Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

Inhoud
Managementsamenvatting…………………………………………………………………………… 4

1 Wat / waarom? .............................................................................................................................5
1.1 Achtergrond digitaliseringsplan........................................................................................................ 5
1.2 Definitie digitaliseringsplan ............................................................................................................. 5
1.2.1 Reikwijdte digitaliseringsplan ...................................................................................................................................... 5
1.2.2 Alleen Erfgoed? ............................................................................................................................................................ 6
1.3 Opzet digitaliseringsplan .................................................................................................................. 6
2 Digitalisering bij Erfgoed (december 2009) ...............................................................................8
2.1 Collecties .......................................................................................................................................... 8
2.1.1 Fysieke Erfgoedcollecties............................................................................................................................................. 8
2.1.2 Digitale Erfgoedcollecties ............................................................................................................................................ 8
2.2 Infrastructuur .................................................................................................................................... 9
2.3 Projecten ......................................................................................................................................... 10
2.3.1 Lopende digitaliseringsprojecten Erfgoed.................................................................................................................. 10
2.3.2 In voorbereiding genomen projecten .......................................................................................................................... 11
2.4 Projectideeën .................................................................................................................................. 11
3 (Nieuwe) aanpak.........................................................................................................................12
3.1 Beleid.............................................................................................................................................. 12
3.1.1 Prioriteiten digitalisering ............................................................................................................................................ 12
3.1.2 Werkprocessen ............................................................................................................................................................ 12
3.1.3 Richtlijnen en standaarden .......................................................................................................................................... 12
3.1.4 Opslag masterbestanden ............................................................................................................................................. 13
3.1.5 Landelijke samenwerking ........................................................................................................................................... 14
3.1.6 Ontsluiting................................................................................................................................................................... 14
3.1.7 Eigen publicaties open access..................................................................................................................................... 14
3.2 Organisatie...................................................................................................................................... 14
3.2.1 Erfgoed........................................................................................................................................................................ 15
3.2.2 Elektronische Diensten ............................................................................................................................................... 16
3.2.3 Acauisitie & Metadatering .......................................................................................................................................... 16
3.3 Infrastructuur .................................................................................................................................. 17
3.3.1 (Virtuele) samenvoeging databanken ......................................................................................................................... 17
3.3.2 Workflow en procedures EAD’s ................................................................................................................................ 17
3.3.3 OAI-MPH ................................................................................................................................................................... 17
3.3.4 METS .......................................................................................................................................................................... 17
3.3.5 EAC ............................................................................................................................................................................. 18
3.4 Digitalisering op aanvraag .............................................................................................................. 18
3.4.1 Meest aangevraagd Erfgoed materiaal ....................................................................................................................... 18
3.4.2 Actualiteit .................................................................................................................................................................... 18

4 Het digitaliseringsproces ...........................................................................................................20
4.1 Opstellen projectvoorstel, begroting en planning ........................................................................... 20
4.1.1 Organisatie .................................................................................................................................................................. 20
4.1.2 Sjablonen en eenduidige basisgegevens ..................................................................................................................... 20
4.1.3 Afstemming en communicatie .................................................................................................................................... 21
4.2 Metadata ......................................................................................................................................... 21
4.2.1 Beschikbaarstelling digitale bestanden van archivale collecties................................................................................ 22
4.2.2 Dubbele digitalisering ................................................................................................................................................. 22
4.2.3 Gebruikte standaarden ................................................................................................................................................ 22
4.3 Digitalisering en technische controle.............................................................................................. 23
4.4 Koppeling scans en metadata, inhoudelijke controle ..................................................................... 23
4.4.1 Acceptatieomgeving? ................................................................................................................................................. 23
4.5 Presentatie ...................................................................................................................................... 23
Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 2/40
Versie: definitief Datum: 12-01-2010

4.5.1 Website ....................................................................................................................................................................... 23
4.5.2 Samenvoeging databanken ......................................................................................................................................... 24
4.5.3 Presentatie ‘digital born’ materiaal............................................................................................................................. 24
4.5.4 Tentoonstellingen........................................................................................................................................................ 24
4.5.5 Engelse vertaling......................................................................................................................................................... 25
4.5.6 Copyright .................................................................................................................................................................... 25
4.5.7 Geïntegreerd front-end? .............................................................................................................................................. 26
4.5.8 (Inter)nationale samenwerking ................................................................................................................................... 26
4.6 Duurzame opslag en toegankelijkheid ............................................................................................ 28
4.6.1 Samenstelling digitale collectie .................................................................................................................................. 28
4.6.2 Duurzaamheidsstrategie en perpetual acces ............................................................................................................... 28
4.6.3 Opslag / Repository / Uitbesteden .............................................................................................................................. 28
4.6.4 Organisatie .................................................................................................................................................................. 29
4.7 Evaluatie ......................................................................................................................................... 29
4.7.1 Kennisdisseminatie ..................................................................................................................................................... 29

5 Richtlijnen en standaarden .......................................................................................................30
5.1 Metadata ......................................................................................................................................... 30
5.1.1 Richtlijnen metadata per materiaalsoort..................................................................................................................... 30
5.1.2 Metadata na Aleph: van Dublin Core naar MARC21 ................................................................................................ 30
5.2 Digitalisering .................................................................................................................................. 31
5.2.1 Richtlijnen................................................................................................................................................................... 31
5.2.2 Targets ......................................................................................................................................................................... 32
5.2.3 Formaten ..................................................................................................................................................................... 32
5.2.4 Preservation / technische metadata ............................................................................................................................. 32
5.2.5 Bestandsnaamgeving .................................................................................................................................................. 32

6 Projectvoorstellen.......................................................................................................................33
6.1 Infrastructurele projecten ................................................................................................................ 33
6.1.1 Samenvoeging databanken en richtlijnen per materiaalsoort..................................................................................... 33
6.1.2 Workflow en procedures EAD ................................................................................................................................... 33
6.1.3 Implementatie OAI-PMH in teksten beeldbank en EAD’s ..................................................................................... 34
6.1.4 ErfgoedLab web-infrastructuur .................................................................................................................................. 34
6.2 Optimalisering werkprocessen ....................................................................................................... 35
6.2.1 Optimalisering werkprocessen digitalisering ............................................................................................................. 35
6.2.2 Beschrijving en ontwikkeling werkproces digitale duurzaamheid ............................................................................ 35
6.2.3 Optimalisering werkproces reproductieaanvragen ..................................................................................................... 36
6.3 Als gevolg van de implementatie van Aleph .................................................................................. 36
6.3.1 Applicaties voor museale taken .................................................................................................................................. 36
6.4 Overige projecten ........................................................................................................................... 36
6.4.1 Digitalisering op aanvraag.......................................................................................................................................... 36
6.4.2 Verwerken, tonen en aanvragen van inventarissen in EAD ....................................................................................... 37
6.4.3 Onderzoek digital born materiaal ............................................................................................................................... 37
6.4.4 Onderzoek persistente identificatoren ........................................................................................................................ 37
6.4.5 Open access beschikbaarstelling van Erfgoed / UBA publicaties ............................................................................. 37

7 Bijlage 1: Ontsluiting .................................................................................................................39
7.1 Inleiding.......................................................................................................................................... 39
7.2 Collectiebeschrijvingen / EAD’s .................................................................................................... 39
7.2.1 UBA-beleid ................................................................................................................................................................. 39
7.2.2 Digitale presentatie EAD’s ......................................................................................................................................... 39
7.2.3 Raadpleging fysiek materiaal ..................................................................................................................................... 40
7.2.4 Themacollecties in EAD ............................................................................................................................................. 40
7.2.5 Nationale EAD portal ................................................................................................................................................. 40

8 Bijlage 2: Overzicht afgeronde en lopende projecten .........Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.


Managementsamenvatting

Dit digitaliseringsplan Erfgoed van de UBA brengt de reeds bestaande digitaliseringsproducten van
Erfgoed, de collecties met digitaliseringspotentie en de digitaliseringsstandaarden die gehanteerd wor-
den zo volledig mogelijk in kaart, evenals de doelen, uitdagingen en knelpunten met betrekking tot de
wijze van digitalisering, de beschikbaarstelling en duurzame opslag. Daarbij zullen concrete digitalise-
ringsdoelen van de UBA voor de periode 2010-2011 worden geformuleerd.

Dit beleidsplan beoogt aan het eind van 2011 tot resultaten te hebben geleid die het mogelijk maken
een UBA-brede digitaliseringsstrategie te formuleren die aansluit bij de visie van de UKB en DEN.
Om dit te kunnen bereiken zal in de komende 2 jaar de nadruk liggen op het verbeteren van de werk-
processen, het optimaliseren van de digitale beschikbaarstelling en de infrastructuur. Het digitaliseren
van collecties zal met name gericht zijn op de lopende-, in voorbereiding genomen- en landelijke pro-
jecten en niet op nieuwe initiatieven. Het plan zal derhalve begin 2010 uitmonden in ruim 10 project-
voorstellen die de komende 2 jaar zullen worden uitgevoerd t.b.v. de informatie-infrastructuur en de
optimalisering van de werkprocessen voor digitaliseringsprojecten.


1 Wat / waarom?

1.1 Achtergrond digitaliseringsplan
Het projectplan bij de subsidieaanvraag bij SenterNovem Digitaliseren met be-
leid t.b.v. een Informatieplan voor de Bibliotheken van de UvA beschrijft 2 pro-
jectresultaten 1 :
 UBA informatiebeleidsplan
 Digitaliseringsplan Erfgoed van de Universiteitsbibliotheek (UBA) van de
Universiteit van Amterdam (UvA).
Het informatiebeleidsplan UBA 2009-2013 is in november 2008 verschenen 2 .
Dit rapport vormt het digitaliseringsplan Erfgoed 2010-2011van de UBA.
De subsidieaanvraag bij SenterNovem is destijds ingediend vanwege de behoef-
te het huidige informatiebeleid van de UBA en het digitaliseringsbeleid van de
Divisie Erfgoed in kaart te brengen en richting te geven. Het belang hiervan kan
niet onderschat worden. Een samenhangende visie is nodig, de huidige en toe-
komstige digitaliseringproducten dienen hun plek te krijgen in een breder be-
leidskader en gëintegreerde infrastructuur. Dit is niet alleen van belang voor op-
timale dienstverlening van onze universiteitsbibliotheek, maar ook bezien van-
uit de (inter)nationale ontwikkelingen die allen wijzen op vergaande samenwer-
king tussen kennis- en erfgoedinstellingen. Hiertoe moet worden ingezet op het
gebruik van open standaarden die uitwisseling mogelijk maken en op het flexi-
bel kunnen inspelen op wensen van de gebruiker, waarbij de profilering van de
instelling als beheerder van content van ondergeschikt belang is.

1.2 Definitie digitaliseringsplan
Dit digitaliseringsplan Erfgoed van de UBA brengt de reeds bestaande digitali-
seringsproducten van Erfgoed en de collecties met digitaliseringspotentie zo
volledig mogelijk in kaart, evenals de doelen, uitdagingen en knelpunten m.b.t.
de wijze van digitalisering, beschikbaarstelling en duurzame opslag. Daarbij
zullen concrete digitaliseringsdoelen van de UBA voor de periode 2010-2011
worden geformuleerd. Dit digitaliseringsplan zal in de komende beleidsperiode
resulteren in een tiental projecten waarin deze doelen worden gerealiseerd (zie
hoofdstuk 6).

1.2.1 Reikwijdte digitaliseringsplan
Een digitaliseringsplan pur sang (volgens de normen van Digitaal Erfgoed Ne-
derland 3 (DEN)) - welke collecties gaan we wanneer digitaliseren - is op dit

1 P:Elektronische DienstenAfdeling Ontwikkeling en InnovatieInformatieplansubsidieaanvraagProjectplan Digitaliseren
met beleid.doc P.4.
2 http://home.medewerker.uva.nl/m.j.vandenberg/bestanden/Informatiebeleidsplan%202009-2013%20v2a.pdf
3 http://www.den.nl/docs/20060629185053

moment niet haalbaar en niet wenselijk. Niet haalbaar omdat een totaaloverzicht
van al het Erfgoed ontbreekt omdat delen ervan niet beschreven zijn (zie para-
graaf 2.1.1). En niet wenselijk omdat er allereerst behoefte is aan effectieve
werkprocessen, praktisch uitvoerbare richtlijnen en aan onderbrenging en opti-
male presentatie van bestaande en toekomstige digitaliseringsproducten. Toe-
komstige digitaliseringsprojecten zullen veel efficiënter uitgevoerd kunnen
worden als bovengenoemde zaken op orde zijn.

1.2.2 Alleen Erfgoed?
Er is in eerste instantie ingezet op een digitaliseringsplan voor alleen het UBA
Erfgoed. Het zou zinvol zijn als dit plan na vaststelling uitgebreid zou worden
met de verspreide en reguliere 4 collecties van de UBA. Voorwaarde daarbij is
dat ook het collectieplan Erfgoed uitgebreid wordt tot een UBA breed collectie-
plan 5 .

1.3 Opzet digitaliseringsplan
DEN gaat bij de opstelling van een digitaliseringsplan impliciet uit van een ge-
degen, samenhangende infrastructuur voor de opslag en presentatie van de digi-
tale afbeeldingen en een efficiënte workflow van de digitaliseringsprocessen.
Het opstellen van een digitaliseringsplan volgens de normering van DEN con-
fronteert de instelling dan ook met de huidige stand van zaken, met de situatie
die wenselijk is en met de noodzaak tot formulering van een visie op digitalise-
ring die vertaald moet worden in concrete en praktische beleidsdoelen.
Met dit digitaliseringsplan Erfgoed beoogt de UBA haar digitaliseringsbeleid te
professionaliseren. Niet alleen omdat subsidiegevers dat verlangen, maar ook
omdat door de sterke groei van de digitale dienstverlening en de onderliggende
ICT infrastructuur een ad hoc beleid niet langer toereikend is. Een samenhan-
gende visie waar de UBA staat en in de nabije toekomst naar toe wil, is noodza-
kelijk.
Dit digitaliseringsplan beoogt aan het eind van 2011 tot resultaten te hebben ge-
leid die het mogelijk maken een UBA-brede digitaliseringsstrategie te formule-
ren die aansluit bij de visie van de UKB 6 . Om dit te kunnen bereiken zal in de 2
jaar die dit digitaliseringsplan bestrijkt de nadruk liggen op het verbeteren van
de werkprocessen, het opstellen van digitaliseringsrichtlijnen en het optimalise-
ren van de digitale beschikbaarstelling en infrastructuur. Het digitaliseren van
collecties zal met name gericht zijn op de hiervoor beschreven lopende-, in
voorbereiding genomen- en landelijke projecten en niet op nieuwe initiatieven.

4
De reguliere collecties kunnen de kennis over Erfgoed collecties onderbouwen en in perspectief plaatsen. Tijdschriften,
naslagwerken en specialistische collecties bij faculteitsbibliotheken zouden ook geïnventariseerd moeten worden op digital-
iseringsmogelijkheden.
5
Een digitaliseringsplan bouwt voort op een collectieplan met daarin een totaaloverzicht van alle collecties, hun omvang,
plaatsing, bewaarcondities en fysieke staat.
6 UKB is het samenwerkingsverband van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek.

Er zijn tot nu toe diverse ad hoc digitaliseringsprojecten opgestart en afgerond.
Er is weinig zicht op de totale hoeveelheid personele inzet die deze projecten
vergen. Het recent ingerichte projectbureau Erfgoed zal in de toekomst toezicht
moeten houden op de inzet van menskracht. De lopende en in voorbereiding ge-
nomen projecten zullen de komende 2 jaar een grote belasting voor de UBA
brede organisatie betekenen. Daarom is besloten deze beleidsperiode geen
nieuwe initiatieven voor het digitaliseren van collecties te ontwikkelen naast de
lopende en in voorbereiding genomen projecten.
Dit digitaliseringsplan is tot stand gekomen na uitvoerig vooronderzoek, inclu-
sief workshops, gebruikersonderzoek en gesprekken met betrokkenen.
Het hierna volgende hoofdstuk 2 beschrijft de huidige stand van zaken. Hierin
zullen de (digitale) collecties en digitaliseringsproducten, de huidige infrastruc-
tuur en de lopende en in voorbereiding genomen projecten kort besproken wor-
den. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de verschillende onderdelen van
de digitaliseringsstrategie van de UBA. Aan de hand van 7 stappen van het digi-
taliseringsproces worden in hoofdstuk 4 een aantal voornemens en voorwaarden
m.b.t. de werkprocessen voor digitalisering besproken die na vaststelling van
het digitaliseringsplan zullen uitmonden in concrete projectresultaten. Hoofd-
stuk 5 bevat voornemens en voorwaarden om tot concrete, werkzame praktische
richtlijnen voor digitalisering te komen. Tot slot zal hoofdstuk 6 kort ingaan op
de concrete projectvoorstellen die voortvloeien uit dit digitaliseringsplan. Er
zijn 2 bijlages aan het plan toegevoegd: 1.Ontsluiting, 2 Gedetailleerd overzicht
van afgeronde, lopende en in voorbereiding genomen digitaliseringsprojecten.
Een geïnitieerde bijlage met projectideëen komt te vervallen. Dit overzicht is in
bewerking en zal worden beheerd door de Exptertisegroep Ontsluiting en Digi-
talisering (Expertisegroep O&D) van Erfgoed.


2 Digitalisering bij Erfgoed (december 2009)

2.1 Collecties

2.1.1 Fysieke Erfgoedcollecties
Het concept collectieplan van de Divisie Erfgoed biedt geen totaaloverzicht van
alle Erfgoed collecties. Het collectieplan is een beleidsdocument. In de nabije
toekomst zal het leiden tot een overzicht van Erfgoedcollecties ingedeeld vol-
gens zwaartepunt (A-, B- en C-collecties) die het resultaat zijn van methodisch
verantwoord onderzoek. De lijst zal in de toekomst een totaaloverzicht bieden
van alle collecties getoetst aan verschillende criteria die de digitaliseringspoten-
tie bepalen (zoals bijv. staat, belang, omvang, vraag, doelgroep, copyright en
digitale presentatie) 7 .

2.1.2 Digitale Erfgoedcollecties 8
2.1.2.1.1 Tekstbanken (samengestelde objecten)
 Romeyn de Hooghe
 Nederlandse Boekproductie UBA 9
 Boeken en handschriften Bijzondere Collecties
 Coornhert (wordt Non-conformisten)
 Anatomische preparaten van Frederik Ruysch
2.1.2.1.2 Beeldbanken (enkelvoudige objecten)
 Remonstrantse prenten
 Doopsgezinde prenten
 Affiches
 Bijzondere Collecties – een verzameling verzamelingen
 Botanie
 Surinamica
 Amsterdams Archeologisch Centrum
 Boekillustraties
 UBA-inv 10
 Universiteitsgeschiedenis
 Kaartencollectie
 Portrettencollectie
 Allard Pierson Museum – Archeologische Collectie

7 Er bestaan wel collectielijsten met dergelijke gegevens. Er wordt momenteel besproken of deze gegevens in een
verkorte versie van een definitief collectieplan anno 2009 opgenomen zouden kunnen worden.
8 zie ook Bijlage 2 / Hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden..
9
Nederlandse Boekproductie UBA betreft strikt genomen geen Erfgoedcollectie vanwege de periode waarin de boeken ge-
drukt zijn. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering berust desondanks wel bij het Projectbureau Bijzondere Collecties,
vanwege de ervaring met Metamorfozeprojecten. Zie: http://uba-bnb.dpc.uba.uva.nl/
10
UBA-inv is een tijdelijke beeldbank voor lopende projecten (tussenstation) en voor illustraties bij collectiebeschrijvingen.
Deze beeldbank is niet direct toegankelijk voor het publiek.


2.1.2.1.3 Onderzoeksdatabanken
 Album Academicum
2.1.2.1.4 Digital born en ander digitaal materiaal
 Digital born kaartenmateriaal – geen voorziening
 Fotografie (geplaatst in beeldbank Universiteitsgeschiedenis)
 Digitale (vormgevers)archieven zijn nog niet in de collectie aanwezig (maar
worden wel verwacht in de nabije toekomst) – geen voorziening
2.1.2.1.5 Overige digitale Erfgoedproducten
 Scans vervaardigd voor projecten, waarvan de opnames nooit geplaatst zijn
in een Erfgoed-databank (bv. scans Willem Witsen 11 , overige scans Surina-
mica).
 Scans vervaardigd voor projecten, waarvan de opnames nooit geplaatst zijn
i.v.m. ontbreken metadata en/of ontbreken passende databank.
 Scans vervaardigd voor reproductieaanvragen van Erfgoed. Deze zijn in het
verleden niet bewaard. Het bleek ondoenlijk digitale opnames te hergebrui-
ken, vooral vanwege het ontbreken van metadata (en de administratieve han-
delingen bij digitalisering van enkele tekstpagina’s uit een boek). Onder-
zocht moet worden of de metadata die de fotograaf nu toekent wèl toerei-
kend is voor plaatsing in de beeldbank.

2.2 Infrastructuur
De technische infrastructuur van UBA valt onder de verantwoordelijkheid van
de sector Elektronische Diensten (ED), waarbij het Digitaal Productiecentrum
(DPC) de technische infrastructuur voor Erfgoed verzorgt. Het DPC biedt ad-
vies en technische ondersteuning bij de creatie van digitale producten en be-
schikt over de infrastructuur om dit materiaal toegankelijk te maken. Het DPC
levert diensten aan derden (intern en ex-tern) tegen betaling.
De producten van het DPC worden op basis van open, internationale standaar-
den beschikbaar gemaakt via het internet en zijn raadpleegbaar en doorzoekbaar
via een browser (FireFox, Explorer). De teksten of gegevens worden geënco-
deerd in XML (Extensible Markup Language). Voor iedere productielijn wordt
één type Document Type Definition of Schema gebruikt voor de structurering
van de gegevens in XML. Daarbij wordt aangesloten bij internationale stan-
daarden zoals de Text Encoding Initiative (TEI) DTD en de ISO 12083 Article
DTD. Iedere productielijn bevat daarnaast een standaard opzet van de webinter-
face en middleware voor de databank of publicatie.
Afbeeldingen worden gedigitaliseerd in een hoogwaardig TIFF formaat. Deze
masters vormen het digitaal archief, waarvan afgeleiden gemaakt worden voor
de webpublicatie. Het gebruik van open, internationale, 'non-proprietary' stan-
daarden garandeert dat de producten platform- en producentonafhankelijk zijn.
Om de XML geëncodeerde informatie te kunnen indexeren en fijnmazig door-
zoekbaar te maken via internet is destijds een krachtige XML zoekmachine aan-

11
http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/collecties/willem_witsen

geschaft. De communicatie naar en van de zoekmachine verloopt via modulair
opgebouwde middleware. Deze middleware op de server zorgt voor de verwer-
king van zoekvragen die een gebruiker via een webpagina invoert. De data die
de zoekmachine verstuurt, worden via de middleware dan weer dynamisch om-
gevormd tot webpagina’s. De Digital Library eXtension Service (DLXS) van de
University of Michigan levert de zoekmachine en middleware klassen. Momen-
teel wordt er getest met XTF (Extensible Text Framework) van de California
Digital Library. Indien de test gunstig uitpakt (eindresultaten in juni 2010), zal
overwogen worden op deze software over te gaan.
Voor de invoer van gegevens door redacteuren of auteurs wordt het content ma-
nagement systeem OUI gebruikt. De basis van dit cms is de native XML data-
base van X-Hive. Het cms dat nu gebruikt wordt, is op termijn aan vervanging
toe. In de loop van 2010 zal hier meer duidelijkheid over komen.

2.3 Projecten

2.3.1 Lopende digitaliseringsprojecten Erfgoed 12
2.3.1.1 Metamorfoze
 Pekidim en Amarkalim
 Schoolmuseum
 Aanvulling Nederlandse Boekproductie - incl. Jaarboeken UvA

12 zie ook Bijlage 2 / Hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.

2.3.1.2 Geheugen van Nederland
 Iconographia Zoologica
 Highlights Multatuli
 Highlights Albert Verwey
 Highlights Frederik van Eeden
 Brieven Willem Witsen
2.3.1.3 Overige digitaliseringsprojecten
 Middeleeuwse manuscripten UBA
 Verhandlungen der Germanisten
 3D modellen gipsen APM
 Dutch Print Online
2.3.1.4 Onderzoeksdatabanken
Album Promotorum (uitbreiding bestaande Album Academicum)

2.3.2 In voorbereiding genomen projecten
 Libratory (monografieën) i.s.m. KB en UBL
 UNICUM (gezamenlijke digitale toegang tot de academische museale en ar-
chivale erfgoedcollecties op basis van EAD).
 Dagboeken Willem de Clerq
 Archief Hugo de Vries
 19e eeuwse boekhandelscatalogi
 Toonkunstcollectie
 Digitalisering analoge afbeeldingen van de museale objecten van het Allard
Pierson Museum 13
 Atlas der Nederlanden
 Biblia Sacra
 Erfgoedlab (zie paragraaf 6.1.4)

2.4 Projectideeën
Voor projectideeën wordt verwezen naar de lijst die beheerd wordt door de Ex-
pertisegroep O&D van Erfgoed.

13
Thumbnails zouden op een UBA server geplaatst kunnen worden waarnaar gelinkt wordt vanuit Aleph.

3 (Nieuwe) aanpak

3.1 Beleid

3.1.1 Prioriteiten digitalisering
De grote hoeveelheid aan afzonderlijk lopende en in voorbereiding genomen
projecten legt een groot beslag op de organisatie en infrastructuur van de UBA.
Stroomlijning van de digitaliseringsprocessen komt alle projecten ten goede. De
lopende en in voorbereiding genomen projecten zullen waarschijnlijk de ko-
mende 2 jaar al zo’n belasting voor de organisatie opleveren (zowel voor de di-
visie Erfgoed, het DPC als voor de sector Acquisitie en Metadatering (A&M)),
dat de vraag rijst of ze allemaal bijtijds uitgevoerd kunnen worden. Een aantal
lopende en in voorbereiding genomen projecten vraagt om ontwikkeling van
nieuwe functionaliteit waarvoor tijd, personele inzet en middelen dienen te
worden gereserveerd.
Derhalve zal in de komende beleidsperiode de nadruk liggen op infrastructurele
projecten en de ontwikkeling van effectieve werkprocessen. Er zal alleen gedi-
gitaliseerd worden in het kader van:
- lopende - en al in voorbereiding genomen projecten (vastgelegd in het jaarplan
digitalisering van de Expertisegroep O&D van Erfgoed)
- aanvulling van al bestaande groeidatabanken (zie bijlage 2)
- nieuwe digitaliseringsprojecten in landelijk verband

3.1.2 Werkprocessen
Het digitaliseringsbeleid voor de komende 2 jaar zal zich vooral richten op het
in kaart brengen en zoveel mogelijk structureren en uniformeren van de werk-
processen volgens vastgestelde procedures. Hiertoe zullen enkele projectvoor-
stellen worden ingediend. Zie paragraaf 6.2.

3.1.3 Richtlijnen en standaarden
In de hier beschreven beleidsperiode zal met praktisch hanteerbare richtlijnen
voor UBA digitalisering worden gewerkt (zie hoofdstuk 5). Kwaliteitseisen
voor digitalisering kunnen worden afgeleid uit de doelstelling van de afzonder-
lijke digitaliseringsprojecten. Afhankelijk van die doelstelling kunnen er drie
soorten digitalisering onderscheiden worden:
1. Preservation imaging (Richtlijnen Metamorfoze- in de nabije toekomst twee
kwaliteiten mogelijk) – vervaardiging van preservation masters voor de lange
termijn.
2. Digitalisering voor de Erfgoed teksten beeldbanken (Richtlijnen Geheugen
van Nederland) en digitalisering op aanvraag - vervaardiging van productie
masters van goede kwaliteit voor de middellange termijn.


3. Digitalisering op aanvraag van access masters, waarbij kwaliteit zich alleen
richt op leesbaarheid.
n.b. Categorie 3: Digitalisering op aanvraag stelt minder hoge kwaliteitseisen
aan de scans. Hierbij gaat het vooral om snelle levering en leesbaarheid - ‘quick
and dirty’ digitalisering. Gebruikers die expliciet om hoge kwaliteit images vra-
gen (nr. 2 productie masters), kunnen tegen gepaste betaling en met een langere
wachttijd bediend worden.
Bij een aanvraag kan Erfgoed vanuit conserveringsoogpunt of omdat de aan-
vraag materiaal uit A-collecties betreft, besluiten te digitaliseren volgens de ei-
sen van categorie 2 (alleen in geval van integrale boeken of objecten), zodat de
aangevraagde scans tevens voor de eigen databanken gebruikt kunnen worden.

3.1.3.1 OCR
Beleid: Bij drukwerk OCR (optical character recognition) altijd uitvoeren, maar
de manier van beschikbaarstelling laten afhangen van de kwaliteit van de OCR.
1. Lage kwaliteit = gebruiken om op woordbasis te kunnen zoeken, maar OCR-
versie niet tonen.
2. Hoge kwaliteit = zowel gebruiken voor zoeken als tonen.

3.1.4 Opslag masterbestanden
De drie soorten digitalisering leiden tot drie vormen van opslag van de master-
bestanden:
1. Preservation imaging (Richtlijnen Metamorfoze, in het kader van Metamor-
foze Projecten) – opslag in e-Depot
2. Digitalisering voor de Erfgoed beelden tekstbanken (Richtlijnen Geheugen
van Nederland of Metamorfoze) of digitalisering op aanvraag van production
masters van goede kwaliteit (eigen fotograaf) – opslag bij Data Archiving and
Networked Services (DANS).
3. Digitalisering op aanvraag van access masters (eigen fotograaf) – opslag op
de server van de fotograaf van Erfgoed, niet voor de lange termijn.

3.1.4.1 Opslag masterbestanden bij nationale samenwerkingsprojecten
Bij nationale samenwerkingsprojecten (zoals Dutch Print Online) zorgt de pen-
voerende instelling (in dit voorbeeld de Konklijke Bibliotheek (KB)) voor de
duurzame opslag. Indien hier niet in voorzien kan worden, zal UBA de eigen
masters opslaan via DANS.
De masters worden niet dubbel opgeslagen als zij bij DANS zijn opgeslagen.
De masters in het e-Depot worden alleen in het geval van topstukken dubbel
opgeslagen (zie de topstukkenlijst in het collectieplan Erfgoed 2010-2014).


3.1.5 Landelijke samenwerking
Met het oog op de toekomst is (landelijke) samenwerking leidend in het digita-
liseringsbeleid van de UBA. Projecten die in landelijk verband worden opge-
start of brede samenwerking beogen, hebben ten alle tijden voorrang.

3.1.5.1 Beschikbaarstelling bij nationale samenwerkingsprojecten
Bij nationale samenwerkingsprojecten zorgt de penvoerende instelling voor de
centrale toegankelijkheid.
Er kan voor gekozen worden de afgeleiden van dergelijke projecten tevens in de
eigen systemen te importeren (tekst-, beeldbank) vanwege bijv. UBA profile-
ring, uitgebreidere metadatering of technische redenen:

1. Als het om topstukken gaat, worden opnames die geplaatst zijn in externe da-
tabanken eveneens binnen UBA-databanken getoond (n.b. kosten voor de inter-
ne opslag van de afgeleiden zijn hierop van invloed)
2. Als het niet om topstukken gaat, hangt het af van de status van de externe si-
te. Bij nationale, betrouwbare databanken, waaruit duidelijk blijkt dat de UvA
hierbij betrokken is, wordt niet voor verdubbeling gekozen, maar voor koppe-
ling

3.1.6 Ontsluiting
Hoewel ontsluiting een wezenlijk onderdeel vormt van het digitaliseringsproces,
is besloten dit onderdeel buiten het digitaliseringsplan om te behandelen in het
collectieplan Erfgoed.
Zie derhalve Hoofdstuk 6 / Bijlage 1

3.1.7 Eigen publicaties open access
Publicaties van en over de UBA worden per definitie open access beschikbaar
gesteld via de UBA repository en worden tevens op de Erfgoed site gepresen-
teerd. Dit open access beleid van de UBA is uitgangspunt bij gesprekken en
contractonderhandelingen met de uitgever. Er zal tevens een inhaalslag op dit
gebied ondernomen worden met het doel UBA publicaties uit het verleden waar
nog belangstelling voor is alsnog open access beschikbaar te kunnen stellen.
Hiervoor zal uitgezocht dienen te worden of de rechten van dergelijke publica-
ties uitsluitend bij de UvA liggen. Zie ook paragraaf 4.5.6.
Er zal een apart contract vanuit Erfgoed moeten worden opgesteld voor digitale
publicaties. Hierin moeten creative commons licenties opgenomen worden.

3.2 Organisatie
Een regulier digitaliseringsplan zou uitgevoerd worden door de divisie Erfgoed
in nauwe samenwerking met de sectoren ED, A&M en Publieksdiensten. Dit
digitaliseringsplan richt zich niet op (prioritering van) digitaliseringsprojecten


maar op infrastructurele projecten en zal dus in hoofdzaak uitgevoerd worden
door de sector Elektronische Diensten in nauwe samenwerking met de divisie
Erfgoed (inclusief Metamorfoze UBA) en het Expertiseteam Metadata van
A&M. Daarbij zal voor de vaststelling van de projecten in de stuurgroep digita-
lisering en ontsluiting beoordeeld worden wat het aandeel van de verschillende
sectoren zou kunnen en moeten zijn bij de uitvoering. Die betrokkenheid zal
expliciet in overleg met de betreffende afdelingen in alle project initiatiedocu-
menten (PID’s) worden gedefinieerd. Tevens dient bij ieder project gekeken te
worden naar de relatie van de benodigde inzet voor projecten en de reguliere
werkzaamheden van de verschillende UBA sectoren. Er is behoefte aan een
overzicht van benodigde fte’s uitgesplitst naar type behorend bij de planning
van projecten.

3.2.1 Erfgoed
3.2.1.1 Projectbureau
De divisie Erfgoed is onlangs gereorganiseerd en heeft een overkoepelend pro-
jectbureau ingesteld dat de opzet en de voortgang van de afzonderlijke Erfgoed-
projecten bewaakt. Het projectbureau houdt daarnaast toezicht op de benodigde
en beschikbare personele inzet van alle Erfgoedprojecten tezamen. De benodig-
de en beschikbare personele inzet bij de overige sectoren zal voor de start van
een project uitgezocht en bewaakt worden.

3.2.1.2 Stuurgroep digitalisering en ontsluiting
UBA (Erfgoed)projecten worden uitgevoerd volgens de methodiek van Prince2.
Er is onlangs een UBA brede stuurgroep ingesteld die twee-maandelijks bijeen-
komt ter beoordeling van lopende en in voorbereiding genomen digitaliserings-,
ontslutings en infrastructurele projecten van Erfgoed. Van de stuurgroepverga-
deringen worden verslagen gemaakt die binnen de betrokken sectoren openbaar
zijn om de transparantie, kennisverspreiding en betrokkenheid te bevorderen.
Afwijkingen op het beleid zoals vastgelegd in het digitaliseringsplan moeten al-
tijd worden goedgekeurd door de stuurgroep digitalisering en ontsluiting.

3.2.1.3 Expertisegroep Ontsluiting en Digitalisering
De Erfgoedprojecten worden inhoudelijk binnen de Expertisegroep O&D van
de divisie Erfgoed besproken en voorbereid voor de stuurgroepbijeenkomsten.
De Expertisegroep O&D is samengesteld uit drie teams: itemontsluiting, collec-
tie- en archiefontsluiting en digitalisering.

3.2.1.4 Team Metamorfoze
Het Metamorfoze team van de UBA is gevestigd op het Singel en valt functio-
neel onder de divisie Erfgoed. De met Metamorfoze subsidie te digitaliseren
collecties behoren echter niet altijd tot Erfgoed (bijv. de boeken gedrukt in Ne-
derland in de periode 1840-1950 binnen het traject Behoud Nederlandse Boek-
productie). De projectleiders stellen projectvoorstellen op voor Metamorfoze en
Het Geheugen van Nederland en voeren ze, indien subsidie is toegekend, uit in
nauwe samenwerking met Metamorfoze projectmedewerkers en conservatoren

onder supervisie van de stuurgroep digitalisering en ontsluiting. Zowel het op-
stellen van de project initiatiedocumenten als de uitvoering ervan staat onder
toezicht van de hierboven beschreven stuurgroep.

3.2.2 Elektronische Diensten
3.2.2.1 DPC
Het Digitaal Productiecentrum biedt advies en technische ondersteuning bij de
creatie van digitale producten en beschikt over de infrastructuur om dit materi-
aal toegankelijk te maken. Het DPC levert diensten aan derden (intern en ex-
tern) tegen betaling. Het DPC heeft vele opdrachtgevers en werkt projecten
planmatig. Projecten kunnen niet ad hoc uitgevoerd worden en worden zorgvul-
dig ingepland. Om enige ruimte te houden voor ad hoc ontwikkelfaciliteit ten
behoeve van Erfgoed zal een jaarlijks afgesproken hoeveelheid vrije ruimte bij
het DPC worden gereserveerd.

3.2.2.2 Diensten (intern ED voor Erfgoed)
Er dient een mogelijkheid voor Erfgoed te zijn om advies in te winnen en con-
crete technische ondersteuning te krijgen van ED / DPC binnen een redelijke
termijn.
Voorbeelden:
 Ondersteuning van ED bij gebruik en evt. vervanging of vernieuwing van de
door Erfgoed gebruikte software tools zoals databases (van een workflow-
module in Microsoft Office Access naar MySQL, Filemaker) en wiki’s.
 Advisering bij voorgenomen aanschaf van nieuwe programma’s zoals bijv.
het voor musea gemaakte software programma Spectrum inzake integratie
met de catalogus.
 Assistentie van ED bij de vraag of, en zo ja hoe, bijv. conditie- en scha-
derapporten van objecten en/of bruiklenen in de toekomst gekoppeld kunnen
worden aan de catalogus (Aleph).
3.2.3 Acquisitie & Metadatering
De metadatering binnen de UBA valt onder verantwoordelijkheid van de sector
Acquisitie & Metadatering. In voorkomende gevallen kan een beroep op de sec-
tor gedaan worden voor de feitelijke metadatering en/of de supervisie van de
ontsluiting. Over de inzet van de A&M medewerkers bij de metadatering van
het (digitale) materiaal worden afzonderlijke afspraken gemaakt, één en ander
afhankelijk van beschikbare capaciteit en prioritering.
Het Expertiseteam Metadata biedt primair advies en (technische) ondersteuning
bij de ontsluiting van digitale producten in de vorm van standaarden, formaten,
richtlijnen, instructie en begeleiding. Het draagt geen zorg voor de metadatering
zelf. Daarnaast bewaakt het team de relatie met andere bronbestanden zoals de
catalogus.
Een vertegenwoordiger van ED maakt formeel geen deel uit van het Expertise-
team Metadata, maar zal wel nauw samenwerken met dit team.


3.3 Infrastructuur

3.3.1 (Virtuele) samenvoeging databanken
In de loop der jaren heeft het DPC een groot aantal teksten beelddatabanken in
opdracht van Erfgoed en derden vervaardigd. Deze databanken worden nu in
eerste instantie 14 afzonderlijk gepresenteerd via de sites van resp. Bijzondere
Collecties en het DPC. Erfgoed en ED willen de verschillende UBA databanken
in de toekomst in eerste instantie gezamenlijk presenteren binnen slechts 2 ge-
meenschappelijke zoekschillen, één voor teksten één voor beeldmateriaal 15 .
Dit komt zowel tegemoet aan de behoefte van gebruikers om zoveel mogelijk
informatie met één zoekactie te doorzoeken als aan de overzichtelijkheid. De
aparte ingangen op de deelcollecties blijven daarnaast bestaan. Zie hiervoor ook
paragraaf 4.5.2.

3.3.2 Workflow en procedures EAD’s
Verder ontwikkelen integratie online inventarissen in EAD 16 , tekstbanken en
beeldbanken n.a.v. het PID 17 en het evaluatierapport Vernieuwde website Bij-
zondere Collecties 18 .

3.3.3 OAI-MPH
Tekst-, beeld-, andere databanken en online inventarissen toegankelijk maken
via het OAI-PMH protocol. Dit heeft hoge prioriteit. Bij (inter)nationale projec-
ten zal er steeds meer via harvesting gewerkt gaan worden. Onderzocht dient
tevens te worden of het harvesten via de tekst/beeldbanken kan verlopen of
rechtstreeks via het selectief harvesten van het catalogussysteem (Aleph).

3.3.4 METS
Toepassing METS 19 als XML container voor gedigitaliseerde boeken. Dit heeft
in relatie tot andere projecten geen prioriteit. Het is nu nog niet duidelijk of de
huidige UBA software METS (een ouderwets formaat) aankan. De UBA ge-
bruikt TEI binnen het cms OUI en de publicatieomgeving van het DPC. De UB
Leiden bijv., maakt gebruik van het cms Digitool waarmee wel met METS ge-
werkt kan worden.

14
In het project Samenvoeging databanken (zie hoofdstuk 6.1.1) zal tevens onderzocht worden wat de voor- en nadelen zijn
van het presenteren van de gegevens binnen één gemeenschappelijke zoekschil.
15
Er kan nu ook al tegelijk in alle beeld- of tekstdatabanken gezocht worden, alleen is de eerste ingang voor de bezoeker zo
opgezet dat de informatie per databank wordt aangeboden.
16 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken,
opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML.
17 Marco Streefkerk, Projectvoorbereidingsdocument Vernieuwde website Bijzondere Collecties. Amsterdam 11 mei 2007.
18 Zie paragraaf 4.5.1 noot 23.
19
METS staat voor Metadata Encoding and Transmission Standard. Zie: http://www.loc.gov/standards/mets/.

3.3.5 EAC
Toepassing van EAC 20 (nieuwe release) voor contextuele informatie. Dit heeft
in relatie tot andere projecten geen prioriteit.

3.4 Digitalisering op aanvraag
De UBA wil zicht krijgen op de mogelijkheden van digitalisering op aanvraag,
de kwaliteitseisen die hierbij aan de afbeeldingen gesteld worden en de kosten
die hieraan verbonden zouden zijn. Onlangs heeft de Universiteitsbibliotheek
(UB) Leiden hier onderzoek naar laten verrichten. Het eind mei 2009 versche-
nen onderzoeksrapport is nog niet beschikbaar. Wanneer het gepubliceerd wordt
begin 2010, zal de UBA overwegen of zij (in samenwerking met andere biblio-
theken) structureel een dergelijke dienst zal kunnen opzetten of zich bij een lan-
delijk initiatief (bijv. een nog in te richten digitaal IBL (Interbibliothecair Leen-
verkeer) of digitalisering-op-aanvraag-dienst à la het Stadsarchief Amsterdam)
zou kunnen aansluiten 21 .
Aangevraagde digitale afbeeldingen zouden intern vervaardigd moeten worden
door (de fotografen die in dienst zijn van de) UBA. In voorkomende gevallen
kunnen betrokken conservatoren digitale reproducties voor klanten produceren
(bijv. de conservatoren kaarten en atlassen) 22 .

3.4.1 Meest aangevraagd Erfgoed materiaal
Vooruitlopend op het Leids rapport moet er een overzicht worden vervaardigd
van het meest geraadpleegde fysieke materiaal van de divisie Erfgoed 23 . Voor
gedrukt materiaal is dit vrij eenvoudig. Voor handschriftelijke collecties daaren-
tegen zal dit moeilijker zijn, omdat stukken uit deze collecties slechts geraad-
pleegd kunnen worden door handmatig aanvraagbriefjes in te vullen. De raad-
pleeggegevens van dit soort materiaal kunnen tot op heden niet automatisch
verkregen worden. Zie hiervoor ook paragraaf 6.4.2.

3.4.2 Actualiteit
Snelheid speelt bij digitalisering op aanvraag een belangrijke rol. De UBA in-
tern zou eveneens kunnen profiteren van een snelle digitaliseringsfaciliteit. Er
bestaat grote behoefte om ad hoc, snel enkele werken te kunnen (laten) digitali-
seren. Hiermee kan ingespeeld worden op de actualiteit, kan de dienstverlening
naar studenten, onderzoekers en anderen worden uitgebreid en kan op het laatste

20
EAC staat voor Encoded Archival Context (for Corporate Bodies, Persons and Families).
21 https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/introductie/index.nl.html
22 De fotografen van de UBA hebben behoefte aan technische feedback. Zo ook bijv. de conservator kaarten en atlassen die
veel zelf op aanvraag scant voor een breed geïnteresseerd publiek. Hij wil graag weten of hij het goed doet en of het wellicht
beter kan (bijv. targets toevoegen als referentie). De kwaliteitsmanager digitalisering van DEN zou bijv. voor een 2-
dagelijkse cursus ingehuurd kunnen worden.
23
En bij een UBA breed digitaliseringsplan ook van de verspreide collecties, de reguliere collectie en de collecties van de
faculteitsbibliotheken.

moment een belangrijk stuk dat niet in het bezit is van de UB, digitaal aan een
tentoonstelling worden toegevoegd.
De UBA fotografen zouden een zwaardere rol in dit proces kunnen gaan vervul-
len.


4 Het digitaliseringsproces
De zeven stappen van een digitaliseringsproject:
1. Projectvoorstel
2. Metadata
3. Digitalisering
4. Koppeling scans en metadata
5. Presentatie
6. Duurzame opslag en ontsluiting
7. Evaluatie

4.1 Opstellen projectvoorstel, begroting en planning

4.1.1 Organisatie
Zie paragraaf 3.2.

4.1.2 Sjablonen en eenduidige basisgegevens
Er wordt voor de projecten gebruik gemaakt van de standaard projectsjablonen
van Prince2 voor de UBA 24 . Er dient tevens gewerkt te gaan worden met stan-
daard sjablonen voor aanvragen voor offertes en begrotingen. Deze kunnen naar
believen aangepast worden, maar zorgen ervoor dat er geen benodigde informa-
tie over het hoofd wordt gezien.
In elk PID voor een nieuw project dient een paragraaf over de te volgen digitali-
seringsrichtlijnen, OCR, opslag, ontsluiting, beschikbaarstelling en copyright te
zijn opgenomen. Deze passages dienen altijd vergezeld te gaan van een kosten-
baten afweging. Externe digitaliseringsprojectvoorstellen krijgen hiertoe een
UvA-addendum.
Daarnaast zijn er een aantal basisgegevens die in elk projectvoorstel dienen te
worden opgenomen, zoals bijv. de exploitatiekosten, doelgroep, controles en
evaluatie.
Er dient één standaardoverzicht te komen van UBA bruto uurtarieven (incl.
werkgeverslasten) en overhead die de UBA hanteert. Dit overzicht zou door zo-
veel mogelijk betrokkenen gebruikt dienen te worden. Momenteel zijn er diver-
se van dit soort overzichten in omloop. Van sommige is de herkomst niet duide-
lijk (bijv. op hoeveel werkzame uren per jaar zijn de bedragen gebaseerd), in-

24 P:UvA ErfgoedProjectbureau6. Toolkit en P:AlgemeenProjectsjablonen


formatie die nodig kan zijn bij het opstellen van begrotingen voor bepaalde sub-
sidiegevers.

4.1.3 Afstemming en communicatie
De UBA beslaat diverse werkplekken en afdelingen op verschillende locaties
die wel ervaren worden als afzonderlijke eilandjes. Door passend gebruik te
maken van de digitale voorzieningen kan de organisatorische samenhang binnen
de UBA gewaarborgd blijven.
Definitieve projectdocumenten worden op een voor alle betrokkenen overzich-
telijke wijze geplaatst op een voor alle betrokkenen toegankelijke directory. Dit
voorkomt mailoverlast en foutief versiebeheer. Afgeronde projecten worden
correct gearchiveerd zodat de projectdocumentatie eenvoudig vindbaar blijft.
Het projectbureau Erfgoed zal hierbij een cruciale rol vervullen en een belang-
rijk aanspreekpunt zijn voor Elektronische Diensten en A&M.

4.2 Metadata
De bibliografische en structurele metadata kan voorafgaand aan het scannen
worden gegenereerd of achteraf worden vervaardigd 25 . Het vooraf beschikbaar
hebben van de metadata heeft als voordeel dat de externe leverancier goed in-
zicht krijgt in de toekenning van bestandsnamen of de opstelling van een con-
cordantietabel. Indien de metadata na het scanproces vervaardigd wordt, zit het
voordeel er vooral in dat er vanaf de scans in plaats van het originele materiaal
gewerkt kan worden. De structuur en presentatie-eenheid kunnen dan achteraf
bepaald worden. Per project dient de volgorde bepaald te worden. Dit is van
grote invloed op de planning van het project. Metadatering dient atijd binnen
het project plaats te vinden.
De benodigde bibliografische metadata voor complexe objecten moet door het
Expertiseteam Metadata vastgesteld worden. Momenteel wordt bij tekstbanken
gekozen voor toegevoegde metadata bij elke pagina: paginering of foliëring, in-
houdsaanduiding volgens trefwoordenlijst en analytisch-bibliografische infor-
matie. Dit is zeer tijdrovend en mogelijk niet voor elke collectie van even groot
belang.
In het begin van de digitalisering werd ook de technische metadata opgeslagen
(dwz type scanner, etc.) en de administratieve metadata (wie heeft de rechten
etc.). Daar is later vanaf gezien, vanwege de werkdruk en de uitbesteding van
het scannen bij digitaliseringsbedrijven. Met het oog op digitale duurzaamheid
verdient het de voorkeur de technische en administratieve metadata in toekom-
stige projecten wel te registreren.
Zie ook paragraaf 5.1.1 (Richlijnen metadata per materiaalsoort)

25
In dit digitaliseringsplan is, in navolging van Metamorfoze sprake van drie soorten metadata: beschrijvende metadata
(bibliografische of archivistische informatie), structuurmetadata (informatie over de onderlinge relaties tussen de bestanden)
en technische metadata (informatie over de technische eigenschappen van het digitale bestand).

4.2.1 Beschikbaarstelling digitale bestanden van archivale collecties
De catalogus fungeert momenteel als bron van waaruit metadata gegenereerd
kan worden voor beschikbaarstelling van digitale bestanden van gedrukte wer-
ken, brieven en afzonderlijke handschriften. In voorkomende gevallen dient de-
ze automatisch gegenereerde metadata in Excel-bestanden te worden verrijkt
voor optimale digitale presentatie (structuur) en zoekfunctionaliteit.
De komende beleidsperiode zal de UBA in UKB verband en via UNICUM 26 in-
zetten op het ontwerpen van optimale functionaliteit voor beschikbaarstelling
van digitale archivale collecties m.b.v. EAD collectiebeschrijvingen 27 . Hier is
behoefte aan omdat in de nabije toekomst tienduizenden scans van UBA hand-
schriftencollecties (o.a. delen van de archieven van Hugo de Vries, Reveil, Mul-
tatuli, Van Eeden) met Metamorfoze subsidiegeld vervaardigd gaan worden en
bij voorkeur in hun eigen context beschikbaar moeten kunnen worden gesteld.
Zie ook paragraaf 7.2.2 / bijlage 1.

4.2.2 Dubbele digitalisering
Dubbele digitalisering van werken komt voor. Er is geen afstemming tussen de
diverse instellingen en er zijn vooralsnog geen voorzieningen getroffen om ge-
digitaliseerde werken centraal te registeren. Romeyn de Hooghe’s Hieroglyphi-
ca of merkbeelden der oude volkeren editie 1735 bijv. is zowel door Utrecht als
door Amsterdam gedigitaliseerd.
Op kleine schaal dient voorafgaand aan het digitaliseren van gedrukt materiaal
onderzocht te worden of er vergelijkbare projecten lopen en gekeken te worden
of het werk mogelijk al digitaal beschikbaar is en of ernaar gelinkt zou kunnen
worden.

4.2.3 Gebruikte standaarden
De wijze van beschrijven bij de UBA ondersteunt uitwisseling van gegevens in
het Dublin Core format. De volgende metadataformats en internationale stan-
daarden zijn bij de UBA in gebruik: TEI (Text Encoding Inititative voor de
tekstbanken), EAD (Encoded Archival Description voor de online inventarissen
van archiefcollecties), MARC21 – een formaat voor bibliografische data (de ca-
talogus) en het hierop gebaseerde MODS 28 (de repositories).

26
Zie paragraaf 4.5.8.3.
27 Er bestaan wensen een nationaal portaal voor EAD’s (van in eerste instantie archiefcollecties) te ontwikkelen in nauwe
samenwerking met het Nationaal Archief , het IISG en Metamorfoze. Thematische verwantschappen tussen collecties zouden
hiermee zichtbaar moeten kunnen worden gemaakt en het zou mogelijk moeten kunnen zijn digitale tentoonstellingen samen
te stellen. Kleine instellingen zouden via dit portaal gefaciliteerd moeten kunnen worden om ook hun collecties te kunnen
toevoergen. De informatie zou centraal geharvest moeten worden bij de instellingen. Europeana zou op haar beurt deze portal
weer kunnen harvesten.
28
Metadata Object Description Schema.

Voor de inhoudelijke ontsluiting wordt gebruik gemaakt van AAT (Art & Ar-
chitecture Index, GOO (Gemeenschappelijke Onderwerps Ontsluiting) en Icon-
class 29 .

4.3 Digitalisering en technische controle
Het digitaal opnemen van collecties wordt in de regel uitbesteed aan externe le-
veranciers en in sommige gevallen intern uitgevoerd. In beide gevallen dienen
de tussen betrokken partijen gemaakte afspraken schriftelijk te worden vastge-
legd. Voor richtlijnen m.b.t. de digitalisering zie paragraaf 3.1.3 en 5.2.
Al in een vroeg stadium dienen de eerste controles plaatste vinden om het scan-
proces indien nodig bij te sturen. Allereerst worden in een test de masterbestan-
den en afgeleiden op het oog technisch gecontroleerd door het DPC. Na goed-
keuring vervaardigt de leverancier de masterbestanden en de gespecificeerde
afgeleiden welke vervolgens na de koppeling (zie paragraaf 4.4) steekproefsge-
wijs inhoudelijk door Erfgoed gecontroleerd dienen te worden.
Het is daarnaast van belang vlak na oplevering van de eindproducten de door
het bedrijf geleverde concordantietabel, waar de structurele metadata uit af te
leiden is, te controleren op consistentie. Van tevoren dient afgesproken te zijn
bij welke foutmarge de batch en/of de concordantietabel wordt gecorrigeerd
door het scanbedrijf.
Deze controleslagen dienen in elk project te zijn opgenomen.

4.4 Koppeling scans en metadata, inhoudelijke controle

4.4.1 Acceptatieomgeving?
Overwogen wordt om een acceptatieomgeving in te richten waarin A&M en/of
Erfgoed direct zelf (verbeteringen in bijvoorbeeld) metadata kan in- (of door-)
voeren zonder tussenkomst van het DPC. De voor- en nadelen hiervan dienen
nader onderzocht te worden en er moet een kosten/batenafweging worden ge-
maakt.
Voor bestandsnaamgeving zie paragraaf 5.2.5.

4.5 Presentatie

4.5.1 Website
De website van Erfgoed en de beschikbaarstelling van de digitale Erfgoed pro-
ducten zijn voor verbetering vatbaar. Sommigen vinden dat er een andere web-
site moet komen, maar uit het Evaluatierapport Vernieuwde website Bijzondere

29
Iconclass is een iconografisch classificatiesysteem dat wereldwijd wordt gebruikt in musea en andere erfgoedinstellingen
voor de beschrijving en ontsluiting van afbeeldingen.

Collecties 30 blijkt dat dit geen eenvoudig project zal zijn. Daarbij komt dat de
regels van de afdeling Communicatie van de UvA als belemmerend worden er-
varen voor optimale presentatie van de schatten van Erfgoed.
Om te beginnen zou het Evaluatierapport bijgewerkt kunnen worden. Daarna
kan de divisie Erfgoed formuleren hoe zij de nieuwe website functioneel en qua
presentatie vorm zou willen geven. Wanneer daar duidelijkheid over bestaat
zou ED een adviserende en vertalende rol kunnen gaan spelen. Mede op grond
van de bevindingen in bovengenoemd Evaluatierapport Vernieuwde website
Bijzondere Collecties wordt verbetering van de Erfgoed-website buiten het digi-
taliseringsplan gehouden.

4.5.2 Samenvoeging databanken
De digitale Erfgoedproducten zijn ondergebracht in verschillende tekst-, beeld
en onderzoeksdatabanken met dezelfde structuur. Het streven is om die diversi-
teit aan databanken te kanaliseren (zie paragraaf 3.3.1).
Daarnaast zou de presentatie en de functionaliteit van de samengevoegde data-
banken geëvalueerd moeten worden. Dit is ook van belang als er op termijn een
vernieuwde website voor Erfgoed wordt overwogen. Zie hiervoor ook paragraaf
3.3.

4.5.3 Presentatie ‘digital born’ materiaal
De term ‘digital born’ duidt er op dat er geen analoge equivalent bestaat. De
aanschaf van ‘digital born’ materiaal neemt toe. Kaartmateriaal bijv. wordt hoe
langer hoe meer in digitale vorm aangeschaft.
De komende beleidsperiode zal nagegaan worden hoe dit soort materiaal opti-
maal gepresenteerd en bewaard kan worden. Voor presentatie van o.a. het digi-
tal born kaartmateriaal dient een oplossing te komen. Wellicht biedt het Delftse
initiatief Geoloket perspectief 31 .

4.5.4 Tentoonstellingen
Momenteel heeft alleen Erfgoed zicht op toekomstige tentoonstellingen. Op de
site van Bijzondere Collectie zou een overzicht moeten komen ‘to wet the appe-
tite’ van het publiek en om andere instellingen te attenderen op UBA initiatie-
ven (evt. samenwerking). Ook intern voor de UBA is het van belang om te we-
ten wat er komen gaat, niet in de laatste plaats om te weten wanneer er inzet van
bepaalde afdelingen buiten Erfgoed nodig is.

30
Marco Streefkerk. Evaluatierapport Vernieuwde website Bijzondere Collecties. Amsterdam 20 juli 2007. P. 5: “Vrijwel
geheel 2006 is besteed aan het opstellen van een projectvoorstel. Meerdere bijeenkomsten met wisselende samenstelling
zijn gehouden en meerdere voorstellen zijn geschreven over de presentatie van Bijzondere Collecties in relatie tot de infor-
matie-infrastructuur van de UBA en tot de beoogde landelijke samenwerking van de Bijzondere Collecties van Amstrdam,
Leiden en de KB. Mogelijk als gevolg van het cultuurverschil en in het bijzonder het taalverschil tussen de sectoren ED en
BC, wisselden momenten van consensus en van onderling onbegrip elkaar af. Uiteindelijk werd een compromis bereikt …”
31
P. Suijker. Projectplan Geoloket DANS/UKB. Distributie digitaal kaarmateriaal via het TU Delft Geoloket. Comcept. 21
april 2009. Versie 1.1.

Erfgoed-tentoonstellingen worden nog niet in grote mate ondersteund met gedi-
gitaliseerd materiaal. In de meeste gevallen worden op het laatste moment digi-
tale producten vervaardigd t.b.v. een tentoonstelling. Deze scans hebben vaak
een lage kwaliteit en worden niet bewaard. In de toekomst zou wel naar herge-
bruik gestreefd moeten worden. Analoge tentoonstellingsproducten zoals loop-
boekjes en catalogi zouden wel via de BC website en de repository digitaal be-
schikbaar moeten worden gesteld.
Ook zou per tentoonstelling overwogen moeten worden of het zinvol is de gehe-
le tentoonstelling in digitale vorm te blijven aanbieden. Dat hangt o.a. samen
met het succes van de tentoonstelling. Er zou na elke tentoonstelling een evalua-
tie moeten komen met daarin o.a. kengetallen voor het aantal fysieke en virtuele
bezoekers. Deze evaluatie zou richtinggevend moeten zijn bij het besluit de ten-
toonstelling virtueel voort te zetten. Organisatorisch en virtueel dienen er voor-
zieningen getroffen worden voor het digitaal in de lucht houden van specifieke
tentoonstellingen.

4.5.5 Engelse vertaling
De UBA betaalt voor deelname aan ArchiveGrid van OCLC 32 , een site waar ar-
chieven, bibliotheken en musea wereldwijd aan kunnen deelnemen door hun
collectiebeschrijvingen in EAD beschikbaar te stellen. De site is op woord
doorzoekbaar. Om de UvA-Erfgoedcollecties ook internationaal te positioneren,
is destijds besloten de samenvatting en gecontroleerde trefwoorden in de EAD
beschrijving in het Engels te vertalen.
Daarnaast kan besloten worden een collectiebeschrijving in EAD volledig in
een andere taal aan te bieden, als de collectie zich daarvoor leent (zie hiervoor
bijv. de collectiebeschrijvingen van het Internationaal Instituut voor Sociale Ge-
schiedenis).
Tevens valt te overwegen de beschrijvingen van de museale objecten van het
Allard Pierson Museum in het Engels te vertalen.

4.5.6 Copyright
Bij beschikbaarstelling van gedigitaliseerd materiaal dient een algemene dis-
claimer opgenomen te worden over het copyright op de gedigitaliseerde bestan-
den.
- Indien het copyright berust bij een externe partij, bepaalt deze de mate van be-
schikbaarstelling.
- Indien het materiaal copyrightvrij is of het copyright berust bij de UBA:
Tekstbank:

32
http://www.archivegrid.org/web/. ArchiveGrid is een initiatief van OCLC. De collectiebeschrijvingen in
ArchiveGrid zijn eveneesn zichtbaar in WorldCat.

Alle digitale opnames, OCR-teksten of transcripties binnen de tekstbanken zijn
printbaar en downloadbaar. Disclaimer: geen expliciete commerciële exploita-
tie, verplichte bronvermelding.
Beeldbank:
Als het gebruiksrecht overgedragen is aan een andere partij wordt downloaden
en printen technisch onmogelijk gemaakt (bijv. middels Zoomify)
Als het gebruiksrecht bij de UBA ligt zullen alle beelden printbaar en down-
loadbaar beschikbaar worden gesteld. Disclaimer: geen expliciete commerciële
exploitatie, verplichte bronvermelding. De opnames zullen qua resolutie ge-
schikt zijn voor eenvoudig gebruik, maar niet voor professioneel gebruik.
Bij expliciete commerciële exploitatie of indien beelden van een hogere resolu-
tie nodig zijn, moeten deze besteld worden en zullen er voorwaarden en kosten
aan verbonden worden.

4.5.7 Geïntegreerd front-end?
ED is in september 2009 begonnen met een onderzoek rond de vraag of een ge-
integreerd front end een volgende stap in de verbetering van de digitale dienst-
verlening kan zijn. Een dergelijk systeem zou alle digitaal beschikbare bronnen
dienen te ontsluiten vanuit één gebruiksvriendelijke user interface maar over in-
richting en uitwerking bestaan nog veel vragen. Die vragen hebben hun weer-
slag op besluiten die vandaag genomen (moeten) worden in digitaliseringspro-
jecten, zoals:
* Het geïntegreerd front-end zelf roept ook vele vragen op. Hoe verhoudt het
geïntegreerde front-end zich tot de catalogus die de centrale administratie van
het fysieke (en digitale) bibliotheekmateriaal vormt.
* Voorziet een geïntegreerd front-end ook in geïntegreerde aanvraagfunctionali-
teit? Bijv. kan er bij implementatie van een geïntegreerd front-end tegelijkertijd
zowel gezocht als aangevraagd worden in zowel de catalogus als in EAD’s?
* Moet al het gedigitaliseerde materiaal uit de teksten beeldbank gekoppeld
blijven worden aan de catalogus? Een geïntegreerd front-end (dat bij evt. im-
plementatie de OPC zou vervangen) maakt een dergelijke koppeling wellicht
overbodig. Of blijft die koppeling juist wel nodig om op een centrale plaats
(WorldCat) te kunnen zien wat er al gedigitaliseerd is?
* Zouden de tekst - en beeldbank gekoppeld moeten worden aan de digitale bi-
bliotheek (vgl. EEBO en ECCO 33 ). Zou zo’n koppeling ook nodig zijn na evt.
implementatie van een geïntegreerd front-end?

4.5.8 (Inter)nationale samenwerking
De trend voor de (nabije) toekomst is verregaande (inter)nationale samenwer-
king op het terrein van de erfgoedinformatievoorziening. Samenwerking is het

33
EEBO – Early English Books Online; ECCO – Eighteenth Century Collections Online.

speerpunt van het UBA digitaliseringsbeleid. De UBA hanteert open standaar-
den om uitwisseling te bevorderen (denk hierbij aan TEI, EAD, Dublin Core
qua metadataformaten, aan MARC21 voor de catalogus, aan MODS en OAI-
MPH voor repositories en ongecomprimeerde TIFF op beeldgebied).

4.5.8.1 Naar een Nederlandse portaal voor Erfgoed?
Verscheidene afgeronde en lopende nationale programma’s en initiatieven zou-
den een dergelijk portaal gestalte kunnen geven. Te denken valt in dit verband
aan: Het Geheugen van Nederland, Dutch Print Online, Erfgoed van de Oorlog,
Metamorfoze (waaronder BNB), Databank Digitale Dagbladen, Medieval Ma-
nuscripts of Dutch Collections, Digitale Bibliotheek Nederlandse Letteren. Het
is heel goed mogelijk dat een dergelijk initiatief niet tot de bibliotheeksector
beperkt zou blijven. Deelname van de archiefsector, musea, Beeld & Geluid zou
de kracht van een dergelijke portaal alleen maar vergroten.

4.5.8.2 Libratory
Momenteel worden plannen ontwikkeld door de de vijf klassieke universiteits-
bibliotheken (Amsterdam, Delft, Groningen, Utrecht en Leiden) en de Ko-
ninklijke Bibliotheek voor het Libratory project. Het gaat om een landelijk plan
van aanpak voor de grootschalige digitalisering van de bijzondere collecties in
Nederlandse wetenschappelijke bibliotheken. Het einddoel is de vorming van
een zo volledig mogelijk corpus, integraal raadpleegbaar en doorzoekbaar, dat
de ruggengraat vormt van een digitaal onderzoekslaboratorium voor de gees-
teswetenschappen.
Het doel is digitalisering en beschikbaarstelling via OCR van het volledige his-
torische boekenbezit (gedrukt in de Nederlandse taal gedrukt en / of in Neder-
land uitgegeven) in Nederlandse universiteitsbibliotheken tot 1840 (44 miljoen
pagina’s). Het gaat om 220.000 unieke titels. Binnen het project is ook voorzien
in digitalisering op aanvraag (ca. 10 miljoen pagina’s) van handschriftelijke col-
lecties. Voor de ontsluiting zijn 1200 beschrijvingen op collectieniveau begroot.
De geraamde kosten voor het project bedragen M€ 6,9 per jaar bij een looptijd
van 10 jaar.

4.5.8.3 UNICUM
De Stichting Academisch Erfgoed (SAE), de overkoepelende organisatie van
vijf universiteiten (Amsterdam, Leiden, Utrecht, Delft, Groningen) start in 2010
een project om functionaliteit te ontwikkelen voor het beschikbaarstellen van in
EAD beschreven academische collecties op collectie- en objectniveau. De UBA
heeft samen met het Universiteitsmuseum Utrecht in het kader van een ontwik-
kelingsproject subsidie aangevraagd om een dergelijk project voor de SAE uit te
voeren. Het DPC zal de beoogde functionaliteit ontwikkelen en een vertegen-
woordiger van de divisie Erfgoed zal in het projectteam vertegenwoordigd zijn.
Dit project zet in op vergaande samenwerking in het beschrijven met EAD van
academische collecties (museale- en archiefcollecties) en het gezamenlijk pre-
senteren ervan. De projectresultaten zullen van waarde zijn voor de divisie Erf-
goed waar zowel museale- als bibliotheekcollecties beheerd worden.

Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (13)

Semelhante a Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

Semelhante a Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink (20)

Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink