Presented by Jostein Magnussen 20 May at Intranätverk 2014 in Gothenburg, Sweden. - Don’t follow (all) the hypes. Get the basics right first. - The top tasks of most Intranets and how do you design your intranet to solve them. - Get insights from a survey done in 55 companies with 49.000 employees in 20 different countries. - Common pitfalls and success factors for Intranets

1. Get the basics right
Jostein Magnussen - @josmag
May, 2014
onsdag 21. mai 14

2. onsdag 21. mai 14

3. We Intranets
onsdag 21. mai 14

4. Bain & Company
onsdag 21. mai 14

5. Bain & Company
onsdag 21. mai 14

6. Company
intranet
Employee
onsdag 21. mai 14

7. WTF! Yawn.... Huh?
onsdag 21. mai 14

8. The intranet
onsdag 21. mai 14

9. How do we get the
employees to use
the intranet?
onsdag 21. mai 14

10. Fix it!
onsdag 21. mai 14

11. How can we make the
employees suffer less?
onsdag 21. mai 14

12. Production not
quality
onsdag 21. mai 14

13. too BIG
onsdag 21. mai 14

14. Read more..
Read more..
Read more..
Read more..
Read more..
Read more..
Read more..
Read even more..
Still not tired?
There is a lot more to read!
onsdag 21. mai 14

15. onsdag 21. mai 14

16. Intranet
editor
onsdag 21. mai 14

17. 5000 pages
22 departments
100 publishers
onsdag 21. mai 14

18. onsdag 21. mai 14

19. How many links
should we have on our
intranet homepage?
!
onsdag 21. mai 14

20. Democracy
onsdag 21. mai 14

21. Please navigate between groups
in the left hand navigation
or choose one of the other 136
links on the page.....
onsdag 21. mai 14

22. Let us «turn on»
Sharepoint
Hurray! We
have Intranet!
onsdag 21. mai 14

23. Social
Mobile
In the sky!
Metadata
Digital
workplace
Enterprise
knowledge
management
Gamification
onsdag 21. mai 14

24. Responsive -
yes
onsdag 21. mai 14

25. - Everything
changes, but it all
stays the same
Lemmy, Motorhead
onsdag 21. mai 14

26. – Information workers spends 9.5 hours per
week trying to find information and 9.6
hours per week analyzing it. 3.5 hours
yield no usable knowledge or useful
information.
International Data Corporation
The Hidden Costs of Information Work
onsdag 21. mai 14

27. Foto: Michael Oliver (CC BY-NC-ND 2.0)
Get the basics
right!
onsdag 21. mai 14

28. – To be truly simple,
you have to go
really deep.
Jonathan Ive
Apple Inc.
onsdag 21. mai 14

29. Yes. It should always
start with the goals.
onsdag 21. mai 14

30. 1. Make work easier
2. Better communication
3. Build corporate culture
Goals are the same for
90% of intranets
onsdag 21. mai 14

31. Foto: Janne Moren (CC BY-SA 2.0)
onsdag 21. mai 14

32. 1. THE only work tool
2. Information channel (fill it up!)
3. THE solution to all our culture issues
4. Not a substitute for our ?? systems
Define the NO - goals. The
intranet is not
onsdag 21. mai 14

33. What do the
employees need?
onsdag 21. mai 14

34. You need to support the
top tasks
onsdag 21. mai 14

35. 49.000 employees
55 companies
20 countries
Top tasks on intranets
Source: Customer Carewords network founded by Gerry McGovern
onsdag 21. mai 14

36. onsdag 21. mai 14

37. Oppgaver Total Vote
% of Total
Vote 9450
Cumulative
Vote
Cumulative
Carewords
1 Faglige oppdateringer 617 7% 7% 1%
2 Timeregistrering 573 6% 13% 3%
3 Finn en person 538 6% 18% 4%
4 Bedriftsinformasjon (Proff forvalt) 519 5% 24% 5%
5 Metodikk/Fag 433 5% 28% 7%
6 Fagoppslagsverk (Skattebibliotek, Faginfobasen...) 431 5% 33% 8%
7 Nasjonale nyheter 348 4% 37% 9%
8 Søk i alle fagdatabasene 311 3% 40% 11%
9 Søke etter en problemstilling 291 3% 43% 12%
10 Hvordan går det med PwC? (status, mål…) 232 2% 45% 13%
11 Målekortet 232 2% 48% 14%
12 Helpdesk/IT-brukerstøtte 226 2% 50% 16%
13 Regionale nyheter 193 2% 52% 17%
14 Database- og systemoversikt 187 2% 54% 18%
15
Maler for revisjon (Presentasjon
revisjonsplan/oppsummering interim/årsoppgjør og
lignende) 187 2% 56% 20%
16
Ressursallokering (finne personer med riktig
kompetanse som har ledig tid) 169 2% 58% 21%
17 Booke møterom 168 2% 60% 22%
18 Driftsproblemer (telefon, nettilgang…) 167 2% 62% 24%
19 Todo/gjøremålsliste 167 2% 63% 25%
20 Oversikt over min egen booking 145 2% 65% 26%
onsdag 21. mai 14

38. Oppgaver Total Vote
% of Total
Vote 9450
Cumulative
Vote
Cumulative
Carewords
57 Min karriereplan 36 0% 97% 75%
58 Bokmerker/interessante lenker 33 0% 97% 76%
59 Oppdatere min CV 31 0% 98% 78%
60 Fredagspils 26 0% 98% 79%
61 Organisasjonskart 25 0% 98% 80%
62 Starte/endre abonnement på informasjon 24 0% 99% 82%
63 Stillingsutlysninger 23 0% 99% 83%
64 Dagens Dilbert/vits 22 0% 99% 84%
65 Firmaturer 21 0% 99% 86%
66 Reiseinformasjon (hotell, fly, taxi…) 21 0% 100% 87%
67 Statusmeldinger fra andre ansatte ("twitter") 18 0% 100% 88%
68 Prosjektcase 13 0% 100% 89%
69 Bestilling av teknisk utstyr 7 0% 100% 91%
70 Mine kontaktdetaljer og pårørende etc. 4 0% 100% 92%
71 Årsrapporten til PwC 3 0% 100% 93%
72 Alumni 0 0% 100% 95%
73 Finn skjema (egenmelding, refusjon, permisjon…) 0 0% 100% 96%
74 Nyheter og artikler 0 0% 100% 97%
75 Personalhåndbok 0 0% 100% 99%
76 Søk på alt vi har av innhold 0 0% 100% 100%
Personal
Dilbert
onsdag 21. mai 14

39. 1. Core business
What do your
employees do?
12,3
% of the scores
onsdag 21. mai 14

40. If you do sales, your
core business is...
onsdag 21. mai 14

41. Sales
numbers
onsdag 21. mai 14

42. Topics of
interest
Projects
Sladdet
onsdag 21. mai 14

43. Sladdet
onsdag 21. mai 14

44. Bank?
onsdag 21. mai 14

45. Loan
onsdag 21. mai 14

46. 2. News
10,3
% of the scores
onsdag 21. mai 14

47. Tasks
456
Voters
913
Voters
1369
Voters
1826
Voters
1 Konsernnyheter 10% 10% 10% 10%
2 Nyheter fra min enhet 8% 7% 7% 7%
3 Finn en ansatt (kontaktinfo/kompetanse) 7% 6% 6% 6%
4 Produktinformasjon 5% 5% 5% 5%
5 Personaladministrasjon (Pagaweb) 5% 5% 5% 5%
6 Rune Bjerkes blogg 5% 5% 5% 5%
7 Personalguiden 3% 3% 4% 4%
8 Kvalitetshåndbøker og policier 4% 4% 3% 3%
9 Link til KRAFT 2% 2% 3% 3%
10 Interne tjenester (alfabetisk oversikt) 3% 3% 3% 3%
11 IT-driftsmeldinger/status (inkl. nettbank) 3% 3% 3% 3%
12 Viktige telefonnumre 3% 2% 3% 2%
13 Enheter (alfabetisk oversikt) 2% 2% 2% 2%
14 Organisasjonskart 2% 2% 2% 2%
15 Produktpriser 3% 2% 2% 2%
16 Goder for ansatte 2% 2% 2% 2%
17 IT-support / telefonisupport 2% 2% 2% 2%
18 Egne FO/Stab og støtte-sider 1% 2% 2% 2%
19 Konsernets strategi og styring 2% 2% 2% 2%
20 Ledige stillinger 1% 1% 2% 2% Bank
onsdag 21. mai 14

48. What is news?
onsdag 21. mai 14

49. «What do you
really know about
the bank?»
onsdag 21. mai 14

50. Pravda
onsdag 21. mai 14

51. «Another success for our
company»
«How much is it ok to
drink at work?»
Vs.
onsdag 21. mai 14

52. News
Social news
onsdag 21. mai 14

53. News MessagesNews
The scandal in Expressen
today is not a scandal
Thank you for great results
5 tricks for better e-mail
handling
Server 4 will go down
tomorrow
Salery payment delayed
New and better pizza vendor
Not urgent You need this now
onsdag 21. mai 14

54. Top level news
External news
Big boss blog
Messages
onsdag 21. mai 14

55. 3. Find people 9,6
% of the scores
onsdag 21. mai 14

56. People search
onsdag 21. mai 14

57. onsdag 21. mai 14

58. onsdag 21. mai 14

59. Status/question combined
Svenska spel - example from Fredrik Wackå
onsdag 21. mai 14

60. Autosuggest tags and people
onsdag 21. mai 14

61. 4. Policies and
guidelines
Am I allowed to? 5,7
% of the scores
onsdag 21. mai 14

62. 5. Support
IT - support
How to set up a
project?
4,3
% of the scores
onsdag 21. mai 14

63. onsdag 21. mai 14

64. Support
onsdag 21. mai 14

65. 6. Systems and
applications
3,7
% of the scores
onsdag 21. mai 14

66. Sladdet
Standard links to
applications
onsdag 21. mai 14

67. Sladdet
Standard links to
applications
onsdag 21. mai 14

68. Tools
Sladdet
onsdag 21. mai 14

69. 7. Pay, bonuses and compensation
8. Competence development and training
9. Collaboration, knowledge sharing
10. Templates and forms
11. Business reports and planning
12. Benefits and offers
13. Strategy and goals
14. Travel and expenses
The rest...
onsdag 21. mai 14

70. So, you have the goals, NO -
goals and top tasks. What
do you need now?
onsdag 21. mai 14

71. you need
a gun
onsdag 21. mai 14

72. onsdag 21. mai 14

73. Cut the crap
onsdag 21. mai 14

74. Well written
Not well written
Irrelevant Relevant
Yes, please!
Improve
Hurray!
Improve
onsdag 21. mai 14

75. +
onsdag 21. mai 14

76. 60.000 pages 1.000 pages
onsdag 21. mai 14

77. onsdag 21. mai 14

78. onsdag 21. mai 14

79. onsdag 21. mai 14

80. Tittel (navn på side)
Mål (hva vil vi oppnå med siden?)
Målgruppe (hvem skal lese dette?)
Brukeroppgaver (hva skal brukerne utføre på denne siden?)
Nøkkelord (hvilke ord og uttrykk er det brukerne trigger på?)
1. Work together in pairs
2. Choose a page/an
area and fill out the
form
3. Each pair presents for
the rest before the
writing starts
Making a purchase
• Save money
• Get people to follow internal procedures
Managers, procurement
•How do I purchase something?
•Access to database of suppliers
Purchasing, contracts and suppliers
onsdag 21. mai 14

81. Foto: flickr.com/jillclardy
onsdag 21. mai 14

82. Support the top
tasks - fast
onsdag 21. mai 14

83. Recipes, not
articles
(or PDFs
god forbid)
onsdag 21. mai 14

84. Calls to action
Recipe 1, 2, 3.
onsdag 21. mai 14

85. + a little help from
an authority
Photo: Dave Pullig CC BY
onsdag 21. mai 14

86. Call to
action
Help
How
do I..
onsdag 21. mai 14

87. onsdag 21. mai 14

88. Frågor?
Jostein Magnussen
@josmag
jostein@netliferesearch.com
onsdag 21. mai 14

89. Thank you!
onsdag 21. mai 14