1. Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer
LANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS
WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIERODIN

2. Ingmar Koch
Provinciale Archiefinspectie
Noord-Brabant en Limburg
ikoch@brabant.nl
Foto:ErikvanderBurgt

3. Groningen, 25 november 2010
Inleiding: Digitale verantwoording
Rodin: Wat staat er in?
Vragen: Wat wil je nog meer weten?

4. Steeds meer digitale informatie.
Welke informatie is nodig om handelen te
kunnen verantwoorden?

5. Digitale groeicijfers in MB per dag
Dataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

6. Ruim 600
cd’s per dag

7. Twee typen digitale informatie
Eindig
Oneindig

9. Kapotte dragers
Maak veel back-ups
Gebruik SAN/NAS
Controles

10. Bitrot
Checksum als metadata
Controles
0110111001101011010101010
0011101010110111001101011
0101010100011101011101110
0110101101010101000111010
1011011100110101101010101
00011101010110111001101XERROR

11. Veroudering van bestandsformaten
Dus bij voorkeur:
Open
Gestandaardiseerd
Gedocumenteerd
Wijdverspreid
Controles
Conversie, migratie
of emulatie

12. Vergetelheid
Wat heb je?
Waar is het?
Wat betekent het?
Hoe kan ik het ‘lezen’?
HEEL VEEL METADATA

13. Onbenul en apathie
Ik maak toch back-ups?
Metadata?
Is dat belangrijk?
Digitale houdbaarheid is
zo’n groot probleem, dat
kan ik toch niet oplossen.
Maar Ingmar, 600 cd’s per dag,
is wel veel.
Dat kunnen we toch niet
allemaal bewaren?
Wij hebben alle
belangrijke informatie
nog op papier hoor!

14. Gebrek aan urgentiegevoel

15. Digitale verantwoording
Eindig
Oneindig
Bedreigingen
Urgentie
Onbenul
Vergetelheid
Veroudering
Bitrot
Kapotte dragers
Typen
Omvang
Samenvatting

16. Digitale verantwoording
Eindig
Bedreigingen
Vergetelheid
Typen
Omvang
Organisaties met DMS/RMA

17. Nee natuurlijk niet
Maar Ingmar,
is een DMS/RMA dan
volledig overbodig?

18. Digitale verantwoording
Eindig
Oneindig
Bedreigingen
Urgentie
Onbenul
Vergetelheid
Veroudering
Bitrot
Kapotte dragers
Typen
Omvang
Maar er is meer nodig

19. Referentiekader
Opbouw
Digitaal
Informatiebeheer

21. Administratie

22. Administratie
RODIN

23. Digitale beheeromgeving
“Het geheel van organisatie, beleid,
processen en procedures, financieel beheer,
personeel, databeheer, databeveiliging en
aanwezige hard- en software, dat het
duurzaam beheer van digitale
archiefbescheiden mogelijk maakt.”

24. RODIN - Inhoud
30 ‘punten’ in 3 hoofdstukken
A. Organisatie 7 punten
B. Beheer 14 punten
C. Techniek 9 punten

25. Bijvoorbeeld (1/3)
1.3 De organisatie heeft de processen en
procedures voor de digitale
beheeromgeving beschreven.

26. Bijvoorbeeld (2/3)
2.12 De bewaartermijn van digitale
archiefbescheiden wordt automatisch op
elk aggregatieniveau vastgelegd. De
bewaartermijnen worden na-geleefd met
inachtneming van de wettelijke
selectietermijnen, -procedures en
vervolgacties (vernietigen, overdragen
of exporteren).

27. Bijvoorbeeld (3/3)
3.4 De organisatie beschikt over een
passende back-upstrategie,
calamiteiten- en herstelplan.

28. Wat is RODIN wel?
Samenvatting van belangrijkste wetten,
regels en normen
30 aspecten waar over nagedacht moet
worden
Handvat voor het beantwoorden van de
vraag: Doen we / ze het goed (genoeg)?

29. Wat is RODIN niet?
Geen “oplossing” voor alle
problemen
Geen “goede antwoorden”
lijstje
Panacee?

30. Hoe praktisch is RODIN?
Enkele pilots in Noord-Holland
Binnenkort pilot in West-Brabant

31. Afbeeldingen
Vertrekstaat: T. Nijeholt, http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Data_en_informatie.png
Verantwoording: http://andreamerida.com/wp-content/uploads/2010/01/transparency.jpg
Grafiek: Recordkeeping, september 2008: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-
keeping-sep-08.pdf
Mobius Tattoo, Spacemanbobby, http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/
Slang: http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg
Gevaar: Yarnivore, http://www.flickr.com/photos/yarnivore/471970090/
CD: eigen collectie
Volkswriter: http://www.ccworld.co.uk/images/volk.jpg
Metadata: http://dolphinsoftware.files.wordpress.com/2009/03/meta_data_standard_transmission.jpg
Presidenten: http://www.whitehouse.gov/about/presidents/
Dioscuri: http://www.planets-project.eu/docs/reports/Planets_PA5-D3_CaseStudies-final.pdf
GRATE: http://www.planets-project.eu/events/sofia-
2009/presentations/day2/Preservationaction_SvB.pdf
Commitment: pierofix, http://www.flickr.com/photos/pierofix/497601659/
Denker: Mcwiz, http://commons.wikimedia.org/wiki/File:BrainStonz1.GIF

32. Presentatie beschikbaar op
http://www.slideshare.net/Ingmario
?
RODIN beschikbaar op
http://lopai.nl/pdf/Brochure_RODIN_dubbelzijdig.pdf