Aanbesteding van een nieuwe rooster applicatie

1. Aanbesteding van een nieuwe rooster applicatie
Vrije Universiteit Amsterdam
Dirk Jan Durieux
Programma manager Optimale onderwijsplanning
www.linkedin.com/in/durieux/
dirkjan@durieux.nl

2. Vrije Universiteit Amsterdam
Doorlooptijd: 1 jaar

3. • Vrije Universiteit: 25.000 studenten
• 100.000 onderwijsactiviteiten per jaar
• Centraal team onderwijsplanners (9 personen = 7,5 FTE) Daarnaast GNK en ACTA (4 personen)
• Syllabus Plus Classic aangeschaft (geen aanbesteding, lange tijd geleden)
• Non compliant
• Eind 2015 besloten aanbesteding niet starten in 2016 vanwege implementatie LMS (niet gelijktijdig)
• In 2016 twee marktconsultaties gedaan (Scientia en Advitrae)
• In 2017 gestart met aanbesteding.

4. Harmoniseer uw processen en werkwijzen…
voordat! u een nieuwe roosterapplicatie gaat implementeren.

5. MyTimetableMyTimeTable
Alles

6. Business
Projectleider
Inkoper
IT
projectleider
Onderwijs-
planner
Afdelings-
hoofd
planners

7. “Nothing but the best”
“Best Value Procurement (BVP) beoogt een maximale
reductie te bewerkstelligen van de risico’s en een
maximale benutting van de kansen bij de aanbesteding en
uitvoering van de Opdracht. De methodiek is erop gericht
om de Opdracht aan die Inschrijver te gunnen die met zijn
Inschrijving heeft aangetoond de optimale oplossing voor
de VU te kunnen realiseren, het beste de risico’s te
minimaliseren en de kansen te benutten. Deze expert kan
naar verwachting samen met de Opdrachtgever het beste
de doelstellingen van de Opdracht realiseren.”
Wij hebben verstand van (ons) onderwijs.
Jullie hebben verstand van roosterapplicaties.
Samenwerken?

8. Paper
People
Product
Price
35%
20%
25%
20%
“Simply the best”
Offerteaanvraag
Interviews .
Proof of Concept
Prestatiedossier, Risicodossier, Kansendossier
+ PvE
+ visievragen
Beoogd projectleider
IT specialist
Do you know?
Do you practise?
Do you have?
Do you relate?

9. Tijdslijn aanbestedingstraject nieuwe roosterapplicatie
Concept 21-6-2017
Kick off
Publicatie
Vragen
verwerken
Interviews
Voorlopige
gunning
Definitief
contract
POC
2017
Opstellen offerte aanvraag
2018
Thema sessies (IT/FCO/OP/FB)
Leveranciers schrijven
voorstel
Beoordeling aanvragen
November December Januari Februari Maart
Voorbereiding thema sessies
Juli Augustus September Oktober

10. Wensen Aanbod

13. 376 items

15. Nr Onderwerp Achtergrond/context Vragen
1 Meerdere aanstellingen docenten Een aantal docenten binnen de Vrije Universiteit (VU) hebben
meerdere aanstellingen, zowel binnen de VU (andere
faculteiten) als buiten de VU (bijvoorbeeld bij een andere
universiteit). Het roosteren van docenten met verschillende
aanstellingen is lastig en wordt nu opgelost door vaste dagen per
instelling. Daarnaast zijn er situaties waarin personen zowel
student als docent zijn.
Op welke wijze geeft de leverancier middels haar applicatie oplossing
aan de problematiek van het roosteren van docenten of studenten
die aanstellingen hebben aan meerdere instellingen of binnen
verschillende organisatorische eenheden?
2 Beperkingen en
instelmogelijkheden (geschiktheid)
Beperkingen en geschiktheden zijn belangrijke variabelen voor
roosteraars om het proces en de output van het roosteren te
optimaliseren en tegemoet te komen aan de wensen van het
onderwijs. De VU verstaat onder geschiktheid, de mogelijkheid
om bepaalde objecten te kunnen groeperen en daar vervolgens
kenmerken aan toe te kennen, waarbij tijdens het roosteren de
roosterapplicatie rekening houdt met deze kenmerken.
Beperkingen betreft de beschikbaarheid van middelen en
objecten.
Welke visie heeft de leverancier op de inzet van beperkingen en
geschiktheden, op welke wijze worden deze ingezet in de
roosterapplicatie en op welke objecten zijn deze van toepassing? Op
welke wijze biedt de applicatie mogelijkheden om (harde en zachte)
kwaliteitseisen in het rooster (zoals aantal tussenuren, maximaal
aantal contacturen achter elkaar, etc.) te bewaken en af te dwingen?
Op welke wijze (visie) geeft de applicatie invulling aan het roosteren
van onderwijs dat over meerdere opleidingen of faculteiten
plaatsvindt?
13 Tentamenrooster
14 Roostergegevens overzetten naar meerdere perioden/jaren
15 1 student | 1 rooster
16 Loggen van gegevens
17 Dashboard proces en voortgang
18 Implementatie
19 Authorisaties
20 Gebruik zalen door meerdere faculteiten
21 Ketenmonitoring en error handling
22 Performance
23 Koppelingen
1 Meerdere aanstellingen docenten
2 Beperkingen en instelmogelijkheden (geschiktheid)
3 Export mogelijkheden
4 RSI vriendelijk systeem
5 Meer jaren roosteren
6 Groepsmanagement
7 Inschatten studentenaantallen / Forecasting
8 Automatisch roosteren
9 Self services
10 Zaalknelpunten
11 Vastleggen additionele gegevens en facturatie
12 Trends en ontwikkelingen

16. 1) Doelstellingen formuleren over wat we met applicatie willen bereiken, geen product specificaties vragen
In andere woorden:
“Help ons onze onderwijs(logistieke) doelstellingen realiseren; i.p.v. lever ons functie dit en specificatie dat”
2) In offerte aanvraag focus op kwaliteit, expertise en visie van leverancier, (nog) niet op product
3) Beperkte knock out criteria om minimaal partijen op voorhand uitsluiten:
realistische financiële eisen
alles tweetalig opgesteld
alles tweetalig geaccepteerd
beperkte referenties
4) Houd rekening met internationale spelers en internationaal recht.
AVG, NL-recht, handleidingen/trainingen in NL’s.
5) De beoordelingsmethodiek moet in lijn zijn met je aanbestedingsdoel. (best value is dus niet 50% kwaliteit/50% prijs)
6) Kernteam stelt samen, stuurgroep beslist, de rest adviseert. Houd het klein, houd het vlot.
7) En normaals: niet afdwingen maar uitvragen.

17. Vrije Universiteit Amsterdam
Doorlooptijd: 1 jaar

18. Interviews leverden op:
1) Mensen achter het product leren kennen
2) Het kennis- en expertiseniveau van de inschrijvers toetsen
3) Een beter beeld over de verschillen tussen de organisaties en hun oplossingen
4) Verrijkte ons beeld over hoe te implementeren en op welke wijze
Interview tips:
• Standaard vragenlijst script.
• De interviewer is niet iemand van Kernteam, maar iemand die goed kan interviewen! Kernteam luistert.
• Interviews worden opgenomen
• Naast Kernteam ook specialisten uitgenodigd : ICT data integratie specialist
Tip

19. “The ‘proof’ of the pudding…”
Beoordelingsformulier Userstories
Gegevens tester
Naam:
Faculteit/afdeling:
Functie:
Userstory
Onderwerp Omschrijving Te testen
GUI Look and feel van de applicatie, schermen,
indeling, RSI vriendelijkheid, zoek en
filtermogelijkheden.
Overzicht in schermen;
muisklikken/kleuren/persoonlijke
inrichting; zoekmogelijkheden; kun
je ongestraft, zonder
waarschuwing ALLES
ontroosteren?
Testbevindingen NB: indien mogelijk noteer de tijd die de applicatie erover doet om op te starten/database te openen/window te
openen/zoekfunctie of filter te gebruiken.
Vraag Taak
Levera
ncier 1
Levera
ncier 2
Leveran
cier 3
Filter op relevante info, bijv modules
van bepaalde faculteit
Filter de modules op een faculteit. Kies een module uit. Filter alle
roosteractiviteiten op de module > doel: alle activiteiten behorend bij die ene
module overzichtelijk in beeld.
Zoekfunctie - kun je een activiteit
zoeken op naam?
Onderzoek of de applicatie een zoekfunctie heeft om activiteiten of objecten op
naam te zoeken. Werkt dit ook met een deel van de naam? En ook als dat deel
niet het begin van de naam is? Kun je zoeken op modulecode?
Kun je sorteren/filteren op grootte
van activiteit?
Onderzoek of je een selectie activiteiten kun sorteren op grootte. Kun je ook
filteren op grootte?
Kun je meerdere
activiteiten/objecten selecteren met
drag-drop?
(Of heb je altijd 2 handen nodig?)
Maak een selectie activiteiten (of modulen, zalen, docenten) door met je muis te
klikken en te slepen. Werkt dat? Of moet je altijd klik en shift-klik gebruiken?
Kun je 2 roosters naast elkaar zien op
je scherm, bijv. studentenset en
module?
Probeer het rooster van een studentenset en een module naast elkaar in beeld
te brengen. Is dat duidelijk leesbaar/overzichtelijk? Kun je ze ook verdelen over
twee beeldschermen?
1 GUI
2 Inrichting
3 Rapportage ad hoc
4 Rapportage dashboard
5 Rapportage vast
6 Roosteren basis
7 Roosteren uitgebreid
8 Roosteren speciaal
9 Roosteren tentamen
10 Self services
11 Roosterautomaat
115 vragen

20. Vrije Universiteit Amsterdam
Doorlooptijd: 1 jaar

21. Heeft u keuze tussen:
- een geweldige leverancier + gemiddelde software , of
- geweldige software + een matige leverancier,
kies dan altijd voor de geweldige leverancier.
Want minder passende software is makkelijker passend te maken
dan een minder passende leverancier.

22. 1) Zorg voor voldoende gekwalificeerde capaciteit. Huur bij voorkeur (ook) in.
2) Werk kort-cyclisch, bijvoorbeeld Agile, maar blijf pragmatisch
3) Betrek de eindgebruikers nauw bij het project (o.m. onderwijsplanners)
4) Elimineer Zij-Wij denken, structureer en faciliteer nauwe samenwerking tussen
onderlinge diensten en afdelingen
5) Handle uncertainties. Een project is te complex om op voorhand helemaal goed uit te
denken.
6) Werk met marges in tijd en geld , zo nodig met een roadmap
7) Doe eerst wat moet, daarna wat mag, daarna wat mooi zou zijn.
8) Integratie kost de meeste tijd, begin hier tijdig mee en houd strakke regie
9) Houd roostercapaciteit achter de hand na livegang, want in begin geldt: one step
forward, two steps back
10) Verdiep je in de details, the devil …

23. Doelgericht werken aan verbetering van (onderwijs)organisaties. Dat is mijn drijfveer.
De afgelopen twintig jaar heb ik ervaring opgedaan in uiteenlopende sectoren, met een
sterke nadruk op het onderwijs. De focus in mijn opdrachten als manager lag op het
verbeteren van processen en teamprestaties. Als project- en verandermanager was ik
betrokken bij verschillende IT implementatieprojecten.
Dirk Jan Durieux
Zelfstandig adviseur & projectmanager Onderwijslogistiek
dirkjan@durieux.nl
+31 6 15 000 630
www.linkedin.com/in/durieux