AGENCIA: Puede definirse como una oficina, propiedad de una empresa localizada en
un lugar distante a ésta, con el objeto de servir de intermediaria entre la empresa y sus
clientes, en forma totalmente dependiente de ésta. Por esta razón y por las ventajas que
ello conlleva, el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de
desarrollo y crecimiento empresarial.
SUCURSAL: Es una sala de ventas o tienda creada por una compañía, en un lugar
diferente a ésta con el objeto de incrementar sus ventas. La sucursal actúa en forma
semindependiente a la empresa que la creó. Esta opción es utilizada por el productor o
distribuidor cuando desea tener un mayor control de los puntos de venta de sus
productos, así como tener más acercamiento con los clientes.
DIFERENCIA ENTRE AGENCIAS Y SUCURSALES:
Las agencias como las sucursales son medios para proyectar la organización de ventas
en territorios situados a distancia de la oficina central; pero aparte de esta característica
común, la agencia y la sucursal difieren en cuanto a su organización, administración y
control. Las diferencias entre agencias y sucursales son:
AGENCIAS SUCURSALES
Tienen surtido de muestras para que
vean los clientes, pero no mantienen
existencias para hacer entregas a los
clientes, los pedidos se envían a la casa
central y ésta los distribuye.
Mantienen existencias de mercancías, la
mayor parte son obtenidas de la casa
central, las entregas se hacen de las
existencias de la sucursal y la misma
puede comprar a terceros.
Los créditos son concedidos por la casa
central, las cuentas por cobrar se llevan
en libros de la central que efectúa los
cobros.
Los créditos son concedidos por la
sucursal, las cuentas por cobrar se llevan
en libros de la sucursal, ésta efectúa los
cobros.
La casa central provee un fondo fijo a la
agencia, la cual lo remite a medida que lo
agota.
Todos los cobros efectuados por la
sucursal son depositados en un banco
local.
Solo el Gerente de la casa central
autoriza el pago de cheques de la
agencia.
En la sucursal el Gerente autoriza el pago
de cheques de la misma.
No necesita llevar un sistema de
contabilidad por partida doble, anota en
libros de caja.
Lleva un juego completo de libros de
contabilidad.
CONTABILIZACIÓN DE LAS OPERACIONES DE UNA AGENCIA:
Una agencia, no necesita llevar registros contables, solamente los necesarios para
mantener los fondos suficientes para efectuar sus gastos, los cuales debe de liquidar a
la casa central; sin embargo, la casa central podría estar interesada en saber si cada
una de sus agencias está siendo rentable en sus operaciones o no, razón por la cual
puede optar por llevar cuentas especiales para cada agencia.
EJEMPLO No. 1
La empresa “Qué nos Pasa” comercializadora de productos farmacéuticos, en el mes
de febrero abrió una agencia en la cabecera departamental de Izabal y para el efecto

decide llevar sus registros contables de tal forma que pueda determinar la utilidad o la
pérdida que la misma obtiene. Durante el primer mes de operación se efectúan las
siguientes transacciones:
• Se envían muestras a la agencia por un costo de Q 5,000.00
• La casa central le remite un cheque a la nueva agencia, con el objeto de
establecer un fondo fijo para sufragar los gastos de la agencia por un monto de
Q 4,500.00
• La agencia coloca un pedido a un cliente por la suma de Q 14,000.00 y le notifica
a la casa central para que ésta lo despache y para que autorice el crédito.
• El costo de ventas del mes, según el registro auxiliar que se lleva para el efecto,
asciende a la suma de Q 10,000.00
• La agencia notifica sus desembolsos a la casa central, remitiendo los
correspondientes comprobantes. La casa central emite un cheque a favor de la
agencia para nivelar el fondo por valor de Q 2,600.00
• La casa central efectúo gastos correspondientes a la agencia por la suma de Q
4,800.00
Al final del mes, la casa central desea saber el resultado de las operaciones efectuadas
por la agencia Izabal.
Se pide:
Efectuar los registros contables correspondientes.
CONTABILIZACIÓN DE LAS OPERACIONES DE UNA SUCURSAL CON CASA
CENTRAL:
Una sucursal, se ve obligada a llevar una contabilidad completa por las operaciones que
realiza. Generalmente, para registrar las transacciones efectuadas con la casa central
utiliza la cuenta de capital denominada “Casa Central – cuenta corriente”, a la cual
abona todo aquello que recibe y carga todo lo que envía a la misma.
La cuenta “Sucursal cuenta corriente” en los libros de la casa central tendrá saldo deudor
y en los libros de la sucursal la “Casa central cuenta corriente” tendrá saldo acreedor.
Para efectuar los registros contables existen dos métodos, estos métodos empleados
por la casa central dependen, hasta cierto punto, del precio a que se facturan las
mercancías a la sucursal, los métodos típicos de facturación son:
Mercancías enviadas a la sucursal al costo:
Este método es más sencillo de utilizar, ya que no existe ninguna complejidad en la
deducción de valores reales en el registro efectuado entre la sucursal y la casa central.
Mercancías enviadas a la sucursal con recargo:
Algunas compañías optan por llevar este método, con el fin de que el personal a cargo
de la sucursal desconozca las utilidades reales obtenidas.
Conciliación cuentas corrientes Casa Central y Sucursal:
Las cuentas recíprocas no siempre presentan los mismos saldos, en virtud de que las
transacciones que se realizan al final del mes pueden no quedar registrados en los libros
de la parte afectada. Por ejemplo, la sucursal pudo haber enviado una remesa a la casa

central, que no fue recibida sino hasta el primer día hábil del siguiente mes, o bien la
casa central pudo haber enviado las mercaderías a la sucursal, las cuales duran un par
de días en camino.
Para preparar los estados financieros combinados deberán ponerse de acuerdo los
saldos de tal forma que habrá que correr los ajustes necesarios para conciliar las
cuentas, afectando la cuenta que sea necesaria, agregando al final de la misma la
palabra “en tránsito”.
Estados financieros conjuntos de casa central y Sucursal:
Los estados financieros conjuntos (o combinados) se elaboran con la intención de
conocer la situación financiera global de la compañía, para el efecto, se deberán de
efectuar ajustes debido a que existen cuentas que únicamente son el reflejo de las
transacciones efectuadas entre sí, por lo que al figurar en los estados financieros no se
reflejaría una situación financiera real. En tal sentido, para elaborar los estados
financieros conjuntos, deberán hacerse las “eliminaciones” necesarias de la manera que
se describen a continuación. Se hace la salvedad de que los únicos saldos reales son
los relacionados con las transacciones propias de las sucursales.
Aspectos Legales:
La creación de agencias o de sucursales es únicamente una manifestación del
crecimiento de la compañía la cual no se encuentra específicamente regulada por el
Código de Comercio, ni por la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en tanto no se cree una
nueva empresa, situación en la cual ni estaría hablando de agencias y sucursales sino
de matrices y subsidiarias.