1. Лекция № 18
31.05.13

2.  С помощью средств обмена данными, имеющихся в Microsoft
Office, пользователь может включать в создаваемый документ
информацию или объекты из других приложений. При
использовании нескольких приложений появляется
возможность сформировать сложные составные документы,
содержащие данные из разных источников.
Пакет Microsoft Office включает пять приложений:
 Microsoft Excel - предназначено для обработки электронных
таблиц;
 Microsoft Word – предназначено для подготовки текстовых
документов;
 Microsoft Access - предназначено для организации и ведения
баз данных;
 Microsoft PowerPoint - необходимо для подготовки и
демонстрации в презентаций;
 Microsoft Outlook - диспетчер информации.

3. Пользователь может экспортировать данные из
Access-таблиц в текстовые файлы,
электронные таблицы, файлы других баз
данных, а также в другую базу данных Access.
Для выполнения экспортирования выполните
следующие действия:
1. откройте базу данных, содержащую
экспортируемую таблицу;
2. маркируйте нужную таблицу;
3. вызовите команду Экспорт из меню Файл;

4. 4. в диалоговом окне Экспорт объекта укажите
путь для сохранения файла, выберите формат
файла или базы данных, в которую будет
экспортирована таблица, и нажмите кнопку
Экспорт;

5. Для импортирования информации из другой базы данных
следует выполнить следующее:
1. выбрать команду Импорт в подменю Внешние
данные меню Файл;
2. в поле Тип файлов находится список доступных для
импортирования форматов файлов. Маркируйте в нем
желаемый формат;
3. отметьте имя файла, который следует импортировать;
4. щелкните на кнопке Импорт;
5. откроется диалоговое окно, в котором отобразятся все
данные импортируемого объекта. В этом окне
предлагается выбрать в качестве имен полей первую
строку импортируемого объекта. Для этого следует
установить опцию Первая строка содержит
заголовки столбцов;

6. 6. в следующем диалоговом окне нужно указать, где сохранить
импортируемые данные: в существующей таблице (опция в
существующей таблице) или в новой (опция в новой
таблице). В первом случае имя таблицы нужно выбрать из
списка;
7. имена полей, а также другие характеристики можно
откорректировал, в следующем диалоговом окне (в случае,
если данные импортируются в новую таблицу). В этом окне
можно изменить имя поля, и если нужно - его тип, а также
посредством опции не импортировать (пропустить) поле
определить: импортировать поле или нет;
8. в очередном окне следует установить поле первичного ключа
для таблицы, выбрав один из предложенных вариантов:
Автоматически создать ключ Access 97 добавляет ключ самостоятельно
Определить следующий ключ Выбор первичного ключа пользователем
Не задавать ключ Первичный ключ отсутствует
9. остается перейти к последнему диалоговому окну мастера и
задать имя импортированной таблицы.

7. 6. в следующем диалоговом окне нужно указать, где сохранить
импортируемые данные: в существующей таблице (опция в
существующей таблице) или в новой (опция в новой
таблице). В первом случае имя таблицы нужно выбрать из
списка;
7. имена полей, а также другие характеристики можно
откорректировал, в следующем диалоговом окне (в случае,
если данные импортируются в новую таблицу). В этом окне
можно изменить имя поля, и если нужно - его тип, а также
посредством опции не импортировать (пропустить) поле
определить: импортировать поле или нет;
8. в очередном окне следует установить поле первичного ключа
для таблицы, выбрав один из предложенных вариантов:
Автоматически создать ключ Access 97 добавляет ключ самостоятельно
Определить следующий ключ Выбор первичного ключа пользователем
Не задавать ключ Первичный ключ отсутствует
9. остается перейти к последнему диалоговому окну мастера и
задать имя импортированной таблицы.