Belajar Microsoft Access 2007

SupportBy:
www.hariaspriyono.com
www.tutupkurung.com
www.luruilmu.com
https://www.youtube.com/c/HariAspriyono
YoutubeChannel

Modul Praktikum Database Menggunakan Ms. Access 2007iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...............................................................................................iii
DAFTAR ISI..........................................................................................................iv
BAB I Mengenal Microsoft Access 2007..............................................................1
I.1. Memulai Microsoft Access 2007.......................................................................3
I.2. Mengenal Elemen Dasar Microsoft Office Access 2007 ..................................5
I.3. Mengakhiri / Menutup Program Microsoft Access 2007 ................................6
BAB II Bekerja dengan Microsoft Access 2007..................................................7
II.1. Mengenal Database..........................................................................................9
II.2. Mengenal Database dalam Microsoft Access 2007........................................9
II.3. Membuat Database Baru ...............................................................................10
II.4. Membuka File Database.................................................................................10
II.5. Menutup Database.......................................................................................... 11
BAB III Membuat dan Modifikasi Tabel .............................................................. 13
III.1. Mengenal Tabel di Microsoft Access..............................................................15
III.2. Membuat dan Merancang Tabel baru............................................................16
III.3. Menentukan dan Merubah Primary Key........................................................ 21
III.4. Mengatur Field Pada Tabel............................................................................ 21
III.5. Menghapus Tabel Dari Database.................................................................. 24
III.6. Mengisi/Menempatkan Data pada Tabel......................................................26
BAB IV Mengurutkan, Menyaring, Mencari dan Mengganti Data...................... 29
IV.1. Mengurutkan Data (Data Sort) ......................................................................31
IV.2. Menyaring Data (Data Filter)........................................................................31
https://www.hariaspriyono.com https://www.tutupkurung.com
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Daftar Isi v
IV.3. Mencari dan Mengganti Data....................................................................... 32
BAB V Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel....................................35
V.1. Jenis-Jenis Relasi Antar Tabel...................................................................... 37
V.2. Membuat Hubungan Antar Tabel................................................................... 37
V.3. Mencetak Hubungan Antar Tabel..................................................................40
BAB VI Membuat dan Menggunakan Query ....................................................... 41
VI.1. Mengenal Query............................................................................................ 43
VI.2. Membuat Query dengan Query Wizard ........................................................ 43
VI.3. Membuat Query dengan Query Design ........................................................ 45
BAB VII Membuat dan Menggunakan Form....................................................... 47
VII.1. Membuat Form Dengan Form Wizard........................................................... 49
VII.2. Merubah Tampilan Form.............................................................................. 51
VII.3. Latihan Desain Form................................................................................... 57
VII.4. Membuat Form Menu ..................................................................................59
VII.5. Mengatur Aplikasi Supaya Form Utama dibuka pertama kali ketika program
dijalankan. ............................................................................................................61
BAB VIII Merancang dan Membuat Report.......................................................63
VIII.1. Membuat Report.........................................................................................65
VIII.2. Menyimpan dan Menutup Report................................................................69
VIII.3. Menyaringan Data pada Report................................................................. 72
BAB IX Menggunakan Menu Navigasi Berupa Switchboard dan Form............. 75
IX.1. Membuat dan Menjalankan Switchboard........................................................77
IX.2. Modifikasi Menu Navigasi berupa Switchboard............................................ 79
IX.3. Mengatur agar Switchboard Otomatis Ditampilkan.....................................80
http://w
w
w
.tutupkurung.com

http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB I
Mengenal Microsoft Access 2007
 Memulai Microsoft Access 2007
 Mengenal Elemen Dasar Microsoft Access 2007
 Mengakhiri/Menutup Program Microsoft Access 2007
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 1. Mengenal Microsoft Access 2007 3
I.1.Memulai Microsoft Access 2007
Untuk memulai Access 2007 dengan menggunakan tombol start menu,
ikuti langkah berikut :
 Klik Start.
 Klik All Programs.
 Klik Microsoft Office→Microsoft Access 2007.
 Kemudian layar akan memunculkan kotak dialog sebagai berikut.
 Pada Gambar diatas terdapat beberapa bagian berikut ini :
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Modul Praktikum Database Menggunakan Ms. Access 20074
Pada bagian kiri terdapat Template Categories yang berisi
bermacam-macam template yang nantinya akan digunakan untuk
membuat database, seperti :
 Featuring : Menampilkan menu-menu template pada bagian
tengah
 Local Templates : Menampilkan beberapa template yang telah
disediakan oleh Windows SharePoint Service.
 Business
 Personal
 Sample
 Education
Catatan:: Kita tidak akan membahas lebih dalam mengenai penggunaan
Template-template ini. Selanjutnya Anda akan memakai Blank Database dalam
pembuatan database.
 Untuk memulai membuat database klik pada Blank Database
 Selanjutnya Tentukan Folder Penyimpanan dan Nama File
Databasenya.
 Klik Create Untuk Membuat Database
Klik Untuk
Menentukan Folder
PenyimpananNama File Database
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 1. Mengenal Microsoft Access 2007 5
 Sampai disini anda telah berhasil menjalankan Microsoft Office
Access 2007
I.2.Mengenal Elemen Dasar Microsoft Office Access 2007
Workspace / Area Kerja Microsoft Access 2007 dapat anda lihat pada
gambar dibawah ini:
http://w
w
w
.tutupkurung.com

I.3.Mengakhiri / Menutup Program Microsoft Access 2007
Untuk mengakhiri atau menutup program Ms. Acces 2007 dapat
dilakukan dengan cara :
 Simpan dahulu database yang telah Anda buat dengan menekan
tombol Ctrl + S atau dengan mengklik tombol Save pada Quick
Access Toolbar.
 Kemudian pilih salah satu langkah diabawah ini, untuk menghakhiri
Access 2007 :
 Tekan Office Button dan pilih Close.
 Klik tombol Close pada pojok kanan atas.
 Tunggu sampai Access 2007 ditutup.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB II
Bekerja dengan Microsoft Access 2007
 Mengenal Database
 Mengenal Database dalam Microsof Access 2007
 Membuat Database Baru
 Membuka File Database
 Menutup File Database
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 2. Bekerja dengan Microsoft Access 2007 9
II.1.Mengenal Database
Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data.
Misalnya saja data tentang pegawai, nilai, harga makanan, jumlah saldo
tabungan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang
bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus
diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database.
Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan computer
dibutuhkan suatu Sistem Manajemen Data Base (DBMS). Dengan
DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan
mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang
diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut.
Database atau biasa dikenal dengan sebutan basis data adalah
kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau
tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain: buku telepon, buku
kamus, katalog buku di perpustakaan, data penyewa di toko rental, dan
lain-lain.
Catatan:: Untuk lebih mendalami tentang Database (Basis Data), saya
sarankan untuk mencari sumber referensi-referensi lain. Disini hanya akan
menjelaskan secara singkat tentang apa itu Database.
II.2.Mengenal Database dalam Microsoft Access 2007
Didalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau
objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database.
Objek-objek tersebut antara lain :
Objek Fungsi
Table Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria
dan urutan yang diinginkan
Form Digunakan untuk memasukkan dan mengubah
data/informasi yang ada di dalam suatu database dengan
menggunakan tampilan formulir
Report Digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau
informasi dalam bentuk laporan
http://w
w
w
.tutupkurung.com

II.3.Membuat Database Baru
Untuk Membuat database baru dapat dilakukan dengan cara :
 Klik pada Office Button
 Pilih New
 Klik Pada Blank Database
 Tentukan Folder Penyimpanan dan nama File
 Klik Create, maka database baru telah terbuat.
II.4.Membuka File Database
Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan langkah berikut :
 Klik Office Button pada pojok kiri atas, lalu klik Open.
 Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat disimpannya
file database yang akan digunakan.
 Ketika sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah
satu langkah di bawah ini:
 Double klik file database untuk membukanya.
 Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk
membukanya.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 2. Bekerja dengan Microsoft Access 2007 11
II.5.Menutup Database
Untuk menutup database yang aktif kita bisa Klik Office Button dan
pilih Exit Access atau bisa juga dengan mengklik tombol perintah Close
pada pojok kanan atas.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB III
Membuat dan Modifikasi Tabel
 Mengenal Tabel di Microsoft Access
 Membuat dan Merancang Tabel baru
 Menentukan dan Merubah Primary Key
 Mengatur Field Pada Tabel
 Menghapus Tabel Dari Database
 Mengisi/Menempatkan Data pada Tabel
http://w
w
w
.tutupkurung.com

III.1.Mengenal Tabel di Microsoft Access
Sebelum Anda merancang dan membuat tabel baru, sebaiknya
Anda mengenal terlebih dahulu berbagai jenis data yang akan
ditempatkan pada setiap field.
Jenis Data Keterangan
Text Dapat menerima huruf, angka, symbol, spasi
dan tanda baca. Jumlah karakter yang dapat
ditampung sampai 255 karakter.
Memo Untuk pemasukkan teks yang panjang dan
berguna untuk memberikan keterangan/catatan
dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000
karakter.
Number Untuk pemasukkan data yang berjenis numerik
maupun angka biasa. Ukuranya tergantung dari
property Field Size yang digunakan
Date/Time Untuk menampung data waktu yaitu hari,
tanggal, jam dan menit.
Currency Untuk menampung data yang berjenis angka
dengan format mata uang.
Auto Number Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis
untuk masing-masing record.
Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan atau
pilihan, Yes (ya) atau No (tidak).
OLE Object Untuk menampung objek yang berasal dari
aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan
Embedding). Ukuran yang disediakan bisa
mencapai 1 GB.
Hyperlink Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat
diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait
dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard Memungkinkan anda untuk membuat sebuah
daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan
nilai dari tabel atau daftar.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

III.2.Membuat dan Merancang Tabel baru
Pada saat kita membuat database baru secara otomatis akan
muncul tempilan seperti dibawah ini.
Secara otomatis akan timbul tampilan Table1 dalam format
Datasheet View. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel
dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak
terlalu terlihat. Oleh karena itu, pilih tab Datasheet → View → Design
View.
Maka secara otomatis kita akan diminta untuk memasukkan
nama tabel yang akan kita buat, masukkan nama tabel dan klik OK
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 3. Membuat dan Memodifikasi Tabel 17
Setelah itu akan muncul tampilan Design view dengan nama field
yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus/ganti nama field tersebut
jika tidak diperlukan.
Catatan:: Karena pada modul ini kita akan membahas tentang pengelolaan
database sebuah Rental Video. Maka kita sesuaikan dengan study kasusnya.
 Pada jendela Design View isikan struktur tabel seperti di bawah ini :
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel
di atas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh
mengandung titik (.).
 Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur tabel di atas.
 Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta
properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field
yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada
field di sebelahnya.
 Pada saat mengisi nama field , anda perlu menentukan nama field
mana yang akan dijadikan Primary Key. Misalkan nama field
id_pelanggan (posisi kursor dalam keadaan aktif di field name
id_pelanggan) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang
dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan
bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai
berikut:
 Pilih Field yang akan dijadikan primary key contoh:
id_pelanggan.
 Pilih Design → Primary Key.
 Pastikan disebelah kiri dari field name id_pelanggan terdapat
gambar Kunci yang menandakan primary key.
 Pada kotak Field Properties, atur sesuai field name nya!!
 Simpan hasil modifikasi tabel anda dengan menekan [ctrl] + [s]atau
klik Save pada Quick Access Toolbar.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Catatan:: Pada tabel dibawah menjabarkan Field Properties secara General.
Perintah Fungsi
Field Size Untuk menentukan jumlah maksimum karakter
yang diisikan pada field tersebut
Format Untuk menentukan format tampilan data
Input Mask Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat
memasukkan data di layar
Decimal Place Untuk menentukan jumlah angka desimal yang
diinginkan
Caption Untuk menempatkan keterangan sebagai judul
kolom, form, atau laporan
Default Value Untuk menempatkan data yang sering digunakan
atau data yang sama pada field tertentu agar selalu
ditampilkan kembali
Validation Rule Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh
mana data yang anda masukkan dalam sebuah
database
Validation Text Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila
data yang dimasukkan tidak sesuai dengan
batasan yang ada di validation rule
Required Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan
atau tidak pada saat pengisian record
Allow Zero Length Untuk mendefinisikan nilai blank (“”) yang
membedakannya dengan nilai null
Indexed Untuk membuat index pada field yang disorot
Pada Properti Formatberbeda-beda untuk setiap tipe datanya :
 Type Data Date/Time. Tabel berikut ini menguaraikan Predifine
Format yang tersedia untuk tipe data Date/Time.
Setting Keterangan
General Date Merupakan nilai default. Setting. Contoh :
4/3/2009,05:30:00 PM
Long Date Contoh : Saturday, April 3, 2009
Medium Date Contoh : 3-Apr-09
Short Date Contoh : 4/3/2009
Long Time Contoh : 5:34:23 PM
Medium Time Contoh : 5:34 PM
Short Time Contoh : 17:34
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Selain setting yang diatas anda juga dapat menggunakan
simbol-simbol untuk mendefinisikan format tanggal dan waktu
sendiri.
Setting Hasilnya
ddd”,”mmmd”,”yyy Mon, Jun 2, 2009
mmmm dd”,”yyyy June 02, 2009
“This is week number “ww This is week number 20
“Today is “dddd Today is Saturday
 Type Data Currency.
Setting Keterangan
General Number Merupakan nilai default. Menampilkan bilangan
sebagaimana bilangan tersebut dimasukkan.
Currency Menggunakan pemisah ribuan, menampilkan
bilangan negatif di dalam kurung.
Fixed Menampilkan paling sedikit satu digit bilangan.
Standart Menggunakan pemisah ribuan.
Percent Mengalikan nilai yang dimasukkan dengan 100
dan menambahkan tanda persen (%).
Scientific Menggunakan notasi standart sains.
 Type data Memo.
Simbol Keterangan
@ Karakter teks (baik karakter maupun spasi)
harus diisikan (required)
& Karakter teks harus diisikan
< Semua karakter menjadi huruf kecil
> Semua karakter menjadi huruf kapital
Pada properti Index menggunakan setting di bawah ini :
Setting Keterangan
No Nilai default.Tidak terindeks.
Yes (Duplicates OK) Index mengizikan duplikasi data.
Yes (No Duplicates) Index tidak mengizikan duplikasi data.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

III.3.Menentukan dan Merubah Primary Key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field,
ikuti langkah berikut :
 Pilih dan klik tabel yang ingin Anda ubah primary key-nya
 Kemudian klik Design.
 Pilih dan Klik field yang ingin dijadikan primary key.
 Klik tombol perintah Primary Key pada group Tools.
III.4.Mengatur Field Pada Tabel
Untuk pengaturan Field pada tabel kita harus paham mengenai
Design View dan Datasheet View. Design View digunakan untuk
mengatur Field pada tabel, seperti Merubah Nama Field, Menyisipkan
Field, Menghapus Field, Menentukan Type Data dll.
Untuk menampilkan tabel dalam mode Design View atau
Datasheet View dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
 Pilih salah satu tabel, Aktifkan tab Design, Klik pava View dan pilih
mode Datasheet View atau Design View.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Contoh Tebel PelangganpadaMode Design View
Contoh Tebel PelangganpadaMode Datasheet View
Catatan::Pada tampilan tabel mode Datasheet View kita dapat mengisi tabel
dengan data-data sesuai dengan Field masing-masing.
Selanjutnya untuk melakukan perubahan pada Field kita
menggunakan mode Design View.
 Merubah Nama Field
Klik pada Nama Field yang akan di rubah namanya, hapus dan
ganti nama field lalu di simpan.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Menyisipkan/Menambah Field
Klik Kanan pada Baris dimana akan disisipkan Field Baru,
kemudian klik Insert Rows.
Hasilnya akan muncul baris Baru yang kosong dan siap diisii
dengan File Name, Data Type dan Description.
 Menghapus Field
Klik kanan pada salah satu Field yang akan dihapus, Kemudian
Klik Delete Rows.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Hasilnya akan terlihat 1 field yang hilang, yaitu field alamat.
 Menentukan / Mengganti Type Data (Data Type)
Klik pada salah satu field, arahkan pionter ke Kolom Data Type
sesuai dengan field yang tepilih lalu Klik pada Pilihan Combo
Box-nya dan pilih salah satu type datanya.
Oke...., Silahkan Simpan Kerjaan Anda......! dan Tanyakan Kepada yang Ngajar
kalau masih bingung....!!!!
III.5.Menghapus Tabel Dari Database
Untuk menghapus tabel dalam database, dapat dilakukan
dengan cara :
 Tutup Tabel Dengan cara Berikut :
 Klik Kanan pada Tabel yang akan dihapus
 Klik Delete
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Setelah muncul pesan seperti gambar dibawah ini
 Klik Yes..., Tabel akan di hapus secara permanent....!
Selanjutnya Buat Tabel-Tabel Dibawah ini dalam Database Latihan1.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Catatan:: Untuk lebih jelas tentang pembutan table dan Desain Tabel silahkan
mencari referensi dari Buku atau Sumber Online (Internet).
III.6.Mengisi/Menempatkan Data pada Tabel
Untuk mengisi data pada Tabel, caranya adalah :
 Pilih salah satu Tabel(Misal Tabel Pelanggan)
 Klik View
 Pilih Datasheet View
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Setelah tampil Tabel Pelanggan dalam mode Datasheet View,
masukkan data seperti dibawah ini :
 Klik Simpan pada Quick Access Toolbar atau [Ctrl] + [S]
 Untuk mengisi tabel yang lain, lakukan langkah yang sama dan isi
sesuai dengan tabel masing-masing..!
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB IV
Mengurutkan, Menyaring, Mencari dan Mengganti
Data
 Mengurutkan Data (Data Sort)
 Menyaring Data (Data Filter)
 Mencari dan Mengganti Data
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 4. Mengurutkan, Menyaring, Mencari, dan Mengganti Data 31
IV.1.Mengurutkan Data (Data Sort)
Anda dapat mengurut data dengan cara yang relatif cepat dan
singkat, baik diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun
Descending (menurun). Misal urutkan data berdasarkan nama
pelanggan secara Ascending, langkahnya sebagai berikut:
 Aktifkan Kolom Nama_Pelanggan pada tabel Pelanggan
 Masuk Ke Tab Home
 Klik tombol Ascending pada group Sort & Filter.
 Untuk Mengurutkan secara Descending tinggal Klik Pada Pilihan
Descending.
IV.2.Menyaring Data (Data Filter)
Penyaringan (filtering) akan membatasi secara sementara jumlah
record data yang akan ditampilkan sesuai dengan kriteria yang Anda
tentukan.
Untuk melakukan Filter/Saring data maka kita lakukan langkah
berikut ini:
 Klik salah satu kolom pada tabel Pelanggan, kemudian Klik Filter
 Pilih text filter seperti gambar dibawah ini:
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Klik Oke Untuk melihat hasilnya lihat gambar dibawah ini
IV.3.Mencari dan Mengganti Data
Fasilitas Find berguna untuk mencari sebuah record yang berisi
data tertentu. Sedangkan fasilitas Replace berguna untuk mengganti
data yang ditemukan dengan data yang baru yang telah Anda tentukan.
Jika Anda sudah pernah mencoba Fasilitas ini di program Microsoft
Office yang lain, tentu anda sudah familiar dengan fasilitas ini.
 Mencari Data dengan Fasilitas Find
Untuk mencari data dengan menggunakan fasilitas Find, ikuti
langkah berikut ini.
 Buka tabel yang Anda inginkan dalam tampilan Datasheet
View.
 Klik Find pada Ribbon Find atau Anda juga bisa dengan
menekan tombol Ctrl+F.
 Maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 4. Mengurutkan, Menyaring, Mencari, dan Mengganti Data 33
 Pada Find What isi dengan kata kunci pencarian sesuai
dengan data yang akan dicari.
 Pada Look In, pilih nama field
 Pada Match, pilih Start of Field
 Klik Find Next, untuk melanjutkan pencarian.
 Merubah data menggunakan Fasilitas Replace
 Klik Replace pada Ribbon Find atau tekan Ctrl + H
Maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.
 Pada Find What isi dengan data yang akan diganti
 Pada Replace With isi dengan kata pengganti.
 Pada Look In, pilih nama field
 Pada Match, pilih Start of Field
 Klik Find Next, untuk melanjutkan pencarian.
 Klik Replace untuk merubah katanya
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB V
Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel
 Jenis-Jenis Relasi Antar Tabel
 Membuat Hubungan Antar Tabel
 Mencetak Hubungan Antar Tabel
http://w
w
w
.tutupkurung.com

37
V.1.Jenis-Jenis Relasi Antar Tabel
 One to Many Relationship (Relasi Satu ke Banyak)
Relasi satu ke banyak adalah jenis relasi yang paling umum.
Dalam relasi satu ke banyak, sebuah record dalam tabel A dapat
memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B. Tetapi sebuah
record dalam tabel B hanya memiliki sebuah record dalam tabel B hanya
memiliki sebuah record yang bersesuaian dalam tabel A.
 Many to Many Relationship (Relasi Banyak ke Banyak)
Dalam relasi banyak ke banyak, sebuah record dalam tabel A,
dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B, dan
sebuah record dalam tabel B dapat memiliki banyak record yang
bersesuaian dalam tabel A. Jenis relasi ini hanya dimungkinkan jika kita
mendefinisikan tabel baru sebagai perantara. Relasi banyak ke banyak
sebenarnya merupakan dua buah relasi satu ke banyak terhadap tabel
perantara.
 One to One Relationship (Relasi Satu ke Satu)
Dalam relasi satu ke satu, setiap record dalam tabel A hanya
dapat memiliki satu record yang bersesuaian dalam tabel B dan
sebaliknya. Jenis relasi ini tidak umum karena sebenarnya tabel A dan
tabel B dapat digabungkan menjadi sebuah tabel. Anda dapat
menggunakan relasi satu ke satu untuk membagi tabel yang memiliki
field yang banyak untuk mengisolasi sebagian tabel dengan keamanan
data.
V.2.Membuat Hubungan Antar Tabel
Untuk membuat Relasi antar tabel, caranya adalah sebagai berikut:
 Buka File Database “Latihan1” yang telah anda buat.
 Klik tab Database Tools →Klik Relationship pada group
Show/Hide .
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Selanjutnya akan tampil kotak dialog Relationships, dan kotak
dialog Show Table. Masukkan Keempat Tabel dengan
mengklik pada nama tabelnya. Lihat gambar dibawah ini.
 Lihat Hasilnya Seperti gambar dibawah ini!, untuk menyusun
tabel, Klik and Drag pada judul tabelnya.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Untuk memberikan Relasi antar tabelnya dengan cara klik and
drag nama field dari tabel 1 ke Field tabel lainnya, Lihat
Gambar berikut!
 Ulangi cara tersebut untuk tabel-tabel yang lain, sehingga relasi
menjadi seperti gambar dibawah ini!
 Sampai disini Relasi tabel selesai dibuat, Simpan kembali pekerjaan
anda.
1. Klik and Drag
2. Beri Checklist
Enforce Referential Integrity
3. Klik tombol Create
http://w
w
w
.tutupkurung.com

V.3.Mencetak Hubungan Antar Tabel
Untuk mencetak tampilan hubungan antar tabel tersebut Anda
dapat mengikuti langkah berikut :
 Buka jendela Relationship.
 Klik tab Design→Tools →Relationship Report.
 Maka akan memunculkan seperti berikut:
 Kita juga masih dapat merubahnya dengan klik kanan dan pilin
Design View.
 Klik Print untuk mencetaknya.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB VI
Membuat dan Menggunakan Query
 Mengenal Query
 Membuat Query dengan Query Wizard
 Membuat Query dengan Query Design
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 6. Membuat dan Menggunakan Query 43
VI.1.Mengenal Query
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam
tabel, sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan
dalam tabel. Secara fisik query adalah tabel juga. Jadi query adalah
tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk
mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel
yang sudah ada. Query digunakan untuk melihat, mengubah, dan juga
menganalisa data dalam berbagai cara. Query juga dapat digunakan
sebagai sumber untuk record-record pada form dan report.
Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang
memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi.
VI.2.Membuat Query dengan Query Wizard
Untuk membuatnya ikuti langkah-langkah berikut :
 Buka Database Latihan1 yang telah dibuat sebelumnya
 Pilih Tab CreateQuery Wizard
 Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK
 Pada Jendela Simple Query Wizard lakukan Pemilihan sebagai
berikut!
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Pada kotak daftar pilihan Tables/Query, pilih dan klik nama
tabel/query yang diinginkan, misal:
 Tabel Pelanggan nama field yang diinginkan
id_pelanggan, nama_pelanggan.
 Tabel Transaksi nama field yang diinginkan yaitu
no_transaksi, tgl_pinjam, tgl_kembali.
 Pada kotak daftar pilihan Selected Fields, pilih field-fieldnya
dengan menekan tombol [ > ]. Jika ingin semua field tekan
tombol [ >> ] sehingga field yang terseleksi akan tampak pada
gambar di bawah ini.
 Selanjutnya Klik Next
Lalu pilih Detail (Shows every field of every record)
 Masukkan Nama Query
 Klik Finish
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 6. Membuat dan Menggunakan Query 45
VI.3.Membuat Query dengan Query Design
Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual.
Langkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:
 Bukalah database “Latihan1” yang diinginkan.
 Klik tab Create.
 Klik Query Design di group Other.
 Pada form Show Table pilih tabel yang ingin dijadikan query dengan
cara mengklik Add. Jika sudah klik Close.
 Akan tampil Seperti gambar dibawah ini :
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Untuk memilih Field dari tabel-tabel yang ada dengan cara Klik 2x
pada field tabel, maka secara otomatis field yang dipilih akan masuk
pada kolom dibawahnya secara berurutan.
 Simpan Query dan Beri nama QueryVideo
Untuk Melihat Hasil Query, Klik Run pada grup Result.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB VII
Membuat dan Menggunakan Form
 Membuat Form Dengan Form Wizard
 Modifikasi Form
 Menggunakan Form
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 7. Membuat dan Menggunakan Form 49
Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk
mempermudah Anda memasukkan data pada tabel, menampilkan data,
mecari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita
bisa membuat atau merancang form yang hanya memperlihatkan
sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto anda
maupun data karyawan suatu perusahaan yang datanya kita simpan.
Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record-record yang
memenuhi kriteria tertentu. Anda dapat membuat sebuah form dengan
fasilitas Create form in Design View atau Create Form Wizard.
VII.1.Membuat Form Dengan Form Wizard
Saya contohkan untuk membuat form Video, tujuannya untuk
menyimpan data-data video.
Langkah-langkahnya :
 Klik Tabel Video pada jendela All Tables seperti gambar dibawah ini.
 Pilih Tab Create, lalu pilih More Form  Form Wizard
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Akan tampil Kotak Dialog Form Wizard, lalu pilih semua Field
dengan mengklik tombol [ >>] lalu klik Next.
 Selanjutnya akan muncul kotak dialog untuk merubah type tampilan
form, Pilih Columnar dan klik Next.
 Tentukan Design Form, lalu Klik Next
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Tentukan Judul Form, klik Finish
 Hasil Akhirnya akan muncul seperti gambar dibawah ini!
VII.2.Merubah Tampilan Form
Untuk merubah tampilan Form, ikuti langkah dibawah ini, tapi jika anda
telah paham untuk selanjutnya anda bisa menentukannya sendiri.
 Klik pada Form Master Data Video
 Klik ViewPilih Design View
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Anda juga dapat melakukannya dengan Klik kanan pada Form
Master Data Video, kemudian Pilih Design View.
 Selanjutnya akan tampil seperti gambar dibawah ini
 Geser Judul “Master Data Video” dengan Klik and Drag ke kanan
sehingga menjadi seperti ini.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Tambahkan Objek Gambar dengan cara Klik tab Design, pilih
control Image pada group Control, Perhatikan gambar berikut :
 Letakkan objek Image disebelah kiri judul dengan lakukan Klik and
Drag membentuk Kotak, sehingga secara otomatis akan muncul
kotak dialog Insert Pictures.
 Pilih Gambar dan Klik OK
 Hasilnya akan tampak seperti gambar dibawah ini.
Klik Control Image
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Untuk menambahkan Komponen lain seperti label anda dapat
menambahkannya sendiri dengan meletakkan Kontrol Label,
seperti gambar dibawah ini.
 Sekarang Kita Akan Menambahkan Kontrol Button, yaitu
menambahkan tombol untuk memanipulasi data seperti TAMBAH,
SIMPAN, HAPUS dan MENUTUP FORM.
1. Klik Button
2. Letakkan Disini
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Sehingga muncul Kotak Dialog Command Button Wizard
Pilih type tombol untuk memanipulasi data, Lihat Gambar dibawah
ini.
Keterangan :
 Pada Categories pilih Record Operations
 Pada Action Pilih Aksi tombol, dengan menyesuaikan
fungsinya :
Add New Record : Menambah Record/Data baru
Delete Record : Menghapus Record
Duplicate Record : untuk menggandakan Record
Print Record : Mencetak Record
Save Record : Menyimpan Record
Undo Record : mengembalikan record ke posisi semula
 Pilih Add New Record untuk membuat tombol TAMBAH DATA, lalu
Klik Next.
 Isikan Teks “TAMBAH DATA” untuk memberi nama tombol TAMBAH
DATA. Lalu klik Next
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Berikan nama kontrol “CmdTambah”, lalu Klik Finish.
Maka Hasilnya akan muncul seperti gambar dibawah ini.
 Selanjutnya Tambahkan tombol-tombol sesuai dengan fungsinya,
sehingga Form Terlihat seperti Gambar dibawah ini.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Untuk menjalankan Form Klik View  Form View, Hasil Modifikasi
Form menjadi seperti pada gambar, dan pastikan form berfungsi
dengan baik.
 Sip..., sekarang Form Data Video telah berhasil Anda Buat....!
VII.3.Latihan Desain Form
Dari tabel yang telah anda buat, sekarang Buatlah Form-Form seperti
dibawah ini. Jika ada yang kurang paham silahkan tanyakan pada
Instruktur anda.
 Form Data Video (Dari Tabel Video), telah kita buat pada bagian
sebelumnya.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Form Data Pelanggan (dari tabel Pelanggan)
 Form Peminjaman (dari Tabel Peminjaman dan
Peminjaman_Detail).
 Selanjutnya Silahkan anda coba jalankan Form satu per satu
sehingga semua komponen dapat berfungsi dengan baik.....!!!
Selamat...... Anda Telah Berhasil membuat Form...!
http://w
w
w
.tutupkurung.com

VII.4.Membuat Form Menu
Form Menu ini dibuat untuk menampilkan Form-Form yang akan
digunakan, Form Menu ini akan kita tampilkan pertama kali pada saat
aplikasi dijalankan.
Oke..., Langsung saja kita mulai, Baca Bissmillahirrohmanirrohiim..,
Konsentrasi dan Ikuti langkah-langkah dibawah ini :
 Klik Tab Create lali Pilih Form Design seperti Gambar dibawah ini.
 Akan muncul Lembar Form Design baru yang masih kosong, nah
disini kita akan memberikan komponen-komponen secara manual.
 Tambahkan komponen Gambar pada form design, Ingat Komponen
diambil dari group Control, dengan cara mengklik komponen dan
drag ke Halaman Form Design.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Klik pada Komponen Image , pada lembar Form Design, bual
kotak untuk menentukan ukuran gambarnya, Pilih gambar dan klik
OK. Lihat gambar dibawah ini!
Tambahkan juga Komponen Label, Button, Date and Time
sehingga form design terlihat seperti gambar diatas.
 Ketika dijalankan dalam Form View, akan tampil seperti gambar
dibawah ini.
 Simpan hasil kerja anda dan uji coba jalankan Form Utama.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

VII.5.Mengatur Aplikasi Supaya Form Utama dibuka pertama kali ketika
program dijalankan.
Untuk membuat Form Utama sebagai Form yang tampil pertama kali
ketika program pertama dijalankan dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
 Klik pada Office Button kemudian Klik pada Access Option,
sehingga akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini :
 Tentukan Aplication Title dan elemen lain seperti gambar dibawah ini
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Klik OK,dan akan muncul pesan seperti gambar dibawah ini
 Pesan diatas memerintahkan kita untuk keluar/menutup database
dan membuka kembali untuk melihat hasil pengaturan. Tutup
Database dan Buka Kembali....!
 Perhatikan hasilnya akan tampak seperti gambar dibawah ini.
 Selamat Anda Berhasil... Jika Belum, Ulangi kembali sampai anda
berhasil...!!! Tanyakan pada Instruktur jika ada yang kurang jelas..!
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB VIII
Merancang dan Membuat Report
 Membuat Report
 Menyimpan dan Menutup Report
 Menyaringan Data pada Report
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 8. Membuat dan Menggunakan Report 65
VIII.1.Membuat Report
Dengan menggunakan Ms. Acess 2007 Anda dapat dengan
mudah membuat report (laporan) yang efisien dan efektif dengan
tampilan yang profesional.
Banyak cara yang dapat Anda gunakan untuk membuat sebuah
report. Diantaranya Anda dapat membuat report dengan menggunakan
fasilitas Create report by using wizard atau ditata secara manual
dengan fasilitas Create report in Design View.
Membuat Report dengan Create report by using wizard.
Untuk membuat report dengan menggunakan fasilitas create report by
using wizard, ikuti langkah berikut :
 Buka Database Latihan1 yang telah anda buat sebelumnya.
 Klik Pada tebel/Query yang akan dibuat laporannya., Misalkan
Tabel Video
 Klik tab Create, pilih dan klik Report Wizard pada group Reports.
 Selanjutnya akan muncul kotak dialog Report Wizard yang pertama.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Masukkan seluruh Available Field ke Selected Field, klik Next
Maka akan muncul seperti gambaw dibawah ini.
 Selanjutnya Klik Next, muncul tampilan seprti dibawah ini.
Pilih ID_Film dan Klik Ascending. Lalu Klik Next.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Selanjutnya Lakukan pengaturan sesuai dengan gambar dibawah ini,
untuk penjelasan detail tanyakan pada Instruktur anda.
Klik Nextuntuk melanjutkan ke tahap berikutnya..
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Pilih Salah Satu Style/Gaya dari Tampilan Report yang akan di
buat.. kamudian klik Next.
 Masukkan Judul dari Laporan yang anda buat, lalu Klik Finish
 Hasilnya akan tampak seperti gambar dibawah ini.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Sampai disini pembuatan Laporan/Report menggunakan Wizard
sudah selesai.... Untuk Penjelasan Detail tanyakan dengan Instruktur
anda....!
VIII.2.Menyimpan dan Menutup Report
Setelah Report berhasil anda buat , anda harus menyimpannya untuk
ditampilkan kembali di kemudian hari, Cara menyimpan report cukup
dengan mengklik icon Save pada Quick Access Toolbar. Dan untuk
menutup report anda dapat melakukannya dengan cara :
 Klik kanan pada Tab Judul Report Klik Close
 Oke..., Anda telah berhasil menyimpan dan menutup Report.
1. Modifikasi Rancangan Report
Anda dapat memodifikasi rancangan report agar yang telah dibuat agar
sesuai dengan kebutuhan.
Untuk memulai Modifikasi Report, ikuti langkah-langkah dibawah ini.
 Buka Report dengan Mode Design View, caranya Klik Kanan pada
Report  klik Design View
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Akan tampil layar seperti pada gambar dibawah ini.
 Selanjutnya gunakan komponen pada group Control, seperti pada
gambar berikut.
 Oke.., sekarang anda coba menambahkan komponen label, line,
image untuk membuat report menjadi seperti gambar dibawah ini.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Klik Viev Report View untuk melihat tampilan Report yang telah
anda buat..
 Klik Print Preview untuk melihat report sebelum di cetak...!
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Sampai disini pembuatan report Data Video telah selesai...
selanjutnya silankan anda Buat Report untuk Data Transaksi.
Sehingga hasilnya menjadi seperti ini! Tanyakan dengan Instruktur
jika kurang paham...!!!!
 Sip... Silahkan Simpan hasil kerja anda...!!!
VIII.3.Menyaringan Data pada Report
Untuk menyaring data pada report, ikuti langkah berikut :
 Buka file database Latihan1yang telah anda buat, kemudian pada
jendela kerja database pilih dan klik Report yang diinginkan.
 Kemudian klik Views→Layout View.
 Pilih dan klik label atau field yang akan Anda atur format
tampilannya.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Pilih dan klik Filter pada tab Home. Maka akan muncul tampilan
seperti dibawah.
 Maka hasilnya setelah di klik OK, form hanya akan menampilkan
data dengan judul film Kera Sakti II.
Catatan ::Simpan Kembali Dokumen anda...
http://w
w
w
.tutupkurung.com

BAB IX
Menggunakan Menu Navigasi Berupa Switchboard dan
Form
 Membuat dan Menjalankan Switchboard
 Modifikasi Menu Navigasi berupa Switchboard
 Mengatur agar Switchboard Otomatis Ditampilkan
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Bab 9. Menggunakan Menu Navigasi Berupa Switch Board dan Form 77
IX.1.Membuat dan Menjalankan Switchboard
Untuk membuat menu navigasi berupa switchboard dengan
berdasarkan struktur menu di atas, ikuti langkah berikut ini :
 Buka atau aktifkan file database Latihan1yang ingin dilengkapii
menu navigasi.
 Klik tab Database Tools, klik Switchboard Manager pada bagian
Database Tools. Apabila Anda belum pernah mendefinisikan
Switchboard sebelumnya, kotak dialog konfirmasi yang meminta
Anda menyetujui pembuatan switchboard baru akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut klik tombol perintah Yes. Maka akan
ditampilkan kotak dialog Switchboard Manager yang pertama.
 Untuk membuat dan menyunting halaman switchboard, klik Edit,
Pada kotak isian Switchboard Name, ketikkan “Menu Utama”
mengganti “Main Switchboard”.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Buat halaman ItemSwitchboard baru, dengan mengklik tombol
perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Itemakan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pengisian dan pemilihan sesuai
dengan tabel dibawah ini, kemudian klik OK.
Teks Command Switchboard
Data Pelanggan Open Form in Edit
Mode
Master Data Pelanggan
 Lanjutkan dengan pendefinisian menu pilihan yang lainnya, dengan
mengklik tombol New kemudian lanjutkan dengan pengisian seperti
tabel dibawah ini.
Teks Command Switchboard
Data Video Open Form in Edit
Mode
Master Data Video
Data Peminjaman Open Form in Edit
Mode
Master Data Peminjaman
Laporan Data Video Open Report Laporan Data Video
Laporan Transaksi
Peminjaman
Open report Laporan Transaksi
Peminjaman
Keluar Exit Aplication
 Jika sudah didefinisikan semua, maka hasilnya akan seperti
gambar dibawah ini :
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Klik Close untuk menutup Kotak dialog dan perhatikan terdapat
Switchboard baru yang terbentuk seperti dibawah ini.
 Klik 2x untuk menjalankan Switchboard. Dan hasilnya akan tampak
seperti gambar dibawah ini.
IX.2.Modifikasi Menu Navigasi berupa Switchboard
Untuk memodifikasi menu navigasi berupa switchboard yang
telah Anda definisikan, ikuti langkah berikut :
 Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja
database pilih dan klik form Switchboard pada bagian
SwitchboardItems.
 Kemudian klik Views→Design View, sehingga muncul tampilan
seperti ini.
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Gunakan group Control untuk menambahkan beberapa komponen
seperti : label, textbox, image dan lain-lain.Sehingga hasilnya
menjadi seperti gambar dibawah ini.
IX.3.Mengatur agar Switchboard Otomatis Ditampilkan.
Untuk mengatur agar menu navigasi berupa switchboard secara
otomatis ditampilkan pada saat file database dibuka, ikuti langkah
berikut :
 Buka atau aktifkan file database Latihan1, kemudian klik Office
ButtonAccess Options.maka kotak dialog Access
Options akan ditampilkan.
 Klik Current Database, dan lakukan pengaturan seperti terlihat pada
gambar diatas. Kemudian klik OK
http://w
w
w
.tutupkurung.com

 Akan muncul pesan seperti berikut!
 Klik OK, keluar dari program Access 2007, dan buka kembali
database Latihan1. Perhatikan Hasilnya, Switchboard akan tampil
pertama kali.
Catatan ::Lakukan Uji Coba pada setiap Menu yang anda buat... pastikan
semua menu berjalan dengan baik..., jika belum anda dapat merubahnya
kembali... dan jika ada kendala/bingun tanyakan pada Instruktur anda....!!!
http://w
w
w
.tutupkurung.com

Belajar Microsoft Access 2007

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Belajar Microsoft Access 2007

Semelhante a Belajar Microsoft Access 2007 (20)

Belajar Microsoft Access 2007