Plan Transición Outsourcing SNR

1 INTRODUCCION

1.1 PROPOSITO

Este documento contiene el Plan de Transferencia y Transición, el cual se desarrolla dentro del alcance
de la Línea de Servicios asociados a los procesos de Transferencia y Transición del operador del
Outsourcing dentro del marco del contrato de operación del outsourcing tecnológico de la SNR
(Actualmente Contrato No. 453 de 2012).

Este plan es una guía a seguir para la Transferencia y Transición de las lineas de servicios a ser
entregadas a un Operador Nuevo del outsourcing tecnológico, de tal forma que le permita a la
Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) contar con una operación de sus servicios de manera
ininterrumpida durante los tres meses de su ejecución paralela a la operación del servicio.

Este documento es una versión preliminar y puede tener cambios o modificaciones de acuerdo a la
planificación de actividades que se desarrolle con el Nuevo Operador de los servicios. Dichas
modificaciones pueden corresponder a actividades, entregables, documentos u otros que se requieran
contemplar para garantizar la continuidad en las operaciones de la SNR con el Nuevo Operador.

1.2 AUDIENCIA

Este documento está dirigido al equipo de proyecto del Operador Actual (ETB), del Nuevo Operador que
asigne la SNR y la SNR con el fin de dar a conocer actividades y alcance de la Transferencia y Transición
para servir de consulta y como guía para la ejecución y control de esta línea de servicio del Contrato No.
453 de 2012.

1.3 REFERENCIA CONTRACTUAL

1. El Contrato Actual de la operación del outsourcing tecnológico de la oficina SNR: Contrato No.
453 de 2012 suscrito entre la SNR y la ETB con Supervisión de la Jefe de la Oficina de
Informática de la SNR.

1.4 GLOSARIO

 ANS. Acuerdos de Niveles de Servicio. Acuerdos entre las partes para fijar el nivel de calidad del
servicio
 DCA. Data Center Alterno. Centro de datos alterno, donde se encuentra la infraestructura que
soporta el SIR en caso de una contingencia o desastre.
 DCP. Data Center Principal. Centro de datos principal, donde se encuentra la infraestructura
que soporta SIR, Correo y Portal en producción.
 DRP. Disaster Recovery Plan. Plan de recuperación de desastres.
 Matriz RACI. Es una herramienta útil para la asignación de responsabilidades en la gestión de
proyectos.
R Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización.
Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese
A Aprobador
momento, se vuelve responsable por él.
C Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el
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trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación
bidireccional).
Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.
I Informado
A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
 Operador Actual. Empresa responsable de la administración, gestión y operación de la
plataforma tecnológica actual y operador del Outsourcing de los servicios en la SNR.
Actualmente, es la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB mediante contrato base de
operación No. 453 de 2012.
 Operador Nuevo. Empresa responsable de la ejecución del nuevo contrato para el Outsourcing
de la plataforma tecnológica en la SNR dentro del marco del BPO.
 SNR. Superintendencia de Notariado y Registro, entidad a la cual se le presta el servicio del
outsourcing operativo.
 SIR. Sistema de Información Registral.
 BPO. (Bussines Process Outsourcing) Proceso de Tercerización del Negocio.

2 CONTEXTO DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA Y TRANSICIÓN

2.1 ALCANCE

El alcance de esta línea es la trasferencia del conocimiento del modelo de gestión del servicio de la
operación del outsourcing en la SNR por parte del Operador Actual ETB, de tal forma que permita a la
SNR realizar un cambio de operación de su Plataforma tecnológica y de gestión de operación hacia un
modelo, aprovechando el conocimiento y experiencia del Operador Actual, la correcta y completa
transferencia y transición de los mismos a la empresa proveedora que va a gestionar y ejecutar el
outsourcing de operación sin impactar la prestación de sus servicios de la Entidad y garantizar que el
Operador reciba el conocimiento de la operación actual.

Adicionalmente, el alcance de la línea contempla la actividad traspaso de la operación de la plataforma
de la SNR, lo cual implica el cierre y entrega del Operador Actual de la responsabilidad de la prestación
del servicio al Operador Nuevo que asigne la SNR.

El desarrollo del alcance contempla actividades relacionadas con:
 Transferencia de conocimiento.
 Transferencia de políticas, procesos, procedimientos y plantillas.
 Transferencia de recursos (ETB realiza transferencia de los recursos a su cargo de propiedad de
la SNR).
 Transición de los servicios de outsoursing el operador actual al nuevo operador asignado.
 Entrega de la operación del outsourcing.

Las actividades de Transferencia y Transición se desarrollan sobre las siguientes líneas de servicio:
 Servicios e Infraestructura de Conectividad.
 Servicios e Infraestructura del Datacenter Principal.
 Servicios e Infraestructura del Datacenter Alterno
 Servicios e infraestructura para la administración, soporte y mantenimiento del sistema de
información registral – SIR.
 Servicios e infraestructura para la mesa de ayuda integrada.
 Servicios, infraestructura, procedimientos para la gerencia y administración del proyecto y para
la gestión del conocimiento de los procesos involucrados en el contrato No. 453 de 2012.
 Servicios e infraestructura para el hosting, la administración, soporte, actualización y
mantenimiento del web site o portal de SNR.

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 Servicios e infraestructura para el hosting, la administración y soporte del correo electrónico
corporativo de la SNR.

La ejecución del plan de la línea de transferencia y transición está contemplada realizarse en los últimos
tres meses de ejecución dentro del marco del Contrato Actual de la operación del outosurcing
tecnológico de la SNR.
La ETB debe generar los mecanismos para una adecuada transferencia y transición al nuevo operador,
entendidos estos como los procedimientos o actividades pertinentes para su ejecución; incluyendo los
refuerzos de capacitación a su equipo de trabajo sobre la operación en la SNR con el fin de disponer de
los recursos necesarios requeridos por cada línea de servicio, tanto para las actividades de transferencia
y transición como para la operación del servicio, y así garantizar a la SNR la continuidad de la operación
y el cumplimiento de los requerimientos técnicos, de experiencia, formación y personal necesarios para
cumplir con los compromisos y alcances del contrato No. 453 de 2012.

2.2 PREMISAS

A continuación se lista una serie de consideraciones a tener en cuenta para la ejecución de esta
línea de servicio:

 Las actividades definidas para esta lìnea de servicio deben estar contenidas dentro de un
Cronograma de Transferencia y Transición que permita su planeación, el control y seguimiento
de la ejecución de línea, asi como la asignación de los recursos requeridos dentro de los
tiempos enmarcados de acuerdo con la directriz de la SNR de realizar el proceso de
transferencia y transición en tres (3) meses.

 Cualquier retraso en la ejecución de las tareas definidas en los cronogramas y procedimientos
establecidos para la transferencia y para las etapas de migración y estabilización serán
evaluadas por parte de los comités definidos (ETB, SNR y el Operador Nuevo) y deberán
establecerse acciones que permitan cumplir con los objetivos de la línea.

 El cumplimiento de las actividades y entregables con la calidad y en los tiempos estimados será
responsabilidad del equipo que se conformará entre ETB, el Operador Nuevo y la SNR de
acuerdo a la definición de roles y responsabilidades que se establezcan en este plan. Si alguna
actividad no queda precisada en este cronograma y durante las actividades de transición se
requiere su ejecución y se encuentra dentro del alcance del contrato 453, debe ser
responsabilidad de quien entrega hacer la respectiva transferencia aún sobrepasando los 3
meses de plazo definidos, enmarcado dentro del plazo de ejecución del contrato 453 de 2012.

 Los tiempos y actividades definidas en el cronograma, pueden ser ajustados de acuerdo a la
estrategia que se acuerde entre ETB, el Operador Nuevo y la SNR, teniendo como referencia los
tiempos y compromisos contractuales.

 El tiempo de estabilización de los canales dependerá de la estrategia del Operador Nuevo, dado
que éste puede continuar con los actuales proveedores de última milla o puede migrar a otros.

 La aprobación del cumplimiento del proceso de transferencia y transición será dada por SNR y/o
la supervisoria asignada por SNR, con la aceptación del Operador Nuevo y de ETB., cualquier
diferencia serán tratados en los comités definidos para la línea y acuerdos con los compromisos
contractuales.

 Una vez SNR cuente con un Operador Nuevo y antes de dar inicio al proceso de transferencia y
transición, se debe revisar entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR) el diagrama de etapas
del proceso de transferencia y transición y ajustar según se estime conveniente, para incluir
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mejoras en la interrelación y facilitar el seguimiento y control de las actividades definidas en el
plan de transferencia y transición, mejora que en ningún caso podrán demandar recursos que
vayan más allá de los suministrados dentro del alcance del contrato y siempre y cuando no sea
en detrimento de la operación.

 Una vez SNR cuente con un Operador Nuevo y se de inicio al proceso de transferencia y
transición, se deben priorizar las actividades relacionadas con la línea de la operación SIR,
incluyendo las migraciones de Folio a SIR y el desarrollo de nuevos requerimientos.

 Durante el proceso de transferencia y transición, los ANS que se aplicarán tanto a ETB como al
Operador Nuevo, serán los definidos en cada contrato que le corresponda a cada operador.

 Los medios externos (discos duros con puerto USB) necesarios para los backup que serán
utilizados por el Operador Nuevo serán provistos por la SNR.

 Los backups para la etapa de pruebas se entregarán tantas veces como sean requeridos, de
acuerdo a los tiempos y formatos establecidos a continuación:
 SIR: Incluye base datos, OID, fuentes y ejecutables.
o Formato: Actualmente se entrega en formato (EXT3, NTF). Si el formato
solicitado es diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y
SNR).
- BASE DE DATOS: Exp full backup EXPDP o datapump. Efectuado en paralelo
a 16 procesos, FULL EXPORT.
- OID: LDAP, Archivo texto.
- FUENTES : *.java y toda la estructura de los fuentes.
- EJECUTABLES: *.jar y *.ear
- SIR Desplegado: Copia tar.gz de la carpeta /jboss-4.04GA/ - Copia
comprimida.
o Tiempos: 8 días calendario a partir de la entrega del medio (Disco Duro) por
parte de la SNR a la ETB.
 Portal:
o Formato: Actualmente se entrega en formato (EXT3,NTF). Si el formato solicitado
es diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR).
- BASE DE DATOS
- EJECUTABLES
- FUENTES
 Correo:
o Formato: Actualmente se entrega en formato NTFS. Si el formato solicitado es
diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR).
- BASE DE DATOS DE LA CUENTAS DE CORREO: PST
 Mesa de ayuda ofimática:
o Formato: Este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR).
- BASE DE DATOS
 Mesa de ayuda funcional:
o Formato: Se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR).
- BASE DE DATOS
o Tiempos: 3 días calendario a partir de la entrega del medio (Disco Duro)
 KM: (Incluye base de datos)
o Formato: Actualmente se entrega en formato EXT3. Si el formato solicitado es
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diferente, este se acordará entre las partes (ETB, Operador Nuevo y SNR).
- BASE DE DATOS

Estos backups deben entregarse por parte de la ETB junto con el procedimiento de restauración
(incluido el detalle de la plataforma de hardware y software) y logs generados por cada backup,
que le permita al nuevo operador, realizar esta actividad sin contratiempos.

Y en general los contemplados para las aplicaciones y datos que se encuentran dentro del
alcance del contrato del contrato de operación del outsoursing de la plataforma (actualmente
contrato nro 453 de 2012).

 En caso que la SNR requiera un backup de carácter urgente, la ETB debe utilizar sus
procedimientos de entrega de backup prioritario, con el fin de agilizar los tiempos para su
generación de acuerdo con la solicitud expresa de la entidad. El disco duro será provisto por la
SNR para la toma de dicho Backup.

 Los backups para el proceso de Puesta en Operación y Estabilización serán definidos entre las
partes (ETB, Nuevo Operador y SNR), teniendo en cuenta la criticidad de esta actividad.

 Durante la fase de Transición (implementación de servicios) que realice el Nuevo Operador en la
plataforma dispuesta para ello, ETB brindará apoyo para resolver las dudas e inquietudes que le
surjan y requiera el Operador Nuevo sobre la operación del outsourcing Actual. Adicionalmente
sicronizarán las partes involucradas (ETB, Operador Nuevo y SNR) las labores conjuntas para la
Puesta en Operación de la nueva plataforma.

 Las actividades de apoyo de ETB relacionadas con actividades de transferencia de conocimiento
implican la socialización del funcionamiento de las Líneas de Servicio, la documentación y
entregables de cada una de ellas y en general las contempladas en el alcance del contrato 453
de 2012. Estas actividades deben estar detalladas en el cronograma de Transferencia y
Transición y estar respaldadas por listas de chequeo que permitan controlar el avance punto a
punto de las actividades.

 Para la transferencia y transición al Operador Nuevo, éste debe ejecutar tantas pruebas como
sean necesarias por línea de servicio, para poder garantizar que el servicio continuará. En caso
de necesitarse más iteraciones de pruebas, estas deberán programarse conjuntamente.

 ETB debe entregar por cada línea de servicio del contrato 453 de 2012 un plan de pruebas
funcionales, técnicas y de integridad, que se ejecutan actualmente, como referencia para el
Operador Nuevo, el cual puede ajustarlo de acuerdo a las necesidades de implementación en la
nueva plataforma que designe para ello durante la fase de transferencia y transición.

 En aras de capacitar al Operador Nuevo en el proceso de migración de una ORIP manual la ETB
deberá permitir que el Operador Nuevo asista a la migración de una oficina que hubiera sido
programada por la SNR dentro del período de transición del contrato.

 Se deben contemplar ventanas de tiempo para realizar los procesos de cargue de información
en las diferentes bases de datos e inicio de operación con la nueva plataforma que designe el
nuevo operador, realizando las respectivas campañas de socialización por parte del nuevo
operador.

 ETB recomienda que la actividad Puesta en Operación y Estabilización que da inicio a la
operación con el nuevo operador y cierre de la operación con ETB, se ejecute en un fin de
semana preferiblemente con un día festivo; en cualquier caso, este tiempo para migrar a la
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nueva plataforma se deberá definir con la SNR conjuntamente.

 Las tareas asociadas con la Puesta en Operación con el Operador Nuevo y que involucren
cambios en la operación actual deben ser programadas y siguiendo el proceso de control de
cambios establecido entre las partes (ETB, Operador Nuevo, SNR).

 Para la migración de los servicios de conectividad por parte del nuevo operador, ETB realizará
de manera remota los cambios de configuración que se requieran, y es responsabilidad del
nuevo operador contar con personal en sitio y asumir los costos asociados.

 El cronograma debe contemplar de manera explícita las actividades de Puesta en Operación y
Estabilización como divulgación, entrega definitiva de cada base de datos y/o aplicación, etc.
teniendo en cuenta su criticidad para la prestación de los servicios en y de la SNR, con listas de
chequeo y de revisión de puntos de control y planes de acción definidos por cada línea de
servicio con responsables (ETB, Nuevo Operador y SNR).

 ETB, SNR y el Nuevo Operador deberan asignar personal idóneo para suministrar y recibir la
información relacionada con la socialización y transferencia de conocimiento inherente a cada
línea de servicio del proceso de Trasferencia en mención.

 Toda la documentacion, entregables y productos que hagan parte del proceso de transferencia
deben estar debidamente actualizados, completos y que correspondan con la operación actual
del Outsourcing de tecnológico. Esta información debe estar disponible oportunamente para la
consulta del grupo de trabajo de esta línea de servicio.

2.3 RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA LINEA

2.3.1 ETB

ETB suministrará los siguientes recursos :

Tabla 1 Recursos, roles y responsabilidades de ETB

Línea Recurso Rol Responsabilidades
Todas las Supervisor del Supervisor del  Participar en los Comités de Seguimiento
líneas Contrato Contrato y de Puesta en Operación y estabilización.
 Asegurar el cumplimiento de las
actividades de responsabilidad de ETB de
todas las líneas
 Planear, proponer y coordinar acciones
para lograr el cumplimiento del
cronograma y de compromisos del
contrato.
Todas las Gerente de la PMO Gerente de la  Liderar y coordinar las reuniones de
líneas PMO seguimiento de los comités y presentar
los informes de avance y de resultados de
la línea.
 Planear, proponer y coordinar acciones
para lograr el cumplimiento del
cronograma y de compromisos del

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Línea Recurso Rol Responsabilidades
contrato.
 Definir estrategias que faciliten la entrega
al Operador Nuevo
 Participar en los Comités de Seguimiento
y de Puesta en Operación y estabilización.
todas las líneas
 Responsable de la ejecución del proceso
de transferencia en la línea de KM y PMO
y en general de todas las líneas.
 Encargo de entregar, validar y socializar
los productos de la línea de trasferencia y
transición.
Conectividad Ingeniero de Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
proyectos línea
Ingeniero residente Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
línea.
Ingeniero de Analista Análisis de requerimientos del nuevo
proyectos operador asociado con la conectividad.
Ingeniero de Configurador Realizar los cambios en la configuración en
aprovisionamiento los equipos de ETB requeridos para la
migración temporal del nuevo operador.
Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso
de transferencia en la línea de
conectividad
 Participar en los Comités de Seguimiento.
 Participar en el Comité de Puesta en
Operación y estabilización cuando sea
requerido.
la línea de conectividad.
DCP Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
línea
de transferencia en la línea de DCP
requerido.
la línea de DCP.
DCA Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
línea
Líder de DRP Capacitador Socializar y transferir el conocimiento

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asociado DRP
de transferencia en la línea de DCA
requerido.
la línea de DCA
SIR Ingeniero Líder de Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
desarrollo línea.

Ingeniero Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
(Coordinador Mesa Línea
de Ayuda)
de transferencia en la línea de SIR
requerido.
la línea de SIR
Mesa de Ingeniero Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
Ayuda (Coordinador Mesa Línea.
de Ayuda)
de transferencia en la línea de Mesa de
Ayuda.
requerido.
la línea de Mesa de Ayuda.
Portal Ingeniero Líder Portal Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
Línea.

Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
Línea.
Ingeniero de Analistas Análisis de requerimientos del nuevo
proyectos operador asociado con el Portal
de transferencia en la línea de Portal.
requerido.
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la línea de Portal.
Correo Líder Infraestructura Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
Línea.
Ingeniero líder Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
Soporte Funcional Línea.
Correo
Ingeniero de Analistas Análisis de requerimientos del nuevo
proyectos operador asociado con el Correo
de transferencia en la línea de Correo.
requerido.
la línea de Correo.
KM PMO Capacitador Socializar y transferir el conocimiento de la
Línea.

2.3.2 SNR

De parte de la SNR, los recursos asignados serán:

Tabla 2 Recursos, roles y responsabilidades de SNR

Línea Recursos Rol Responsabilidades
Conectividad Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso de
transferencia en la línea de conectividad
requerido.
 Asegurar el cumplimiento de las actividades de
responsabilidad de SNR de la línea de
conectividad.
DCP Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso de
transferencia en la línea DCP.
requerido.
responsabilidad de SNR de la línea DCP.

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DCA Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso de
transferencia en la línea DCA.
requerido.
responsabilidad de SNR de la línea DCA.
SIR Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso de
transferencia en la línea SIR.
requerido.
responsabilidad de SNR de la línea SIR.
Portal Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso de
transferencia en la línea Portal.
requerido.
responsabilidad de SNR de la línea Portal.
Correo Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso de
transferencia en la línea Correo.
requerido.
responsabilidad de SNR de la línea Correo.
KM y PMO Líder de la línea Líder de la línea  Responsable de la ejecución del proceso de
transferencia en la línea KM y PMO
requerido.
responsabilidad de SNR de la línea KM y PMO.
Proceso de Líder de la línea Líder de la línea  Participar en los Comités de Seguimiento.
transferencia  Participar en el Comité de Puesta en
requerido.
responsabilidad de SNR de todas las líneas.

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Todas las Líder general Líder de la línea  Participar en los Comités de Seguimiento.
líneas del proyecto  Participar en el Comité de Puesta en
requerido.

Todas las Supervisor del Supervisor del  Participar en los Comités de Seguimiento.
líneas contrato contrato  Participar en el Comité de Puesta en
requerido.

2.3.3 INTERVENTORIAS

De igual manera en caso de existir interventorías a los contratos del Proceso de Outsourcing operativo
de los servicios tecnológicos de la SNR , estas deberán ser parte del grupo de trabajo de la línea así:

Tabla 3 Recursos, roles y responsabilidades de Interventoría

Interventoría Gerente Gerente  Responsable de supervisar y asegurar la
Operador interventoría Interventoría ejecución del proceso de transferencia en toda
Nuevo Operador Operador las líneas
Nuevo Nuevo  Participar en los Comités de Seguimiento y en
el Comité de Puesta en Operación y
estabilización
responsabilidad del Operador Nuevo
 Sugerir o proponer mejoras a las actividades
definidas para la línea
 Generar informes relacionados con ejecución
de actividades
Líderes de las Líderes de las  Responsables de supervisar las actividades
líneas líneas relacionadas con transferencia para cada una
de las líneas.
de actividades
Interventoría Gerente Gerente  Responsable de supervisar y asegurar la
Operador interventoría Interventoría ejecución del proceso de transferencia en toda
Actual Operador Actual Operador Actual las líneas
 Participar en los Comités de Seguimiento y en
el Comité de Puesta en Operación y
estabilización
responsabilidad del Operador Actual
 Asegurar la continuidad de la operación y

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prestación de servicios de la SNR en la
plataforma Actual
de actividades
Líderes de las Líderes de las  Responsables de supervisar las actividades
líneas líneas relacionadas con transferencia para cada una
de las líneas.
de actividades

2.4 COMITES

De igual forma se establecen los siguientes comités como órganos de seguimiento, control y de
autoridad durante la ejecución de esta línea de servicio:

2.4.1 COMITÉ DE SEGUIMIENTO AL PROCESO DE TRANSFERENCIA Y TRANSICIÓN

Revisar el avance y ejecución del plan de la línea de transferencia y transición para garantizar el
cumplimiento de los objetivos de la línea con la calidad y en los tiempos acordados.

Funciones:
 Verificar el cumplimiento de compromisos adquiridos por los integrantes durante la semana y
control sobre la gestión de riesgos.
 Proponer acciones preventivas y correctivas para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la
línea con la calidad y en los tiempos acordados.
 Registrar y socializar lecciones aprendidas durante la ejecución de las actividades
 Revisar y actualizar el plan de transferencia de ser requerido.
 Realizar la propuesta y aprobación de control de cambios requerido por el proyecto.
 Presentar al Comité Directivo del Contrato los informes, alertas o situaciones críticas que requieren
o afecten el servicio de la entidad y requieran intervención de toma de decisiones.

Frecuencia: Semanal
Agenda: Debe ser propuesta por el Gerente de proyecto ETB teniendo en cuenta los compromisos y
actividades del cronograma.
Acta: El gerente del proyecto ETB se encargará de elaborar y socializar las actas de compromisos y de
avance del comité.
Participantes:
ETB:
Uno o dos Líderes de línea
Gerente de la PMO
SNR:
Líderes de Transferencia
Líder general del proyecto

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Líder de KMO
Interventoría Operación Actual:
Gerente de la interventoría del contrato 453 de 2012.
Interventoría del Contrato del Nuevo Operador:
Gerente de la interventoría del Contrato del nuevo operador
Nuevo Operador:
Gerente de PMO

2.4.2 COMITÉ DE PUESTA EN OPERACIÓN Y ESTABILIZACIÓN

Coordinar la ejecución de las actividades necesarias para el traspaso de la operación del outsoursing en
la SNR del Operador Actual al Nuevo Operador garantizando la continuidad de los servicios prestados
por la Entidad

Funciones:
 Dar prioridad, coordinar y disponer la ejecución de las actividades de traspaso de la operación.
 Autorizar acciones correctivas y preventivas que faciliten el cambio de operador del Outsourcing.
 Tomar decisiones de manera oportuna y eficiente que conlleven a una correcta prestación del
servicio sobre la plataforma de la SNR.
 Llegar a acuerdos que beneficien la prestación del servicio en la Entidad.
 Autorizar cambios prioritarios, modificaciones a la planeación, marcha atrás de la operación y
aspectos que afecten la ejecución del plan del proceso de transferencia.
 Disponer y hacer cumplir las acciones para contar con información sobre personal, logística,
descripción de los sistemas entre otros necesarios para el análisis de las situaciones presentadas.
 Establecer y mantener lazos de comunicación entre las partes.
 Tomar decisiones en situaciones críticas durante las cuales se deben llevar a cabo actividades de
mitigación, evaluación, respuesta, reconstrucción y control, con la ejecución de los planes de
emergencia con el fin de disponer de la prestación de los servicios con los niveles de calidad y ANSs
establecidos.
 Realizar la propuesta y aprobación de control de cambios requerido por el proyecto.
 Presentar al Comité Directivo del Contrato los informes, alertas o situaciones críticas que requieren
o afecten el servicio de la entidad y requieran intervención de toma de decisiones.

Frecuencia: De acuerdo a la necesidad.
Agenda: Debe ser propuesta por el Gerente de proyecto ETB teniendo en cuenta los compromisos y
actividades del cronograma en el marco del Contrato No. 453 de 2012.
Acta: El gerente del proyecto ETB se encargará de elaborar y socializar las actas de compromisos y de
avance del comité.

Participantes:
ETB:
Líderes de la línea de acuerdo a necesidad
Gerente de Proyecto
Administrador del contrato
SNR:
Líder de transferencia
Líder general del proyecto
Director de Desarrollo Registral
Supervisor del Contrato Outsourcing
Jefe de la Oficina de Informática
Interventoría 453:
Gerente de la interventoría del contrato 453
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Interventoría Contrato Nuevo Operador:
Gerente de la interventoría del contrato nuevo operador
Nuevo Operador:
Gerente de Proyecto

2.5 ESCALAMIENTO

La siguiente figura ilustra el nivel des escalamiento a utilizar en el proceso de transferencia y transición al
nuevo operador que designe la SNR para realizar la operación del outsourcing tecnológico de la SNR.

Ilustración 1 Nivel de escalamiento

El propósito del proceso de escalamiento es asegurar que los asuntos y problemas sean apropiadamente
manejados y resueltos de una manera eficiente y con prontitud.

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A continuación se describe el procedimiento formal de escalada de incidencias:

a. El primer nivel de escalado para un miembro del equipo de trabajo de ETB, SNR y Nuevo Operador
serán sus Gerentes de Proyectos respectivos.

Si la incidencia no pudiera resolverse, el Gerente de proyecto de cualquiera de las partes lo
comunicaría a los otros Gerentes de proyecto si es necesario.

b. Finalmente, si el asunto no es resuelto o cae fuera de la autoridad de los gerentes de proyectos, se
recurriría al Comité de Seguimiento al Proceso de Transferencia y al Comité de Puesta en Operación
y Estabilización.

2.6 DIRECTORIO

En el caso de requerir información por parte de ETB y SNR existirán los siguientes canales según el tema:

Tabla 4 Lista de correos electrónicos de SNR y ETB

Línea SNR ETB
Servicios e Infraestructura de Martha Milena Rueda Guillermo Sandoval
Conectividad martha.rueda@supernotariado.gov.co guillermo.sandovalo.pr@etb.com.co
Diana Marcela Guaman Pardo
diana.guamanp.pr@etb.com.co
Rodrigo Orozco
rodrigo.orozcoo@etb.com.co
Servicios e Infraestructura de Mario Perdomo Luis Eduardo Muñoz
Datacenter Principal. mario.perdomo@supernotariado.gov.co luis.munozr@etb.com.co

Servicios e Infraestructura de Mario Perdomo Luis Eduardo Muñoz
DataCenter Alterno mario.perdomo@supernotariado.gov.co luis.munozr@etb.com.co

Servicios e infraestructura para Yamile moreno
la administración, soporte y yamile.moreno@supernotariado.gov.co Fernando Padilla
mantenimiento del sistema de Mónica Galvis fernando.padilla@intek.com.co
monica.galvis@supernotariado.gov.co
información registral

Servicios e infraestructura para Dora Pachon Edgar Hoyos
la mesa de ayuda integrada – dora.pachon@supernotariado.gov.co Edgar.hoyos@intek.com.co
Funcional

Servicios e infraestructura para Oscar Corredor Mauricio Pinzón
la mesa de ayuda integrada – oscar.corredor@supernotariado.gov.co hernan.Pinzon@getronics.com
Ofimática
Servicios, infraestructura, Leyla Guzmán Dany Liliana Agón
procedimientos para la leyla.guzman @supernotariado.gov.co dany.agon@globalbis.co
gerencia y administración del
proyecto y para la gestión del
conocimiento de los procesos
involucrados en el contrato

Servicios e infraestructura para Nelson Rodriguez Nope Cristian Peñate
el hosting, la administración, nelson.rodriguez@supernotariado.gov.co cristian.penate@intek.com.co
soporte, actualización y Lina Flórez
lina.florez@supernotariado.gov.co
mantenimiento del web site o

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Línea SNR ETB
portal de SNR

Servicios e infraestructura para Nelson Rodriguez Nope Cristian Peñate
el hosting, la administración y nelson.rodriguez@supernotariado.gov.co cristian.penate@intek.com.co
soporte del correo electrónico Lina Flórez
lina.florez@supernotariado.gov.co
corporativo

2.7 COMUNICACIONES E INFORMES

Los informes, reportes y toda la documentación que se generen como parte de la Línea de Transferencia
y Transición deben ser centralizados en el repositorio del proyecto siendo controlados y distribuidos de
acuerdo a las políticas de la base de conocimiento del proyecto.

2.7.1 NIVELES DE COMUNICACION

En el caso de requerir información por parte de ETB y SNR, se tendrá en cuenta que los líderes de cada
líneas y para todos los casos se deberá copiar a:

Gerente de PMO de ETB: dany.agon@globalbis.co
Supervisior de ETB: augusto.sotoo@etb.com.co

SNR
Líder Transferencia: Imelda.munoz@supernotariado.gov.co
Líder General: luis.romero@supernotariado.gov.co
Supervisor de Contrato: elba.corredor@supernotariado.gov.co

2.7.2 INFORME SEMANAL DE SEGUIMIENTO

Este informe presentado por la ETB tiene como objetivo el presentar el avance y actividades
desarrolladas durante la ejecución del plan de transferencia, los avances conseguidos en la semana, los
hitos cumplidos, los hitos a cumplir, con el fin de facilitar la comparación con el cronograma propuesto,
poder controlar su ejecución y contar con los elementos necesarios que permitan detectar desfases en
su desarrollo y tomar las medidas necesarias para su ajuste.

Se presenta un formato de informe que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la
aprobación del plan preliminar de transición. Ver anexo formato informe semanal.xls

2.7.3 MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE ENTREGABLES

Este matriz presentada por ETB tiene como objetivo el comunicar el cumplimiento de entrega de los
documentos o productos entregables planteados en el plan de transferencia con el fin de facilitar la
comparación con lo propuesto, poder controlar su ejecución y tomar las medidas necesarias para su
ajuste. Ver formato matriz entregables.xls

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2.7.4 LECCIONES APRENDIDAS

Este ítem tiene como objetivo el compartir los aprendizajes proactivamente durante las reuniones, por
lo que se documentará qué pasó, qué consecuencias provocó la situación, cómo se resolvió y qué se
haría de diferente después de esta experiencia. Este informe será resultado de la ejecución del comité
semanal.

aprobación del plan preliminar de transición. Ver formato lecciones aprendidas.xls

2.7.5 ACTAS

La actas tienen como objetivo formalizar acuerdos alcanzados después de cada reunión de trabajo.

aprobación del plan preliminar de transición. Ver formato acta seguimiento a contratos.doc

2.8 MATRIZ RACI

De manera general para las fases, la matriz RACI se muestra a continuación:

Tabla 5 Matriz RACI

NUEVO
FASE GENERAL ETB SNR OPERADOR
Socialización y transferencia de conocimiento R A, C I
Implementación C A,C,I R
Puesta en operación (entrega) R A,C,I I
Puesta en operación (recibe) C A,C,I R

3 ETAPAS DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA Y TRANSICION

El siguiente diagrama representa las etapas del proceso de Trasferencia y Transición.

Ilustración 2 Diagrama General del Proceso de Transferencia

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0. Planeación. Consiste en estructurar el Plan de la línea de los servicios asociados a los procesos de
transferencia y transición del operador del Outsourcing. En esta etapa se formaliza y se aprueba el
Plan Preliminar de esta línea y se continúa con la preparación de los requisitos para el proceso de
transferencia y transición. Incluye la entrega de los productos y documentos actualizados que
forman parte del alcance del contrato y durante su ejecución.

1. Ajustes al Plan. Actividades relacionadas con el ajuste a la planeación de la línea de Transferencia Y
Transición del Operador del Outsourcing, entre ETB, Nuevo Operador y SNR, partiendo del plan
preliminar definido por ETB y SNR en la etapa anterior. En esta etapa se formaliza el Plan de
Transferencia y Transición, para su ejecución, seguimiento y control.

2. Socialización y Transferencia de Conocimiento. Etapa en la cual se realiza la transferencia de
conocimiento de la operación actual y del contexto de la prestación de servicios que son alcance
del contrato 453 de 2012 al Nuevo Operador. Incluye la entrega al Nuevo Operador de los
productos y documentos relacionados con este proceso de transferencia y los especificados en la
matriz de entregables.

3. Implementación. Período durante el cual el Nuevo Operador implementa el nuevo modelo de
servicios apoyándose en el conocimiento de ETB de la operación actual y su plataforma y de
acuerdo con los nuevos lineamientos de SNR dentro del marco del contrato BPO de operación,
además de su propuesta metodológica, conocimiento y experiencia.

Durante este período debe tener disponibilidad de tiempo para asesorar al Nuevo Operador en la
plataforma actual, planear los procesos de entrega de operación de la plataforma y pruebas
requeridas por SNR y el nuevo Operador.

4. Puesta en Operación y Estabilización. Etapa que permite el cierre de operaciones del Actual
Operador e inicio del Nuevo Operador con el nuevo modelo de servicios BPO en la SNR. Esta etapa
por su criticidad, requiere de la participación activa de la alta dirección de la ETB, Nuevo Operador
y SNR.

El detalle de actividades de esta etapa, debe contemplar de manera explícita las actividades de
Puesta en Operación y Estabilización tales como divulgación, etc. teniendo en cuenta su criticidad
para la prestación de los servicios en y de la SNR, con listas de chequeo, planes de marcha atrás y
de revisión de puntos de control y planes de acción definidos por cada línea de servicio con
responsables (ETB, Nuevo Operador y SNR).

ETB debe garantizar la entrega de la información de su operación y es responsable de los niveles de
completitud y veracidad. (Backups, manuales y códigos fuentes, etc.)

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Cada una de estas etapas deberá tener un acta de cierre que evidencia el cumplimiento de ETB y
aprobación por parte de la SNR (Supervisor del Contrato no. 453 de 2012).

3.1 PLANEACIÓN

Esta etapa es de preparación de la línea de servicio del Proceso de Trasferencia y se estructura a partir
del alcance de la línea consignado en el Contrato 453 de 2012 y en las sesiones de trabajo conjuntas
entre la ETB y SNR.

Como resultado de esta etapa se consigue un plan preliminar que está conformado por los siguientes
documentos:
 Plan de Transferencia y Transición
 Cronograma
 Matriz de Entregables por cada línea de servicio
 Matriz de Riesgos y Planes de Acción

 Plan Preliminar. Busca detallar y completar el plan preliminar para la ejecución de esta línea
de servicios del Proceso de Trasferencia y conseguir cumplir los compromisos y alcance del
contrato 453 de 2012, y ser soporte para la preparación del nuevo modelo de servicio dentro
del alcance del nuevo contrato de operación BPO operacional en la SNR.

 Preparación. En este período ETB debe avanzar en el desarrollo del plan de transferencia
teniendo en cuenta la preparación de la documentación, recursos, transferencia de
conocimiento y procedimientos para la entrega a Nuevo Operador. Esta actividad es de ETB y
SNR exclusivamente y permite la compilación del todo el material e información actualizada
para la transferencia de la operación actual al nuevo operador. Se presenta el plan de
transferencia que será validado y ajustado conjuntamente con la SNR a partir de la aprobación
del plan preliminar de transición. Ver anexo Plan de socialización y transferencia.doc

El presente plan se debe ajustar en la etapa de “Ajuste del Plan” que incluya:
o La definición de la plataforma tecnológica por parte del nuevo operador para el
desarrollo de las actividades (plataforma tecnológica, logística para las sesiones de
trabajo y responsables).
o Planear, organizar y estructurar las jornadas de socialización de las Líneas de Servicio
para hacer la transferencia de conocimiento al nuevo operador y recursos para su
desarrollo.
o Presentar cada uno de los entregables por Línea de Servicio: backups, manuales,
requerimientos, documentación técnica y demás que se hayan establecido dentro del
alcance del contrato 453 de 2012 (por ETB), teniendo en cuenta la verificación de
estos por los Líderes de Línea de la SNR.

ETB debe presentar el plan de socialización y transferencia a la SNR.

3.2 AJUSTE AL PLAN

Una vez SNR asigne y cuente con un Nuevo Operador, se debe dar inicio a las actividades de
Transferencia y Transición, las cuales comienzan con el ajuste al plan de Transferencia y Transición entre
ETB, Nuevo Operador y SNR. Esta etapa finaliza con la aprobación del plan de Transferencia y Transición
por parte de la SNR y aceptación del Nuevo Operador y ETB. De igual forma debe existir aprobación por
parte de la Interventoría.
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Es importante que al comienzo de esta etapa, se realice la presentación del equipo de trabajo de cada
una de las partes, los cuales deben asumir sus roles y responsabilidades definidos de acuerdo a las
exigencias de cada línea de servicio.

En este punto se debe detallar cada una de las etapas dentro del cronograma, teniendo en cuenta las
actividades que el Nuevo Operador requiere contemplar para la implementación y operación de los
servicios de operación del Outsourcing.

3.3 SOCIALIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

De conformidad con las actividades previstas en el cronograma se realiza la transferencia de
conocimiento, en estas sesiones estará presente el personal dispuesto por SNR y por el Nuevo Operador.

Adicionalmente, para esta actividad la ETB ha desarrollado un plan de socialización y transferencia que
servirá de base el desarrollo de la temática y de las actividades propuestas en el cronograma. Además
de la entrega de la información al Operador Nuevo, para lo cual se deben realizar actas de entrega y
recibo de los productos (entregables, documentación, etc.) de las líneas de servicio por parte de la SNR.

El contenido del plan de socialización contiene dos enfoques principales:

1. Contextualización de la Prestación de los Servicios Actuales: - Definición detallada del modelo
de gestión y gobierno del servicio.

Ilustración 3 Modelo general del servicio

2. Modelo de funcionamiento de cada una de las líneas
 Modelo del Operación de servicio de la línea ( Técnico y Funcional)
 Tematica
 Infraestructura línea
 Inventario y Socialización de Documentación, Formatos y entregables

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 Agenda visita a campo en caso de necesidad
 Agenda de plan de socialización

3.4. IMPLEMENTACION

Durante este período el Nuevo Operador implementa el nuevo modelo de servicios apoyándose en el
conocimiento de ETB de la operación actual y su plataforma y de acuerdo con los nuevos lineamientos
de SNR dentro del marco del contrato BPO de operación, además de su propuesta metodológica,
conocimiento y experiencia.

Para esta etapa cuenta con acompañamiento y apoyo de ETB para brindar información relacionada con
la operación actual.

 Aprovisionamiento: Se refieren a actividades del nuevo operador donde se adquiere la nueva
plataforma para la operación. Las actividades de esta fase serán definidas y planeadas por el nuevo
operador.

 Alistamiento: Actividades previas a ejecutar la implementación y como su nombre lo indica alista lo
necesario para la siguiente etapa. En esta fase de parte de ETB corresponde a la toma y entrega de
los backups.

 Implementación de los conocimientos adquiridos: Una vez finalizadas las acciones contempladas
como socialización y transferencia, el nuevo operador liderará, la implementación de los
conocimientos adquiridos, mediante el desarrollo de las actividades de instalación, configuración,
pruebas y puesta en funcionamiento. En este contexto y exclusivamente dentro del plazo de
ejecución del contrato ETB brindará la suficiente colaboración para resolver las dudas e inquietudes
que le surjan al nuevo operador en desarrollo de esta fase con respecto a la solución actual o
recursos de la SNR de la plataforma del outsourcing.

3.5 PUESTA EN OPERACIÓN Y ESTABILIZACION

Etapa que permite el cierre de operaciones del Actual Operador e inicio del Nuevo Operador con el
nuevo modelo de servicios BPO en la SNR. Esta etapa por su criticidad, requiere de la participación
activa de la alta dirección de la ETB, Nuevo Operador y SNR.

El detalle de actividades de esta etapa, debe contemplar de manera explícita las actividades de Puesta
en Operación y Estabilización como divulgación, etc. teniendo en cuenta su criticidad para la prestación
de los servicios en y de la SNR, con listas de chequeo, planes de marcha atrás y de revisión de puntos de
control y planes de acción definidos por cada línea de servicio con responsables (ETB, Nuevo Operador y
SNR).

Debe existir aprobación por parte de la Interventoría de la culminación de esta fase, cuando el nuevo
operador se encuentre en capacidad de operar el (los) servicios de las diferentes líneas definidas en el
alcance contractual del Outsourcing operativo.

Esta etapa contempla el funcionamiento de un Comité de puesta en operación, que garantice a la SNR la
continuidad de la prestación de los servicios, con poder de decisión en el caso de fallas o inconvenientes.

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4 CRONOGRAMA

Ver anexo Cronograma transferencia nuevo operador V 1.0.mpp

5 DOCUMENTACION A ENTREGAR

La información mínima a entregar se encuentra relacionada en el anexo “Entregables”, la cual
corresponde a lo contractualmente establecido, esta deberá ser revisada por SNR, quien podrá solicitar
mayor detalle.

La Información entregada debe estar debidamente actualizada y debe corresponder a la que se
encuentre en producción al momento de la entrega.

aprobación del plan preliminar de transición. Ver anexo Matriz Entregables.xls

6 RIESGOS

aprobación del plan preliminar de transición. Ver anexo plan de riesgos del proceso transferencia V
1.0.doc.

7 ANEXOS

Formato de Informes semanales
Formato de Matriz de entregables
Formato de Lecciones aprendidas
Formato de Actas
Plan de gestión de riesgos
Plan de socialización y transferencia de conocimiento
Cronograma transferencia

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