Asian elinkaari ja käsittely - Arkistoasioiden perehdytyspaketti
•
0 gostou•164 visualizações
Arkistoasioiden perehdytyspaketti -webinaarin "Asian elinkaari ja käsittely" -diat
Recomendados
Mais conteúdo relacionado
Mais de Hallintoakatemia
Mais de Hallintoakatemia (20)
Asian elinkaari ja käsittely - Arkistoasioiden perehdytyspaketti
- 1. Asian elinkaari ja käsittely Arkistoasioidenperehdytyspakettiwebinaari Tuuli Tarukannel ja Henna Koskelainen
- 2. 2 Asian käsittelyn ”elämänkaari” hallintomenettelyssä Asian vireille panoa edeltävät toimet Asian vireilletulo Asian valmistelu päätöksentekoa varten Päätöksen- teko Päätöksen tiedoksianto ja toimeenpano Itseoikaisu; kirjoitus- ja/tai asiavirheen korjaaminen Oikaisuvaatimuksen käsittely
- 3. Asia liikkuu prosessin mukana: Asiakirjat on kytkettävä asiayhteyteensä ja asioiden käsittelyprosesseihin. Asian käsittelyä on vaivatonta seurata; tiedetään, missä vaiheessa asian käsittely on ja kuka sitä käsittelee. Mitä tietoja julkaistaan netissä ja miten tietosuoja huomioidaan. Miten arkistointi huomioidaan alusta loppuun. VIREILLETULO VALMISTELU PÄÄTÖKSENTEKO TOIMEENPANO, TIEDOKSIANTO MUUTOKSENHAKU SEURANTA Asia liikkuu -> ARKISTOINTI LAINSÄÄDÄNTÖ §
- 4. 4 Hyvän valmistelun ABC •Huomioi asianosaisen asema ja oikeudet •Huomioi taustalla vaikuttavina hyvää hallintoa turvaavina: hallintomenettelyn julkisuus, käsittelyn viivytyksettömyys, käsittelyn puolueettomuus ja esteellisyysperusteet, hyvä kielenkäyttö sekä viranomaisen neuvontavelvollisuus •Selvittämisvelvollisuus •Mahdolliset kuulemiset •Osallisuus, avoin valmistelu (uusi kuntalaki, osallistaminen) •Asianosaisen tiedonsaantioikeus •Suulliset selvityskeinot •Selkeästi ja hyvin laadittu selvitys siitä, miten asiaa on käsitelty ja valmisteltu •Kaiken ajantasaisen lainsäädännön huomioiminen •Hyvin laadittu ja perusteltu päätös valmistelun lopputuloksena
- 5. Hallintolain vaatimukset päätöksen sisällölle Päätöksen muoto Hallintopäätös on annettava kirjallisesti. Päätös voidaan antaa suullisesti, jos se on välttämätöntä asian kiireellisyyden vuoksi. Suullinen päätös on viipymättä annettava myös kirjallisena oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen. Määräaika oikaisuvaatimuksen tekemiseen tai muutoksenhakuun alkaa kirjallisen päätöksen tiedoksisaannista siten kuin siitä erikseen säädetään. Päätöksen sisältö Kirjallisesta päätöksestä on käytävä selvästi ilmi: 1) päätöksen tehnyt viranomainen ja päätöksen tekemisen ajankohta; 2) asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu; 3) päätöksen perustelut ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu; sekä 4) sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja päätöksestä. Perusteluissa on ilmoitettava, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet ratkaisuun sekä mainittava sovelletut säännökset. Päätöksen perustelut voidaan jättää esittämättä, jos: 1) tärkeä yleinen tai yksityinen etu edellyttää päätöksen välitöntä antamista; 2) päätös koskee kunnallisen monijäsenisen toimielimen toimittamaa vaalia; 3) päätös koskee vapaaehtoiseen koulutukseen ottamista tai sellaisen edun myöntämistä, joka perustuu hakijan ominaisuuksien arviointiin; 4) päätöksellä hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista eikä muilla ole oikeutta hakea päätökseen muutosta; taikka 5) perusteleminen on muusta erityisestä syystä ilmeisen tarpeetonta. Perustelut on kuitenkin 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa esitettävä, jos päätös merkitsee olennaista muutosta vakiintuneeseen käytäntöön.
- 6. 6 Toimielimen pöytäkirja ➢ Pöytäkirjasta säädetään kuntalaissa ➢ Toimielimen kokouksista on laadittava pöytäkirja, laissa ei ole säännöksiä pöytäkirjan sisällöstä, mutta siitä otetaan tarpeelliset määräykset hallintosääntöön ➢ Pöytäkirja voi muodostua myös sähköisen päätöksenteon päätösten koonnista. Pöytäkirjan muoto voi vaihdella teknisen toteutustavan mukaan. Pöytäkirjan päätökset voi olla myös rakenteisessa muodossa, joka mahdollistaa niiden jatkokäytön (ns. avoin data). Tällöinkin kuntien olisi huolehdittava tietosuojaan liittyvistä näkökohdista. ➢ Pöytäkirjan arkistointi suoritetaan arkistolainsäädännön mukaisesti, eikä kuntalain säännöksellä poiketa arkistolain mukaisista velvoitteista.
- 7. 7 Tietojen käsittely osana pöytäkirjaa ❖ Asiakirjojen on oltava hyvin saatavilla, käytettävissä ja niiden tulee säilyä. ❖ Päätöksenteossa olevien asiakirjojen on säilyttävä muuttumattomina koko asian käsittelyn ajan, joka käsittelyvaiheessa. ❖ Alkuperäisen päätösasiakirjan, asianhallintajärjestelmässä olevan asiakirjan ja sähköisessä muodossa olevan version sekä otteiden ja jäljennösten on oltava saman sisältöisiä. ❖ Julkisuuden näkökulmasta: tiedot ja merkinnät asian koko käsittelyn ajan ajantasalla julkisuudesta, henkilötiedoista ❖ Valmistelija määrittelee: otsikon, käsittelytiedot, käyttörajoitukset (julkinen/salainen), sisältääkö asia henkilötietoja ❖ Pöytäkirjoista ilmettävä selvästi, mikä versio kyseessä luonnos, esisopimus, allekirjoitettu versio jne.
- 8. 8 Tietojen käsittely ❖ Päätöksenteon perustana hyvä hallinto, hyvä tiedonhallintatapa ja julkisuusperiaate. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö ja hallintosääntö ❖ Päätöksentekoprosessi: vireille tulo, rekisteröinti, valmistelu, päätöksenteko, täytäntöönpano ja valvonta → asian käsittelyn ja asiakirjan elinkaaren hallinta ❖Yhtenäiset käytännöt seuraaviin: • Kokouskutsuihin liittyvät menettelyt • Esityslistan ja pöytäkirjaamisen perusteet (ml. salassapidettävät tiedot) • Pöytäkirjan ulkoasu ja luettavuus • Pöytäkirjan sisältö, hallintosäännön määräykset ja hyvät yhtenäiset käytännöt • Oheismateriaalit/liitteet, selkeät käsitykset siitä, mikä aineisto nimetään mitenkin • Esityslistan ja pöytäkirjan julkisuus, henkilötietonäkökulman huomioiminen • Pöytäkirjanotteet ja joustavat otemenettelyt (esim. sähköisyys) • Tiedoksianto ja muutoksenhaku • Pöytäkirjan korjaamismenettelyt ja tietojen säilyminen oikeina • Pöytäkirjan ja siihen liittyvän aineiston arkistointi • Päätöksistä tiedottaminen, nettijulkisuus