Short presentation in project management for researchers at VUmc/VU medical center Amsterdam

1. Projectmanagement
BROK cursus
Daniel Gobits en Michelle Hendrikx
30 mei 2013

2. Dezelfde tekening?!

3. Hoe de klant
het vertelde
Hoe de manager
het begreep
Hoe de opdrachtgever
het voor zich zag
Hoe de projectleider
het plan maakte
Hoe de teamleden het
plan opvatten
Hoe het project was
gedocumenteerd
Hoe het project werd
uitgevoerd
Hoe het project werd
begroot
Hoe het project werd
ondersteund
Wat de klant eigenlijk
nodig had

4. Voorstellen
• Daniel Gobits

5. Inhoud
• Goede projecten goed doen
• Professionaliseren projectmanagement
• Definities en basisprincipes
• Communicatie
• Onderzoek en projectmanagement

6. “De goede projecten goed doen”
de projecten goed doen’
• het op tijd en binnen budget opleveren van de afgesproken
kwaliteit: projectefficiëntie
‘de goede projecten doen’
• welke projecten zijn het meest interessant om uit te voeren en
welke projecten kunnen we beter staken: projecteffectiviteit?

7. Aanleiding voor professionaliseren
projectmanagement
Medio 2009:
• > 120 VUmc brede projecten met totaal budget > €80 miljoen
• niet duidelijk of en hoe ze bijdragen aan de strategie van VUmc
• Voor slechts 10% schatting van de kosten
• Voor slechts 2% een schatting van de baten
• Business cases nauwelijks aanwezig
In de periode 2006 – 2010 geven we jaarlijks +/- € 4 miljoen uit
aan externe projectleiding en –advisering

8. Professionele VUmc projectmanagers:
• Hanteren dezelfde methodiek en kennen de spelregels
• Zijn opgeleid (cursussen via Amstel Academie)
• Plannen en budgetteren
• Kennen een heldere verdeling van rollen,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden
• Schrijven heldere en uniforme projectplannen en rapportages
• Communiceren op een heldere manier
• Maken afspraken en leggen deze vast

9. De kern van projectmanagement
Het vergroten van de kans op resultaat
door het beheersen van onzekerheid

10. Definities
• Een project is ‘een tijdelijke werkorganisatie, gebaseerd op een
flexibele inzet van mensen en middelen, met het doel om een
concreet resultaat te bereiken binnen scherpe afspraken over
tijd, geld en kwaliteit’
• Een programma is ‘een verzameling van projecten die in
samenhang worden geselecteerd, gepland en gemanaged’
• Een portfolio is ‘een overzicht van projecten en programma’s
die bijdragen aan het realiseren van de strategie’
noord-zuidlijnnoord-zuidlijn
programma
infrastructuur
programma
infrastructuur
Portfolio gemeente
Amsterdam: infrastructuur, milieu,
zorg etc.
Portfolio gemeente
Amsterdam: infrastructuur, milieu,
zorg etc.

11. Projecten en programma’s
VUmc projectenportfolio
programma
programma
programma
project
project project
project
project
project
project
lijn
lijn
lijn
project project
project
project
project

12. 3 manieren om een opdracht op te pakken
onzekerheidonzekerheid
planbaarheidplanbaarheid

13. De basisprincipes: TOGIK
Beheersen van product en proces
organisatie
kwaliteit
scope
geld tijd
informatie

14. rol wie taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
opdrachtgever KWF –geeft opdracht
–stelt budget beschikbaar
–geeft richtlijnen
–besluit over go-no go
projectleider professor / postdoc –neemt opdracht aan
–neemt personeel aan
–is eindverantwoordelijk voor:
–de uitvoering van het project
–budget, rapportages, eindproduct
–begeleiding medewerkers
projectmedewerker promovendus –krijgt opdrachten van projectleider
–is verantwoordelijk voor de uitvoering
–rapporteert naar projectleider over voortgang
financial controller medewerker financiële
zaken /
projectadministratie
– krijgt opdrachten van projectleider
– is verantwoordelijk voor de uitvoering
– rapporteert naar projectleider over voortgang
Voorbeeld: rolverdeling, afspraken en communicatie in een KWF project
Communicatie!Communicatie!

15. Oerprincipes projectmanagement
Resultaatgericht en planmatig werken door te:
• Analyseren en toetsen
“Bezint eer ge begint!”
• Faseren en plannen
“Structuur en planning geven richting!”
• Beheersen
“(Sturen op) de goede dingen goed doen!”
• Borgen
“Laat het resultaat voortleven in de organisatie!”

16. Wat heeft een onderzoeker hieraan?
• Ken je rol
• Maak afspraken
• Weet wat er van je verwacht wordt
• Claim tijd van je opdrachtgever/begeleider
• Pas oerprincipes toe

17. VUmc projectmanagement methodiek
“De goede projecten, goed doen!”
Procesplaat
Projectmanagers

18. Meer weten?
• Neem contact op met de Sectie Projecten
dienst Strategie, Bestuur en Projecten
projecten@vumc.nl
• Amstel Academie:
http://www.vumc.nl/afdelingen/AmstelAcademie/vumcaanbod/