La gestion de projet. Définition, caractéristiques, démarche.

1. La gestion de projet
Démarche
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2. Définition globale
Un projet est un plan d’action que l'on se propose de réaliser en un temps donné.
Il met en œuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une
budgétisation, et aboutit à un ensemble de livrables (résultats).
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3. Un processus de changement
Schématiquement, tout projet,
qu’il soit personnel, professionnel
ou socio-éducatif, est une action de
changement, de transformation de
la réalité.
On cherche à atteindre une
« situation désirée », à partir d’une
« situation actuelle », en
aménageant des ressources et en
tenant compte de certaines
contraintes ou obstacles.
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4. Le mode projet est mis en place pour favoriser :
• la recherche et le développement de NOUVEAUX SERVICES,
• L’ADAPTATION DE L’ORGANISATION aux évolutions de l’environnement sociétal,
• l’introduction de NOUVELLES TECHNIQUES : portails, nouveaux supports…
• la conduite de grands projets et changements transversaux, L’ÉVOLUTION
MAJEURE DES MISSIONS,
• le DÉCLOISONNEMENT de grandes fonctions,
• la DÉCENTRALISATION des pouvoirs et des décisions.
Les finalités
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5. Les paramètres
• Un projet implique :
• un objectif
• et des actions à entreprendre
• avec des ressources données
• dans un contexte spécifique,
• et des étapes articulées
dans un certain délai de temps.
• C’est par exemple un service visible et concret,
qui peut être défini en quelques mots, et qui
doit être réalisé pour une date donnée.
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6. Les caractéristiques
• Cinq éléments caractérisent tout projet :
• les contraintes qu’il doit satisfaire
(temps, spécifications techniques et
ressources)
• les acteurs qu’il mobilise
• les étapes qui le jalonnent (analyse,
conception, exécution, suivi et
évaluation)
• l’organisation qu’il implique
• les outils spécifiques qu’il utilise
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7. Différences entre Mode Projet et Mode Service
Mode Projet Mode Service
OCCURRENCE DE L’ACTIVITÉ Ponctuelle Répétitive
DURÉE Limitée dans le temps Non limitée dans le temps
MOYENS Spécifiques, identifiés Moyens habituels du service
PROCESSUS Historique Stabilisé
ORGANISATION DES TÂCHES Globalisée Fragmentée
ECHÉANCE Définie Non définie
EQUIPE
Spécifique
Réunie sur expertise
Temporaire
Transversale
Permanente
Hiérarchisée
ENCADREMENT Chef de projet Responsable hiérarchique
PROCESSUS DÉCISIONNEL Spécifique Selon organigramme du service
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8. Pour réussir en gestion de projet…
Il faut disposer :
1. des compétences dans la mise en
œuvre d’une méthodologie de
gestion de projet
2. des moyens et des outils
appropriés qui permettent
de mener à terme un processus, à
l’intérieur des objectifs et des
moyens fixés
3. des collaborations compétentes et
volontaires des acteurs concernés
4. d’un système de validation régulier
et fiable
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9. L’évaluation
des politiques publiques
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10. Principe de base de l’évaluation
• L’évaluation vise à vérifier, pour l’ensemble du processus, l’adéquation des
objectifs aux résultats (l’efficacité), des moyens aux résultats (l’efficience),
des moyens aux objectifs (la pertinence).
Pertinence
Efficience
Efficacité
Objectifs
Résultats
Moyens
(ressources)
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11. Evaluation d’une politique publique
• Dans une démarche d’évaluation de politique publique, on prendra
en compte par ailleurs les éléments de l’environnement (besoins
amont et impacts aval). Le rapport entre Besoins identifiés et
Impacts du projet sur le terrain concerne l’utilité du projet.
• La pertinence qualifie dans ce cas l’adéquation des objectifs définis
aux besoins identifiés.
• Est aussi vérifiée la cohérence entre les actions choisies et les
objectifs définis.
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12. La structuration du projet
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13. Les grandes étapes
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1. Définir le projet et ses livrables
2. Évaluer les risques et les contraintes
3. Structurer le projet
4. Planifier la mise en œuvre, le contrôle et la
communication
5. Coordonner une équipe de mise en œuvre
6. Evaluer les résultats
7. Finaliser le projet et le valoriser
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14. 1. Phase de définition / Réflexion
Définition du besoin Etude de faisabilité
Analyse du contexte Elaboration de
scénarios
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15. 2. Phase de planification /
rédaction du cahier des charges
Objectifs visés,
résultats attendus
Calendrier Ressources allouées(main
d’œuvre, budget,
matériels…)
Equipe / groupe
projet
Méthodologie
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16. 3. Phase d’exécution / réalisation du projet
Mise en place des étapes, phasage
Répartition des tâches
Mise en place d’outils de suivi et d’évaluation
Coordination de la mise en œuvre
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17. 3bis. Phase(s) de test
Point d’étape
intermédiaire
Réajustement
éventuel
Evaluation
des résultats
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18. 4. Phase de clôture / Finale
Validation des
résultats
Communication
Valorisation auprès
des acteurs
Bilan global
Dissolution du
projet
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19. De l’objectif stratégique
à l’action concrète
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20. Arborescence du projet
Objectif
stratégique
Objectif
opérationnel 1
Action 1 Action 2
Objectif
opérationnel 2
Action 3
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21. Détail par objectif opérationnel
PROJET
(Objectif opérationnel)
Action
principale 1
Action
intermédiaire
3.1
Lot de travaux
1.1.1
Action
principale 3
Action
principale 2
Action
intermédiaire
1.1
Action
intermédiaire
1.2
Action
intermédiaire
2.1
Lot de travaux
1.1.2
Lot de travaux
2.1.1
Lot de travaux
3.1.1
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22. Exemple de démarche projet
Proposer un service d’autoformation
Recenser les
publics cibles
Etablir
un budget
adapté
Lot de travaux
1.1.1
Acquérir des
ressources
Contacter les
acteurs du
secteur
Examiner le
portrait de
territoire
Lot de travaux
1.1.2 Lot de travaux
2.1.1
Lot de travaux
3.1.1
Réaliser
une
sélection
Lot de
travaux 2.1.2
Etc.
xxx
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23. Décrire chacune des actions ou étapes du projet le
plus précisément possible.
• Quoi ? : intitulé de l’étape
• Pourquoi ? : objectifs visés par
chacune des étapes,
• Quand ? : dates, durée de l’étape,
moment du projet
• Comment ? : déroulement,
différentes tâches à réaliser...
• Avec quoi ? : moyens et ressources
nécessaires
• Pour qui ? : public cible pour cette
étape,
• Avec qui ? : décideurs, partenaires,
intervenants ou animateurs, publics,...
• Où ? : lieu, en interne ou en externe
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24. La Fiche-action
• Comme la fiche-projet, la fiche-action
décrit :
• chacun des éléments caractéristiques de
l’action envisagée (quoi ? Pourquoi ?
Comment ? Quand ? Avec Qui ?)
• le(s) responsable(s) de l’action
• les modalités d’évaluation envisagées
• les modalités de communication envisagées
• le processus décisionnel (étapes de
validation)
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