1. YENNY ELIZABETH ESPITIA REY
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PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

2. 1. Definición de Conservación Digital.
2. Definición de Preservación Digital.
3. Objetivos y principios de la preservación y la conservación digital.
4. Políticas de la preservación y la conservación digital.
5. Estrategias de la preservación y la conservación de los documentos digitales.
6. Problemas que se presentan en la conservación digital.
7. Seguridad de la información.
8. Patrimonio Digital.
9. Conclusiones.
10. Bibliografía.
CONTENIDO

3. Definición de Conservación Digital.
Definición de Conservación Digital.
(Voutssas,2009)
Acciones tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir, detener o retardar el
deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente
en condiciones de usabilidad, tales como la estabilización tecnológica, la
reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales con el fin de
garantizar la trascendencia de los contenidos
(AGN)
Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del
soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente en
condiciones de usabilidad, así como la estabilización tecnológica, la reconversión
a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales para garantizar la trascendencia
de los contenidos

4. Definición de Preservación Digital.
• “Preservación Digital: acciones específicas cuyo fin ulterior y
a largo plazo, sería asegurar la permanencia y acceso del
contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las
tecnologías, independientemente de su soporte, formato o
sistema. Para ello, debemos mantenerlos, esto es,
protegerlos y resguardarlos anticipada y permanentemente;
y en caso de deterioro o daño debemos tratar de
restaurarlos. (Voutssás,2009)
• La preservación digital consiste en los procesos destinados a
garantizar la accesibilidad permanente de los objetos
digitales. Para ello, es necesario encontrar las maneras de
representar lo que se había presentado originalmente a los
usuarios mediante un conjunto de equipos y programas
informáticos que permiten procesar los datos.
Para lograrlo, es necesario que la comprensión y la gestión
de los objetos digitales se realice considerándolos desde cuatro
puntos de vista: como fenómenos físicos, como codificaciones
lógicas, como objetos conceptuales comprensibles para el ser
humano y como conjuntos de elementos esenciales que deben
ser preservados para ofrecer a los futuros usuarios lo esencial
del objeto. (Unesco)

5. Objetivos y principios de la preservación y la conservación digital.
Objetivos
Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F.
(2016):
• Asegurar la legibilidad, es decir, la facilidad
de lectura y compresión del archivo digital y
la integridad de los objetos digitales
conservados.
• Conservar la autenticad e integridad de los
mismos, que la información preservada y
conservada sea la que inicialmente se
guardó y no halla cabida a modificaciones
en su contenido
Principios
(Barnard & Delgado & Voutssás, 2014)
1. Permanencia de los documentos. Este principio
está relacionado con el concepto de que el
documento estará disponible por un lapso
considerable. Está asociado con su presencia, su
seguridad, y por supuesto, con la duración y
continuidad de su soporte.
2. Accesibilidad. Tiene que ver con la capacidad de
poder acceder en un futuro a la información o datos
contenidos en un soporte. Debemos poder
reproducir correctamente las cadenas de bits.
Existen archivos informáticos en formatos o
soportes que pertenecen a tecnologías obsoletas y
por lo mismo ya no pueden ser accedidos ya que
se carece del equipo para leerlos o del sistema
operativo o el programa informático que los
operaba.

6. Políticas de la preservación y la conservación digital.
• La política proporciona un marco para la acción y a
planificación que asegure el mantenimiento y preservación a
largo plazo de los documentos de archivo de una organización.
• La política establece los principios generales que guían la
implementación de un programa de administración y
preservación de documentos digitales de archivo asegurando la
fiabilidad, autenticidad y accesibilidad.
• Proporciona orientación acerca de la administración de
documentos digitales de archivo que tienen que retenerse
durante periodos que podrían exceder el lapso de vida de la
tecnología que originalmente los creo
• Prescribe las responsabilidades y las funciones de todos
aquellos en la organización que crean y utilizan documentos
digitales de archivo

7. Estrategias de la preservación y la conservación de los documentos digitales.
• También llamadas estrategias de mantenimiento.
(Barnard & Delgado & Voutssás, 2014) “consiste en
un conjunto coherente de objetivos y métodos para
proteger y mantener la accesibilidad de copias
auténticas de documentos de archivo digitales a lo
largo de las primeras etapas de la cadena de
preservación”. Actualmente se presentan diversas
estrategias que se pueden implementar para la
preservación de documentos digitales, donde la
selección depende de aspectos tales como:
• Formato de los documentos
• Uso previsto de los documentos digitales
• La capacidad técnica institucional de la institución
• Las estrategias de preservación digital a largo plazo
deben ser genéricas, concretas y de costo bajo,
para que el Plan de Preservación a Largo Plazo
tenga viabilidad en el tiempo. La estrategia más
importante es reducir la complejidad de las
acciones. (Mineducación)

8. Estrategias a corto y mediano plazo
• Conservar el entorno tecnológico: museos
informáticos y arqueología de la información, es
decir, conservar tanto hardware como el software, a
pesar que se encuentren obsoletos.
• Conversión: busca dar solución a la gran variedad
de paquetes de software y formatos de
almacenamiento, dependencia del software de
muchos objetos digitales y sustitución de las
aplicaciones del software por nuevos productos.
Migración: un determinado entorno y codificado en un
determinado formato, a otro formato para que funcione
en nueva plataforma informática mas actual o más
estandarizada.
Existen dos estrategias:
Interoperabilidad: son programas de diferentes
empresas que comparten los mismos formatos de
documento digital.
Compatibilidad Retroactiva: los programas
comerciales permiten leer documentos creados con
versiones anteriores de una misma familia de
programas, así como la migración a la versión actual.
La primera estrategia puede haber perdida de datos,
mientras la segunda puede alterar la estructura interna.
Emulación: poder recrear la apariencia y la
funcionalidad originales de un objeto digital mediante la
utilización de aplicaciones que emulen (emulador) el
funcionamiento de los programas (software) originales
con los que fueron creados cuando estos están ya
obsoletos, es decir, que asegura su uso independiente
del constante cambio de tecnología.
Estrategias mediano plazo
Estrategias a corto plazo

9. Estrategias alternativas o no digitales y a
largo plazo
•Impresión en papel
•Sistema hibrido: combinación de digitalización y
microfilmación
•Conservación de los contenidos de la red
• 1. Renovación de medios. Consiste en la renovación
periódica de los medios de almacenamiento con el fin de
mitigar amenazas derivadas de los altos niveles de
obsolescencia tecnológica que se presenta en los medios
de almacenamiento de los documentos, sumado a la
limitada durabilidad que tienen, la vulnerabilidad al deterioro
y a pérdida por intrusiones humanas, fallas catastróficas o
desastres naturales.
• 2. Integración de documentos. Los documentos
electrónicos de archivo generados por una aplicación
externa deben ser integrados al gestor documental del
MEN, manteniendo una copia local de dichos documentos,
que podrán ser referenciados desde o hacia dicho software
sobre el cual no se tiene control.
• 3. Normalización de los formatos. Con el fin de reducir
los esfuerzos y costos de recuperación de la información se
debe definir un número limitado de formatos mediante los
cuales se realiza la producción electrónica de documentos.
• 4. Utilización de metadatos de preservación. Con el fin
de preservar no solamente el contenido sino la comprensión
del contenido intelectual de los documentos se deben
mantener los metadatos asociados que incluyen la
identificación y descripción de los documentos electrónicos
de archivo.
Estrategias a largo plazo
Estrategias alternativas o no digitales

10. 5. Conversión a formatos longevos normalizados. Con el fin
de que documentos recibidos en formatos diferentes y/o
documentos que tiene un formato que no se encuentra en la
lista normalizada y/o estandarizada para facilitar la
recuperación de la información se debe realizar una conversión
de formato. Los documentos electrónicos de archivo que
manejan formatos propietarios deben ser migrados y/o
convertidos a un formato estándar sin importar que se trate de
aplicaciones de negocio que utilizan software especializado
con propósitos misionales.
6. Migración. Con el fin de recuperar el acceso y consulta a
documentos que por efecto de la obsolescencia o el uso de
formatos propietarios no es posible hacerlo se realiza un
traslado de documentos de archivo de un sistema a otro,
manteniendo la autenticidad, integridad, fiabilidad y la
disponibilidad de los mismos. Los tipos de migración incluyen:
• Renovación de medios o refresco: Sirve para reducir el riesgo
de pérdida de datos debido al deterioro que sufre el medio o
soporte en el que se conserva la información
• Replicación: Una migración digital donde no hay cambio en el
medio que contiene la información. Los bits que se utilizan para
transmitir estos objetos de información se conservan, aunque
se cambie el medio usado.
• Re envasado: Una migración digital donde hay algún cambio
en los bits de la Información de empaquetado. Transformación:
Una migración digital donde hay algún cambio en el contenido.
7. Emulación. Con el fin de recuperar el acceso y consulta a
documentos que por efecto de la obsolescencia o el uso de
formatos propietarios no es posible hacerlo se crean mediante
el uso de recursos computacionales un sistema “emulador” que
permite que documentos creados o almacenados con
tecnologías obsoletas puedan ser consultados y representados
en nuevas tecnologías.
8. Mantenimiento de firmas electrónicas. Algunos países
han definido directrices que tratan de asesorar a :
• Preservar las firmas digitales: Esta solución supone el
despliegue de los medios considerables para preservar los
mecanismos necesarios para la validación de las firmas, y no
aborda la necesidad de preservar al mismo tiempo la
inteligibilidad de documentos.
• Eliminar las firmas: Esta opción requiere la menor adaptación
de la institución archivística, pero empobrece a la descripción
del documento, ya que elimina la firma como uno de los
elementos técnicos utilizados para garantizar la autenticidad de
los mismos
• Registro del rastro de las firmas como metadatos: esta
solución requiere pocos medios técnicos y documenta tanto la
existencia de la firma, como del resultado de su verificación.
• Sin embargo, las firmas digitales pierden su condición
especial de ser la forma primaria de evidencia de la
autenticidad del documento. Mientras que la primera solución a
menudo ha sido codificada implícitamente en las reformas de
la ley (tal vez sin darse cuenta de sus implicaciones prácticas
completas), es la última solución la más congruente tanto con
la práctica, como con la teoría archivística.

11. Estrategias de preservación Digital a Largo Plazo
(Mineducación)

12. Problemas que se presentan en la conservación digital.
• Medio Ambiente: Humedad, Insectos, Hongos, Roedores
bacterias y la incorrecta manipulación
• Condiciones e temperatura y humedad
• Desastres naturales: Fuego, fenómenos atmosféricos, el
hombre.
• Obsolescencia Tecnológica
«La preservación pone el pasado a conversar con el
presente por un mutuo interés en el futuro», William J.
Murtagh

13. Seguridad de la información.
La seguridad de la información se caracteriza como la
preservación en:
• Confidencialidad: asegurando que solo quienes
estén autorizados pueden acceder a la
información.
• La integridad: asegurando que la información y sus
métodos de proceso son exactos y completos.
• La disponibilidad: asegurando que los usuarios
autorizados pueden acceder a la información y a
sus activos asociados cuando lo requieran. La
seguridad de la información se consigue
implantando un conjunto adecuado de controles,
tales como políticas, prácticas, procedimientos,
estructuras organizativas y funciones de software.
Estos controles han sido establecidos para asegurar
que se cumplen los objetivos específicos de
seguridad de la empresa.

14. Patrimonio Digital
• El patrimonio digital está formado por los
materiales informáticos de valor perdurable
dignos de ser conservados para las
generaciones futuras, y que proceden de
comunidades, industrias, sectores y regiones
diferentes. No todos los materiales digitales
poseen valor perdurable, pero los que lo
tienen exigen metodologías de conservación
activas para mantener la continuidad del
patrimonio digital.
• El patrimonio digital consiste en recursos
únicos que son fruto del saber o la expresión
de los seres humanos. Comprende recursos
de carácter cultural, educativo, científico o
administrativo e información técnica, jurídica,
médica y de otras clases, que se generan
directamente en formato digital o se
convierten a éste a partir de material
analógico ya existente. (Unesco, 2003)

15. Conclusiones
• Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo. ... Comprende
actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.
• La diferencia fundamental entre conservación tradicional y conservación digital es la propia naturaleza del formato
del documento. Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original.
Conservación digital: su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital.
• La Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, las demás normas reglamentarias expedidas
por el Archivo General de la Nación (AGN) y, en desarrollo de la Política de Gestión Documental de la Entidad, se
expide con el objeto de garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos
electrónicos, mediante el establecimiento de las directrices y el marco de actuación e implementación para la
gestión de los mismos, y por tanto, de manera eficiente y efectiva soportar la ejecución de los procesos y
procedimientos del MINCIT por medios electrónicos.

16. Bibliografía
• CONSERVACION DIGITAL - Glosario De terminos AGN (archivogeneral.gov.co)
• Noción de preservación digital (unesco.org)
• PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL (mineducacion.gov.co)
• preservación digital Archives - Comunidad Baratz
• (345) VIDEO 1 CONDICIONES TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL – YouTube
• (345) SGSI - 01 Conceptos Básicos sobre la Seguridad de la Información – YouTube
• Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo
plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN.
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/C
onservac ion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf
• Conservación tradicional VS Conservación digital – Tandem (tandemweb.com)
• politica-documentos-electronicos-mincit-20210115.aspx