Integrantes: Deyvianer Vélez Martha Carmona Aguirre Henry Cortés Salinas

1. Henry Cortés Salinas, Deybianer Vélez Quiroz, Martha Carmona Aguirre
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES

2. CONTENIDO
DOCUMENTOS DIGITALES
UNIDAD 2
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
ESTUDIANTES:
HENRY CORTES SALINAS
DEYBIANER VÉLEZ QUIROZ
MARTHA CARMONAAGUIRRE
DOCENTE:
JULIAN FERNANDO RESTREPO GRANADA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍAYARCHIVÍSTICA
2023

3. Introducción
Con el presente trabajo, se busca conocer la importancia de la Conservación y Preservación de los
Documentos Digitales; conceptos asociados, identificar sus estrategias, sus objetivos, problemáticas,
soportes de conservación existentes y los criterios para su adecuada conservación según las normas ISO.
Por lo anterior, como futuros profesionales CIDBA, es necesario que entendamos todos los anteriores
lineamientos y procesos necesarios para la conservación y preservación de los Archivos Digitales, así
como estar en la capacidad de brindar información oportuna y verás sobre el aseguramiento integral e
intelectual de los elementos asociados a este proceso.

4. https://www.youtube.com/
watch?v=PER8hgY9ZUI&t=1
4s

6. CONSERVACIÓN DIGITAL
El objetivo de la conservación de los documentos digitales
es mantener su accesibilidad, es decir, la capacidad de tener
acceso a su mensaje o propósito esencial y auténtico, como
también, la conservación y preservación, respecto a las
características históricas y memoria institucional, la
información debe estar protegida en su estado original sin
deterioro ni perdidas.
Existen métodos de valoración para la información digital
permitiendo que ocurra la eliminación estratégica de datos
obsoletos que las instituciones no necesiten. La
conservación de la información digital puede resultar muy
costosa es por eso que las entidades no quieren invertir en
digitalizar sus archivos.
Imagen
Imagen tomada de: https://2.bp.blogspot.com/-
RJ5OsXEun1U/WlJECqsMctI/AAAAAAAAAAc/s8BhkYBrUzA7m7W4PW856lROBX_dx7peQCLcBGAs/s1600/digitalizaci%25
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7. Objetivos globales de la conservación digital:
- Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados
- Conservar la autenticidad e integridad de los mismos
Debido a la obsolescencia de las tecnologías modernas, la preservación de la
información digital, El acceso a largo plazo y de forma sostenible a los datos actuales
mediante la preservación, es una tarea enorme que muchos organismos, nacionales e
internacionales están tratando actualmente.
Se considera que los problemas, amenazas y riesgos digitales que se presentan en la
conservación digital son:
- Medio ambiente, las condiciones (humedad, hongos), desastres naturales.
- El hombre, es el mayor factor de deterioro de cualquier formato.
- Obsolescencia de la tecnología

8. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES, ESTRATEGIAS PARA SU CONSERVACIÓN
A través del tiempo en el desarrollo de la tecnología y la revolución informática, como también el
querer conservar los documentos, muchas empresas tienen la voluntad de preservar de forma
permanente los documentos de forma digital, sin embargo es una tarea difícil por la dificultad para
encontrar soluciones técnicas a los problemas de obsolescencia de los software y además, al alto costo
económico que representa implementar estos programas, como también, a la ausencia institucional
que asuma la responsabilidad de salvaguardar la información.
Sin embargo, a nivel mundial existen grandes empresas desarrollando programas tecnológicos y
estrategias de conservación digital.

9. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN
- Copias de seguridad de respaldo (backup)
- Renovación del soporte físico de almacenamiento (refresco)
- Preservación de la tecnología
- Migración
- Emulación
- Encapsulamiento

10. Copias de seguridad de respaldo (backup)
consiste en guardar toda la información del ordenador en
algún tipo de soporte físico para poder recuperarla en caso
de perdida.
Esta estrategia es válida, a corto plazo pues depende de la
obsolescencia del soporte físico de almacenamiento.
Soportes de respaldo:
Cintas, DVD, CD, Blu Ray, Almacenamiento en la nube
Pendrive, Discos virtuales, Memorias.
Imagen tomada de:https://camp.ucss.edu.pe/wp-content/uploads/2016/10/archivistica-el-comercio.jpg

11. Renovación de los soportes: el refresco
El proceso es transferir datos de un soporte a otro para evitar que la información se pierda por el
deterioro de éste. esta transferencia se realiza sin cambiar el software o el formato, el continente se
renueva sin cambiar el contenido. A diferencia de las copias de seguridad se actualizan los soportes.
El refresco es necesario para combatir las pérdidas de información debido al deterioro de las unidades
de almacenamiento, tanto magnéticas como ópticas.
Preservación de la tecnología
La primera solución ha sido conservar la tecnología de la cual depende el documento. Para mantener
el contexto tecnológico de accesibilidad de los documentos digitales es necesario “congelar” el
estado de la técnica en un momento determinado. Implicando conservar el hardware como el
software original, se deben tener en funcionamiento incluso cuando su obsolescencia sea ya
completa, lo que conlleva a la creación de museos cibernéticos.

12. Migración de la información digital
Los documentos deben ser accesibles a partir de los sistemas informáticos existentes en cada momento, por lo cual exige su
migración periódica a formatos inteligibles por los sistemas actuales.
Existen tres estrategias de migración, adaptadas a un determinado tipo de documento digital.
• Cambio de medio: Consiste en un recopilado periódico de los documentos digitales a soportes más estables (por ejemplo,
de soporte magnético a óptico). En su forma más extrema incluye la impresión en papel o la microfilmación de los
documentos digitales con tal de conservar la accesibilidad o legibilidad del contenido, con la dificultad de perder todas las
funcionalidades del documento digital original.
• Compatibilidad retroactiva: Los programas comerciales permiten a menudo leer documentos creados con versiones
anteriores de una misma familia de programas, así como su migración a la versión actual. La compatibilidad
retroactiva, sin embargo, está sujeta a los cambios en la estrategia comercial de la empresa productora del software.
Además, este tipo de migración puede realizar alteraciones en la estructura interna de los documentos digitales no deseables
desde el punto de vista legal, o que atenten a la autenticidad del documento original.
• Interoperabilidad: Consiste en que los programas de distintas instituciones pueden compartir los mismos formatos de
documento digital. Es una estrategia comercial, de los productores de software, permite visualizar documentos de un
formato propietario con el programa de otra empresa y convertirlos a nuevos formatos propietarios. También con la
dificultad de la dependencia de las políticas de la empresa y la gran pérdida de datos.

13. Eliminación de la dependencia de los documentos de una determinada tecnología:
Consiste en eliminar las dependencias no esenciales que los documentos mantienen con los programas con que han
sido creados.
- Funcionalidades para editar o actualizar el documento electrónico
- Vestigios de la tecnología original.
Emulación de la tecnología:
Es una de las estrategias más usadas para evitar la perdida de la información debido a la obsolescencia del entorno
digital.
- Conserva la funcionalidad que tienen los documentos cuando son reproducidos por el software original.
- Garantiza la autenticidad de los documentos conservados y la fidelidad de la reproducción
- Inconveniente tanto la versión reducida del software original, como para el emulador, también están sujetos a una
progresiva obsolescencia
Metadatos de preservación:
- Metadatos que aportan información del contenido del recurso digital
- Programas para procesar e interpretar el contenido del recurso digital
- Metadatos que aportan información de la descripción para la preservación identifican de forma única el archivo
- Cómo se origina, su historia y preservación, integridad y autenticidad de la información.

14. Criterios ISO para la preservación Digital de los
documentos de archivo
En el campo de la documentación, las normas ISO (Organizacional Internacional de Normalización)
hacen referencia específica al tratamiento de los documentos de archivo generados por las entidades
o las personas en el ejercicio de sus competencias o el desarrollo de una actividad y que necesiten ser
guardados como evidencia de las actividades de negocio.
Criterio 1: Diseñar una estrategia de la organización para la conservación a largo plazo; buscando
asegurar que la información electrónica basada en documentos sea accesible sobre el sistema o
dispositivo informático.
Criterio 2: Transferir la documentación basada en documentos desde entornos de producción, y
desde los generadores y receptores, a un sistema de almacenamiento o depósito de almacenamiento.

15. Criterio 3: Asegurar que el almacenamiento es un soporte estable contra la obsolescencia tecnológica.
Criterio 4: Asegurar el acceso y la protección de la información.
Criterio 5: Crear la posibilidad de automatizar las migraciones.
Criterio 6: Conservar la autenticidad de la información en el cambio de formato.
Criterio 7: Proteger la información electrónica de documentos alterados o perdidos. Durante el cambio de
formato, los depósitos de almacenamiento deberían proteger la información electrónica basada en documentos
de alteración o pérdida contra las vulnerabilidades humanas o fallos catastróficos o naturales.
Criterio 8: asegurar que los metadatos sean interoperables. En las migraciones y los cambios de soporte o de
formato, las aplicaciones de software deben permitir la creación automática de metadatos, como el tamaño del
archivo, su formato, sus datos, la firma digital u otros atributos similares de autenticidad del documento.

16. Criterio 9: Abordar la dependencia del Software. Hay dos opciones: actualizar el software o, en los
casos en que sea necesario eliminar la dependencia del software sacrificando alguna pérdida de
estructura, migrar a formatos “normalizados” (.pdf/a-i, .xml, .tiff y .jpeg).
Criterio 10: Controlar la calidad en el proceso de migración; el análisis del sistema de información
preexistente, el diseño de las interfaces (de destino, de las aplicaciones de destino y de las bases de
datos de destino) y la creación e instalación de las pasarelas necesarias.
Criterio 11: Controlar el acceso a la aplicación o software. En los depósitos de almacenamiento se
deberían utilizar procedimientos automatizados para controlar la modificación o el borrado los
documentos.
Criterio 12: Controlar el acceso físico. Los depósitos de almacenamiento deberían utilizar medidas
para controlar el acceso físico a los sistemas de información electrónica, mediante los permisos de
usuarios y el registro de la fecha entrada o salida, e incluso la hora y la identidad de la persona.

17. Criterio 13: Proteger contra el riesgo de pérdida física del depósito de almacenamiento. Es una protección
contra las amenazas de cualquier desastre natural o agresión humana.
Criterio 14: Controlar y supervisar condiciones ambientales. Realizar controles de temperatura y de
humedad relativa o un control del sistema de filtración de aire para retirar partículas de polvo y
contaminantes gaseosos del depósito de almacenamiento.
Criterio 15: Usar metadatos para la conservación de la información. Para que la información digital siga
siendo accesible, se deben abordar algunos metadatos técnicos ante los cambios tecnológicos tanto
estructurales y de almacenamiento como de la gestión. Estos metadatos deben abordar el acceso, la
seguridad, la migración, la conservación y las transferencias, para asegurar la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de la información.
Criterio 16: Desarrollar un esquema de metadatos relacionados con la gestión de los documentos. Un
esquema de metadatos es un plan lógico que identifica las relaciones entre los distintos elementos.

18. Criterio 17: Valorar por cuánto tiempo se deben conservar los metadatos. Se debe determinar el
tiempo durante el cual deben conservarse determinados metadatos en relación con la función del
documento, y si estos se pueden destruir o gestionar de manera separada del documento.
Criterio 18: Almacenar los documentos en formato neutral. Los metadatos de gestión de documentos
que se almacenan en un repositorio deberían poder presentarse en un formato de almacenamiento
neutral y dejar de ser dependientes del código propietario.
Criterio 19: Favorecer como formato de conservación el .pdf/a. Es un formato digital de
representación de documentos que, aunque se puede crear de forma nativa, también se puede generar
desde otros formatos electrónicos o a partir de la digitalización del papel, el microfilme u otros
formatos impresos.
Criterio 20: Encapsular y empaquetar la información de los documentos de archivo en el momento de
la ingesta.

19. Criterio 21: Convertir y migrar documentos electrónicos. Junto con la emulación, la conversión y la
migración son dos de los métodos más frecuentes de preservación digital.
Criterio 22: Implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información para prevenir la
pérdida de documentos. Debe haber un modelo para la creación, la implementación, la operación, la
supervisión, la revisión, el mantenimiento y la mejora de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la
Información
Criterio 23: Constituir un repositorio de tercero para los documentos electrónicos. Un repositorio
tercero de confianza (RTC) debe asegurar la integridad del sistema y proteger los documentos
electrónicos y sus datos relevantes.

21. Bibliografía
Universidad del Quindío, (2023). Unidad No 2 “Preservación y Conservación de los Documentos
Digitales”. Recuperado de:
https://aulasvirtuales.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/1736679/mod_resource/content/1/Preservaci%C3%
B3n%20y%20Conservaci%C3%B3n%20de%20los%20Documentos%20Digitales.pdf
Archivo General de la Nación, Bogotá. (2013). Preservación a largo plazo de documentos electrónicos de
archivo. Recuperado de:
https://aulasvirtuales.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/1736680/mod_resource/content/1/Preservacion%20
a%20largo%20plazo%20de%20documentos%20electronicos%20de%20archivo-AGN.pdf
Universidad Politécnica de Valencia, España. (2014). Criterios ISO para la preservación digital de los
documentos de archivo. Códices, 10(2), 135-150. Recuperado de:
https://aulasvirtuales.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/1736686/mod_resource/content/1/Criterios_ISO_pa
ra_la_preservacion_digit.pdf
Serra, J. (2001). Gestión de los documentos digitales: estrategias para su conservación. El profesional de
la información, volumen (10), pp. 14-18. Recuperado de:
https://www.yumpu.com/es/document/view/47934552/gestian-de-los-documentos-digitales-estrategias-
para-su-conservacian