Wiele przedsiębiorstw zadania z zakresu HR powierza firmom zewnętrznym. Jednym z nich jest prowadzenie rachuby wynagrodzeń – payroll’u. Przedsiębiorcy obawiają się jednak wysokich kosztów związanych z usługą oraz trudności związanych ze skomplikowanym systemem wynagrodzeń istniejącym w ich firmie.

1. PAYROLL

2. rozbudowywać swoje działy wpadną
w pułapkę, w której zamiast zajmować się
kapitałem ludzkim całej firmy, będą zajmować
się głównie zarządzaniem pracownikami
Dynamika współczesnej organizacji stawia swojego działu, organizowaniem procesu
przed szefami działów płac i kadr wiele naliczania płac czy obsługą kontroli ZUS.
innych wyzwań poza tradycyjnymi zadaniami Rozwiązaniem jest wydzielenie pewnych
polegającymi na zapewnieniu sprawności funkcji personalnych na zewnątrz – popularnie
funkcji naliczania wynagrodzeń i obsłudze od nazwane outsourcingiem funkcji personalnej.
strony dokumentacyjnej pracowników firmy.
Dzisiaj szefowie personalni w kalendarzu mają
wpisane kolejne rekrutacje, oceny pracownicze
oraz organizacje szkoleń pracowniczych. Coraz Outsourcing funkcji w zakresie zarządzania
częściej też nie oczekuje się już od dyrektorów zasobami ludzkimi polega na zlecaniu
HR skoncentrowania się – obok zapewnienia dostawcom zewnętrznym wykonania zadań
na wysokim poziomie obsługi administracyjnej z zakresu funkcji personalnych. Jest wiele
i płacowej – na organizowaniu i zachęcaniu funkcji personalnych, które mogą podlegać
pracowników do aktywności nie zawsze wydzieleniu na zewnątrz.
w wymiarze zawodowym. Wiele przedsiębiorstw jest już przekonanych,
Świadomy przedsiębiorca powinien że korzystanie z zewnętrznych firm w zakresie
przekształcić tradycyjny dział personalny rekrutacji i zatrudniania pracowników,
z centrum kosztowego w centrum zarządzania organizowania szkoleń, zarządzania
kapitałem ludzkim. Zarządzaniem rozumianym bezpieczeństwem i higieną pracy czy
jako zarządzaniem wiedzą, umiejętnościami prowadzania wynagrodzeń jest efektywniejsze
i doświadczeniem pracowników. niż realizowanie tych zadań przez własnych
By móc się zająć ludźmi rozumianymi jako pracowników. W wielu, przeważnie małych
kapitał i tworzącymi wartość przedsiębiorstwa przedsiębiorstwach, zbędnym luksusem wydaje
osoby odpowiedzialne za działy personalne się być wynajmowanie kogoś kto zająłby
w firmach muszą zdecydować się na wydzielenie się zagadnieniami wynagrodzeń i sprawami
dotychczasowych usystematyzowanych zadań personalnymi skoro – niejako przy okazji –
innym osobom. Jeżeli będą w nieskończoność zajmuje się tym do tej pory księgowa.

3. Źródło: opracowanie własne
REKRUTACJA
SZKOLENIA
Zachodniej – jest powodem niepodejmowania
nawet działań zmierzających do zainteresowania
się przez zarządzających coraz bogatszą ofertą
firm outsourcingowych.
Prowadzenie rachuby wynagrodzeń przez Kolejnym powodem jest stosowanie
firmę zewnętrzną – czyli prowadzenie tak w przedsiębiorstwach skomplikowanych,
zwanego payroll’u – jest subfunkcją personalną zawierających wiele niezwiązanych
najłatwiejszą do wydzielenia zaraz po przekazania z nowoczesnymi systemami wynagrodzeń
spraw związanych z higieną i bezpieczeństwem elementów wynagradzania będących jedynie
pracy zewnętrznemu specjaliście od BHP, pozostałością po poprzednim systemie, często
czy skorzystaniem ze specjalistycznych szkoleń nieopisanych systemów wynagrodzeń a także
dla średniego personelu firmy. braku lub niedostatecznej organizacji systemu
Jakie są zatem obawy czy też przyczyny obsługi pracowników w zakresie rachuby
pozostawiania tego zadania w strukturach wynagrodzeń i administracji kadrowej.
firmy mimo wzrostu znaczenia świadomego Innymi wymienianymi przyczynami są:
zarządzania zasobami ludzkimi? obawa przed wypływem na zewnątrz informacji
Najczęstszą przyczyną wydaje się być o polityce wynagradzania w przedsiębiorstwie,
przeświadczenie o wysokich kosztach usług konieczność wprowadzenia zmian w dotychczas
payroll’owych – co w sytuacji dysproporcji akceptowanych przez pracowników zasadach
wynagrodzeń specjalistów ds. płac w Polsce współpracy, świadomość możliwości ryzyka
w porównaniu do wynagrodzeń Europy wybrania nieodpowiedzialnego outsourcera.

4. Odpowiedzialny doradca firmy Podstawowym i minimalnym zadaniem
outsourcingowej rozumie że potencjalny, obsługiwanym przez firmy outsourcingowe jest
zainteresowany usługami zleceniodawca naliczenie w określonym terminie wynagrodzeń
ma obiekcje i wątpliwości. na podstawie danych stałych (dostarczonych
Rozmowa o obiekcjach jest przyczynkiem na początku współpracy – takich jak regulamin
do odkrycia źródła tych obaw oraz pokazania wynagradzania, umowy pracowników)
możliwych rozwiązań będących odpowiedzią i zmiennych (dostarczanych na bieżąco)
na potrzeby zleceniodawcy. oraz sporządzenie deklaracji zusowskiej oraz
Klienci jako organizacje mające swój cel podatkowej. Efektem realizacji tego zadania jest
biznesowy nie są tacy sami a usługa, która lista płac, imienne kartoteki wynagrodzeń,
wydaje się być tak jednorodna jak usługa „paski wypłat” dla pracowników, nota księgowa
payrollu, wbrew powszechnym opiniom nie dla działu księgowości i deklaracje złożone
jest usługą „ z półki”. Oczywiście są elementy w terminie w odpowiednim urzędzie. Coraz
wspólne usługi czyli elementy narzucone przez częściej w zakresie usług payroll’u jest realizowanie
prawo, ale to komunikacja, ustalenie zasad przelewów z wynagrodzeniami i zobowiązaniami
dystrybucji informacji płacowych i przede publiczno-prawnymi z konta zlecającego lub
wszystkim świadome zagospodarowanie ze specjalnie wydzielonego dedykowanego tylko
obszarów niczyich na styku zarządzania, dla tego zleceniodawcy subkonta outsourcer’a.
administracji i księgowości firmy są tymi Zadaniami podstawowymi dostawy usługi
elementami które przy wydzielaniu na płacowej jest również prowadzenie bazy
jakiejkolwiek funkcji na zewnątrz mają istotne danych informacji płacowych, zgłaszanie
znaczenie. Szybkie wdrożenie polegające na i wyrejestrowanie pracowników do ubezpieczeń
wdrożeniu standardowej oferowanej przez społecznych, wystawianie zaświadczeń
potencjalnego dostawcę usługi payroll’u i raportowanie kosztów zgodne ustaleniami
jest oczywiście możliwe i zabezpieczy z przedsiębiorcą. Dodatkowo w zależności
najprawdopodobniej podstawowe funkcje od potrzeb zakres usługi może obejmować
jakim jest naliczenie wynagrodzeń, sporządzanie deklaracji PFRON, obsługę
prawidłowe ustalenie obciążeń zusowskich raportowania w GUS, przejęcie korespondencji
oraz podatkowych i przekazanie odpowiednich oraz indywidualny kontakt z pracownikami
deklaracji odpowiednim urzędom, ale – na przykład przesyłanie dokumentów płacowych
prawdopodobnie nie zoptymalizuje procesów bezpośrednio do pracowników bez pośrednictwa
biznesowych przedsiębiorstwa w obszarze Zlecającego.
zarządzania funkcjami personalnymi.
Żaden odpowiedzialny dostawca usług
nie sprzeda „pełnego zakresu” bez
Tak cena za usługę zależy zasadniczo od dwóch
wypunktowania swoich zadań. Żaden
czynników. Od zakresu realizowanych zadań
odpowiedzialny przedsiębiorca nie powinien
– który powinien być odpowiedzią na potrzeby
kupić „wszystkiego” bo ryzykuje pozostawienie
zlecającego i możliwy do zrealizowania przez
obszarów za które nikt nie będzie czuł się
outsoucera – oraz od możliwości automatyzacji,
odpowiedzialny.
standaryzacji i ustalenia jasnych oraz
przejrzystych zasad oraz procedur realizacji usługi
przestrzeganych przez obie strony.