Presentatie tijdens Doxis-seminar 2011 op 10 februari 2011 over zaakgericht werken

1. Zaakgericht op de toekomst Ingmar Koch 10 februari 2011 Stierkalf Archief? Zaakgericht? Intermezzo Beperkingen? Sirenen

2. Stierkalf

4. Zaakgericht? (GEMMA) Zaak

5. Zaak (GEMMA) Een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerde eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

6. Zaakgericht? (GEMMA) Zaak Zaaktypencatalogus

7. Zaaktypencatalogus (GEMMA) Een referentielijst met relevante kenmerken van gemeentelijke activiteiten die als zaken kunnen worden uitgevoerd (zowel extern als intern).

8. Zaakgericht? (GEMMA) Zaak Zaakdossier Zaaktypencatalogus

9. Zaakdossier (GEMMA) Het dossier waarmee de informatie aangaande de zaak wordt ontsloten

10. Archief? GEMMA

11. Archief (GEMMA) Een verzameling van records die zijn gemaakt of ontvangen door een instelling, persoon of groep personen, die systematisch wordt gemaakt met gebruik van dezelfde infrastructuur.

12. Record (GEMMA) Document dat niet mag worden gewijzigd Geheel van gegevens met een eigen identiteit ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken.

13. Archief? GEMMA Archiefwet 1995

14. Archiefbescheiden (Archiefwet 1995) Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten

15. Archief? GEMMA NEN ISO 15489 Archiefwet 1995

16. Archiefbescheiden NEN ISO 15489 Informatie opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of bij zakelijke transacties

17. Intermezzo

18. Beperkingen? Zaken ≠ archiefstukken

19. “ Archiefwettelijk bezien vormt de combinatie van zaaktype, resultaattype en VNG-bewaartermijn de basis voor het DSP” (Factsheet GEMMA ZTC)

20. De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast (Archiefregeling, artikel 19)

27. Wat heb je? Waar is het? Wat betekent het? Hoe kan ik het ‘lezen’? Is het betrouwbaar?

28. Beperkingen? Zaken ≠ archiefstukken Archiefstukken ≠ documenten

29. “ Met ‘documenten’ bedoelen we alles wat niet als gestructureerd gegeven in een database vastligt , maar wel een relatie heeft met het proces waarbinnen of als gevolg waarvan het ontstaat of wordt ontvangen. Het gaat bijvoorbeeld om inkomende en uitgaande post, kantoordocumenten (.doc, .msg, .ppt, .xls, .pdf), tekeningen, foto’s, en ga zo maar door. De verzamelterm voor deze documenten is ‘ procesgebonden informatie ’.” ( Digital Display, De Zaak X )

34. Beperkingen? Zaken ≠ archiefstukken Archiefstukken ≠ documenten Digitaal archief = recursief

35. Droste-effect

39. Sirenen

41. Zaakgericht op de toekomst Stierkalf Archief? Zaakgericht? Intermezzo Beperkingen? Sirenen Zaak Zaaktype-catalogus Zaakdossier GEMMA Archiefwet 1995 NEN ISO 15489 Archiefstukken? Documenten? Recursief

42. Foto: Erik van der Burgt Presentatie http:// www.slideshare.net / Ingmario Bronnen http:// bagtheweb.com /b/GN6HIL Twitter http://twitter.com/ingmario E-mail ikoch @ brabant.nl