myPortfolio - PENYELIA ASRAMA N19 - E.S.R (AKTIVITI)

1. PERKARA MUKA SURAT
1. Carta Organisasi
1.1
2. Carta Fungsi
2.1
3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
4. Deskripsi Tugas
5. Senarai Aktiviti: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak
5.1 Aktiviti 1: Pengurusan Kemasukan Murid Di Asrama
5.2 Aktiviti 2:
Pengurusan Pendaftaran dan
Penempatan Murid Di Asrama
5.3 Aktiviti 3: Pengurusan Stok (Inventori)
5.4 Aktiviti 4: Pengurusan Aset/Harta Modal
5.5 Aktiviti 5: Pengurusan Pelupusan Aset/Harta Modal
5.6 Aktiviti 6:
Pengurusan Aplikasi Informasi Asrama (i-
Asrama)
5.7 Aktiviti 7: Pengurusan Kewangan Asrama
5.8 Aktiviti 8:
Pengurusan Kutipan Yuran Makan
Asrama (YMA)
5.9 Aktiviti 9: Pengurusan Kutipan Lain-Lain Bayaran
5.10 Aktiviti 10: Pengurusan Perolehan/Pembelian
5.11 Aktiviti 11:
Pengurusan Pembayaran
Bekalan/Perkhidmatan
5.12 Aktiviti 12:
Pengurusan Sistem Perakaunan Asrama
(eSPKWS)
5.13 Aktiviti 13:
Pengurusan Kontrak Perkhidmatan
Bekalan Makanan Bermasak
5.14 Aktiviti 14:
Pengurusan Kontrak Perkhidmatan
Kebersihan Bangunan & Kawasan dan
Perkhidmatan Kawalan
KANDUNGAN

2. 5.15 Aktiviti 15:
Pengurusan Rawatan Kesihatan dan
Kebajikan Murid
5.16 Aktiviti 16: Pengurusan Stor Asrama
5.17 Aktiviti 17:
Pengurusan Penyelenggaran Kerosakan
Bangunan / Fasiliti / Aset / Peralatan
Asrama
5.18 Aktiviti 18: Tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua
6. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
7. Senarai Borang
8. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

3. 5.1 Aktiviti 1: Pengurusan Kemasukan Murid Di Asrama
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Menyediakan borang permohonan / tawaran
kemasukan asrama
2.
Warden
Asrama
Mengagihkan borang permohonan / tawaran
kemasukan asrama kepada murid
3.
Warden
Asrama
Menerima dan memastikan borang
permohonan / tawaran kemasukan asrama
telah dilengkapkan untuk simpanan rekod.
4.
Penyelia
Asrama
Mengedarkan surat tawaran
kemasukan/penempatan semula ke asrama
5.
Penyelia
Asrama
Pendaftaran masuk dan pengumpulan
dokumen peribadi murid
6.
Warden
Asrama
Menentukan agihan murid mengikut
bilik/dorm
7.
Pengetua, PK
HEM, Warden
Asrama
Taklimat Asrama
8.
Warden
Asrama
Menyemak senarai peralatan di bilik/dorm
9.
Warden
Asrama
Menyemak keperluan diri murid - murid
menerima peralatan dan menandatangani
borang inventori
10.
Warden
Asrama
Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah
ditentukan
5. SENARAI AKTIVITI: PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK

4. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Menyediakan borang permohonan /
tawaran kemasukan asrama
Warden/Penyelia
Asrama
Mengagihkan borang permohonan /
tawaran kemasukan kepada murid
Warden Asrama
Menerima dan menyemak borang
permohonan / tawaran kemasukan
Warden Asrama Lengkap?
Penyelia Asrama
Mengedarkan surat tawaran
kemasukan/penempatan semula
Penyelia Asrama
Pendaftaran masuk dan
pengumpulan dokumen peribadi
Penyelia Asrama Semakan
Lengkap?
Warden Asrama
Menentukan agihan murid mengikut
bilik/dorm
Pengetua, PK HEM,
Warden Asrama
Taklimat Asrama
Warden Asrama
Menyemak senarai peralatan di
bilik/dorm
Warden Asrama
Murid menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori
Warden Asrama
Murid dibawa ke bilik/dorm yang
telah ditentukan
MULA
Tidak
Ya
Mengisi semua
borang / Tolak
TAMAT
Ya
Tidak
Dilengkapkan
semula

5. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Sediakan borang permohonan / tawaran kemasukan asrama
2.
Agih borang permohonan / tawaran kemasukan asrama kepada
murid
3.
Terima dan pastikan borang permohonan / tawaran kemasukan
asrama telah dilengkapkan untuk simpanan rekod.
4. Edar surat tawaran kemasukan/penempatan semula ke asrama
5. Pendaftaran masuk dan pengumpulan dokumen peribadi murid
6. Tentukan agihan murid mengikut bilik/dorm
7. Taklimat Asrama
8. Semak senarai peralatan di bilik/dorm
9.
Semak keperluan diri murid - murid menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori
10. Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah ditentukan

6. 5.2 Aktiviti 2: Pengurusan Pendaftaran dan Penempatan Murid Di Asrama
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Warden
Asrama
Menerima senarai nama murid daripada
Pengetua/PK HEM
2.
Warden /
Penyelia
Asrama
Mengenal pasti bilik-bilik yang akan didiami
3.
Penyelia
Asrama
Memastikan bilik perabot/peralatan lengkap
4.
Warden
Asrama
Menentukan agihan murid mengikut
bilik/dorm
5.
Pengetua, PK
HEM, Warden
Asrama
Murid melapor diri di asrama / taklimat
6.
Warden /
Penyelia
Asrama
Menyemak senarai peralatan di bilik/dorm
7.
Warden
Asrama
Menyemak keperluan diri murid - murid
menerima peralatan dan menandatangani
borang inventori
8.
Warden
Asrama
Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah
ditentukan
9.
Warden
Asrama
Murid mengemas katil dan peralatan di
almari yang disediakan

7. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Warden Asrama
Menerima senarai nama murid baru
daripada Pengetua/PK HEM
Warden/Penyelia
Asrama
Mengenal pasti bilik-bilik yang akan
didiami
Penyelia Asrama Memastikan bilik perabot/peralatan
Lengkap?
Penyelia Asrama
Menentukan agihan murid mengikut
bilik/dorm
Pengetua, PK HEM,
Warden
Murid mendaftar/melapor diri di
asrama / taklimat
Warden/Penyelia
Asrama
Menyemak peralatan diri /
keperluan tinggal di asrama
Lengkap?
Warden Asrama
Murid menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori
Warden Asrama
Murid dibawa ke bilik/dorm yang
telah ditentukan
Warden Asrama
Murid mengemas katil dan
peralatan di almari yang disediakan
MULA
Tidak
Ya
Diurus oleh PA
Beli di Koperasi
Tidak
Ya
TAMAT

8. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Terima senarai nama murid daripada Pengetua/PK HEM
2. Kenal pasti bilik-bilik yang akan didiami
3. Pastikan bilik perabot/peralatan lengkap
4. Tentukan agihan murid mengikut bilik/dorm
5. Murid melapor diri di asrama / taklimat
6. Semak senarai peralatan di bilik/dorm
7.
Semak keperluan diri murid - murid menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori
8. Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah ditentukan
9. Murid mengemas katil dan peralatan di almari yang disediakan

9. 5.3 Aktiviti 3: Pengurusan Stok (Inventori)
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Memastikan penerimaan barang/bekalan
mesti cukup dan baik kualitinya.
(i) KEW.PS-1
(ii) KEW.PS-2
2.
Penyelia
Asrama
Mengecop akuan terima di Invois dan
merekod di dalam buku stok.
(i) KEW.PS-3
(ii) KEW.PS-4
3.
Penyelia
Asrama
Memastikan nombor kod dan nama barang
dilabelkan kepada semua barang/bekalan
yang diterima untuk penyimpanan.
4. Pengetua
Memastikan rekod dikemaskini tiga (3)
bulan sekali dan dihantar ke pejabat untuk
tindakan.
5. Pengetua
Memastikan stok/inventori (peralatan,
perabot, perkakas) sentiasa dikemaskini
dari semasa ke semasa
6.
Penyelia
Asrama
Melabelkan semua peralatan, perabot,
perkakas di setiap dormitori dan bilik
7.
Penyelia
Asrama
Mempamerkan senarai jumlah peralatan,
perabot, perkakas di setiap dormitori dan
bangunan
8.
Penyelia
Asrama
Mengemaskini Kad Daftar Stok pada setiap
tiga (3) bulan sekali untuk tindakan
Pengetua

10. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Memastikan penerimaan
barang/bekalan
Cukup dan baik kualitinya?
Mengisi KEW.PS-1
Penyelia Asrama
Mengecop akuan terima di Invois
dan merekod di dalam buku stok.
(i) KEW.PS-3
(ii) KEW.PS-4
Memastikan nombor kod dan nama
barang dilabelkan untuk
penyimpanan.
Pengetua
Memastikan rekod dikemaskini tiga
(3) bulan sekali dan dihantar ke
pejabat untuk tindakan.
Pengetua
Memastikan stok/inventori sentiasa
dikemaskini dari semasa ke semasa
Penyelia Asrama
Melabelkan semua peralatan,
perabot, perkakas di setiap
dormitori dan bilik
Penyelia Asrama
Mempamerkan senarai jumlah
peralatan, perabot, perkakas di
setiap dormitori dan bangunan
Penyelia Asrama
Mengemaskini Kad Daftar Stok
pada setiap tiga (3) bulan sekali
untuk tindakan Pengetua
MULA
Tidak
Ya
Isi KEW.PS-2
(BPB),
Kembalikan
kepada
Pembekal
TAMAT

11. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1.
Pastikan penerimaan barang/bekalan mesti cukup dan baik
kualitinya. KEW.PS-1 / KEW.PS-2
2.
Cop akuan terima di Invois dan merekod di dalam buku stok.
KEW.PS-3 & KEW.PS-4
3.
Pastikan nombor kod dan nama barang dilabelkan kepada semua
barang/bekalan yang diterima untuk penyimpanan.
4.
Pastikan rekod dikemaskini tiga (3) bulan sekali dan dihantar ke
pejabat untuk tindakan.
5.
Pastikan stok/inventori (peralatan, perabot, perkakas) sentiasa
dikemaskini dari semasa ke semasa
6.
Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas di setiap dormitori
dan bilik
7.
Pamerkan senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas di setiap
dormitori dan bangunan
8.
Kemaskini Kad Daftar Stok pada setiap tiga (3) bulan sekali untuk
tindakan Pengetua

12. 5.4 Aktiviti 4: Pengurusan Aset/Harta Modal
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1. Pengetua
Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK)
2. Pengetua
Memastikan pegawai aset masih dalam
tempoh sah laku
3.
Penyelia
Asrama
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan
(SAP)
4.
Penyelia
Asrama
Melabel aset & harta modal mengikut
nombor siri yang telah ditetapkan oleh
Pegawai Aset semasa enempatkan
peralatan di asrama yang telah ditetapkan
5.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Borang KEW.PA-7 mengikut
lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua
(2) salinan

13. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Pengetua
Memastikan Penyelia Asrama
terlibat didalam AJK PAK
Pengetua
Memastikan pegawai aset masih
dalam tempoh sah laku
Penyelia Asrama
Menerima bekalan bersama SAP
daripada Pegawai Aset
Penyelia Asrama
Melabelkan peralatan mengikut
no.siri yang ditetapkan
Penyelia Asrama
Menyediakan Borang KEW.PA-7
mengikut lokasi yang ditetapkan
c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
2. Pastikan pegawai aset masih dalam tempoh sah laku
3.
Terima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan (SAP)
4.
Labelkan aset & harta modal mengikut nombor siri yang telah
ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa enempatkan peralatan di
asrama yang telah ditetapkan
5.
Sediakan Borang KEW.PA-7 mengikut lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua (2) salinan
MULA
TAMAT

14. 5.5 Aktiviti 5: Pengurusan Pelupusan Aset/Harta Modal
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Mengenalpasti barang yang hendak
dilupuskan mempunyai Kad Daftar Aset
(KEW.PA-4) dan Harta Modal (KEW.PA-3)
2. Pengetua
Melantik Lembaga Pemeriksa Pelupusan
(LPP) menggunakan KEW.PA-20
Pegawai Aset
3. Pegawai Aset
Memeriksa keadaan barang yang hendak
dilupuskan dan mengesyorkan kaedah
pelupusan beserta justifikasi.
4.
Penyelia
Asrama
Mengisi Borang Pelupusan Aset Alih
KEW.PA-21 dan mendapatkan pengesahan
dua orang wakil Lembaga Pemeriksa
Pelupusan.
Pegawai Aset
5.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan kelulusan dari Unit Perolehan
JPNWPKL
Unit Perolehan
6.
Penyelia
Asrama
Mengeluarkan barang dari lokasi
7.
Penyelia
Asrama
Melaksanakan pelupusan barang mengikut
kaedah yang diluluskan
Pegawai Aset
8.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Sijil Pelupusan Aset Alih
(KEW.PA-23) dan mendapatkan
pengesahan Pengetua
Pegawai Aset
9.
Penyelia
Asrama
Mengemukakan KEW.PA-22 & KEW.PA-23
kepada Unit Perolehan JPNWPKL:
(i) Salinan resit bagi pelupusan kaedah
jualan;
(ii) Surat akuan terima bagi pelupusan
kaedah hadiah serahan;
(iii) Salinan Resit/Akuan Penerimaan bagi
pelupusan kaedah Buangan
Terjadual/Sisa Pepejal; dan
(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan bagi
pelupusan kaedah musnah/ tenggelam
Unit Hasil,
Pegawai Aset
10.
Penyelia
Asrama
Mengemaskini rekod aset/harta modal dan
membuat catatan seperti yang disyorkan

15. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Mengenalpasti barang yang hendak
dilupuskan mempunyai Kad Daftar
KEW.PA-3 / KEW.PA-4
Pengetua
Melantik Lembaga Pemeriksa
Pelupusan (LPP) menggunakan
KEW.PA-20
Pegawai Aset
Memeriksa keadaan barang yang
hendak dilupuskan dan
mengesyorkan kaedah pelupusan
Penyelia Asrama
Mengisi Borang Pelupusan Aset
Alih KEW.PA-21
Penyelia Asrama
Mendapatkan kelulusan dari Unit
Perolehan JPNWPKL
Diluluskan?
Penyelia Asrama Mengeluarkan barang dari lokasi
Penyelia Asrama
Melaksanakan pelupusan barang
mengikut kaedah yang diluluskan
Penyelia Asrama
Menyediakan Sijil Pelupusan Aset
Alih (KEW.PA-23)
Penyelia Asrama
Mengemukakan KEW.PA-22 &
KEW.PA-23 kepada Unit Perolehan
JPNWPKL
Penyelia Asrama
Mengemaskini rekod aset/harta
modal dan membuat catatan seperti
yang disyorkan
MULA
Semak semula
Tidak
Ya
TAMAT

16. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1.
Kenal pasti barang yang hendak dilupuskan mempunyai Kad
Daftar Aset (KEW.PA-4) dan Harta Modal (KEW.PA-3)
2.
Lantik Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) menggunakan
KEW.PA-20
3.
Periksa keadaan barang yang hendak dilupuskan dan
mengesyorkan kaedah pelupusan beserta justifikasi.
4.
Isi Borang Pelupusan Aset Alih KEW.PA-21 dan mendapatkan
pengesahan dua orang wakil Lembaga Pemeriksa Pelupusan.
5. Dapatkan kelulusan dari Unit Perolehan JPNWPKL
6. Keluarkan barang dari lokasi
7. Laksanakan pelupusan barang mengikut kaedah yang diluluskan
8.
Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-23) dan
mendapatkan pengesahan Pengetua
9.
Kemukakan KEW.PA-22 & KEW.PA-23 kepada Unit Perolehan
JPNWPKL:
(i) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan;
(ii) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah hadiah serahan;
(iii) Salinan Resit/Akuan Penerimaan bagi pelupusan kaedah
Buangan Terjadual/Sisa Pepejal; dan
(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan bagi pelupusan kaedah
musnah/ tenggelam
10.
Kemaskini rekod aset/harta modal dan membuat catatan seperti
yang disyorkan

17. 5.6 Aktiviti 6: Pengurusan Aplikasi Informasi Asrama (i-Asrama)
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Menghadiri Kursus Pengendalian Aplikasi
Informasi Asrama (i-Asrama)
Unit HEM
2.
Penyelia
Asrama
Memastikan komputer telah dilengkapi
sistem aplikasi i-Asrama
JU i-Asrama
3.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan maklumat/data yang
diperlukan dalam sistem (maklumat
sekolah, maklumat staf, maklumat pelajar,
maklumat BMB, KBK dan PKK dll)
4.
Penyelia
Asrama
Memasukkan semua maklumat/data yang
diperolehi ke dalam sistem i-Asrama
5.
Penyelia
Asrama
Mengeksport data i-Asrama dan mencetak
Lampiran Pengesahan i-Asrama
6.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan pengesahan daripada
Pengetua di Lampiran Pengesahan i-
Asrama
7.
Penyelia
Asrama
Menghantar softcopy data i-Asrama ke
JPNWPKL pada/sebelum:
(i) 20 Mac
(ii) 20 November
Unit HEM
8.
Penyelia
Asrama
Mengemaskini maklumat/data dari semasa
ke semasa
PK HEM,
Warden
Asrama

18. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Menghadiri Kursus Pengendalian
aplikasi i-Asrama
Penyelia Asrama
Memastikan komputer telah
dilengkapi aplikasi i-Asrama
Lengkap?
Penyelia Asrama
Mendapatkan maklumat/data yang
diperlukan dalam sistem aplikasi i-
Asrama
Memasukkan semua maklumat/data
yang diperolehi ke dalam sistem
aplikasi i-Asrama
Penyelia Asrama
Mengeksport data i-Asrama dan
mencetak Lampiran Pengesahan i-
Asrama
Mendapatkan pengesahan daripada
Pengetua di Lampiran Pengesahan
i-Asrama
Pengetua
Menghantar softcopy data i-Asrama
ke JPNWPKL
Mengemaskini maklumat/data dari
semasa ke semasa
MULA
Tidak
Ya
Diuruskan
oleh Penyelia
Asrama
TAMAT

19. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Hadiri Kursus Pengendalian Aplikasi Informasi Asrama (i-Asrama)
2. Pastikan komputer telah dilengkapi aplikasi i-Asrama
3.
Dapatkan maklumat/data yang diperlukan dalam sistem aplikasi i-
Asrama
4.
Masukkan semua maklumat/data yang diperolehi ke dalam sistem
aplikasi i-Asrama
5. Eksport data i-Asrama dan cetak Lampiran Pengesahan i-Asrama
6.
Dapatkan pengesahan daripada Pengetua di Lampiran
Pengesahan i-Asrama
7. Hantar softcopy data i-Asrama ke JPNWPKL
8. Kemaskini maklumat/data dari semasa ke semasa

20. 5.7 Aktiviti 7: Pengurusan Kewangan Asrama
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Menganggotai JK Pengurusan Kewangan
Asrama/Sekolah
Pengetua
2.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa
mengurus kewangan asrama dari Pengetua
Ketua
Pembantu
Tadbir
3.
Penyelia
Asrama
Menyediakan cadangan anggaran belanja
mengurus (LPBT, BMA, YMA, WLM, dan
Pelbagai)
Pengetua / PK
HEM / Warden
4.
Warden
Asrama
Menyediakan kertas kerja cadangan
aktiviti/program asrama
PK HEM
5. Pengetua
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat
AJK kewangan
6.
Penyelia
Asrama
Menghantar permohonan pembelian (Nota
Minta) untuk kelulusan Pengetua
7.
Penyelia
Asrama
Mengurus perolehan dan pembelian
bekalan keperluan asrama
8.
Penyelia
Asrama
Menyimpan rekod kewangan dengan baik

21. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Menganggotai JK Pengurusan
Kewangan Asrama/Sekolah
Penyelia Asrama
Mendapatkan Surat Penurunan
Kuasa mengurus kewangan
asrama dari Pengetua
Penyelia Asrama
Menyediakan cadangan anggaran
belanja mengurus
Warden Asrama
Menyediakan kertas kerja
cadangan aktiviti/program asrama
Pengetua Mendapatkan kelulusan?
Penyelia Asrama
Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua
Penyelia Asrama
Mengurus perolehan dan
pembelian bekalan keperluan
Penyelia Asrama Menyimpan rekod kewangan
MULA
Tidak
Ya
TAMAT

22. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Anggotai JK Pengurusan Kewangan Asrama/Sekolah
2.
Dapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama
dari Pengetua
3.
Sediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, BMA,
YMA, WLM, dan Pelbagai)
4. Sediakan kertas kerja cadangan aktiviti/program asrama
5. Dapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan
6.
Hantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan
Pengetua
7. Uruskan perolehan dan pembelian bekalan keperluan asrama
8. Simpan rekod kewangan dengan baik

23. 5.8 Aktiviti 8: Pengurusan Kutipan Yuran Makan Asrama (YMA)
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Menentukan jenis kutipan dalam Mesyuarat
JK Kewangan Asrama
2. Pengetua
Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah
Menengah JPNWPKL
Unit Sekolah
Menengah
3. Pengetua
Menerima surat kelulusan / kuasa mengutip
yuran
Ketua
Pembantu
Tadbir (KPT)
4.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan Buku Resit mengikut
keperluan dan mendaftar dalam Buku
Daftar Resit
Ketua
Pembantu
Tadbir (KPT)
5.
Warden
Asrama
Menerima kutipan dan mengeluarkan resit
bayaran kepada murid asrama
6.
Warden
Asrama
Menyerahkan kutipan kepada pejabat dan
mendapatkan resit pejabat.
Penyelia
Asrama
7.
Penyelia
Asrama
Merekod bayaran yang dibuat oleh murid
asrama
8.
Penyelia
Asrama
Memasukkan wang kutipan ke bank dan
mengemaskini Buku Tunai eSPKWS
9.
Penyelia
Asrama
Memberi laporan kepada Pengetua
10.
Penyelia
Asrama
Menghantar surat peringatan kepada ibu
bapa pelajar yang tidak menjelaskan yuran
11.
Penyelia
Asrama
Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod

24. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama Menentukan jenis kutipan
Pengetua
Mohon kebenaran daripada Unit
Sekolah Menengah JPNWPKL
Pengetua
Menerima surat kelulusan / kuasa
mengutip yuran
Penyelia Asrama
Mendapatkan Buku Resit mengikut
keperluan
Warden Asrama
Menerima kutipan dan
mengeluarkan resit murid
Warden Asrama
Menyerahkan kutipan kepada
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Merekod bayaran yang dibuat oleh
murid asrama
Penyelia Asrama
Bank-In wang kutipan dan
kemaskini Buku Tunai eSPKWS
Penyelia Asrama Memberi laporan kepada Pengetua
Penyelia Asrama Semakan tunggakan yuran murid
Penyelia Asrama
Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod
MULA
Menghantar
surat peringatan
kepada ibu bapa
Tidak
Ya
TAMAT

25. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1.
Tentukan jenis kutipan dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan Asrama
2. Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah Menengah JPNWPKL
3. Terima surat kelulusan / kuasa mengutip yuran
4.
Dapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan daftar dalam Buku
Daftar Resit
5. Terima kutipan dan keluarkan resit bayaran kepada murid asrama
6. Serah kutipan kepada pejabat dan dapatkan resit pejabat.
7. Rekod bayaran yang dibuat oleh murid asrama
8.
Masukkan wang kutipan ke bank dan kemaskini Buku Tunai
eSPKWS
9. Beri laporan kepada Pengetua
10.
Hantar surat peringatan kepada ibu bapa pelajar yang tidak
menjelaskan yuran
11. Simpan Buku Resit Murid dan kemaskini rekod

26. 5.9 Aktiviti 9: Pengurusan Kutipan Lain-Lain Bayaran
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1. Pengetua
Mendapat persetujuan dan penetapan lain-
lain bayaran dalam Mesyuarat JK
Kewangan Asrama
2. Pengetua
Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah
Menengah JPNWPKL
Unit Sekolah
Menengah
3. PK HEM
Taklimat kepada Ibu Bapa dan Penjaga
mengenai bayaran yang diluluskan
4.
Warden
Asrama
Edarkan senarai lain-lain bayaran yang
dikenakan kepada murid
5.
Warden
Asrama
Proses pembayaran mengikut jadual
pembayaran
6.
Warden
Asrama
Menerima bayaran dan mengeluarkan resit
bayaran kepada murid asrama
7.
Warden
Asrama
Menyerahkan kutipan kepada pejabat dan
mendapatkan resit pejabat.
Penyelia
Asrama (PA)
8.
Penyelia
Asrama
Merekod bayaran yang dibuat oleh murid
asrama
9.
Penyelia
Asrama
Memasukkan wang kutipan ke bank dan
mengemaskini Buku Tunai eSPKWS
10.
Penyelia
Asrama
Memberi laporan kepada Pengetua
11.
Warden
Asrama
Menghantar surat peringatan kepada ibu
bapa pelajar yang tidak menjelaskan lain-
lain bayaran
12.
Penyelia
Asrama
Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod

27. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
Pengetua
Mendapat persetujuan dan
penetapan lain-lain bayaran
Pengetua
Mohon kebenaran daripada Unit
Sekolah Menengah JPNWPKL
PK HEM
Taklimat kepada Ibu Bapa dan
Penjaga mengenai bayaran yang
diluluskan
Warden Asrama
Edarkan senarai lain-lain bayaran
yang dikenakan kepada murid
Warden Asrama
Proses pembayaran mengikut
jadual pembayaran
Warden Asrama
Menerima kutipan dan
mengeluarkan resit murid
Warden Asrama
Menyerahkan kutipan kepada
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Merekod bayaran yang dibuat oleh
murid asrama
Penyelia Asrama
Bank-In wang kutipan dan
kemaskini Buku Tunai eSPKWS
Penyelia Asrama Memberi laporan kepada Pengetua
Warden Asrama
Semakan tunggakan lain-lain
bayaran murid
Penyelia Asrama
Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod
15 minit
MULA
Menghantar
surat peringatan
kepada ibu bapa
Tidak
Ya
TAMAT

28. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1.
Dapatkan persetujuan dan penetapan lain-lain bayaran dalam
Mesyuarat JK Kewangan Asrama
2. Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah Menengah JPNWPKL
3.
Taklimat kepada Ibu Bapa dan Penjaga mengenai bayaran yang
diluluskan
4. Edarkan senarai lain-lain bayaran yang dikenakan kepada murid
5. Proses pembayaran mengikut jadual pembayaran
6.
Terima bayaran dan keluarkan resit bayaran kepada murid
asrama
7. Serah kutipan kepada pejabat dan mendapatkan resit pejabat.
8. Rekod bayaran yang dibuat oleh murid asrama
9.
Masukkan wang kutipan ke bank dan kemaskini Buku Tunai
eSPKWS
10. Beri laporan kepada Pengetua
11.
Hantar surat peringatan kepada ibu bapa pelajar yang tidak
menjelaskan lain-lain bayaran
12. Simpan Buku Resit Murid dan kemaskini rekod

29. 5.10 Aktiviti 10: Pengurusan Perolehan/Pembelian
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Memastikan tahap stok berkurangan atau
berlebihan
2.
Penyelia
Asrama
Menyemak peruntukan sebelum membuat
pembelian
Ketua
Pembantu
Tadbir
3.
Penyelia
Asrama
Menentukan jenis/kaedah pembelian
(pembelian terus atau sebutharga)
4.
Penyelia
Asrama
Menyenaraikan jenis pembelian
5.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan sebutharga dari beberapa
pembekal untuk perbandingan harga dan
kualiti barang
6.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan
kelulusan
Pengetua
7.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Borang Pesanan dan
menyerahkan kepada pembekal
8.
Penyelia
Asrama
Menerima dan menyemak barang yang
dihantar oleh pembekal dan pastikan
DO/Invois ditandatangani
Pengetua
9.
Penyelia
Asrama
Merekod Stok/Inventori yang dibeli dalam
Buku Stok
10.
Penyelia
Asrama
Menyerahkan butiran pembelian aset/harta
modal kepada Pegawai Aset untuk direkod
Pegawai Aset

30. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Memastikan tahap stok
berkurangan atau berlebihan
Penyelia Asrama
Menyemak peruntukan sebelum
membuat pembelian
Penyelia Asrama
Menentukan jenis/kaedah
pembelian
Menyenaraikan jenis pembelian
Penyelia Asrama
Mendapatkan sebutharga dari
beberapa pembekal
Penyelia Asrama
Menyediakan Nota Minta dan
mendapatkan kelulusan
Lulus?
Penyelia Asrama
Menyediakan Borang Pesanan dan
menyerahkan kepada pembekal
Penyelia Asrama
Menerima dan menyemak barang
yang dihantar oleh pembekal
Penyelia Asrama
Merekod Stok/Inventori yang dibeli
dalam Buku Stok
Penyelia Asrama
Menyerahkan butiran pembelian
aset/harta modal kepada Pegawai
Aset untuk direkod
MULA
TAMAT
Tidak
Semak dan
Pembetulan
Ya

31. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Pastikan tahap stok berkurangan atau berlebihan
2. Semak peruntukan sebelum membuat pembelian
3. Tentukan kaedah pembelian (pembelian terus atau sebutharga)
4.
Mendapatkan sebutharga dari beberapa pembekal untuk
perbandingan harga dan kualiti barang
5. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan
6.
Menyediakan Borang Pesanan dan menyerahkan kepada
pembekal
7.
Menerima dan menyemak barang yang dihantar oleh pembekal
dan pastikan DO/Invois ditandatangani
8. Merekod Stok/Inventori yang dibeli dalam Buku Stok
9.
Menyerahkan butiran pembelian aset/harta modal kepada
Pegawai Aset untuk direkod

32. 5.11 Aktiviti 11: Pengurusan Pembayaran Bekalan/Perkhidmatan
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Menerima Bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama Bil
2.
Penyelia
Asrama
Menyemak jumlah bayaran di Bil dan
pastikan sama dengan jumlah bayaran di
Borang Pesanan
3.
Penyelia
Asrama
Menyemak barang dan pastikan dalam
keadaan baik dan mencukupi
4.
Penyelia
Asrama
Mendaftar Bil ke dalam Sistem eSPKWS
5.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Baucar dan Cek Bayaran
6.
Penyelia
Asrama
Menghantar Baucar dan Cek Bayaran untuk
semakan oleh Pengetua
7.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua
8.
Penyelia
Asrama
Menyerahkan cek kepada pembekal dan
mendapatkan resit pembayaran

33. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama Menerima Bil dari pembekal
Penyelia Asrama Menyemak jumlah bayaran di Bil
Sama?
Penyelia Asrama
Menyemak barang dan pastikan
dalam keadaan baik dan
mencukupi
Penyelia Asrama
Mendaftar Bil ke dalam Sistem
eSPKWS
Penyelia Asrama
Menyediakan Baucar dan Cek
Bayaran
Penyelia Asrama
Menghantar Baucar dan Cek
Bayaran untuk semakan oleh
Pengetua
Lengkap?
Penyelia Asrama
Mendapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua
Penyelia Asrama
Menyerahkan cek kepada
pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran
MULA
TAMAT
Semak dan
Pembetulan
Ya
Tidak
Tidak
Semak dan
Lengkapkan
Ya

34. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1.
Terima Bil dari pembekal dan pastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama Bil
2.
Semak jumlah bayaran di Bil dan pastikan sama dengan jumlah
bayaran di Borang Pesanan
3. Semak barang dan pastikan dalam keadaan baik dan mencukupi
4. Daftar Bil ke dalam Sistem eSPKWS
5. Sediakan Baucar dan Cek Bayaran
6. Hantar Baucar dan Cek Bayaran untuk semakan oleh Pengetua
7. Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua
8. Serahkan cek kepada pembekal dan dapatkan resit pembayaran

35. 5.12 Aktiviti 12: Pengurusan Sistem Perakaunan Asrama (eSPKWS)
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1. Pengetua
Mendapatkan ID Penyedia eSPKWS, Buku
Cek, Buku Resit
2.
Penyelia
Asrama
Merekodkan/Menjana baki tahunan
terdahulu dalam Buku Tunai eSPKWS
3.
Penyelia
Asrama
Menerima Waran Peruntukan dan
mengunci masuk ke dalam sistem
4.
Penyelia
Asrama
Merekod urusniaga KWA setiap kali berlaku
penerimaan dan pembayaran
5. Pengetua
Menutup Buku Tunai dan Daftar bil pada
setiap hujung bulan
6.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Penyesuaian Bank apabila
mendapat Penyata Bank
7.
Penyelia
Asrama
Menyerahkan kepada Juru Audit Dalaman
untuk semakan dan ditandatangani
8.
Penyelia
Asrama
Menyerahkan penyata kepada Pengetua
untuk disah dan ditandatangani
9.
Penyelia
Asrama
Menyimpan Buku Tunai didalam almari
berkunci dan selamat

36. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
Pengetua
Mendapatkan ID Penyedia
eSPKWS, Buku Cek, Buku Resit
Penyelia Asrama
Merekodkan/Menjana baki tahunan
terdahulu dalam Buku Tunai
eSPKWS
Penyelia Asrama
Menerima Waran Peruntukan dan
mengunci masuk ke dalam sistem
Penyelia Asrama
Merekod urusniaga KWA setiap kali
berlaku penerimaan dan
pembayaran
Pengetua
Menutup Buku Tunai dan Daftar bil
pada setiap hujung bulan
Penyelia Asrama
Menyediakan Penyesuaian Bank
apabila mendapat Penyata Bank
Seimbang?
Penyelia Asrama
Menyerahkan kepada Juru Audit
Dalaman untuk semakan dan
ditandatangani
Penyelia Asrama
Menyerahkan penyata kepada
Pengetua untuk disah dan
ditandatangani
Penyelia Asrama Menyimpan Buku Tunai
MULA
TAMAT
Ya
Tidak
Semak dan
Pembetulan

37. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Dapatkan ID Penyedia eSPKWS, Buku Cek, Buku Resit
2. Rekod/Jana baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai eSPKWS
3. Terima Waran Peruntukan dan mengunci masuk ke dalam sistem
4.
Rekod urusniaga KWA setiap kali berlaku penerimaan dan
pembayaran
5. Tutup Buku Tunai dan Daftar bil pada setiap hujung bulan
6. Sediakan Penyesuaian Bank apabila mendapat Penyata Bank
7.
Sediakan kepada Juru Audit Dalaman untuk semakan dan
ditandatangani
8. Serah penyata kepada Pengetua untuk disah dan ditandatangani
9. Simpan Buku Tunai didalam almari berkunci dan selamat

38. 5.13 Aktiviti 13: Pengurusan Kontrak Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan Surat Setuju Terima (SST)
daripada JPNWPKL
Unit Perolehan
2.
Penyelia
Asrama
Memeriksa dan menyemak semua
dokumen berkaitan
Kontraktor
BMB
3.
Penyelia
Asrama
Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor
PK HEM
4.
Penyelia
Asrama
Memastikan bilangan pekerja berdasarkan
nisbah bilangan murid
- Warganegara Malaysia
- Tidak kurang 18 tahun dan tidak
melebihi 63 tahun
- Mendapat Suntikan Anti-Typhoid
- Mengikuti Kursus Pengendali Makanan
Kontraktor
BMB
5.
Penyelia
Asrama
Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserah kepada kontraktor
6.
Penyelia
Asrama
Memastikan kuantiti kelengkapan dan
peralatan mencukupi dan berfungsi dengan
baik
Kontraktor
BMB
7.
Penyelia
Asrama
Memastikan senarai bahan-bahan makanan
mengikut jenama dipamerkan di dinding
stor simpanan bahan makanan
Kontraktor
BMB
8.
Penyelia
Asrama
Memastikan bahan-bahan makanan
dibekalkan mencukupi untuk minimum tiga
(3) hari bekalan:
- Tidak melampaui tempoh luput
- Mempunyai Logo Halal atau yang
diiktiraf oleh JAKIM
Kontraktor
BMB
9.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Borang Pesanan (Format 8)
dalam tempoh 48 jam sebelum masa sajian
48 Jam
10.
Penyelia
Asrama
Memeriksa dan menimbang terimaan bahan
mentah dan kering mengikut masa yang
telah ditetapkan:
- Kualiti berada dalam keadaan baik
- Spesifikasi/Jenama seperti yang
dipersetujui dalam kontrak

39. BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
- Kuantiti/Berat mencukupi bagi jumlah
bilangan murid yang telah dipesan.
11.
Penyelia
Asrama
Memastikan persekitaran dapur dalam
keadaan bersih
12.
Penyelia
Asrama
Memastikan peralatan dalam keadaan baik
dan berfungsi mengikut SOP
13.
Penyelia
Asrama
Memastikan persekitaran dewan makan
bersih dan teratur
14.
Penyelia
Asrama
Memantau proses penyediaan bahan
mentah (nyah beku dan pembersihan)
15.
Penyelia
Asrama
Memantau proses memasak makanan
16.
Penyelia
Asrama
Memastikan makanan di uji rasa sebelum
dihidangkan untuk menilai mutu masakan
17.
Penyelia
Asrama
Memastikan pematuhan penyajian
makanan mengikut kaedah dan masa sajian
18.
Penyelia
Asrama
Memastikan pelupusan lebihan makanan
dilakukan selepas empat (4) jam.
19.
Penyelia
Asrama
Memastikan kebersihan peralatan dapur
dan dewan makan serta persekitarannya
20.
Penyelia
Asrama
Memastikan pelupusan sisa sampah dalam
tempoh dua (2) jam dilaksanakan mengikut
jadual yang telah ditetapkan.
21.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Laporan Harian BPPA BMB 1
dan BPPA BMB 3
22.
Penyelia
Asrama
Menghantar Laporan Bulanan (Format 1.2)
ke JPNWPKL
Unit Perolehan
23.
Penyelia
Asrama
Menyemak peralatan yang dikembalikan
oleh Kontraktor kepada Sekolah
Kontraktor
BMB
24.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan
Deposit Cagaran Syarikat
Unit Perolehan

40. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Mendapatkan Surat Setuju Terima
(SST)
Penyelia Asrama
Memeriksa dan menyemak semua
dokumen berkaitan
Penyelia Asrama
Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan kontraktor
Penyelia Asrama
Memastikan bilangan pekerja
berdasarkan nisbah bilangan murid
Patuh?
Penyelia Asrama
Menyediakan senarai peralatan dapur
untuk diserah kepada kontraktor
Penyelia Asrama
Memastikan kuantiti kelengkapan dan
peralatan mencukupi dan berfungsi
dengan baik
Penyelia Asrama
Memastikan senarai bahan-bahan
makanan dipamerkan di dinding stor
simpanan
Penyelia Asrama
Memastikan bahan-bahan makanan
dibekalkan mencukupi untuk minimum
3 hari bekalan
Penyelia Asrama
Menyediakan Borang Pesanan
(Format 8)
Penyelia Asrama
Memeriksa dan menimbang terimaan
bahan mentah dan kering mengikut
masa yang telah ditetapkan
Patuh?
Penyelia Asrama
Memastikan persekitaran dapur dalam
keadaan bersih
Penyelia Asrama
Memastikan peralatan dalam keadaan
baik dan berfungsi mengikut SOP
Penyelia Asrama
Memastikan persekitaran dewan
makan bersih dan teratur
MULA
Tindakan
Kontraktor
Tidak
Ya
Tolak /
Minta Ganti
Tidak
Ya

41. Penyelia Asrama
Memantau proses penyediaan bahan
mentah (nyah beku dan pembersihan)
Penyelia Asrama Memantau proses memasak makanan
Penyelia Asrama
Memastikan makanan di uji rasa untuk
menilai mutu masakan
Penyelia Asrama
Memastikan pematuhan penyajian
makanan
Penyelia Asrama
Memastikan pelupusan lebihan
makanan dilakukan selepas 4 jam.
Penyelia Asrama
Memastikan kebersihan peralatan
dapur dan dewan makan serta
persekitarannya
Penyelia Asrama
Memastikan pelupusan sisa sampah
dalam tempoh 2 jam dilaksanakan
Penyelia Asrama
Menyediakan Laporan Harian BPPA
BMB 1 dan BPPA BMB 3
Penyelia Asrama
Menghantar Laporan Bulanan (Format
1.2) ke JPNWPKL
Penyelia Asrama
Menyemak peralatan yang
dikembalikan oleh Kontraktor
Penyelia Asrama
Menyediakan Surat Pengesahan
Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat
TAMAT

42. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Dapatkan Surat Setuju Terima (SST) daripada JPNWPKL
2. Periksa dan semak semua dokumen berkaitan
3. Anggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor
4.
Sediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada
kontraktor
5.
Pastikan kuantiti kelengkapan dan peralatan mencukupi dan
berfungsi dengan baik
6.
Pastikan senarai bahan-bahan makanan mengikut jenama
dipamerkan di dinding stor simpanan bahan makanan
7.
Pastikan bahan-bahan makanan dibekalkan mencukupi untuk
minimum tiga (3) hari bekalan
8. Pastikan bilangan pekerja berdasarkan nisbah bilangan murid
9.
Sediakan Borang Pesanan (Format 8) dalam tempoh 48 jam
sebelum masa sajian
10.
Periksa dan timbang terimaan bahan mentah dan kering mengikut
masa yang telah ditetapkan
11. Pastikan persekitaran dapur dalam keadaan bersih
12.
Pastikan peralatan dalam keadaan baik dan berfungsi mengikut
SOP
13. Pastikan persekitaran dewan makan bersih dan teratur
14.
Pantau proses penyediaan bahan mentah (nyah beku dan
pembersihan)
15. Pantau proses memasak makanan
16.
Pastikan makanan di uji rasa sebelum dihidangkan untuk menilai
mutu masakan
17.
Pastikan pematuhan penyajian makanan mengikut kaedah dan
masa sajian
18.
Pastikan pelupusan lebihan makanan dilakukan selepas empat
(4) jam.
19.
Pastikan kebersihan peralatan peralatan dapur dan dewan makan
serta persekitarannya
20.
Pastikan pelupusan sisa sampah dalam tempoh dua (2) jam
dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
21. Sediakan Laporan Harian BPPA BMB 1 dan BPPA BMB 3
22. Hantar Laporan Bulanan (Format 1.2) ke JPNWPKL

43. 23.
Semak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada
Sekolah
24.
Sediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat

44. 5.14 Aktiviti 14: Pengurusan Kontrak Perkhidmatan Kebersihan Bangunan &
Kawasan dan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan sesalinan Surat Setuju
Terima (SST) daripada sekolah
Ketua
Pembantu
Tadbir
2.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan senarai peralatan dan skop
perkhidmatan sebelum kontrak bermula
Kontraktor
BMB
3.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan senarai maklumat pekerja
Kontraktor
BMB
4.
Penyelia
Asrama
Memastikan kuantiti kelengkapan dan
peralatan mencukupi dan berfungsi dengan
baik
Kontraktor
BMB
5.
Penyelia
Asrama
Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut
jadual yang ditetapkan
Kontraktor
BMB
6.
Penyelia
Asrama
Memastikan pekerja mematuhi peraturan &
undang-undang syarikat.
Kontraktor
BMB
7.
Penyelia
Asrama
Menyediakan Laporan Prestasi Bulanan
(Format 1.2) dan Instrumen Pemantauan
Bulanan
8.
Penyelia
Asrama
Mendapatkan pengesahan daripada
Pengetua
9.
Penyelia
Asrama
Menghantar laporan dan instrumen bulanan
tersebut kepada Ketua Pembantu Tadbir

45. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Mendapatkan Surat Setuju Terima
(SST)
Penyelia Asrama
Mendapatkan senarai peralatan dan
skop perkhidmatan
Penyelia Asrama
Mendapatkan senarai maklumat
pekerja
Penyelia Asrama Lengkap?
Memastikan kerja-kerja dijalankan
mengikut jadual yang ditetapkan
Penyelia Asrama
Memastikan pekerja mematuhi
peraturan & undang-undang syarikat.
Penyelia Asrama
Menyediakan Laporan Prestasi
Bulanan (Format 1.2) dan Instrumen
Pemantauan Bulanan
Penyelia Asrama
Mendapatkan pengesahan daripada
Pengetua
Penyelia Asrama
Menghantar laporan dan instrumen
bulanan tersebut kepada Ketua
Pembantu Tadbir
MULA
Tindakan
Kontraktor
Tidak
Ya
TAMAT

46. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Dapatkan sesalinan Surat Setuju Terima (SST) daripada sekolah
2.
Dapatkan senarai peralatan dan skop perkhidmatan sebelum
kontrak bermula
3. Dapatkan senarai maklumat pekerja
4.
Pastikan kuantiti kelengkapan dan peralatan mencukupi dan
berfungsi dengan baik
5. Pastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan
6. Pastikan pekerja mematuhi peraturan & undang-undang syarikat.
7.
Sediakan Laporan Prestasi Bulanan (Format 1.2) dan Instrumen
Pemantauan Bulanan
8. Dapatkan pengesahan daripada Pengetua
9.
Hantar laporan dan instrumen bulanan tersebut kepada Ketua
Pembantu Tadbir

47. 5.15 Aktiviti 15: Pengurusan Rawatan Kesihatan dan Kebajikan Murid
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia /
Warden
Asrama
Menerima aduan/laporan dari Ketua
Pengawas Asrama
2.
Penyelia /
Warden
Asrama
Melakukan saringan tahap
kesakitan/kecederaan
3.
Penyelia /
Warden
Asrama
Menjalankan pemeriksaan dan rawatan
awal (jika berkaitan)
4.
Warden
Asrama
Memaklumkan kepada Pengurusan
Sekolah
5.
Penyelia /
Warden
Asrama
Menghubungi ibu bapa / penjaga
(bawa ke klinik/hospital @ balik ke rumah)
6.
Penyelia /
Warden
Asrama
Menghubungi Ambulan (jika perlu)
7.
Warden
Asrama
Mengiringi murid klinik/hospital untuk
mendapatkan rawatan
8.
Warden
Asrama
Mengisi borang untuk mendapatkan
rawatan
9.
Warden
Asrama
Menunggu sehingga murid selesai
mendapatkan rawatan.
(i) Jika masuk ke wad, tunggu sehingga
ibu bapa / penjaga hadir, serah
tanggungjawab
(ii) Jika sebagai pesakit luar, bawa murid
pulang ke asrama.
10.
Penyelia /
Warden
Asrama
Menguruskan kemasukan ke Bilik Sakit
sekiranya mendapat cuti sakit
11.
Penyelia /
Warden
Asrama
Memantau sehingga sembuh

48. BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
12.
Penyelia /
Warden
Asrama
Memastikan kebajikan murid dijaga

49. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia / Warden
Asrama
Menerima aduan/laporan dari Ketua
Pengawas Asrama
Penyelia / Warden
Asrama
Melakukan saringan tahap
kesakitan/kecederaan
Penyelia / Warden
Asrama
Menjalankan pemeriksaan dan
rawatan awal (jika berkaitan)
Warden Asrama
Memaklumkan kepada Pengurusan
Sekolah
Penyelia / Warden
Asrama
Menghubungi ibu bapa / penjaga
Bawa balik?
Penyelia / Warden
Asrama
Menghubungi Ambulan (jika perlu)
Warden Asrama
Mengiringi murid klinik/hospital untuk
mendapatkan rawatan
Warden Asrama
Mengisi borang untuk mendapatkan
rawatan
Warden Asrama
Menunggu sehingga murid selesai
mendapatkan rawatan.
Masuk wad?
Warden Asrama Bawa murid pulang ke asrama.
Penyelia / Warden
Asrama
Menguruskan kemasukan ke Bilik
Sakit sekiranya mendapat cuti sakit
Penyelia / Warden
Asrama
Memantau sehingga sembuh
Penyelia / Warden
Asrama
Memastikan kebajikan murid dijaga
MULA
Bawa ke
klinik/hospital @
rumah
Tidak
Ya
Tunggu
sehingga ibu
bapa / penjaga
hadir serah
tanggungjawab
Ya
Tidak
TAMAT

50. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Terima aduan/laporan dari Ketua Pengawas Asrama
2. Lakukan saringan tahap kesakitan/kecederaan
3. Jalankan pemeriksaan dan rawatan awal (jika berkaitan)
4. Maklumkan kepada Pengurusan Sekolah
5.
Hubungi ibu bapa / penjaga (bawa ke klinik/hospital @ balik ke
rumah)
6. Hubungi Ambulan (jika perlu)
7. Iringi murid klinik/hospital untuk mendapatkan rawatan
8. Isi borang untuk mendapatkan rawatan
9.
Tunggu sehingga murid selesai mendapatkan rawatan.
- Jika masuk ke wad, tunggu sehingga ibu bapa / penjaga
hadir, serah tanggungjawab
- Jika sebagai pesakit luar, bawa murid pulang ke asrama.
10. Uruskan kemasukan ke Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti sakit
11. Pantau sehingga sembuh
12. Pastikan kebajikan murid dijaga

51. 5.16 Aktiviti 16: Pengurusan Stor Asrama
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Mengenalpasti bilik / lokasi yang sesuai
untuk dijadikan sebagai stor
2.
Penyelia
Asrama
Menyediakan kelengkapan simpanan
3.
Penyelia
Asrama
Menyediakan SOP Pengurusan,
Penerimaan dan Pengeluaran bahan/alatan
daripada stor
4.
Penyelia
Asrama
Menyediakan dokumen, rekod, buku
laporan atau aplikasi mengikut keperluan
pengoperasian stor
5.
Penyelia
Asrama
Menerima bahan/alatan yang dibeli,
menyemak jenis dan mutu serta
memastikan jumlah sama seperti pesanan
6.
Penyelia
Asrama
Menandatangi Nota Penghantaran/Invois
setelah semuanya menepati seperti mana
pesanan
7.
Penyelia
Asrama
Merekodkan dalam stok
8.
Penyelia
Asrama
Menyusun di tempat yang sesuai di lokasi
dan susunan yang ditetapkan
9.
Penyelia
Asrama
Menerima permohonan pengeluaran
bahan/alatan menggunakan borang yang
telah ditetapkan
10.
Penyelia
Asrama
Memastikan borang pengeluaran diluluskan
dan buku rekod pengeluaran barang
ditandatangani oleh penerima
11.
Penyelia
Asrama
Menyemak, menyusun dan mengemaskini
stok
12.
Penyelia
Asrama
Memastikan keadaan stor bersih, teratur
dan beroperasi mengikut SOP
13.
Penyelia
Asrama
Memesan stok bahan/alatan ikut keperluan
14.
Penyelia
Asrama
Mengurus pelupusan (jika perlu)

52. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Mengenalpasti bilik / lokasi yang
sesuai
Penyelia Asrama Menyediakan kelengkapan simpanan
Penyelia Asrama
Menyediakan SOP Pengurusan,
Penerimaan dan Pengeluaran
bahan/alatan
Penyelia Asrama
Menyediakan dokumen, rekod, buku
laporan atau aplikasi mengikut
keperluan pengoperasian
Penyelia Asrama
Menerima bahan/alatan yang dibeli,
menyemak jenis dan mutu
Memenuhi kriteria jenis dan mutu?
Penyelia Asrama
Memastikan jumlah sama seperti
pesanan
Sama?
Penyelia Asrama
Menandatangi Nota
Penghantaran/Invois
Penyelia Asrama Merekodkan dalam stok
Penyelia Asrama
Menyusun di tempat yang sesuai di
lokasi dan susunan yang ditetapkan
Penyelia Asrama
Menerima permohonan pengeluaran
bahan/alatan menggunakan borang
yang telah ditetapkan
Penyelia Asrama
Memastikan borang pengeluaran
diluluskan dan buku rekod
pengeluaran barang ditandatangani
Penyelia Asrama
Menyemak, menyusun dan
mengemaskini stok
Penyelia Asrama
Memastikan keadaan stor bersih,
teratur dan beroperasi mengikut SOP
MULA
Kembali semula
kepada
pembekal
Tidak
Ya
Rujuk pembekal
Tidak
Ya

53. Penyelia Asrama
Memesan stok bahan/alatan ikut
keperluan
Penyelia Asrama Mengurus pelupusan (jika perlu)
c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Kenalpasti bilik / lokasi yang sesuai untuk dijadikan sebagai stor
2. Sediakan kelengkapan simpanan
3.
Sediakan SOP Pengurusan, Penerimaan dan Pengeluaran
bahan/alatan daripada stor
4.
Sediakan dokumen, rekod, buku laporan atau aplikasi mengikut
keperluan pengoperasian stor
5.
Terima bahan/alatan yang dibeli, semak jenis dan mutu serta
pastikan jumlah sama seperti pesanan
6.
Tandatangan Nota Penghantaran/Invois setelah semuanya
menepati seperti mana pesanan
7. Rekodkan dalam stok
8.
Susun di tempat yang sesuai di lokasi dan susunan yang
ditetapkan
9.
Terima permohonan pengeluaran bahan/alatan menggunakan
borang yang telah ditetapkan
10.
Pastikan borang pengeluaran diluluskan dan buku rekod
pengeluaran barang ditandatangani oleh penerima
11. Semak, susun dan kemaskini stok
12.
Pastikan keadaan stor bersih, teratur dan beroperasi mengikut
SOP
13. Pesan stok bahan/alatan ikut keperluan
14. Uruskan pelupusan (jika perlu)
TAMAT

54. 5.17 Aktiviti 17: Pengurusan Penyelenggaran Kerosakan Bangunan / Fasiliti /
Aset / Peralatan Asrama
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Menyediakan borang / buku laporan
kerosakan
2.
Penyelia
Asrama
Mencatat aduan kerosakan
3.
Penyelia
Asrama
Membuat pemeriksaan susulan bagi
mengetahui jenis kerosakan
4.
Penyelia
Asrama
Menyenaraikan jenis-jenis dan kerosakan
5.
Penyelia
Asrama
Membuat tindakan awal serta merta jika
kerosakan melibatkan aspek keselamatan
(Cth: menanda kawasan tidak selamat)
6.
Penyelia
Asrama
Memaklumkan kepada Pengurusan
Sekolah untuk penilaian dan kemampuan
untuk baik pulih atau senggara
7. Pengetua
(i) Jika Mampu: Lulus segera peruntukan
untuk baikpulih atau senggara
kerosakan
(ii) Jika Tidak Mampu: Lapor kepada
JPNWPKL untuk mohon peruntukan
baik pulih dan penyelenggaraan
Unit
Infrastruktur,
Unit HEM
8.
Penyelia
Asrama
Menyediakan laporan dan permohonan
peruntukan kepada JPNWPKL
9.
Penyelia
Asrama
(i) Jika Lulus: Buat perolehan dan
dapatkan khidmat kontraktor
(ii) Jika Tidak Lulus: Buat tindakan susulan
terhadap permohonan yang dihantar
10.
Penyelia
Asrama
Memastikan kerja-kerja baik pulih dan
penyelenggaraan dilaksanakan
11.
Penyelia
Asrama
Memaklumkan kepada Pengetua setelah
kerja-kerja telah siap dengan sempurna dan
memuaskan.

55. b). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Menyediakan borang / buku laporan
kerosakan
Penyelia Asrama Mencatat aduan kerosakan
Penyelia Asrama
Membuat pemeriksaan susulan bagi
mengetahui jenis kerosakan
Penyelia Asrama
Menyenaraikan jenis-jenis dan
kerosakan
Penyelia Asrama
Membuat tindakan awal serta merta
jika kerosakan melibatkan aspek
keselamatan
Penyelia Asrama
Memaklumkan kepada Pengurusan
Sekolah untuk penilaian dan
kemampuan
Mampu?
Melapor kepada JPNWPKL untuk
mohon peruntukan
Menyediakan laporan dan
permohonan kepada JPNWPKL
Pengetua Lulus?
Penyelia Asrama
Membuat perolehan dan dapatkan
khidmat kontraktor
Penyelia Asrama
Memastikan kerja-kerja baik pulih dan
penyelenggaraan dilaksanakan
Penyelia Asrama
Memaklumkan kepada Pengetua
setelah kerja-kerja telah siap dengan
sempurna dan memuaskan.
MULA
Tindakan
susulan
Tidak
Ya
Meluluskan
segera
peruntukan
Ya
Tidak
TAMAT

56. c). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Sediakan borang / buku laporan kerosakan
2. Catat aduan kerosakan
3. Buat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan
4. Senaraikan jenis-jenis dan kerosakan
5.
Buat tindakan awal serta merta jika kerosakan melibatkan aspek
keselamatan (Cth: menanda kawasan tidak selamat)
6.
Maklumkan kepada Pengurusan Sekolah untuk penilaian dan
kemampuan untuk baik pulih atau senggara
7.
(i) Jika Mampu: Lulus segera peruntukan untuk baikpulih atau
senggara kerosakan
(ii) Jika Tidak Mampu: Lapor kepada JPNWPKL untuk mohon
peruntukan baik pulih dan penyelenggaraan
8.
Menyediakan laporan dan permohonan peruntukan kepada
JPNWPKL
9.
(i) Jika Lulus: Buat perolehan dan dapatkan khidmat kontraktor
(ii) Jika Tidak Lulus: Buat tindakan susulan terhadap
permohonan yang dihantar
10.
Pastikan kerja-kerja baik pulih dan penyelenggaraan
dilaksanakan
11.
Maklumkan kepada Pengetua setelah kerja-kerja telah siap
dengan sempurna dan memuaskan.

57. 5.18 Aktiviti 18: Tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua
a). Proses Kerja
BIL
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Penyelia
Asrama
Menerima arahan kerja daripada Pengetua
2.
Penyelia
Asrama
Berbincang dengan Pengetua berkaitan
arahan kerja yang perlu dilaksanakan
3.
Penyelia
Asrama
Membuat persediaan dan penyelarasan
4.
Penyelia
Asrama
Melaksanakan arahan
5.
Penyelia
Asrama
Melaporkan hasil kerja / Status & Tindakan
6.
Penyelia
Asrama
Tindakan susulan yang sewajarnya (Jika
Perlu)
7.
Penyelia
Asrama
Pelaporan & Dokumentasi

58. a). Carta Alir
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Penyelia Asrama
Menerima arahan kerja daripada
Pengetua
Penyelia Asrama
Berbincang dengan Pengetua
berkaitan arahan kerja yang perlu
dilaksanakan
Penyelia Asrama
Membuat persediaan dan
penyelarasan
Penyelia Asrama Melaksanakan arahan
Penyelia Asrama
Melaporkan hasil kerja / Status &
Tindakan
Penyelia Asrama
Tindakan susulan yang sewajarnya
(Jika perlu)
Penyelia Asrama Pelaporan & Dokumentasi
Penyelia Asrama
b). Senarai Semak
BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN
1. Terima arahan kerja daripada Pengetua
2.
Bincang dengan Pengetua berkaitan arahan kerja yang perlu
dilaksanakan
3. Buat persediaan dan penyelarasan
4. Laksanakan arahan
5. Laporkan hasil kerja / Status & Tindakan
6. Tindakan susulan yang sewajarnya (Jika Perlu)
7. Pelaporan & Dokumentasi
MULA
TAMAT