Mais conteúdo relacionado
Mais de Hiroyuki Ichikawa (20)
袋井市Bpr研修(第3回)
- 3. CivicTechLab.
アジェンダ
1. Icebreaker 13:30-13:40
2. 振り返り 13:40-13:45
3. 今日の業務フローのお約束 13:45-13:55
4. 現状業務フロー 13:55-14:25
5. 新しい業務フローをつくる 14:25-14:45
6. 現状の回数や、効果算出、時間の確認 14:45-15:05
7. ペーパープロトタイプの作成 15:05-15:40
8. シックスハットシンキング 15:45-16:05
9. あるべき姿の業務フローの完成 16:00-16:30
10. 発表用のワークシート 16:30-16:40
11. 発表 3分 × 6チーム 16:40-17:00
- 21. CivicTechLab.
概算の工数計算表(今まで) 時間
プロセス
No.
作業名 (a)回数
1人/ 回
(b)1回の
作業時間/ 分
(c)人数 合計時間
(a) x (b) x (c)
1 世帯ごとに封書送付(委託)
2 受け取り 32000 2 1 64000
3 内容審査(目視) 3200 5 10 160000
4 PC入力作業 3200 5 10 160000
5 入力内容確認 3200 5 10 160000
6 振り込みデータ作成 3200 5 10 160000
7 振り込み確認(振り込みステー
タスをcsvで落とす)
90 5 1 450
8 封書送付(委託)
総合計時間: 11740時間
2つに分かれて
工数・費用算出
- 22. CivicTechLab.
概算の金額計算表(今まで) 費用
プロセス
No.
作業名 (a)回数
1人/ 回
(b)1回に
かかる金額
(c)人数 合計時間
(a) x (b) x (c)
1 世帯ごとに封書送付(委託) 80 32000 2,560,000
2 受け取り
3 内容審査(目視) 不備送付 500 80 1 40,000
4 PC入力作業
5 入力内容確認
6 振り込みデータ作成
7 振り込み確認(振り込みステー
タスをcsvで落とす)
8 封書送付(委託) 80 32000 2,560,000
合計金額:5,160,000
- 24. CivicTechLab.
概算の工数計算表(あるべき姿) 時間
プロセス
No.
作業名 (a)回数
1人/ 回
(b)1回の
作業時間/ 分
(c)人数 合計時間
(a) x (b) x (c)
1 世帯ごとに封書送付(委託)
2 電子申請(基本のチェック付
き)
3200 5 10 160000
3 申請内容確認、銀行振り込み
データ作成
3200 5 10 160000
4 振り込み確認(振り込みステー
タスをcsvで落とす)
90 5 1 450
5 確認サイト更新
(封書のやり取りの代わり)
90 5 1 450
総合計時間:5348時間
2つに分かれて
工数・費用算出
- 40. CivicTechLab.
一つでも当てはまれば直す!
観点が出てこないのは、視野が狭くなっている証拠。
たった一度ぐらいで完璧なできるという考えは捨てる。
No 視点 足りていない観点
1 客観的・中立的な視点 ・既にある仕組みで対応できるのではないか。車輪の再発明はしない(ふっぴーボイスなど)
・その仕組みが最高だとすると、なぜ、他の自治体で類似の仕組みがないのか?
2 感情的・直感的な視点 ・全員が使うためにはどうしたらいいか?(使い易い仕組みとは、気が付かずに使えるか)
・100%の活用、精度をするためには何をするのか。
3 積極的・希望的な視点 ・既にやればいいのではないか?
・デジタル化ではなく、作業対象を移転できないか。公民連携、外部発注など
4 分析的・俯瞰的な視点 ・汎用性があるものになっているか?(袋井市オリジナルになりすぎてないか)
・数量、時間的な価値があるか
・その作業のためにだけ使うことが価値になるのか(分析や再配置に利用できないか)
5 革新的・創造的な視点 ・使おうとする仕組みが既に古いのでは
・「自分が調べる」→「自動でデータが集まる」への転換
・手作業残っている → デジタル化できないか
・ベース作成(1回のみ)と、追加・修正・削除(継続)は別で考えられているか
6 批判的・消極的な視点 ・自部門の課長(移動あり)がその仕組みを継続的に使えるか
・説明なく、みんなが使いこなせる仕組みになっているか
・継続的にデータや更新ができるのか
・一時凌ぎの方法ではないか?継続性があるのか
・協力団体は使ってくれるのか
修正点が「3以上」出ていなければ、検討が足りない!
浅い検討になっているので、講師が入って叩き壊します
→ それを修正ポイントとする。
- 42. CivicTechLab.
概算の工数計算表(あるべき姿) 時間
プロセス
No.
作業名 (a)回数
1人/ 回
(b)1回の
作業時間/ 分
(c)人数 合計時間
(a) x (b) x (c)
1 世帯ごとに封書送付(委託)
郵送2 受け取り 13000 2 1 26000
郵送3 内容審査(目視) 1300 5 10 65000
郵送4 PC入力作業 1300 5 10 65000
郵送5 入力内容確認 1300 5 10 65000
6 振り込みデータ作成 3600 5 10 160000
7 振り込み確認(振り込みステータスをcsv
で落とす)
90 5 1 450
郵送8 封書送付(委託)
電子申請10 電子申請(基本のチェック付き) 1900 5 10 95000
総合計時間:7940時間
2つに分かれて
工数・費用算出
シックスハットシンキングで、すべての人が電子申請対応できないため、40%は今まで通りとした
- 43. CivicTechLab.
概算の金額計算表(あるべき姿) 費用
プロセス
No.
作業名 (a)回数
1人/ 回
(b)1回に
かかる金額
(c)人数 合計時間
(a) x (b) x (c)
1 世帯ごとに封書送付(委託) 80 32000 2,560,000
郵送2 受け取り
郵送3 内容審査(目視) 不備送付 150 80 1 40,000
郵送4 PC入力作業
郵送5 入力内容確認
6 振り込みデータ作成
7 振り込み確認(振り込みステー
タスをcsvで落とす)
郵送8 封書送付(委託) 80 13000 1,040,000
電子10 確認サイト更新
(LINE を使い無償分で対応)
1 0 0
合計金額:3,640,000
- 44. CivicTechLab.
発表用のワークシート 16:30-16:40
デジタル要素 業務改革
(ルール、仕組み)
市民 ・24時間受付
・どこでも確認
行政 ・転記ミス・
チェックの削減
・振り込み業務の
高速化
・個人情報の管理
その他 ・電子申請のルールの
策定
現行ストーリー あるべき姿
時間的効果
Xxx時間
金額的効果
Xxx円
「今までこういう
業務で郵送・複数入力が
ネックでした」
「あるべき姿では電子申
請とすることでデータを
活用し工程削減」
「市民に対する価値は24時間受付・回答と素早い振り込
みで、行政に対する価値はミスと申込不備の削減、
その他の価値は市民の電子サービスの広報です。」
「効果はxx時間削減、
xx円削減になりまし
た。」
郵送
受け取り・チェック
PC入力
確認
銀行振り込み入力
振り込み通知送信
電子申請
チェック
振り込み入力
情報確認サイト
- 45. CivicTechLab.
発表 3分 × 6チーム 16:40-17:00
各チーム準備を含めて「3分」厳守でお願いします。
時間は無尽蔵にあるわけではない、コンパクトに伝える技術も必要。
各チームへのフィードバックは、付箋に書いて後で渡す。
(1チームごとに渡す時間は取りません、終了後交換してください)
時間がおしている時は、各チームのURLを渡すので、内容を見て
コメントを付箋で渡してください。