El documento establece las pautas para garantizar la planeación, ejecución y entrega de trabajos de construcción de acuerdo con las especificaciones técnicas y requisitos legales. Define los controles necesarios para la ejecución segura de las actividades y protección del medio ambiente. Incluye la planeación de contratos, prestación del servicio, procesos subcontratados y controles como inspecciones y seguimiento. El objetivo es cumplir con los requisitos del cliente de manera eficiente.

1. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO
Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en
parte sin previa autorización de la empresa
P. G.
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SGI-PRC-23
Versión:02
01-03-2018
CONSTRUCCIÓN
Elaboró:
Coordinador HSEQ
Reviso y Aprobó:
Gerente.
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2. TABLA DE CONTENIDO
Id
1
2
3
4
5
6
OBJETIVO
ALCANCE
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
PLANEACION DE CONTRATOS
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
PROCESOS SUBCONTRATADOS
CONTROL DE DISPOSITIVOS DE MEDICIÓN
CONTROLES OPERACIONALES
CONTROL DE REGISTROS
Pág.
2
2
3
4
7
11
12
13
14
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Modificaciones Documento
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3. OBJETIVO:
Establecer las pautas para garantizar la adecuada planeación, ejecución y entrega de los trabajos, para el cumplimiento de las
especificaciones técnicas, requisitos legales y demás requisitos de los clientes. Además de definir los controles necesarios
para la ejecución segura de los trabajos y/o actividades a realizar, que puedan afectar la integridad de los trabajadores y al
medio ambiente.
DEFINICIONES:
•PRODUCTO CRÍTICO: Es todo producto o servicio que por sus especificaciones requeridas o por razones de costo se hace
necesario controlarlo adecuadamente. Así mismo todo producto suministrado por el cliente es un producto crítico y debe ser
controlado.
•PROPIEDAD DEL CLIENTE: Todo objeto, artículo y/o recursos, el cual es suministrado por el cliente para la prestación del
servicio, el cual debe ser controlado y protegido.
•TRAZABILIDAD: Es la descomposición de todos los elementos que intervinieron en la realización de una tarea o de una obra.
V:xx. Número de la versión del documento expresado en dígitos
•VALIDACIÓN: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una
utilización o aplicación específica prevista.
ALCANCE
Aplica para todas los proyectos en que participe la empresa. En caso de que se decida participar de manera conjunta con otra
empresa que maneje también su propio SGI HSEQ, se definirá en el plan de gestión integral HSEQ de dicho proyecto cual de
los sistemas se utilizará o si se van a utilizar los dos simultáneamente.
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4. 1. PLANEACIÓN DE CONTRATOS
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
1
El Gerente y/o Director de Obra definen si se
realiza plan de gestión integral HSEQ o no
dependiendo de la duración del trabajo y la
complejidad de las actividades que serán
desarrolladas.
2 P
Gerente y/o Director de
Obra
•El contrato
•Términos de referencia
•Especificaciones
•Normatividad aplicable
•Acta de verificación de
requisitos pre-contractuales
En caso de que halla algún inconsistencia entre lo
estipulado en los documentos de referencia del
contrato y las condiciones reales de ejecución se
deja constancia en el plan de gestión integral
HSEQ.
3 H Gerente y/o Director de
Obra
•Proceso de gestión de los
recursos
•Términos de referencia
Plan de Gestión Integral
CO-PL-01
4 H Gerente y/o Director de
Obra
• Especificaciones
• Proceso de compras
Evaluación y Selección
de Proveedores
Base de Proveedores
5 H
Gerente y/o Director de
Obra y cliente
Plan de Gestión Integral
CO-PL-01
•Entre la documentación requerida para el plan de
gestión integral HSEQ se encuentra:
•El contrato o subcontrato
•Términos de referencia
•Especificaciones técnicas
•Planos (Cuando aplique)
• Estudios técnicos y memorias de cálculos
(Cuando aplique)
•Normatividad aplicable
•Manuales del SGI aplicables
• Formatos del SGI aplicables
Planeación del
desarrollo del
contrato
INICIO
Selección del
recurso humano
Documentos de
referencia
Evaluación y
Selección de
proveedores
1
2
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5. Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
6
H
Gerente y/o Director
de Obra
▪ Términos de referencia
▪ Especificaciones técnicas
• Normatividad aplicable
Plan de Gestión
Integral
CO-PL-01
Para los casos en que aplique se
debe realizar instructivos que deben
permitir evidenciar la validación de
proceso y la preservación del servicio
durante la elaboración y las
condiciones posteriores a la misma,
además el control de propiedad del
cliente entre otros.
7 H
Gerente y/o Director
de Obra y
Coordinador HSEQ
•Procedimiento de Gestión
Administrativa
•Términos de referencia
Plan de Capacitación
8 H
Gerente
Borrador del plan de gestión
integral HSEQ
9 V
Gerente y
Coordinador HSEQ Borrador del plan de Gestión
Integral
Borrador del plan de
gestión Integral
corregido o aprobado
10 A
Coordinador HSEQ Plan de Gestión Integral
aprobado
El plan de Gestión Integral es enviado
al cliente solo si este lo solicita, sino
queda a opción de la empresa hacer
entrega o no de este documento.
SI
El plan de
gestión
integral
HSEQ es
adecuado
NO
Plan de
capacitación y
entrenamiento
Revisión y aprobación
del plan de gestión
integral HSEQ
2
1
Controles de los
procesos
Enviar al cliente
3
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6. Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
11 A
Cliente
Borrador Plan de Gestión
Integral HSEQ
Plan de Gestión
Integral HSEQ
Si el Plan de Gestión Integral es solicitado
y enviado al cliente este debe ser
aprobado antes de su aplicación
12 A
Coordinador HSEQ
Plan de Gestión Integral
HSEQ
Plan de Gestión
Integral HSEQ
Se realiza mediante informes de gestión o
en Control diario de Actividades
(dependerá del tipo de servicio). Además
en cada Plan de Gestión Integral HSEQ se
especifica el seguimiento que se le hará a
este y al proyecto. En caso de que el
cliente determine que se deba llevar un
libro diario de obra o bitácora de obra, la
información que deberá contener esta es
la siguiente: Fecha, Estado del tiempo,
Mano de Obra Usada, Equipo Usado,
Actividades Ejecutadas, Observaciones o
Hallazgos., Solicitudes a Interventoria.
13 A
Coordinador HSEQ
14 A
Acciones de mejora
En caso de desviación del Plan de Gestión
Integral se deja evidencia en los Doc. de
Control del Proyecto o en el formato de
Acciones de Mejora, para lo cual se
modificaría la versión del documento.
SI
El plan de
gestión integral
HSEQ es
aprobado por el
cliente
NO
1
3
Seguimiento del plan de
Gestión Integral HSEQ
SI
El plan de
Gestión
Integral HSEQ
fue eficaz
NO
FIN
AM
P. G.
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7. 2. PRESTACIÓN DEL SERVICIO
ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
1 P
Cliente y Gerente y
Arquitecto
Contrato
Acta de Inicio.
Ordenes de
Prestación de
Servicios
3 P Cliente y Gerente
Plan de Gestión
Integral HSEQ
Para los servicios que presta la
empresa, se tienen instructivos y
formatos aplicables. Pero
dependiendo de los requisitos del
cliente y la complejidad o tipo de
proyecto, se determinará cuales
documentos del SGI del Proceso de
Construcción Aplican. Se deja
evidencia de esto en el Plan de
Gestión Integral HSEQ del respectivo
proyecto.
4 H Director de Obra
•Informe Diario de
Proyecto o acta
de recibo de
instalaciones
•Control de
Documentos
Técnicos
Antes del inicio del proyecto se
realizan las inspecciones o ensayos a
que haya lugar, dejando evidencia
fotográfica, fílmica o del resultado de
los ensayos según sea el caso,
comparando estos eventos o datos
con los documentos técnicos de
soporte del proyecto (planos,
especificaciones técnicas, contrato y
demás documentos) y en caso de
alguna inconsistencia comunicar de
inmediato al cliente
Inicio
Orden de inicio
de contrato
Obras civiles y de construcción
1
Tipo de Contrato
Verificación de
datos (Planos,
estudios, etc.)
P. G.
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8. 2. PRESTACIÓN DEL SERVICIO (Continuación)
ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
5 V Director de Obra
Especificaciones
Técnicas
•Control Diario de
Proyecto
•Acta de inicio
Si la verificación es conforme, se da inicio al
proyecto, en caso contrario se le informa al cliente
los datos, documentos o recursos que hacen falta
para autorizar el inicio de las actividades..
6 H
Gerente y/o
Director de Obra
7 PH Director de Obra
Planos, Especificaciones
Técnicas, Etc..
•Control Diario de
Proyecto y/o
programaciones,
•Acta de Reunión
y/o Acuerdo con el
Cliente
•Control de
propiedad del
cliente
•Base de
proyectos.
•Informes
Semanales,
Mensuales,
Financieros
•Actas de Avance
En el Plan de Gestión Integral se especifica la
forma como se ejecutará el proyecto y los controles
que serán utilizados. La identificación y trazabilidad
del proyecto se llevará a través de su código
interno asignado en la base de proyectos y
mediante los registros de Control Diario de proyecto
y/o órdenes de servicio del cliente. El control de la
propiedad del cliente se llevará en el formato que
lleva este mismo nombre y mediante la
identificación física dentro de la bodega del
proyecto o colocando un estiker de producto de
propiedad del cliente los cuales deben ser
protegidos y salvaguardados y en caso de pérdida
o deterioro debe ser comunicado al cliente de
inmediato. Además en los casos que sea necesario
se realizará registro fotográfico o fílmico de las
condiciones antes y después de la ejecución en el
sitio de trabajo para evidenciar el estado de la
propiedad del cliente y en el caso que aplique
realizar inventario de elementos a cargo de
XXXXXXXXXX
¿La verificación
es conforme?
Notificación
Al cliente
No
Si
Ejecución del
contrato
1
3
P. G.
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9. 2. PRESTACIÓN DEL SERVICIO (Continuación)
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
Director de Obra Planos, Especificaciones
Técnicas, Etc..
Resultados de
Inspección
Primero se define las frecuencias y
responsables de la realización de las
respectivas inspecciones y/o ensayos en
el Plan de Gestión Integral HSEQ del
proyecto o servicio.
Los aspectos a inspeccionar y/o ensayar
pueden ser: el cumplimiento de
especificaciones y certificaciones de
calidad de materiales el cual se realiza
en las respectivas órdenes de compra, o
los parámetros de control del proyecto en
los formatos de inspección. Control diario
de proyecto o los resultados de los
ensayos emitidos por entes externos
acreditados, entre otros.
En caso de incumplimiento de alguno de
los elementos de inspección o ensayo se
debe reportar y dar tratamiento como
una no conformidad (ver procedimiento
Calidad y Mejora, ítem de control de
acciones de mejora).
Coordinador HSEQ Resultados de Inspección
Acción de Mejora
El profesional encargado, notifica al
Coordinador HSEQ la necesidad de
realizar tratamiento de acción de mejora
Director de Obra Resultados de Inspección
El seguimiento al proyecto se realiza
mediante el Plan de Gestión Integral del
Proyecto o servicio.
Los cambios que se presenten durante la
prestación del servicio, deben
documentarse en actas de reunión o
dejar registro de acción de mejora .
¿Es conforme
en el proceso?
No
Si
3
AM.
Continúa la
Prestación
del servicio
4
P. G.
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10. 2. PRESTACIÓN DEL SERVICIO (CONTINUACIÓN)
ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
Director de Obra
Planos, Especificaciones
Técnicas, Etc..
Control Diario de
Proyecto, formatos
de inspección de
obras o Información
suministrada por
Resultado de
Ensayos
Antes de realizar la entrega del proyecto
primero se realiza una revisión interna para
garantizar que se esta cumpliendo con lo
contratado y posteriormente se notifica al
cliente la terminación del trabajo para realizar
en conjunto la revisión y aprobación de los
mismos.
Si la revisión es conforme, el proyecto es
entregado al cliente y se elabora las
respectivas actas de finalización y/o entrega
del contrato en caso contrario se da
tratamiento a las oportunidades de mejora
presentadas (ver procedimiento Gestión de
Medición, Análisis y Mejora, ítem de control
oportunidades de mejora)
Coordinador HSEQ
y Director de Obra
•Resultados de Inspección
final
•Plan de Gestión Integral
HSEQ
•Contrato y documentos del
contrato, Control Diario de
Proyecto y/o
programaciones.
Acción de Mejora
En caso tal de que no se cumpla al final del
proyecto con los requisitos del cliente, se
deberá prestar el servicio nuevamente; de
igual manera se debe hacer un análisis de
causas y solucionar la no conformidad
presentada.
Gerente y Director
de Obra Y Cliente
•Plan de Gestión Integral
HSEQ
•Contrato y documentos del
contrato, Control Diario de
Proyecto y/o
programaciones.
•Factura y/o acta de
liquidación
•Certificación del
Cliente
•Soportes exigidos
por el Cliente
•Pago de Impuestos
•Entregar de Informe
Final
•Paz y Salvo
Se entrega el proyecto cuando se haya
cumplido lo establecido contractualmente y
esté recibida a satisfacción del cliente
Es conforme
En la entrega
No
Si
4
AM
(P-GC-F-11)
Liquidación del
contrato
Fin
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11. 3. PROCESOS SUBCONTRATADOS
3.1 CONTROL DE PROCESOS SUBCONTRATADOS
•Alquiler de vehículos, equipo
y/o maquinaria.
A criterio del Gerente o el Director de Obra se solicitarán las hojas de vida y/o afiliaciones a seguridad
social del personal que operen la maquinaria o los equipos alquilados.
De igual forma se solicitará la documentación de ley de cada vehículo
Se solicitará evidencia de sus respectivas revisiones técnico mecánicas y dotación HSE (extintor,
botiquín, Kit Ambiental, etc.)
•Servicios de calibración de
equipos de medición y ensayo
El gerente solicita el servicio de calibración de equipos de medición de acuerdo a lo estipulado en el
Control de Dispositivos de seguimiento y medición, si el servicio es subcontratado, se solicita al
proveedor de servicios los certificados de calibración y/o verificación de los equipos a utilizar
NOTA: en caso de que se requiera subcontratar otro tipo de proceso se dejará evidencia del mismo en los respectivos Planes
de Gestión Integral HSEQ de cada proyecto.
P. G.
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12. 4. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICION Y ENSAYO
DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Se consideran equipos menores aquellos que puedan cambiarse y que no afectan la
calidad del servicio. Un equipo se debe calibrar si se necesita exactitud en la medición o si
es un equipo critico e importante para la prestación del servicio. Se verifica cuando se
necesita precisión y/o cuando se tiene otro equipo de un mismo tipo calibrado y se elimina
cuando el equipo se ha dañado o es obsoleto.
Gerente, y/o
Director de Obra
Si es un equipo menor de medición se compra con su respectivo certificación de
calibración (cuando aplique), su estado será revisado por el Director de Obra haciendo
ajustes y/o verificaciones de su lectura cada seis meses y con base en los resultados y en
el criterio del Coordinador Operativo donde estén siendo utilizados, se decide si continúan
en operación o son dados de baja y/o sustituidos por equipos nuevos.
Gerente, y/o
Director de Obra
•Ordenes de compra
• Bitácora de obra u
proyecto
•Formato de control
de equipos de
seguimiento y
medición
El control que se realiza a los equipos mayores de la empresa, se evidencia en los
formatos de Control de Dispositivos de Seguimiento y Medición y Hoja de vida de Equipos
de Medición de la empresa, además de los certificados de calibración de estos equipos.
Para los equipos mayores de medición que requiera la empresa para un ensayo en
particular y que no posea, se solicitará el suministro de los equipos y/o servicio de medición
completo a un proveedor acreditado, a los cuales además se le solicitará certificados de
calibración de equipos vigentes con patrones trazables a nivel internacional y/o aprobados
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Gerente, y/o
Director de Obra
Si los equipos son conformes se realiza la autorización para la ejecución de los ensayos,
en caso contrario se debe conseguir otros equipos. Si no se pueden conseguir equipos
calibrados se podría hacer, de manera temporal, una concesión con el cliente para
utilizarlos en este estado, lo cual debe estar por escrito.
Gerente, y/o
Director de Obra
Certificados de
calibración de los
equipos
Luego de tener los equipos aprobados se realizan los ensayos estipulados con las
frecuencias establecidas en el PGI HSEQ.
Proveedor
acreditado
seleccionado
Resultados del
ensayo
Realización de ensayo
INICIO
¿Los equipos
son
conformes?
FIN
Selección de los laboratorios y
equipos de medición y ensayo
Adquisición y
controles del
equipo
¿El equipo
de
medición
es menor?
FIN
SI
NO
SI NO
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13. 5. CONTROLES OPERACIONALES
ID
PHV
A
ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIÓN
1 P
Coordinador HSEQ Matriz de Peligros
Se identifican actividades rutinarias y no
rutinarias que se desarrolla en el área
administrativa de la empresa y en los proyectos
que se ejecutaran
2 P
Coordinador HSEQ Matriz de Peligros
Se identifican los aspectos ambientales
significativos y riesgos documentados .
3 H
Coordinador HSEQ Matriz de Peligros
Se relacionan las actividades operativas de la
empresa, con los aspectos ambientales y riesgos
significativos. Es decir se crean instructivos de
trabajo o programas de gestión con las
actividades que puedan generar: Daños al
personal, daños al medio ambiente y daños a la
calidad de los servicios prestados.
4 V
Coordinador HSEQ
Programa de
Gestión
ó
Instructivo de
Trabajo
En cada uno de los instructivos o programas de
Gestión, se establece los criterios operacionales
o medidas de HSE para evitar desviaciones de la
política, objetivos, metas y programas de la
empresa.
5 A
Coordinador HSEQ
Programa de Gestión
Instructivo de Trabajo
Control de
Capacitación
Se dicta capacitación al personal en el nuevo
instructivo de trabajo o programa de gestión..
Inicio
Identificación de
actividades
rutinarias y no
rutinarias
Identificación del
Aspecto Ambiental o
Peligro en HSE
significativo
Se capacita y comunica
al personal
Identificación y
Relación de Actividades
con los Aspectos Ambientales
significativos y peligros en HSE
Se crea Programa de
Gestión
Fin
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14. 6. CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DE DOCUMENTO RESPONSABLE
CO-F-01 REPORTE DIARIO DE ACTIVIDADES EN CAMPO (BITACORA)
CO-F-02 ACTA DE TERMNACION DE OBRA
CO-F-03 REQUISITOS CONTRACTUALES Administrador/ D. Obra/ Sup HSE
CO-F-04 CONTROL DE DENSIDADES Sup HSE
CO-F-05 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICCION Sup HSE
CO-F-06 CONTROL DE MATERIALES DE CANTERA D. Obra/ Interventor
CO-F-07 REPORTE DIARIO DE EQUIPO Operadores y conductores
CO-F-08 ACTA DE CONSTANCIA Operadores y conductores
CO-F-09 MATRIZ PARA ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Almacenista
CO-F-10 CONTROL DE FLEXOMETROS Y CINTAS METRICAS R. Obra
CO-F-11 REGISTRO CONTROL DE COMBUSTIBLE Conductor
P. G.
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