1. STAY TUNED
MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO
È PROPRIO DA GETTARE?

2. Possibilità
STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO
ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?

3. Openoffice.org
Punti di forza Punti deboli
 Non costa niente  Si deve installare su ogni
 Aggiornarlo ogni volta postazione
che esce una nuova  Ci sono pochi manuali a
release non costa nulla disposizione
 Non è compatibile con
tutte le nuove features
dei nuovi Office
 Agli utenti evoluti
mancheranno alcuni
strumenti
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4. Office 2007-2010
Punti di forza Punti deboli
 Grande quantità di  L’upgrade richiede un
documentazione ufficiale investimento economico
 Strumentazione molto  Richiede installazione
potente per utenti
avanzati
 Microsoft Access
 Microsoft Outlook
 Garantito da Microsoft
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5. Google Apps
È una suite di strumenti di messaggistica e collaborazione, integrati in un’unica
piattaforma accessibile in modalità “software as a service”:
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6. Google Apps è nel cloud
Vantaggi Punti di attenzione Miti da sfatare
• Sono sufficienti • Per accedere ai dati • Se il servizio non è
macchine poco o alla posta occorre utilizzato, i dati
potenti (es.: netbook) essere collegati a vengono cancellati
Internet (ma c’è dal gestore
• Si accede ai dati o Google Gear!)
alla posta da • I dati sono più
qualunque parte del • Se la rete è vulnerabili in caso di
mondo, anche senza temporaneamente azioni di hackeraggio
il proprio PC non disponibile, non
si ha accesso al • Il gestore utilizza i
• Se il PC si rompe, servizio dati relativi al nostro
tutti i dati online sono profilo personale e i
salvi • Se ci si collega via contenuti della posta
UMTS, bisogna per operazioni di
• Backup e sicurezza considerare i costi marketing
non sono a carico
dell’utente o dell’IT,
ma del gestore
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7. Vantaggi
Dal punto di vista dell’IT Dal punto di vista dell’utente
• Riduzione consistente del TCO • Approccio conservatore:
possibilità di mantenere la stessa user
• Semplificazione gestionale experience (Google Apps si integra con
• Contratto basato su livelli di servizio il client Outlook)
concordati: se il servizio non c’è, non si • Approccio innovatore:
paga possibilità di godere dei vantaggi
dell’interfaccia webmail
• modello di archiviazione/organizzazione
della posta più efficace
• integrazione diretta con gli altri strumenti
della suite
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8. Vincoli / Punti di attenzione
I contenuti inseriti nei calendari non vengono migrati automaticamente
• Occorre che ciascun utente recuperi i propri contenuti manualmente
La rubrica condivisa non viene creata automaticamente
• Occorre sviluppare uno strato software che utilizzi le API di Google
L’utente deve abituarsi all’idea che non può leggere la posta quando è sconnesso
• È possibile far installare sui client il plugin “Gears” di Google
Cancellare una mail significa perderla
• Per usufruire della funzionalità di backup occorre attivare il servizio “Postini” di Google
Il comportamento di Outlook con IMAP può apparire non familiare all’utente abituato a
Outlook con POP 3
• Es.: se viene cancellata dal server, una e-mail non scompare subito ma resta visibile per un certo
tempo, caratterizzata dall’effetto barrato e senza la possibilità di essere aperta; altro esempio: ogni
operazione richiede un commit
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9. Modalità di gestione
Pianificare l’intervento con cura
• Strategia di migrazione (graduale, big bang, …)
• Criteri di gestione della posta pregressa, presente nei server di MS Exchange
(migrare tutto, migrare solo una parte, decidere caso per caso, …) o salvata
dagli utenti in locale
• Azioni di recovery in caso di perdita di dati da parte dell’utente
• Tempistica
• Caratteristiche del supporto post-rilascio (centro di competenza, training, …)
Accompagnare l’intervento da un programma di change
mgmt.
• Comunicare in anticipo vantaggi e punti di attenzione, gestendo le aspettative
• Svolgere incontri di preparazione con gli utenti
• Condividere la procedura per la gestione degli impatti (es.: quanta posta pregressa
migrare, quando spegnere i calendari di MS Exchange, come gestire le eccezioni)
• Fornire un tutorial non tecnico a tutti gli utenti
• Fornire un supporto tecnico post-rilascio che tenga conto non solo dei problemi reali,
ma anche della percezione rispetto al cambiamento
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10. Piano migrazione mail
Intervento di
migrazione
Analisi Supporto Switch-off MS
Switch-over
preliminare post-rilascio Exchange
Fase Deliverable/Output
Analisi preliminare Documento di strategia di migrazione
Piano di migrazione
Switch-over Accensione di Google Apps
Avvio della migrazione
Supporto post-rilascio Centro di competenza per supporto on demand
Formazione
Switch-off MS Exchange Completamento della migrazione
Spegnimento dei vecchi sistemi
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11. Google Docs
Punti di forza Punti deboli
 Non costa niente  È dipendente dalla linea
 Non si deve installare Internet
 Lavori in una web application
 È disponibile anche da un
punto di accesso esterno  I documenti sono salvati su
un server che non è di nostra
 È disponibile da qualunque proprietà
computer connesso a
 Non è compatibile con tutte
Internet
le nuove features dei nuovi
 Permette di condividere Office
documenti con chiunque  Agli utenti evoluti
altro abbia un account mancheranno alcuni
Google strumenti
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12. Perché segmentare gli utenti
Soluzioni specifiche per Soluzioni “Taylored by Customer
“One-Size-Fits-All”
dipartimenti Segment”
 Soluzioni costose,  Bassi costi e alta  Massimo rapporto
sviluppate volta per scalabilità soddisfazione / costi
volta
– Ogni dipartimento  Forte attenzione alla  Capacità di indirizzare anche
acqusita gli strumenti standardizzazione esigenze molto specifiche
più idonei ai propri senza per questo un eccesso
utilizzatori  Scarsa soddisfazione di spesa complessiva
– Poco coordinamento degli utenti a causa
e nessuna dell’impossibilità di
attenzione a sinergie
inter-aziendali
spingere verso servizi
IT più allineati alle
 Notevole proprie specifiche
soddisfazione degli esigenze
utenti
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13. Esempio di dimensioni dei profili
Tipologia di mobilità Attività / Funzione Livello Aziendale
Analisi del tipo di Descrizione attività Descrizione livello
spostamento: svolte per singolo aziendale:
– Studio della profilo: – Classificazione dei
percentuale di – Classificazione delle livelli aziendali
tempo trascorso figure professionali – Descrizione delle
fuori sede – Descrizione delle implicazioni del
– Classificazione dei implicazioni livello sulle esigenze
luoghi in relazione dell’attività sulle
alla frequenza di esigenze
visita
– Classificazione dei
luoghi in relazione
alla loro natura
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14. Esempi di tipologie di mobilità
Catalogazione Tipologie di Mobilità
Interni Multiple
Fissi Offices
Natura
Luoghi
Alta Luoghi /
Esterni
Fixed route
Frequenza
spostamenti Natura
Luoghi
Diversi
Esterni
Traveller
% Tempo fuori Sede
Interni
Commuter
Fissi Natura
Luoghi
Luoghi /
Personal
Frequenza Esterni advisor
Bassa
spostamenti Natura
Luoghi
Diversi Operatori
Esterni semi-mobili
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15. Segmentazione per esigenze
Svolge un compito per il quale Office è solo un
UTENTE BASE complemento. Lo usa poco prevalentemente in
consultazione o modificando files prodotti da altri.
Svolge un compito per il quale Office è uno strumento
UTENTE
utile e di uso quotidiano, ma sfrutta solo le funzionalità
INTERMEDIO
base degli applicativi.
Svolge un compito per il quale Office è uno strumento
UTENTE
fondamentale. Sfrutta tutte le possibilità del programma
EVOLUTO
ed è in grado di usare velocemente le nuove features.
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16. Utenti
UTENTE BASE
È possibile che questi utenti possano coprire tutte
le loro esigenze di Office automation con
UTENTE qualunque prodotto che fornisca un minimo di
INTERMEDIO funzionalità.
È possibile che questi utenti spostati su un
UTENTE sistema Open o Software as a Service si
EVOLUTO
lamentino di avere strumenti meno comodi e
meno potenti di prima.
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17. Funzionalità chiave: Mail Merge
 Segreterie
 Uffici commerciali
Mail merge  Uffici soci
 Uffici pubblici
Esiste ancora, modificato e semplificato rispetto all'ultima
Word
versione. Compatibile con le versioni precedenti
Esiste ma si deve impostare in modo estremamente
Writer diverso e non di immediata comprensibilità.
I vecchi mail merge importati da Word non funzionano
Non esiste se non verso indirizzi email salvati nei contatti
Documenti
dell'account Gmail
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18. Funzionalità chiave: Funzioni
 Controllo di gestione
Funzioni di 

Finanza
Uffici studi
calcolo 

Uffici tecnici
Amministrazione
Oltre 200 funzioni di calcolo di varia natura per coprire
Excel quasi tutte le esigenze di calcolo con alcune novità
rispetto al 2003
Più o meno le stesse funzionalità di calcolo di Excel.
Calc
Mancano solo le nuove funzioni implementate dal 2007
Più o meno le stesse funzionalità di calcolo di Excel.
Spreadsheet Mancano solo alcune delle nuove funzioni implementate
dal 2007
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19. Funzionalità chiave: Data Analysis
Filtri  Controllo di gestione
 Finanza
Pivot tables  Uffici studi
Filtri potenziati e molto comodi
Excel Pivot tables potentissime e migliorate anche dal punto di
vista grafico
I filtri sono simili a quelli di Excel 2000/2003
Calc
Le Data Pilot ricordano le Pivot table di Excel 97
Il "gadget" che permette di impostare filtri e creare tabelle
Spreadsheet di dati raggruppati è ancora in evoluzione e non è pronto
per un uso professionale.
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20. Business Case
Schema di Business case
Set-up costs –
 Costi di acquisto del
pacchetto e migrazione
On-going costs –
 Manutenzione licenze,
canoni annuali,
manutenzioni,... IT Savings + Steady state net
Benefits
Pay Back Period
 Risparmi puramente
IT Costs of Systems
displaced
+ ICT  Risparmi ICT sommati
a quelli di Business
 Anni necessari a
 Costi cessanti (HW, SW, ripagare l’investimento
servizi) iniziale
Business Benefits
/ Savings
+
 Risparmi misurabili /
aumento efficienza dovuti
ai nuovi servizi
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21. Economics di Google Apps
• Google apps sta progressivamente mutando la policy sul compenso per il
servizio
• Inizialmente il servizio era gratuito, ora lo è solo se l’azienda ha meno di 50
utenti Google Apps, oltre (anche sono per 51) è necessario sottoscrivere
“premier”
• Inoltre per esigenze aziendali il servizio di archiviazione della posta
(postini) sembra indispensabile almeno per gli utenti con maggiori
esigenze
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22. Impatto differenziazione del servizio
Matrice livelli di servizio
Cost to Serve
Office Workers
Remote Users
IT Developers
Mobile Data
Accounting
One size fits all
Executives
Engineers
# of FTEs
Traders
Plants
Executives
500
Service Levers
Under Served
Support Ratio 80:1 175:1 145:1 ..
Developers
Traders /
Seats per user 1.2 1.0 1.5 .. 3000
Refresh rate 33% 33% 50% ..
Over Served
Hours of Operation 24x7 9-5 24x7
Office/Mobile
Worker
Response Time .. .. .. ..
8000
Scope of Services ..
Resolution
(Format & Rate)
100%
110%
120%
60%
70%
80%
90%
...
Cost to Serve (%)
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23. .. e quindi ?
? Se tutte queste soluzioni fossero gratuite quale sceglieresti?
? Secondo te è possibile una soluzione mista?
Secondo te è possibile passare ad una di queste soluzioni senza
?
prevedere formazione per gli utenti?
? La migrazione include anche il client di posta elettronica?
? Come gestirai le tue applicazioni Access?
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