Undervisningsmateriale handout

1. Velkommen til Projektledelse The proces of turning vision into reality

2. Program I vejledende overskrifter Dag 1 Dag 2 Dag 3 Velkomst, program Projektplan og Fremgangsmåde og præsentation fremgangsmåde og plan Projekt - definition Projektbeskrivelse Organisering og - kriterier Interessentanalyse samvirke - elementer Omgivelser Ressourcer - typer Forudsætninger Ledelse, lederskab - faser Opmærksomheds- og styring - modeller punkter Læring/evaluering - ledelse Værktøjskassen Business Case

3. Form Vekslen mellem teoretiske indspark og eget arbejde – og arbejd gerne i dit aktuelle projekt Tag ansvar for egen læring – trænger du til en pause, er det for langhåret, går det for hurtigt..? Sig til! Pauser ca. én gang i timen Vi har sørget for lokaler, maden og materialerne – men det er dig, der ”fylder dansegulvet!”

4. Præsentation Navn Virksomhed Stilling/arbejdsbeskrivelse Hvilke produkter/ydelser arbejder I med? Uddannelse/baggrund Erfaring med projektarbejde Aktuelle projekter Forventninger/betænkeligheder Instruktør: Jesper Oehlenschläger

5. Hvad er et projekt? Historisk: Kendte projekter: Projektil, projektør, projektion – og Noahs Ark heraf ordet projekt: at overføre et Babelstårnet billede, en idé, et materiale til et Pyramiderne andet sted - til en ny virkelighed. Colloseum Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt? Nævn tre ”ikke-projekter”

6. Opgave Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som et projekt? Nævn tre ”ikke-projekter”

7. Hvad er et projekt? - bud på definitioner Et midlertidigt tiltag for at skabe et unikt Et særligt sæt koordinerede produkt eller en unik service aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en Et tiltag, hvor menneskelige, materielle bestemt målsætning til en tidstermin og finansielle ressoucer organiseres på og indenfor et budget en ny måde for at udføre en unik opgave, med en specifikation, en tidsfrist og et budget, for at opnå nyttige Et projekt er en opgave, der både forandringer defineret ved kvantitative tids- og opgavemæssigt er og kvalitative mål afgrænset i forhold til organisationens daglige En idé og et udkast til gennemførelse af arbejdsopgaver, og som ved et større arbejde, som kræver tildeling og styring af ressourcer, omhyggelig planlægning, og som skal opfylde et eller flere strækker sig over et stykke tid definerede mål

8. Kriterier for et projekt? Bjarne Kousholt ”Projektledelse” Et klart defineret formål En fastsat slutdato Ukendte faktorer og risici Grænser for omkostning og ressourceforbrug Nye erfaringer Nye resultater Udfordrer vanetænkning Udfordrer en statisk organisation Samarbejder på tværs

9. Projekt versus drift Projekt Stort - ukendt Øget grad af ukendskab Mindre - ukendt Øget antal opgaver Øget kompleksitet Øget omkostning Øget forandring Modificeret udgave One-time shot Øget varighed (næsten prøvet før) Øget værdi Gentagne opgave Løbende drift Drift

10. Opgave Hvilke spørgsmål kan du stille til opdragsgiver for at vurdere kompleksiteten i projektet?

11. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer

12. Projektets elementer Projektopgaven Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme Interessenter Projektledelse Omgivelserne Anvendelse, ejerskab Lede og styre projektet Marked Vilje og drivkraft Fremgangsmåde og plan Teknologi Ressourceydelser Organisation og samvirke Omgivende systemer Formel godkendelse Opmærksomhedsområder Fysisk miljø Almen accept Læring Regelsæt, normer Ressourcer Kompetencer Personer Faciliteter Materialer Penge

13. Elementer i et projekt Sammenhæng og koordinering Scope (omfang og indhold) Kvalitet HR Indkøb

14. Projekttyper Forandringsprojekt Udrulningsprojekt Tekniske projekter Udviklingsprojekt Softwareudviklingsprojekt Konstruktionsprojekt Analyseprojekt Forhandlingsprojekt Leveranceprojekt Strategisk projekt Tilretningsprojekt Operativt projekt

15. Projekter gør en forskel PPSOP-modellen Produkter Processer PPSOP Personer Systemer Organisation

16. Hvordan påvirker dit projekt: Organi- Person System Proces Produkt Opgave sation

17. Projektfaser Materielle projekter Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet og og den produktet og vedligehold besluttes specifikations- løbende evaluering af projektet fasen opfølgning

18. Projektfaser og produkters livscyklus Aktivitet Salg/brug Modenhed Produkt Etablering Produkt- Intro- Produkt Aftagen udvikling duktion Voksende salg/brug Projekt Skrotning Profit Før projektet besluttes Udførelse og løbende specifikationsarbejde Drift og vedligehold Planlægnings- og Tab Aflevering og opfølgning evaluering Projekt

19. Projektfaser Imaterielle projekter/forandringsprojekter Opmærk- Overtalelse Beslutning Kvalificering Bekræftelse somhed

20. Projektfaser Kobling mellem materielle og imaterielle projekter Planlægning og Udførelse og Aflevering og Drift og Før beslutning specifikation opfølgning evaluering vedligehold Vi er klar Projektet er i Bekræftelse Projektet er drift ikke besluttet Vi er ”på” Kvalificering Beslutning Overtalelse Projektet er Opmærksomhed klart Vi er ikke klar

21. Almindeligt projekt eller forandringsprojekt? ”Almindeligt” projekt Forandringsprojekt Vil forandre mange menneskers måde at arbejde på? Nej Ja Udfordrer de primære interessenters forventninger? Nej Ja Kræver mange menneskers velvilje for at lykkes? Nej Ja Må forventes at møde modstand fra mange mennesker? Nej Ja Involverer primært kun projektgruppen og i mindre grad interessenter Ja Nej udenfor denne? Projektgruppen gennemfører selve projektets aktiviteter, men det er Nej Ja primært interessenterne udenfor gruppen, der påvirkes af projektet

22. Opgave Er dit projekt et leveranceprojekt eller et forandringsprojekt? – og hvorfor? Hvad skal projektet levere? Hvad skal projektet forandre?

23. Projektmodeller Hvad skal vi nå? Høj klarhed Adaptiv Klassisk projektledelse projektledelse Hvordan når vi det? Dynamisk projektledelse Lav klarhed

24. Vandfaldsmodellen Før projektet besluttes Planlægning og specifikation Udførelse og opfølgning Aflevering og evaluering Drift og vedligehold

25. Iterativ model ”We learn as we go” Evaluering Identifikation Konstruktion Design

26. Projektmodeller Vandfaldsmodel Iterative modeller Adskilte og sekventielt ordnede Flere korte gennemløb af alle faser projektets faser Alle krav fastlægges i detaljer, før Kunden inddrages aktivt i projektet påbegyndes projektet Kravspecifikationen styrer Prioriteringer og overordnede projektet mål er kendt Kundefokus på kravsopfyldelse Detailkrav fastlægges først undervejs, når tiden er inde Hver fase afsluttes, før ny fase påbegyndes Mange ressourcer benyttes på ændringshåndtering

27. Valg af projektmodel Hvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller? Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller? Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

28. Opgave Hvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller? Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller? Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

29. Hvad er projektledelse? Projektledelse er anvendelsen af Planlægning, uddelegering, viden, kunnen, værktøjer og metoder overvågning og kontrol af alle i projektaktiviteter for at opfylde aspekter af projektet samt projektbehov motivering af de involverede med PMI henblik på at nå projektets mål Projektledelse af planlægning, inden for de forventede organisering, overvågning, kontrol præstationsmål, hvad angår tid, og rapportering af alle aspekter af et omkostninger, kvalitet, omfang og projekt og motivering af alle de, der indhold, fordele og risici PRINCE2 er involveret i det for at nå projektets mål Projektledelse er bredt anerkendt ISO som den mest effektive måde at indføre unikke forandringer. Projektledelse er planlægning, Projektledelse som fag handler om organisering, overvågning og kontrol at lede projekter med succes. af alle aspekter af et projekt og Projektledelsen udgør det motivering af alle involverede for at koordinerende ansvar for at sikre, nå projektets mål, sikkert og inden at alt i projektet styres effektivt for for den aftalte tid, pris og kvalitet at sikre et vellykket projektresultat IPMA APM

30. Projektets faser og ledelse Styring/management Før Planlægning Udførelse Aflevering Drift og projektet og og og vedligehold besluttes specifikation opfølgning evaluering Lederskab/leadership

31. Styring og Lederskab Styring Lederskab Værktøjer og metoder til at Metoder og processer til at - Planlægge og opfølge - Fremme samspil, - Designe projektplan og samarbejde, motivation rapportering og proces - Dokumentere - Afdække og analysere afvigelsesnødvendighed relevante faktorer for projektets målopfyldelse

32. Styring og Lederskab Ledelse indad Ledelse udad Motivering Kommunikation Fordeling af opgaver Forhandling Projektlederen Ledelse af Projektstyring opgave Sikring af fremdrift Projektet når sit mål

33. Hvad vanskeliggør projektledelse? Personer med vidt forskelig Projekter betyder forandringer – og baggrund skal pludselig til at mennesker er modstandere af arbejde sammen mod et fælles forandringer mål (som de ikke selv har været med til at sætte. Ressourcerne og tiden er knap og Medarbejderne i projektet har ofte næsten altid fastlagt inden en anden leder (linieleder) foruden projektet går i gang – hvilket er i projektlederen – og projektlederen modstrid med projektets natur, da har ikke den organisatoriske det jo skal levere noget, der ikke autoritet er prøvet før ”Der findes intet mere vanskeligt at udføre, intet hvor succesen er mere tvivlsom, intet mere vanskeligt at lede, end at indføre en ny måde at gøre tingene på. For initiativtageren har fjendskabet fra alle, der vil profitere på bevarelsen af det gamle system og blot lunken forsvar fra de, der vil tjene ved det nye. Machiavelli (1469-1527)

34. Hvad er (projekt)ledelse? Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”? Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)? Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

35. Opgave Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”? Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)? Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

36. Værktøjskassen Business Case Projektplan - beskrivelse Projektplan – fremgangsmåde & plan Projektplan – Organisering og samvirke Projektplan - Ressource Projektplan – Ledelse, lederskab/styring Projektplan – Læring/evaluering

37. Projektfaser Materielle projekter Før Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og og og den projektet specifikations- løbende produktet og vedligehold evaluering af projektet besluttes fasen opfølgning

38. Hvordan opstår projekter? Eksterne projekter (for kunder) f.eks. salgsmuligheder/leverancemuligheder Interne projekter Fornyelse- og forbedringsprojekter – ofte afledt som en del af en strategisk udvikling Business Ide Case

40. Business Case Business casen (BC) • Er et dynamisk dokument • Driver projektet • Indeholder det vigtigste sæt af informationer for projektet (kan det betale sig ?) • Kan danne grundlag for konkretisering af projektet • Ajourføres (af projektleder) og godkendes (af styregruppen) igennem hele projektet • Projektet vurderes altid i forhold til sidst godkendte BC

41. Business Case Business casen indeholder typisk • Årsager til projektet • Muligheder i projektet • Forventet udbytte • Risici (kommer fra projektets risikoanalyse) • Omkostninger (kommer fra projektplanen) • Tidshorisont (første vurdering) • Investeringsvurdering

42. Business Case Fortæl om ét af dine projekter Brug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?

43. Opgave Brug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?

44. Projektfaser Planlæg- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet ning og og den produktet og vedligehold besluttes specifika- løbende evaluering af projektet opfølgning tion

45. Projektplan og fremgangsmåde På baggrund af Business Casen skaber styregruppen en projektformulering, som er opdragsgiverens ”ordredokument”. Dette udbygges senere med mere detaljeret beskrivelse af fremgangsmåde og organisation i Projektplanen. Business Projekt- Ide Projektplan Case formulering

46. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering

47. Projektbeskrivelse 1. Projektbeskrivelse 1.1 Projektopgaven 1.1.1 Opgavebeskrivelse Hvad går opgaven ud på? 1.1.2 Idégrundlag Hvilken idé hviler projektet på? 1.1.3 Målbeskrivelse Hvornår ved, vi at projektet er løst? 1.1.4 Forandringsopgaven Hvilken forandring skaber projektet for interessenterne (om nogen)?

48. Projektbeskrivelse Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

49. Opgave Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

51. Interessentanalyse Alle dem, hvis bidrag eller accept er nødvendig for projektets gennemførelse. Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som ønsker projektet gennemført og som er villige til at bidrage. Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som finder projektet uvigtigt og måske nogle, som vil modarbejde det. Interessentanalysen har indflydelse på både risikoanalyse og kommunikationsplan

52. Interessentroller Rolle Funktion Anvendelse og ejerskab At sikre accept og brug af projektets produkter Vilje og drivkraft At legitimere projektet, at bane vejen og at prioritere det i forhold til andre opgaver Ressourceydelser At levere viden, kunnen og arbejdsindsats samt finansiering Formel godkendelse At give tilladelse til projektaktivitet og løsninger (produkter) Almen accept At forholde sig til projektets og produkternes afledte virkninger på lokalt plan og i videre perspektiv

53. Identifikation af interessenter Hvem er opdragsgiver? Hvem anvender resultatet? Hvem skal acceptere hhv. godkende resultatet? Hvem betaler for arbejdet og resultatet? Hvem skal acceptere/godkende, at aktiviteten udføres og måden den udføres på? Hvem berøres (bemærker, generes, lider afsavn, får udbytte, får ændrede forhold) af resultatet? Hvem levererer indsats, viden, kunnen og resssourcer?

54. Interessenternes position Stor I nogen grad Lille Interessenternes indflydelse og magt (indflydelse på succes Negativ, modstand Passiv, afventende Positiv, engageret Meget omfattende En del forandringer Ringe

55. Skema til interessentanalyse Interessentanalyse Projekt: Dato: Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning

56. Opgave Interessentanalyse Projekt: Dato: Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning

57. 10 årsager til modstand En reel trussel • Den økonomiske og materielle situation forringes • Jobsikkerheden reduceres eller fjernes • Privilegier og goder reduceres Taber ansigt • Den sociale status og anseelse reduceres • Bevægelsesfriheden mindskes Taber indflydelse • Indflydelse, autoritet og handlefrihed reduceres • Kontaktflader i organisationen forringes Mere arbejde • Forandringen øger arbejdsbelastningen Kan jeg udføredet nye? • Forandringen kræver ny viden og kunnen

58. 10 årsager til modstand For usikkert • Forandringen er omfattende og vanskelig at overskue • Forandringen skaber uro og negative følelser Hovsa! • Forandringen kommer overraskende Det er anderledes • Rutiner og vaner må ændres Det koster mig • Forandringen afbryder/ændrer personlige planer/tiltag • Belønningen står ikke mål med kravene til indsats • Det strider mod mine værdier Fortidens vrede • Erfaringerne fra tidligere forandringer er dårlige

60. Omgivelserne Omgivelserne er de sammenhænge, som projektets produkt og dermed også projektet skal indgå i. De fastlægger vilkårerne for projektet: Markedsmæssige muligheder og begrænsninger. Efterspørgsel, konkurrence, trends, konjunkturforhold, politiske vilkår Teknologiske muligheder og begrænsninger Omgivende systemer, dels systemer og andre produkter som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer, dels andre projekter Fysisk miljø, f.eks. plads., lokaler, temperaturforhold Regelsæt, normer m.v. for projektarbejdet og for produkterne, Miljømæssige krav til projektarbejdet

61. Omgivelserne Sammenhænge/Vilkår Marked Teknolgi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

62. Opgave Sammenhænge/Vilkår Marked Teknolgi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

63. Projektets forudsætninger De ydre forhold, som projektet ikke er ”herre over”. Skal beskrives således, at hvis disse forhold ændrer sig, må planerne og evt. projektet ændres. Forudsætninger bør udmønte sig i handlingsplanen: 1. Overvågningshandlinger for de forhold, som projektledelsen ikke kan påvirke, men må tilpasse sig 2. Påvirkningshandlinger for de forhold, som kan påvirkes til at passe til projektet

64. Projektets SWOT Styrker Svagheder Internt Muligheder Trusler Eksternt

65. Opgave Styrker Svagheder Internt Muligheder Trusler Eksternt

66. Projektets forudsætninger Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked Teknologi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

67. Opgave Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked Teknologi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

68. Projektets risici Risiko er en potentiel udfordring eller begivenhed, som kan have en uønsket konsekvens for projektets resultat. Risikoprocessen er en pro-aktiv fremgangsmåde til at identificere, håndtere og følge op på risici

69. Risikoproces Risk Management Planlæg Risk Plan Management Udfør risiko- reducerende aktivititeter/ overvåg/log Identificer risici Planlæg håndtering af de Database med enkelte risici Kvalificer og kvantificer risici risici

70. Risikostrategier Overvåge Overdrage Fjerne Acceptere Nødplan (Plan B) Forebygge

71. Sammenhænge SWOT Interessent- Analyse af analyse omgivelserne Risiko- analyse

72. Risikoanalyse Fremgangsmøde 1. Find risici og deres mulige årsager 2. Kvantificer risici 1. Sandsynligheden angives f.eks. fra 0-1 2. Konsekvens angives i kr. 3. De to værdier ganges med hinanden 3. Prioriter risici 4. Vælg passende strategi 5. Styr og følg op

73. Risikoanalyse Forebyg for at Forebyg for at Forebyg for at reducere Stor reducere reducere sandsynlighed og virkning sandsynlighed sandsynlighed Plan B Plan B Sandsynlighed Negligér Forebyg for at Forebyg for at Nogen afbøde virkning afbøde virkning Plan B Negligér Negligér Plan B Lille Ringe Alvorlig Katastrofal Konsekvens

74. Risikoanalyse Hvad kan gå Sandsynlighed Konsekvens Risikotal Handlinger galt? 0-1 Estimat i kr. (i kr.) Forebyggende Afbødende

75. Opgave Hvad kan gå galt? Sandsyn- Konse- Risikotal Handlinger lighed kvens (i kr.) 0-1 Estimat i kr. Forebyggende Afbødende

78. Grundlæggende faseforløb Faseskift, når projektet ændrer karakter Hver fase adskilles af en milepæl Der kan også være milepæle indenfor den enkelte fase Milepæle er med til at måle målopfyldelsen = en tilstand Før projektet Gennem- Drift og Planlægning Afslutning besluttes førelse vedligehold

79. Den gode aktivitets- og styringsplan Projektet struktures fase for fase Planer udarbejdes i niveauer Milepæle indlægges i planen = tilstand Milepælsplanen er synlig Usikkerheder er afdækket Planen overvåges Afvigelser viser og tidligere planer bevares Afsluttende aktiviteter og milepæle markeres tydeligt

80. Opfølgning Tilpas planen Koncentrer indsatsen omkring tidskritiske aktiviteter Hold øje med tidskritiske aktiviteter Følg op på forudsætningerne

81. Indsatsområder Plan for udviklingen af produkt Sammensætte produktionsteamet Produktion og test Mål Testinstallation hos kunde Træne medarbejdere

82. Milepæle Indsatsområde Testinstallation hos kunde Undersøgelse af gulvforhold Installation starter Installation slutter Testresultater foreligger

83. Faser og beslutningspunkter Indsatsområde Testinstallation hos kunde Undersøgelse af gulvforhold Testresultater Installation Installation foreligger starter slutter Beslutning Beslutning Beslutning Indsatsområde 1 2 3 Indsatsområde

84. Fase- og milepælsplan Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område Projektplan Planlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret

85. Opgave Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område Projektplan Planlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret

87. Projektorganisation Styregruppe Referencegruppe Projektleder Projektgruppe

88. Hvem gør hvad Styregruppen – projektlederen – projektgruppen – andre grupper Sætter formål – godkender mål og overordnede Styregruppen planer– sparring med projektlederen Leder projektet – har ansvaret for den praktiske Projektlederen gennemførelse – kommunikerer opad og indad Projektgruppen Leverer arbejdstid og viden Referencegrupper – interessegrupper mv. Andre grupper Leverer viden og input - fungerer som ambassadører – sparring med PL

89. Kommunikation i projekter Til styregruppen Til projektgruppen Vedligeholdelse af Indkaldelser dynamiske dokumenter: Referater Business Case Opdatering af nedbrudte Projektdokument mål og delmål Interessentanalyse Status på mål og delmål Projektets m.m. forudsætninger Risikoanalyse Kommunikationsplan Projektplaner m.m.

90. Kommunikation i projekter Off. Kollegaer Marked myndigheder Kompetence- Ledelse Projektet personer Øvrige Kunder Leverandører interessenter

91. Kommunikations- opgaver Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

92. Opgave Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

94. Nedbrydning af opgaverne Formål Mål Mål Mål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Én Én Én Én Én Én Én Én mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn – én Én mand – én Én – én Én mand mand – én Én mand – én Én mand – én Én – én Én mand mand – én Én mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – time én – time én – time én – time én – time én – time én – time én – time time time time time time time time

95. Opgave Formål: Mål: 1.0 2.0 3.0 Delmål: 1.1 1.2 1.3 Aktiviteteter 1.1.1 1.2.1 1.3.1 Én mand – én time 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3

96. Budgetter, f.eks. Indkøbsbudgetter Timebudgetter Omkostningbudgetter Lokalebudgetter Ressourcebudgetter Lønbudgetter - Og hvad der passer hos dig

98. Ledelsesplanlægning Alt det, vi i forvejen ved om ledelse Ledelsesformer Personprofiler og så alt det, der gør Motivation projektledelse komplekst Ansvar ”Leder ved et tilfælde” Sammensatte grupper Forandringer Begrænsede ressourcer Manglende magt

99. Ledelsesplanlægning Få afstemt forventninger med styregruppen Få afstemt forventninger med projektgruppen Få afstemt forventninger med linielederne Hold tæt kontakt med styregruppen og brug dem Bed om hjælp, når du har behov Vær skarp i din formulering om projektets formål Vær synlig både i og udenfor projektet

101. Læring/evaluering Hvorfor? Hvad? For at blive bedre en Afklar med styregruppen anden gang – gerne inden projektstart For at kunne dele erfaringer med Dokumentlog/ kommende projekter Ændringslog/ Ændringshåndtering For at synliggøre projektet i resten af Offentligt tilgængeligt og organisationen læsevenligt

103. Interesseret i at lære mere? Tak for denne Bjarne Kousholt omgang Projektledelse Hans Mikkelsen og Jens O. Riis og held og lykke Grundbog i Projektledelse Mette Lindegaard Attrup med projekterne! John Ryding Olsson Power i projekter og portefølje Project Management Institute PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)

104. Velkommen til Projektledelse The proces of turning vision into reality

105. Program I vejledende overskrifter Dag 1 Dag 2 Dag 3 Velkomst, program Projektplan og Fremgangsmåde og præsentation fremgangsmåde og plan Projekt - definition Projektbeskrivelse Organisering og - kriterier Interessentanalyse samvirke - elementer Omgivelser Ressourcer - typer Forudsætninger Ledelse, lederskab - faser Opmærksomheds- og styring - modeller punkter Læring/evaluering - ledelse Værktøjskassen Business Case

106. Form Vekslen mellem teoretiske indspark og eget arbejde – og arbejd gerne i dit aktuelle projekt Tag ansvar for egen læring – trænger du til en pause, er det for langhåret, går det for hurtigt..? Sig til! Pauser ca. én gang i timen Vi har sørget for lokaler, maden og materialerne – men det er dig, der ”fylder dansegulvet!”

107. Præsentation Navn Virksomhed Stilling/arbejdsbeskrivelse Hvilke produkter/ydelser arbejder I med? Uddannelse/baggrund Erfaring med projektarbejde Aktuelle projekter Forventninger/betænkeligheder Instruktør: Jesper Oehlenschläger

108. Hvad er et projekt? Historisk: Kendte projekter: Projektil, projektør, projektion – og Noahs Ark heraf ordet projekt: at overføre et Babelstårnet billede, en idé, et materiale til et Pyramiderne andet sted - til en ny virkelighed. Colloseum Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt? Nævn tre ”ikke-projekter”

109. Opgave Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som et projekt? Nævn tre ”ikke-projekter”

110. Hvad er et projekt? - bud på definitioner Et midlertidigt tiltag for at skabe et unikt Et særligt sæt koordinerede produkt eller en unik service aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en Et tiltag, hvor menneskelige, materielle bestemt målsætning til en tidstermin og finansielle ressoucer organiseres på og indenfor et budget en ny måde for at udføre en unik opgave, med en specifikation, en tidsfrist og et budget, for at opnå nyttige Et projekt er en opgave, der både forandringer defineret ved kvantitative tids- og opgavemæssigt er og kvalitative mål afgrænset i forhold til organisationens daglige En idé og et udkast til gennemførelse af arbejdsopgaver, og som ved et større arbejde, som kræver tildeling og styring af ressourcer, omhyggelig planlægning, og som skal opfylde et eller flere strækker sig over et stykke tid definerede mål

111. Kriterier for et projekt? Bjarne Kousholt ”Projektledelse” Et klart defineret formål En fastsat slutdato Ukendte faktorer og risici Grænser for omkostning og ressourceforbrug Nye erfaringer Nye resultater Udfordrer vanetænkning Udfordrer en statisk organisation Samarbejder på tværs

112. Projekt versus drift Projekt Stort - ukendt Øget grad af ukendskab Mindre - ukendt Øget antal opgaver Øget kompleksitet Øget omkostning Øget forandring Modificeret udgave One-time shot Øget varighed (næsten prøvet før) Øget værdi Gentagne opgave Løbende drift Drift

113. Opgave Hvilke spørgsmål kan du stille til opdragsgiver for at vurdere kompleksiteten i projektet?

115. Projektets elementer Projektopgaven Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme Interessenter Projektledelse Omgivelserne Anvendelse, ejerskab Lede og styre projektet Marked Vilje og drivkraft Fremgangsmåde og plan Teknologi Ressourceydelser Organisation og samvirke Omgivende systemer Formel godkendelse Opmærksomhedsområder Fysisk miljø Almen accept Læring Regelsæt, normer Ressourcer Kompetencer Personer Faciliteter Materialer Penge

116. Elementer i et projekt Sammenhæng og koordinering Scope (omfang og indhold) Kvalitet HR Indkøb

117. Projekttyper Forandringsprojekt Udrulningsprojekt Tekniske projekter Udviklingsprojekt Softwareudviklingsprojekt Konstruktionsprojekt Analyseprojekt Forhandlingsprojekt Leveranceprojekt Strategisk projekt Tilretningsprojekt Operativt projekt

118. Projekter gør en forskel PPSOP-modellen Produkter Processer PPSOP Personer Systemer Organisation

119. Organi- Person System Proces Produkt sation Opgave Hvordan påvirker dit projekt:

120. Projektfaser Materielle projekter Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet og og den produktet og vedligehold besluttes specifikations- løbende evaluering af projektet fasen opfølgning

121. Projektfaser og produkters livscyklus Aktivitet Salg/brug Modenhed Produkt Etablering Produkt- Intro- Produkt Aftagen udvikling duktion Voksende salg/brug Projekt Skrotning Profit Før projektet besluttes Udførelse og løbende specifikationsarbejde Drift og vedligehold Planlægnings- og Tab Aflevering og opfølgning evaluering Projekt

122. Projektfaser Imaterielle projekter/forandringsprojekter Opmærk- Overtalelse Beslutning Kvalificering Bekræftelse somhed

123. Projektfaser Kobling mellem materielle og imaterielle projekter Planlægning og Udførelse og Aflevering og Drift og Før beslutning specifikation opfølgning evaluering vedligehold Vi er klar Projektet er i Bekræftelse Projektet er drift ikke besluttet Vi er ”på” Kvalificering Beslutning Overtalelse Projektet er Opmærksomhed klart Vi er ikke klar

124. Almindeligt projekt eller forandringsprojekt? ”Almindeligt” projekt Forandringsprojekt Vil forandre mange menneskers måde at arbejde på? Nej Ja Udfordrer de primære interessenters forventninger? Nej Ja Kræver mange menneskers velvilje for at lykkes? Nej Ja Må forventes at møde modstand fra mange mennesker? Nej Ja Involverer primært kun projektgruppen og i mindre grad interessenter Ja Nej udenfor denne? Projektgruppen gennemfører selve projektets aktiviteter, men det er Nej Ja primært interessenterne udenfor gruppen, der påvirkes af projektet

125. Opgave Er dit projekt et leveranceprojekt eller et forandringsprojekt? – og hvorfor? Hvad skal projektet levere? Hvad skal projektet forandre?

126. Projektmodeller Hvad skal vi nå? Høj klarhed Adaptiv Klassisk projektledelse projektledelse Hvordan når vi det? Dynamisk projektledelse Lav klarhed

127. Vandfaldsmodellen Før projektet besluttes Planlægning og specifikation Udførelse og opfølgning Aflevering og evaluering Drift og vedligehold

128. Iterativ model ”We learn as we go” Evaluering Identifikation Konstruktion Design

129. Projektmodeller Vandfaldsmodel Iterative modeller Adskilte og sekventielt ordnede Flere korte gennemløb af alle faser projektets faser Alle krav fastlægges i detaljer, før Kunden inddrages aktivt i projektet påbegyndes projektet Kravspecifikationen styrer Prioriteringer og overordnede projektet mål er kendt Kundefokus på kravsopfyldelse Detailkrav fastlægges først undervejs, når tiden er inde Hver fase afsluttes, før ny fase påbegyndes Mange ressourcer benyttes på ændringshåndtering

130. Valg af projektmodel Hvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller? Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller? Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

131. Opgave Hvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller? Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller? Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

132. Hvad er projektledelse? Projektledelse er anvendelsen af Planlægning, uddelegering, viden, kunnen, værktøjer og metoder overvågning og kontrol af alle i projektaktiviteter for at opfylde aspekter af projektet samt projektbehov motivering af de involverede med PMI henblik på at nå projektets mål Projektledelse af planlægning, inden for de forventede organisering, overvågning, kontrol præstationsmål, hvad angår tid, og rapportering af alle aspekter af et omkostninger, kvalitet, omfang og projekt og motivering af alle de, der indhold, fordele og risici PRINCE2 er involveret i det for at nå projektets mål Projektledelse er bredt anerkendt ISO som den mest effektive måde at indføre unikke forandringer. Projektledelse er planlægning, Projektledelse som fag handler om organisering, overvågning og kontrol at lede projekter med succes. af alle aspekter af et projekt og Projektledelsen udgør det motivering af alle involverede for at koordinerende ansvar for at sikre, nå projektets mål, sikkert og inden at alt i projektet styres effektivt for for den aftalte tid, pris og kvalitet at sikre et vellykket projektresultat IPMA APM

133. Projektets faser og ledelse Styring/management Før Planlægning Udførelse Aflevering Drift og projektet og og og vedligehold besluttes specifikation opfølgning evaluering Lederskab/leadership

134. Styring og Lederskab Styring Lederskab Værktøjer og metoder til at Metoder og processer til at - Planlægge og opfølge - Fremme samspil, - Designe projektplan og samarbejde, motivation rapportering og proces - Dokumentere - Afdække og analysere afvigelsesnødvendighed relevante faktorer for projektets målopfyldelse

135. Styring og Lederskab Ledelse indad Ledelse udad Motivering Kommunikation Fordeling af opgaver Forhandling Projektlederen Ledelse af Projektstyring opgave Sikring af fremdrift Projektet når sit mål

136. Hvad vanskeliggør projektledelse? Personer med vidt forskelig Projekter betyder forandringer – og baggrund skal pludselig til at mennesker er modstandere af arbejde sammen mod et fælles forandringer mål (som de ikke selv har været med til at sætte. Ressourcerne og tiden er knap og Medarbejderne i projektet har ofte næsten altid fastlagt inden en anden leder (linieleder) foruden projektet går i gang – hvilket er i projektlederen – og projektlederen modstrid med projektets natur, da har ikke den organisatoriske det jo skal levere noget, der ikke autoritet er prøvet før ”Der findes intet mere vanskeligt at udføre, intet hvor succesen er mere tvivlsom, intet mere vanskeligt at lede, end at indføre en ny måde at gøre tingene på. For initiativtageren har fjendskabet fra alle, der vil profitere på bevarelsen af det gamle system og blot lunken forsvar fra de, der vil tjene ved det nye. Machiavelli (1469-1527)

137. Hvad er (projekt)ledelse? Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”? Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)? Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

138. Opgave Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”? Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)? Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

139. Værktøjskassen Business Case Projektplan - beskrivelse Projektplan – fremgangsmåde & plan Projektplan – Organisering og samvirke Projektplan - Ressource Projektplan – Ledelse, lederskab/styring Projektplan – Læring/evaluering

140. Projektfaser Materielle projekter Før Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og og og den projektet specifikations- løbende produktet og vedligehold evaluering af projektet besluttes fasen opfølgning

141. Hvordan opstår projekter? Eksterne projekter (for kunder) f.eks. salgsmuligheder/leverancemuligheder Interne projekter Fornyelse- og forbedringsprojekter – ofte afledt som en del af en strategisk udvikling Business Ide Case

143. Business Case Business casen (BC) • Er et dynamisk dokument • Driver projektet • Indeholder det vigtigste sæt af informationer for projektet (kan det betale sig ?) • Kan danne grundlag for konkretisering af projektet • Ajourføres (af projektleder) og godkendes (af styregruppen) igennem hele projektet • Projektet vurderes altid i forhold til sidst godkendte BC

144. Business Case Business casen indeholder typisk • Årsager til projektet • Muligheder i projektet • Forventet udbytte • Risici (kommer fra projektets risikoanalyse) • Omkostninger (kommer fra projektplanen) • Tidshorisont (første vurdering) • Investeringsvurdering

145. Business Case Fortæl om ét af dine projekter Brug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?

146. Opgave Brug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?

147. Projektfaser Planlæg- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet ning og og den produktet og vedligehold besluttes specifika- løbende evaluering af projektet opfølgning tion

148. Projektplan og fremgangsmåde På baggrund af Business Casen skaber styregruppen en projektformulering, som er opdragsgiverens ”ordredokument”. Dette udbygges senere med mere detaljeret beskrivelse af fremgangsmåde og organisation i Projektplanen. Business Projekt- Ide Projektplan Case formulering

150. Projektbeskrivelse 1. Projektbeskrivelse 1.1 Projektopgaven 1.1.1 Opgavebeskrivelse Hvad går opgaven ud på? 1.1.2 Idégrundlag Hvilken idé hviler projektet på? 1.1.3 Målbeskrivelse Hvornår ved, vi at projektet er løst? 1.1.4 Forandringsopgaven Hvilken forandring skaber projektet for interessenterne (om nogen)?

151. Projektbeskrivelse Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

152. Opgave Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

154. Interessentanalyse Alle dem, hvis bidrag eller accept er nødvendig for projektets gennemførelse. Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som ønsker projektet gennemført og som er villige til at bidrage. Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som finder projektet uvigtigt og måske nogle, som vil modarbejde det. Interessentanalysen har indflydelse på både risikoanalyse og kommunikationsplan

155. Interessentroller Rolle Funktion Anvendelse og ejerskab At sikre accept og brug af projektets produkter Vilje og drivkraft At legitimere projektet, at bane vejen og at prioritere det i forhold til andre opgaver Ressourceydelser At levere viden, kunnen og arbejdsindsats samt finansiering Formel godkendelse At give tilladelse til projektaktivitet og løsninger (produkter) Almen accept At forholde sig til projektets og produkternes afledte virkninger på lokalt plan og i videre perspektiv

156. Identifikation af interessenter Hvem er opdragsgiver? Hvem anvender resultatet? Hvem skal acceptere hhv. godkende resultatet? Hvem betaler for arbejdet og resultatet? Hvem skal acceptere/godkende, at aktiviteten udføres og måden den udføres på? Hvem berøres (bemærker, generes, lider afsavn, får udbytte, får ændrede forhold) af resultatet? Hvem levererer indsats, viden, kunnen og resssourcer?

157. Interessenternes position Stor I nogen grad Lille Interessenternes indflydelse og magt (indflydelse på succes Negativ, modstand Passiv, afventende Positiv, engageret Meget omfattende En del forandringer Ringe

158. Skema til interessentanalyse Interessentanalyse Projekt: Dato: Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning

159. Opgave Interessentanalyse Projekt: Dato: Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning

160. 10 årsager til modstand En reel trussel • Den økonomiske og materielle situation forringes • Jobsikkerheden reduceres eller fjernes • Privilegier og goder reduceres Taber ansigt • Den sociale status og anseelse reduceres • Bevægelsesfriheden mindskes Taber indflydelse • Indflydelse, autoritet og handlefrihed reduceres • Kontaktflader i organisationen forringes Mere arbejde • Forandringen øger arbejdsbelastningen Kan jeg udføredet nye? • Forandringen kræver ny viden og kunnen

161. 10 årsager til modstand For usikkert • Forandringen er omfattende og vanskelig at overskue • Forandringen skaber uro og negative følelser Hovsa! • Forandringen kommer overraskende Det er anderledes • Rutiner og vaner må ændres Det koster mig • Forandringen afbryder/ændrer personlige planer/tiltag • Belønningen står ikke mål med kravene til indsats • Det strider mod mine værdier Fortidens vrede • Erfaringerne fra tidligere forandringer er dårlige

163. Omgivelserne Omgivelserne er de sammenhænge, som projektets produkt og dermed også projektet skal indgå i. De fastlægger vilkårerne for projektet: Markedsmæssige muligheder og begrænsninger. Efterspørgsel, konkurrence, trends, konjunkturforhold, politiske vilkår Teknologiske muligheder og begrænsninger Omgivende systemer, dels systemer og andre produkter som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer, dels andre projekter Fysisk miljø, f.eks. plads., lokaler, temperaturforhold Regelsæt, normer m.v. for projektarbejdet og for produkterne, Miljømæssige krav til projektarbejdet

164. Omgivelserne Sammenhænge/Vilkår Marked Teknolgi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

165. Opgave Sammenhænge/Vilkår Marked Teknolgi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

166. Projektets forudsætninger De ydre forhold, som projektet ikke er ”herre over”. Skal beskrives således, at hvis disse forhold ændrer sig, må planerne og evt. projektet ændres. Forudsætninger bør udmønte sig i handlingsplanen: 1. Overvågningshandlinger for de forhold, som projektledelsen ikke kan påvirke, men må tilpasse sig 2. Påvirkningshandlinger for de forhold, som kan påvirkes til at passe til projektet

167. Projektets SWOT Styrker Svagheder Internt Muligheder Trusler Eksternt

168. Opgave Styrker Svagheder Internt Muligheder Trusler Eksternt

169. Projektets forudsætninger Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked Teknologi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

170. Opgave Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked Teknologi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer

171. Projektets risici Risiko er en potentiel udfordring eller begivenhed, som kan have en uønsket konsekvens for projektets resultat. Risikoprocessen er en pro-aktiv fremgangsmåde til at identificere, håndtere og følge op på risici

172. Risikoproces Risk Management Planlæg Risk Plan Management Udfør risiko- reducerende aktivititeter/ overvåg/log Identificer risici Planlæg håndtering af de Database med enkelte risici Kvalificer og kvantificer risici risici

173. Risikostrategier Overvåge Overdrage Fjerne Acceptere Nødplan (Plan B) Forebygge

174. Sammenhænge SWOT Interessent- Analyse af analyse omgivelserne Risiko- analyse

175. Risikoanalyse Fremgangsmøde 1. Find risici og deres mulige årsager 2. Kvantificer risici 1. Sandsynligheden angives f.eks. fra 0-1 2. Konsekvens angives i kr. 3. De to værdier ganges med hinanden 3. Prioriter risici 4. Vælg passende strategi 5. Styr og følg op

176. Risikoanalyse Forebyg for at Forebyg for at Forebyg for at reducere Stor reducere reducere sandsynlighed og virkning sandsynlighed sandsynlighed Plan B Plan B Sandsynlighed Negligér Forebyg for at Forebyg for at Nogen afbøde virkning afbøde virkning Plan B Negligér Negligér Plan B Lille Ringe Alvorlig Katastrofal Konsekvens

177. Risikoanalyse Hvad kan gå Sandsynlighed Konsekvens Risikotal Handlinger galt? 0-1 Estimat i kr. (i kr.) Forebyggende Afbødende

178. Opgave Hvad kan gå galt? Sandsyn- Konse- Risikotal Handlinger lighed kvens (i kr.) 0-1 Estimat i kr. Forebyggende Afbødende

181. Grundlæggende faseforløb Faseskift, når projektet ændrer karakter Hver fase adskilles af en milepæl Der kan også være milepæle indenfor den enkelte fase Milepæle er med til at måle målopfyldelsen = en tilstand Før projektet Gennem- Drift og Planlægning Afslutning besluttes førelse vedligehold

182. Den gode aktivitets- og styringsplan Projektet struktures fase for fase Planer udarbejdes i niveauer Milepæle indlægges i planen = tilstand Milepælsplanen er synlig Usikkerheder er afdækket Planen overvåges Afvigelser viser og tidligere planer bevares Afsluttende aktiviteter og milepæle markeres tydeligt

183. Opfølgning Tilpas planen Koncentrer indsatsen omkring tidskritiske aktiviteter Hold øje med tidskritiske aktiviteter Følg op på forudsætningerne

184. Indsatsområder Plan for udviklingen af produkt Sammensætte produktionsteamet Produktion og test Mål Testinstallation hos kunde Træne medarbejdere

185. Undersøgelse af gulvforhold Milepæle Installation starter Installation slutter Testresultater foreligger Indsatsområde Testinstallation hos kunde

186. Faser og beslutningspunkter Indsatsområde Testinstallation hos kunde Undersøgelse af gulvforhold Testresultater Installation Installation foreligger starter slutter Beslutning Beslutning Beslutning Indsatsområde 1 2 3 Indsatsområde

187. Fase- og milepælsplan Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område Projektplan Planlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret

188. Opgave Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område Projektplan Planlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret

190. Projektorganisation Styregruppe Referencegruppe Projektleder Projektgruppe

191. Hvem gør hvad Styregruppen – projektlederen – projektgruppen – andre grupper Sætter formål – godkender mål og overordnede Styregruppen planer– sparring med projektlederen Leder projektet – har ansvaret for den praktiske Projektlederen gennemførelse – kommunikerer opad og indad Projektgruppen Leverer arbejdstid og viden Referencegrupper – interessegrupper mv. Andre grupper Leverer viden og input - fungerer som ambassadører – sparring med PL

192. Kommunikation i projekter Til styregruppen Til projektgruppen Vedligeholdelse af Indkaldelser dynamiske dokumenter: Referater Business Case Opdatering af nedbrudte Projektdokument mål og delmål Interessentanalyse Status på mål og delmål Projektets m.m. forudsætninger Risikoanalyse Kommunikationsplan Projektplaner m.m.

193. Kommunikation i projekter Off. Kollegaer Marked myndigheder Kompetence- Ledelse Projektet personer Øvrige Kunder Leverandører interessenter

194. Kommunikations- opgaver Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

195. Opgave Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

197. Nedbrydning af opgaverne Formål Mål Mål Mål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Én Én Én Én Én Én Én Én mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn – én Én mand – én Én – én Én mand mand – én Én mand – én Én mand – én Én – én Én mand mand – én Én mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – time én – time én – time én – time én – time én – time én – time én – time time time time time time time time

198. Opgave Formål: Mål: 1.0 2.0 3.0 Delmål: 1.1 1.2 1.3 Aktiviteteter 1.1.1 1.2.1 1.3.1 Én mand – én time 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3

199. Budgetter, f.eks. Indkøbsbudgetter Timebudgetter Omkostningbudgetter Lokalebudgetter Ressourcebudgetter Lønbudgetter - Og hvad der passer hos dig

201. Ledelsesplanlægning Alt det, vi i forvejen ved om ledelse Ledelsesformer Personprofiler og så alt det, der gør Motivation projektledelse komplekst Ansvar ”Leder ved et tilfælde” Sammensatte grupper Forandringer Begrænsede ressourcer Manglende magt

202. Ledelsesplanlægning Få afstemt forventninger med styregruppen Få afstemt forventninger med projektgruppen Få afstemt forventninger med linielederne Hold tæt kontakt med styregruppen og brug dem Bed om hjælp, når du har behov Vær skarp i din formulering om projektets formål Vær synlig både i og udenfor projektet

Undervisningsmateriale handout

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a Undervisningsmateriale handout

Semelhante a Undervisningsmateriale handout (20)

Undervisningsmateriale handout