guiar la actuación de
empleados y otras personas.
 La información e instrucciones
recopiladas se presentan en forma
ordenada y sistemática.
 Se orientan al usuario, procurando
asistirlo en la realización de su trabajo.

15. Confeccionar un Manual, y mantenerlo
actualizado, es una tarea que insume
tiempo y no resulta fácil. Debemos tener
en claro, antes de emprender la
confección de un Manual, cuáles son los
beneficios y las limitaciones de su uso.
Algunos aspectos a tener en cuenta son
los que se describen a continuación:

16.  Los Manuales facilitan la compresión de la
estructura, las funciones y los procedimientos.
Los manuales tienden a uniformizar y normalizar
las pautas de acción, los procedimientos y
asignación de actividades dentro de una
empresa.-
 Los manuales facilitan la toma de decisiones. Al
establecer claramente los niveles de autoridad y
responsabilidad, permiten determinar claramente
quién es el responsable de tomar una decisión
determinada.
 Economizan tiempo, al brindar soluciones a
situaciones que de otra manera deberían ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se
presentan.

17.  Los manuales facilitan muchos aspectos
referentes a la gestión de Recursos Humanos.
Los manuales establecen claramente los
requisitos para el desempeño de un cargo,
sus responsabilidades y sus medidas de
performance.-
 Mantiene la homogeneidad en cuanto a la
ejecución de la gestión administrativa y
evitan la formulación de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes.

18.  Constituyen una herramienta, pero no la solución
para todos los problemas administrativos que se
puedan presentar.
 Muchas compañías consideran que son
demasiado pequeñas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por
todos los integrantes.
 Existe un costo en su redacción y confección que,
indudablemente, debe afrontarse
 Se pierde la iniciativa
 Temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentación y rigidez

19.  Su deficiente elaboración provoca serios
inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones
 Si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad.
 Muy sintética carece de utilidad: muy
detallada los convierte en complicados.
En resumen, podemos afirmar que los
manuales administrativos presentan
desventajas, pero teniendo precaución y
una buena metodología en su elaboración,
pueden resultar muy útiles.

20.  POR SU CONTENIDO:
De Bienvenida o manual de inducción.-Diseñado
especialmente para los nuevos empleados, en
este manual se detalla información acerca de los
comienzos, crecimiento, logros y posición actual
de la organización así como su misión, visión,
valores, etc.
De organización.- Expone de forma detallada la
estructura de la organización formal a través de
dar a conocer los objetivos, funciones,
autoridades y responsables de distintos puestos.

21. De políticas.- Describe los puntos establecidos
a seguir en la toma de decisiones para el
logro de los objetivos.
De Normas y procedimientos.- Expresa los
procedimientos administrativos a través de
los cuales se enfoca la actividad operativa del
organismo.
De contenido múltiple.- Es cuando la cantidad
de personal o actividades no sean las
suficientes como para hacer manuales
detallados y se crean manuales donde se
combinen dos o más categorías como
“políticas y procedimiento”.

22.  POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN GENERAL:
De organización y funciones: Establece
estructura orgánica de la entidad y funciones
que cumplen diferentes órganos internos, las
relaciones formales necesarias en el
cumplimiento de sus tareas.
De procedimiento: Su objetivo es establecer los
procedimientos de todas las unidades que
conforman un organismo con el fin de
unificarlas.

23. De políticas: Dirección fija orientaciones y directrices
que deben ser adoptadas por los miembros de la
organización. Facilita cumplimiento de objetivos
aprobados tratando de dar armonía, consistencia y
solidez a entidad y sus miembros en las relaciones
con los clientes, con los proveedores y con otras
organizaciones.
 ESPECÍFICO: Estos manuales contienen información
de una unidad orgánica.
De reclutamiento y selección: Se refiere al área del
personal y su objetivo es establecer pautas de
cómo reclutar y seleccionar.

24. De auditoría interna: Agrupa lineamientos e
instrucciones que se aplican a actividades de
la auditoría interna.
De políticas de personal: Su objetivo es definir
políticas, así como señalar guías respecto a
temas de contratación, permisos, etc.
De procedimiento de tesorería: Su objetivo es
establecer procesos a seguir en el área de
tesorería, a fin de capitalizar las
oportunidades que se generan al seguir una
secuencia en el trabajo.

25.  POR FUNCIÓN ESPECÍFICA
De Producción.-Dicta las instrucciones necesarias
para coordinar los procesos de fabricación, es
decir la inspección y control de producción.
De Compras.-Define las actividades que se
relacionan con las compras, es una útil fuente de
referencia para los compradores.
De Ventas.-Su objetivo es señalar los aspectos
esenciales del trabajo de ventas como son las
políticas de ventas, procedimientos, controles,
etc.

26. De Finanzas.-Determina responsabilidades
financieras en todos los niveles de
administración y contiene instrucciones
específicas dirigidas al personal que tengan que
ver con el manejo de dinero y protección de
bienes.
De Contabilidad.-Señala los principios y técnicas
de la contabilidad que debe seguir todo el
personal relacionado con esta actividad.
De Crédito y Cobranzas.-Son los procedimientos y
normas por escrito que determinan a esta
actividad. Puede contener operaciones de crédito
y cobranza, control y cobro de las operaciones de
crédito, etc.

27. De Personal.-Su objetivo es comunicar las
actividades y políticas de la dirección superior
en lo que se refiere a personal. Contiene
reclutamiento y selección, administración de
personal, políticas de personal, capacitación.
Técnico.-Contiene los principios y técnicas de
una función operacional determinada.
De Adiestramiento.-Su objetivo es explicar de
forma detallada las labores, los procesos y las
rutinas de un puesto en particular. También
incluye técnicas programadas de aprendizaje
o cuestionarios de autoevaluación para el
usuario.

28.  Proporcionar documentación: el manual estudia las
políticas y los procedimientos de la organización, de
modo que esta información no quede simplemente
almacenada en el cerebro de unas cuantas persona.
 Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de
usar.
 Tienen una influencia definitiva.
 los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas
exactas, los empleados pueden consultar el “libro” en
lugar de preguntar a alguien que puede conocer la
respuesta correcta.

29.  Los manuales sirven como instrumento de
adiestramiento para nuevos empleados,
ayudándolos a conocer correctamente sus
funciones desde el principio.
 Muchas personas desempeñando actividades
similares y complejas.
 Alta rotación de personal entre los puestos de
trabajo.
 Trabajos muy especializados y no repetitivos en
los cuales, grupos de usuarios deben manejar
diseños complejos y casi siempre desconocidos
para ellos (tal como es el análisis y diseños de
sistemas)

30. 1- IDENTIFICACION
Este documento se debe incorporar la siguiente
información:
◦ Logotipo de la organización, Nombre oficial de la
organización
◦ Denominación y extensión. De corresponder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de la
misma
◦ Lugar y fecha de elaboración
◦ Numero de revisión (en su caso)
◦ Unidades responsables de su Elaboración y aprobación
2- INDICE
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que
forman parte del documento.

31. 3- INTRODUCCION
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto,
áreas de aplicación e importación de su revisión y
actualización.
4-OBJETIVOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos
5-VISION MISION Y POLITICA DE CALIDAD DE LA EMPRESA
6- RESPONSABLES
Unidades administrativas y puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases, en ningún caso
se deben apuntar los nombres de personas, ya que lo que
importa es la función del ejecutante, ya que no es un
documento evaluativo del desempeño personal

32. 7-DIAGRAMA DE FLUJO
Representan de manera grafica la sucesión en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y el
recorrido de formas de una manera más didáctica y
practica.
8-CUERPO DEL MANUAL
Se detalla el tipo de proceso, la descripción del
mismo los responsables y el lugar donde se realiza
dicha actividad.
9-MODIFICACIONES Y REVISIONES
10- ANEXOS

33.  Instruir al personal.
 Precisar las funciones y relaciones.
 Servir como medio de integración y
orientación.
 Proporcionar información básica.
 Permite conocer el funcionamiento interno.
 Permite realizar con facilidad el cargo
desempeñado.

34.  Sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos.
 Controla el cumplimiento de las rutinas de
trabajo.
 Determina las responsabilidades.
 Aumenta la eficiencia de los empleados.
 Ayuda a la coordinación de actividades.
 Construye una base para el análisis
posterior del trabajo.

35.  Que todos tengan una adecuada comprensión
del plan general.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y
publicación de las modificaciones necesarias en
la organización.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el
grado de autoridad.
 Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las
políticas, los procedimientos, las funciones, las
normas, etc.

36.  A través de diferentes leyes y
reglamentos que regulan a las
municipalidades en cuanto a su
organización y funcionamiento se
encuentran algunas disposiciones de
carácter legal que apoyan la existencia
del Manual de Organizaciones y
Funciones, como las que a continuación
se enuncian:

37.  La cual establece en el Art. 203 inciso 1º
que “Los Municipios serán autónomos en
lo económico, en lo técnico y en lo
administrativo, y se regirán por un
Código Municipal, que sentará los
principios generales para su
organización, funcionamiento y ejercicio
de sus facultades autónomas”