Ogni evento Evento è una opportunità per creare e consolidare relazioni significative, e perseguire degli obiettivi concreti, misurabili e significativi. Ecco però cosa devi considerare

1. EVENTI COI SOCIAL MEDIA
L’importanza di integrare Social Media ai vostri
eventi e stringere mani!
Andrea Alfieri
@GeomAlfieri

2. Gestione SSoocciiaall ddii uunn EEvveennttoo

3. QQuuaallii ooppppoorrttuunniittàà??
“Ricorda che una stretta di mano vale molto più che cento “Like” sulla tua
pagina Facebook”.
 Social media amplificano la velocità, l'intensità e il diluvio di
informazioni.
 Rendono pressoché impossibile consolidare veramente relazioni.
 Difficile l’umanizzazione di dialoghi (relazioni personali).
 Difficile la connessione significativa, la fidelizzazione.
 Difficile la fiducia tra persone e brand.
Evento:
Opportunità di creare e consolidare relazioni significative, e perseguire
degli obiettivi concreti, misurabili e significativi.

4. TTuuttttoo nnaassccee ddaa uunn’’iiddeeaa
4

5. 5
Un’idea ddeevvee ddiivveenniirree rreeaalliizzzzaabbiillee

6. LEARNING EDUCATION
NETWORK
OOggnnii eevveennttoo hhaa 44 ffaassii

7. SSttaannddaarrddiizzzzaarree:: mmoodduullaarriittàà ddeell sseerrvviizziioo
Le 4 figure fondamentali in un Social Media team

8. SSttaannddaarrddiizzzzaarree::
ffaassii,, ccoommppeetteennzzee ee pprrooffeessssiioonnaalliittàà
 Il modello è semplice e trae ispirazione dalle imprese
eroiche dell’A-TEAM
 Schieriamo in campo quindi 4 profili professionali per le
4 fasi cruciali dell’evento, ognuno con competenze e
responsabilità specifiche, ma in grado di operare
insieme in perfetta sintonia:
1. Hannibal - PLAN (pianificazione)
2. Sberla - BUZZ (Community, lancio e promozione)
3. PA Baracus - LIVE (diretta social)
4. Murdock - FOLLOW UP (resoconto dell’esperienza)

9. LLoo SSttrraatteeggaa
 HANNIBAL: Studia e pianifica la strategia
dell’evento definendo obiettivi, risorse e kpi
(indicatori di performance) da raggiungere
 Competenze:
Project management, Analisi, visione,
esperienza pregressa con eventi, gestione
cliente, capacità di presentazione,
definizione obiettivi e KPI, conoscenze canali
e dinamiche social, ottima reputazione e doti
di leadership, teamwork, capacità di
storytelling, listening, gestione ed
organizzazione risorse, contrattualistica,
negoziazione
9

10. CCoossaa ffaa LLoo SSttrraatteeggaa??
 HANNIBAL SMITH:Con intervento spot e supervisione
continuata in appoggio al community manager. Colui
che individua la strategia social
È la mente ingegnosa, il leader carismatico ideatore dei
piani con cui l’A-Team porta a compimento le sue
imprese. Coordina l’intero processo di socializzazione
dell’evento ed è responsabile del raggiungimento dei
KPI previsti e del follow up di progetto oltre che del
rispetto dei tempi previsti e dei rapporti con eventuali
fornitori. Per tale grado di responsabilità, è anche colui
che prende decisioni in ultima istanza.
Cura il BRIEFING
Si interfaccia al cliente, raccogliendo tutte le
informazioni utili per l’elaborazione della strategia che
affinerà con tutti i membri del team.
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11.  ANALISYS
Analizza il contesto, scruta il nemico (competitor),
intercetta il target e le sue conversazioni in rete,
identificando opportunità e minacce che potrebbero
ostacolare l’ottimale riuscita dell’evento.
STRATEGY
Sulla base delle valutazioni SWOT, dei risultati ottenuti dal
listening e delle indicazioni fornite dal brief, definisce nel
dettaglio ogni operazione da svolgere, tenendo conto
degli obiettivi, delle tempistiche e delle risorse richieste e
disponibili.
L’outcome di questo processo, è un documento
progettuale dettagliato con allegato un piano editoriale,
ed ogni specifica sulle operazioni di follow-up successive.
L’hashtag, key referenziante scelta in questa fase, farà da
filo conduttore dell’intera strategia social.
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CCoossaa ffaa LLoo SSttrraatteeggaa??

12. IIll SSeedduuttttoorree
 SBERLA: Si infiltra in diversi contesti social e col suo
savoir fair, incuriosisce e conquista attenzioni per
promuovere nel modo più efficace l’evento.
 E’ il responsabile della Fase 2 BUZZ
 Competenze:
Strategy & Content, community engagement and
management, Reputation management, Crisis
Management, Piani Editoriali social media, capacità di
approcciare VIP e Influencer, Conoscenze dinamiche
Press, Copywriting pre-evento, Copywriting post-evento,
formatore e animale da palco.
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13. CCoossaa ffaa iill SSeedduuttttoorree??
 Risorsa interna dedicata a tutta la gestione quotidiana
e continuativa del piano di social media marketing, con
la supervisione dello stratega e un rapporto diretto con
grafico e sviluppatore.
 Conosce (o si studia per bene) l’azienda e le dinamiche
in cui si inserisce.
 Lavora a stretto contatto con HANNIBAL ed è il
responsabile esecutivo della fase di buzz.
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14. CCoossaa ffaa iill SSeedduuttttoorree??
 Ci sa fare con le parole, le utilizza infatti, come armi di
seduzione per catalizzare attenzione e interesse verso
l’evento.
 Sa inserirsi in molteplici contesti social ed alimentare
conversazioni, ha infatti maturato esperienza in attività
di community infiltration ed è un diplomatico
community manager che ha già gestito progetti di
comunicazione complessi.
 È presente ed attivo su Instagram, Twitter, Facebook e
G+ ed ha una community a seguito di almeno 1000
follower su Twitter, 500 su Facebook e 600 su
Instagram.
 Ha un blog ed è competente in editing e grafica.
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15. IIll PPiicccchhiiaattoorree
 PA BARACUS: Si lancia nel vivo dell’esperienza
documentandola in tempo reale e sferra tutta la sua
abilità di storyteller per coinvolgere emotivamente il
pubblico.
 E’ il responsabile della Fase 3 LIVE
 Competenze:
Abilissimo e rapido nell’utilizzare Social networks,
fotografia reflex professionale e smartphone, video
maker, behind the scene (documentazione “the
making of..”) twitter, Instagram, live posting, storify,
back-stages, pubblicazione in real time, creazione e
gestione photo album, contest management
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16. CCoossaa ffaa iill PPiicccchhiiaattoorree??
 Se Hannibal è la mente, lui è il braccio forte dell’A-Team,
l'attore principale nella fase live. Nessuno gli
impedirà mai di entrare nel backstage dell’evento,
carico di fotocamere, smartphone e di ogni tipo di
attrezzatura tecnologica che gli sarà utile per
documentare in tempo reale ciò che accade.
 Con le sue abilità di social media manager e storyteller
saprà scuotere la community dell’evento, coinvolgerla
attivamente ed emotivamente, aumentando il reach
dei canali.
 Ha già avuto esperienze da socializer e gestisce
attivamente account Instagram, Twitter, Facebook e
G+. Ha almeno 1000 follower su Twitter, 650 su
Facebook e 600 su Instagram, e nessuno di questi osa
contraddirlo.
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17. CCoossaa ffaa iill PPiicccchhiiaattoorree??
 “SOCIAL FAN CARE”
Nelle ore che precedono l’inizio dell’evento, offre un
supporto concreto al pubblico: info logistiche ed
assistenza.
BACKSTAGE
Racconta l’attesa e ciò che accade dietro le quinte,
raccogliendo foto, video, e interviste ai protagonisti
dell’evento.
LIVE
Coglie i momenti più salienti dell’esperienza in corso di
svolgimento. Catalizza l’interesse e l’entusiasmo dei
partecipanti che non sono solo spettatori ma a loro
volta storyteller: condividono immagini, video,
emozioni, divulgando spontaneamente il brand
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18. IIll CCrreeaattiivvoo
 MURDOCK: Realizza un résumé creativo con le storie,
le foto e i video raccolti, con uno sguardo ai risultati
conseguiti, ai legami instaurati e ai traguardi futuri.
 Cura ogni aspetto tecnico e logistico. Sa dunque
utilizzare action cam, radio portatili, app, fra un
battibecco e l’altro con PA. Se la cava benissimo
anche con Photoshop ed Illustrator, e da abile
videomaker è il regista finale di ogni successo della
squadra.
 E’ il responsabile della Fase 4 FOLLOW-UP
 Competenze:
Logistics, connectivity, filming, recording, streaming, right
of use, disclaimer, service, graphics, post production,
video editing, equipment & technical support
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19. CCoossaa ffaa iill CCrreeaattiivvoo??
 Folle, poliedrico e creativo, è la ciliegina sulla torta di ogni
impresa A-Team!
 RÉSUMÉ DELL’ESPERIENZA
Ad evento concluso, elabora il materiale fotografico e video
raccolto. Mette insieme anche tutte le conversazioni e le
storie che la rete ha generato e che sono referenziate
dall’hashtag scelto in partenza. Uno sguardo ai risultati, ed
ecco il resoconto di tutta l’esperienza.
 LOGISTICA
Si occupa dello streaming, della connettività, dei processi di
registrazione e di tanti altri aspetti tecnici che
contribuiscono alla perfetta riuscita dell’evento.
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20. CCoossaa ffaa iill CCrreeaattiivvoo??
 FOCUS SUI PARTECIPANTI
A fari spenti avrà ancora molto da fare per mantenere vivi
i legami instaurati coi partecipanti: dovrà ad es. premiare i
vincitori di un contest, invitare tutti i followers dell’evento
a taggarsi in album, o a caricare in appositi spazi foto o
video che documentano la loro partecipazione,
enfatizzando così l’esclusività di quell’esperienza (“I was
there”).
 GESTIONE DATI:
Se sono state raccolte email in fase di registrazione, dovrà
procedere, come dettagliato nel plan, all’invio di una
newsletter di ringraziamento che invita tutti gli iscritti, a
tenersi informati sulle future edizioni dell’evento.
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21. SSttaannddaarrddiizzzzaarree::
aattttrreezzzzaattuurraa ee mmooddaalliittàà dd’’uussoo
 App smartphone/tablet
 Fotocamera e Videocamera digitale
 Storytelling e mobilità
 Video e photo Editing
 Uso dei Social network
 Regole Branding, Tone & language
 Websites, landing pages, Area
Registrazione
 Connettività, Streaming

22. SSttaannddaarrddiizzzzaarree::
KKPPII ee rriissuullttaattii mmiissuurraabbiillii

23. MMiissuurraabbiilliittàà KKPPII SSoocciiaall
23
Reach
Reach è il numero di individui o account
unici che hanno avuto la possibilità di
vedere un certo oggetto sociale. É un
dato netto nel senso che considera la
persona e non le volte che ha visto il
contenuto, magari da più dispositivi.
EEnnggaaggeemmeenntt
il grado interazione e coinvolgimento
degli utenti che seguono i brand su
il grado interazione e coinvolgimento
degli utenti che seguono i brand su
Facebook o altri social network
Facebook o altri social network
Conversion
Il conversione rate [o tasso di
conversione] è la percentuale di
visitatori unici di un sito o landing page
che hanno compiuto l’azione [call to
action] presente sul sito stesso

24. Impression
Impression rappresenta il numero di volte che un certo oggetto sociale (post,
tweet, foto, video) ha avuto la possibilità di essere visto da un certo pubblico.
Esprime un valore potenziale, potremmo dire lordo, nel senso che non tiene
conto della frequenza del messaggio pubblicato, dei metodi di visualizzazione
dello stesso, della duplicazione dell’audience. Esempio: se il brand X che ha
100.000 follower scrive due tweet, il numero di impression è dato dalla
moltiplicazione di due per il numero dei suoi follower ossia 200.000. Se poi
viene retwittato da un account che ha 50.000 follower, il numero di impression
salirà a 250.000
Unique
Impression
Unique Impressions che non considera le duplicazioni di audience. Esempio: se il
brand X che ha 100.000 follower scrive due tweet, il numero di unique
impression è 100.000.
Traffic
Traffico su un sito od una landing page generato dalle interazioni sui social
network
Leads
Raccolta di dati profilati (indirizzi email, collegamenti business profilati,
Linkedin, cv, gruppi Linkedin). Si tratta di un lavoro qualitativo (non
quantitativo) contatti considerati interessanti per l'azienda per sviluppare
business. Ad esempio, Si lavora sia in ambito di registrazione per-evento ma
anche in loco. Si possono creare App o web app o siti specializzati.
24
AAllttrrii KKPPII ddaa ccoonnssiiddeerraarree

25. Online
purchases Incremento acquisti online da landing page specifica e tracciata
Filled-out
contact form
Acquisizione dati mediante iscrizione volontaria e accettazione
della privacy (aree registrazioni, newsletter etc)
Link clicks Numero di utenti che cliccano su un determinato pulsante, link
Newsletter
signups
Acquisizione dati mediante iscrizione volontaria e accettazione
della privacy (aree registrazioni, newsletter etc)
PDF download
Numero di download (scaricamenti) di file o materiale
multimediale
Video views Numero di visualizzazioni di un contenuto video
Social mention
Social Mention è una piattaforma che aggrega contenuti "user
generated" su più di 80 piattaforme social in rete. Questo dato
determina la Social interaction
25
AAllttrrii KKPPII ddaa ccoonnssiiddeerraarree

26. SSttaannddaarrddiizzzzaarree::
ggeessttiioonnee cclliieennttee ee rreeppoorrttiissttiiccaa
 Google Alert & Google Analytics
 WolframAlpha
http://www.wolframalpha.com/input/?i=facebook+ Hootsuite http://hootsuite.com/
 TweetDeck http://tweetdeck.com/
 Tagboard https://tagboard.com/
 Facebook Insight
 Twitter counter
http://twittercounter.com
 Statigram http://statigr.am/
 Topsy http://topsy.com/
 Mention http://www.socialmention.com/
 Klout http://klout.com

27. 27
3 parole ddaa tteenneerr bbeennee aa mmeennttee -- ##11

28. 28
3 parole ddaa tteenneerr bbeennee aa mmeennttee -- ##22

29. 29
3 parole ddaa tteenneerr bbeennee aa mmeennttee -- ##33

30. 30
CChheecckk tthhiiss oouutt!!
LLaa PPrriimmaa AAggeennzziiaa IIttaalliiaannaa ssppeecciiaalliizzzzaattaa iinn EEvveennttii SSoocciiaall iinn ccrroowwdd!!
http://www.socializeyourevent.it/

31. Network CCoommmmuunniittyy pprrooffeessssiioonnaallee
rreecciipprroocciittàà,, rreeggoollee cchhiiaarree,, ffiidduucciiaa ee rriissppeettttoo
Manifesto
Divertimento ma risultati
Formazione continua
Visibilità Brand personale
Lavoro su base meritocratica
Solo con requisiti
Reciprocità e fiducia
Special treats - Regali/Cadeau
Disponibilità a Potenza di fuoco
Rispetto e Proattività
Nessuno seduto ad aspettare lavoro

32. VVuuooii ffaarrnnee ppaarrttee??
CCeerrccaannoo ddeeii PPAA BBAARRAACCUUSS!!
Puoi candidarti!
http://www.socializeyourevent.it/wp/?page_id=217

33. Checklist: PPrriimmaa ddii PPaarrttiirree……
 Idealmente entro 3 settimane dell’evento:
• Creare Team Evento (chi fa cosa)
• Confermare Venue (dove)
• Confermare speakers (chi e cosa)
• Confermare ospiti (chi e per cosa)
• Finalizzare Programma
• Area iscrizioni online
• Definire Catering
• Definire attività correlate (video, foto, materiali etc)
• Definire Team tecnico per sopralluoghi (WI.FI., connessione web,
mobile)
• Preparare materiale divulgativo offline (press, news, locandine)
• Definire area Accoglienza Evento (chi –cosa – dove)

34. LLiinnkkooggrraaffiiaa CCaassii ssttuuddiioo::
Facebook
Coca Cola (timeline) https://www.facebook.com/cocacola
Fanta (contenuti) https://www.facebook.com/fanta
Disney (emozioni) https://www.facebook.com/Disney
GFF (copertina integrate con immagine profilo)
https://www.facebook.com/GiffoniExperience
Linea D’Ombra (manca copertina) https://
www.facebook.com/lineadombrafestival
Ravello Festival (profilo e pagina, copertina, contenuti, nome url)
https://www.facebook.com/ravellof
https://
www.facebook.com/pages/Ravello-Festival/252680548091039
Ferrero Rocher (pagina inattiva) https://
www.facebook.com/FerreroRocher
Anni 60 Produzioni (contenuti) https://
www.facebook.com/anni60produzioni
Barilla (policy) https://
www.facebook.com/Barilla/app_141925492543612

35. LLiinnkkooggrraaffiiaa CCaassii ssttuuddiioo::
Twitter
#meetfs (giugno 2012)
https://twitter.com/x_marlene_x/status/215441427864358912
https://twitter.com/MatteoBianx/status/215439045407416320
https://twitter.com/federchicca/status/215396445841399808
https://twitter.com/FranMattia/status/304962554684399616
#mcdstories (gennaio 2012)
#trombati di Palazzo Chigi
http://www.repubblica.it/speciali/politica/elezioni2013/2013/02/
26/foto/tweet-gaffe_di_palazzo
@infoatac (customer care) https://twitter.com/InfoAtac
Instagram
Anni 60 http://www.instagram.com/anni60produzioni
Tuscanygram http://instagram.com/tuscanygram
Rugbygram http://www.rugbygram.com/
Aversagram http://www.aversagram.it/

36. @GeomAlfieri
it.linkedin.com/in/alfieriandrea
Grazie
Go ahead, review me ;)