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Ingénierie des produits et des process
2, Rue Crucy 44000 NANTES
L’accélérateur du développement de l’entreprise,
de l’amélioration des performances internes
et de l’innovation ...
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Management de projet
2. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 2
Programme
Les fondamentaux de la gestion de projet
Le chef de projet (autodiagnostic)
Le cadrage du projet
La note de cadrage
L’analyse fonctionnelle – Cahier des charges
Préparation du projet
Les tâches
Les ressources
Les coûts et le budget
L’analyse des risques
Les tableaux de bord et les indicateurs
3. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 3
Programme
MS Project : Planifier, simuler et suivre
L’animation de réunion
Maitriser les techniques
Appréhender les réunions types d’un projet
Les méthodes de résolution de problème
Savoir résoudre un problème
Recherche de solutions, créativité et innovation
Favoriser la créativité et l’innovation
Le suivi de projet
Anticiper plus que réagir
La clôture et le bilan d’un projet
4. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 4
Méthode
Un mot : J’apprends et je mets en œuvre
Mon projet
5. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 5
QU’EST CE QU’UN PROJET ?
6. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 6
Qu’est ce qu’un projet ?
Notion de projet
Un projet consiste à réaliser une idée ayant un caractère
nouveau
Cette réalisation est unique
Elle est éphémère
Il faut un certain temps pour la réaliser
7. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 7
Qu’est ce qu’un projet ?
Comment traduire une idée en projet ?
Transformer l’idée en objectifs
Techniques Ce que l’on veut faire
De délai En combien de temps
De coût Avec quel budget
Définir les moyens nécessaires
Prévoir l’Organisation et la Gestion de projet
8. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 8
Qu’est ce qu’un projet ?
Les composantes
MANAGEMENT DE PROJET : PREVOIR, ANIMER, CONTROLER
BASE
DE
DEPART
REALISATION
TDélais D
9. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 9
Qu’est ce qu’un projet ?
Vie d’un projet
Suivre une démarche structurée et structurante
Les phases
Cadrage
Préparation
Suivi
10. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 10
Qu’est ce qu’un projet ?
Vie d’un projet
Le cadrage
Définir le projet dans ses grandes lignes
La préparation
Mettre en place l’équipe projet
Effectuer le découpage, la planification et la gestion des coûts
destinés à servir de référence au suivi projet
L’exécution et le suivi
Lancer les actions successives du projet
Analyser périodiquement l’avancement et l’évolution du projet
Effectuer les synthèses nécessaires à la maîtrise des objectifs
Appliquer éventuellement les actions correctives
11. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 11
Phase exécutionPhase préparationPhase de cadrage
Qu’est ce qu’un projet ?ManagementExécution
Formalisation du
besoin et étude
d’opportunité
Constitution
de l’équipe
projet
Préparation
du projet
Suivi du projet
Exécution du projet
Idée
Dossier de synthèse
Décision de lancement
Dossier de référence
Début des travaux
Clôture du projet
Bilans d’avancement
12. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 12
Qu’est ce qu’un projet ?
L’EQUILIBRE – « TECHNIQUE – COÛTS – DELAIS »
Les 3 AXES :
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
13. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 13
Qu’est ce qu’un projet ?
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Objectifs techniques
trop ambitieux
Financement limité et
insuffisant
Bien dimensionner les axes pour réussir
14. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 14
Qu’est ce qu’un projet ?
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Délais insuffisants Moyens insuffisants
Bien dimensionner les axes pour réussir
15. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 15
Le chef de projet
Le rôle du chef de projet
La méthode CPS
Communiquer et Motiver
Prévoir
Savoir Faire-Faire (Déléguer)
16. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 16
Le chef de projet
Bilan des compétences :
Bilan initial
Référentiel
des
compétences
FORMATION
&
ACTIONS
Bilan final
Référentiel
des
compétencesMesure des écarts : les acquis
Plan de progrès : ce qu’il reste
à acquérir
17. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 17
Le chef de projet
1
Organiser
2
Animer
3
Motiver
4
Communiquer
9
Décider
6
Analyser
7
Gérer
8
Prévoir
5
Faire-faire
18. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 18
Le chef de projet
1 – Organiser
Les hommes
Utiliser la bonne personne au bon endroit
Les moyens (prévoir et allouer des moyens)
Locaux
Mobilier
Outillages, informatique …
Le cadre de travail (formaliser et mettre en place un cadre)
Structure
Règles communes
Méthodes de travail
19. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 19
Le chef de projet
2 – Animer
Créer des équipes
Favoriser les échanges
Assurer des réunions
Entretenir des contacts formels et informels
Créer la dynamique
Définir et communiquer des objectifs
Donner une vision d’avenir
Encourager l’innovation
20. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 20
Le chef de projet
3 – Motiver
Donner de l’intérêt au travail
Découper le travail
Responsabiliser
Faire participer à l’effort commun
Informer
Décloisonner
Créer un climat agréable
Données des signes de reconnaissance
Intérêt à la personne et à son travail
Récompenser et promouvoir
21. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 21
Le chef de projet
4 – Communiquer
Communiquer avec son équipe
Pour s’informer et informe
Pour s’intéresser aux personnes et à leur travail
Pour comprendre les problèmes
Communiquer avec l’extérieur
La direction et les autres services
Les clients, les fournisseurs, les sous-traitants
Organiser les communications
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
Relations extérieures
Favoriser la communication
22. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 22
Le chef de projet
5 – Faire-faire
Déléguer
Définir la mission ou la tâche
S’assurer de ses possibilités d’exécution
En déléguer la responsabilité
Contrôler
S’informer (écouter et se faire un jugement)
Tirer les conclusion
Soutenir
Psychologiquement (compréhension)
En dosant les décisions de son collaborateur
En donnant les moyens nécessaires
23. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 23
Le chef de projet
6 – Analyser
Déterminer les critères de mesure (indices)
Analyser la productivité
Réalité/Prévisionnel
Analyser l’évolution des coûts
Analyser l’évolution des délais
Analyser la situation du personnel
S ’analyser (capacité à prendre du recul sur soi)
La maîtrise de son temps
Ses problèmes relationnels
Ses connaissances (évolution, formation)
24. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 24
Le chef de projet
7 – Gérer
La production
Le réalisé et les aléas
Le temps
Planifier et contrôler l’avancement
Gérer son propre temps
Les coûts
De développement, de production
Les hommes
Recrutement et adéquation à l’emploi
Gestion des conflits
25. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 25
Le chef de projet
8 – Prévoir
L’évolution des besoins
L’évolution des financements
L’évolution du personnel
L’évolution des moyens
L’anticipation des aléas et des risques
26. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 26
Le chef de projet
9 – Décider
Chercher à établir des consensus, mais savoir trancher
Décider en matière d’organisation
Décider les actions
Concernant la production
Concernant les hommes
27. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 27
Le chef de projet
Les qualités du chef de projet
La méthode CPS
Charisme
Psychologie
Sachant motiver
28. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 28
Le chef de projet
1 – Qualités personnelles
Persévérance, volontaire, combatif
Décideur
Réaliste et pragmatique
Créatif
Compétent en management
Suffisamment compétent en technique pour comprendre les
problèmes
29. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 29
Le chef de projet
2 – Qualités humaines
Juste, non laxiste, sachant dire « Non »
Disponible
Clair, concis (attitude cohérente)
Attentif aux autres
30. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 30
Le chef de projet
3 – Qualités de manager
Animateur
Sachant motiver
Organisateur
Sachant déléguer et faire confiance
Ayant de l’intuition et un bon esprit de synthèse
Sachant contrôler
31. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 31
Le chef de projet
4 – Qualités de communication
Apte au dialogue et à l’écoute
Sachant s’exprimer clairement
Négociateur
33. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 33
Cadrage du projet
La méthode CPS
Cadrage
Pragmatique et
Synthétique
34. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 34
La méthode CPS permet de définir le projet en 7 points en se posant
les questions essentielles
Cadrage du projet - Pourquoi
Il est difficile de parler d’un projet avant d’avoir fait une analyse
détaillée du travail à réaliser.
Il est donc nécessaire d’effectuer une première estimation
générale pour pouvoir « cadrer le projet » … et le vendre !
A ce stade de la définition du projet il faut être pragmatique, être
capable de projeter le futur en extrapolant les expériences
passées, faire preuve d’intuition pour imaginer les aspects les
plus innovateurs du projet et sentir les vraies difficultés.
35. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 35
Cadrage du projet - Comment
La méthode CPS (cadrage pragmatique et synthétique)
est un moyen utile pour :
Cadrer dans ses grandes lignes un programme ou un
projet
Le présenter de façon pédagogique et synthétique
(avec 7 planches)
C’est un élément important dans le cadre de la
Communication
36. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 36
Cadrage du projet
Le « Quoi »
• 1 - LE PROJET
• 2 - LES OBJECTIFS
Le « Comment »
• 3 - LA TECHNIQUE
• 4 - LE PLANNING
• 5 - LES MOYENS
L’organisation
• 6 - LE MANAGEMENT DU PROJET
• 7 - LA COMMUNICATION
37. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 37
Cadrage du projet
1 – LA DEFINITION DU PROJET
Nom
Définition succincte
Caractéristiques essentielles
Motifs qui sous-tend ce projet
Adopter la logique de la cathédrale
38. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 38
Cadrage du projet - Formaliser
2 – LES OBJECTIFS
Objectifs techniques
Les résultats attendus du projet (à quantifier)
Objectifs de délais
Dates de fin de projets
Les jalons importants du projet
Objectifs de coût
Le coût raisonnable pour réaliser ce projet
Hiérarchisation des objectifs
39. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 39
Cadrage du projet
3 – LA TECHNIQUE
La base sur laquelle s’appuie le projet
(expérience, étude de faisabilité)
Les difficultés principales de ce projet
Les solutions de repli en cas de problème
40. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 40
Cadrage du projet
4 – LE PLANNING
Les dates clés
Les grandes phases du planning
Les points de rendez-vous (jalons)
41. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 41
Cadrage du projet
5 – LES MOYENS
Les hommes
Les spécialistes
Les groupes (services, équipes …)
Les sociétés (sous-traitants, fournisseurs …)
Le matériel
Les moyens de réalisation et de contrôle
Les outillages divers
Les locaux
42. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 42
Cadrage du projet
6 – LE MANAGEMENT DU PROJET
Le responsable
Son pouvoir et ses fonctions
L’équipe et le rôle de chacun
L’organisation de l’équipe
L’organisation générale du projet (structure)
43. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 43
LA STRUCTURE DE
MANAGEMENT
DU PROJET
44. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 44
Structures de management du projet
Les critères d’organisation d’un projet
1. Maîtriser Technique – Délai – Coût
2. Pouvoir motiver
Structure qui permet la délégation, une bonne communication
3. Maîtriser toutes les techniques : équipe pluridisciplinaire
4. Assurer la qualité
Personnel motivé – Méthodes rigoureuses mais souples –
Pérennité de l’équipe
5. Etre objectif : Ne pas être juge et partie
6. Pouvoir communiquer facilement
45. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 45
Structures de management du projet
Les différentes structures de management de projet
Coordination interne
Le chef de projet fait parti du service réalisateur du projet.
Il coordonne les autres services par l’intermédiaire des correspondants qui
lui sont désignés.
Coordination fonctionnelle
Le chef de projet est placé sous l’autorité de la direction générale, ce qui lui
donne un pouvoir supérieur à celui des coordinateurs internes.
Il coordonne les services impliqués dans le projet par l’intermédiaire des
correspondants qui lui sont désignés
46. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 46
Structures de management du projet
Les différentes structures de management de projet (suite)
Structure matricielle
Le chef de projet a autorité sur les correspondants nommés dans chaque
service.
Ces correspondants restent attachés à leur services d’origine qui se situe
dans une position de fournisseur de personnel vis-à-vis du chef de projet
Structure « Equipe autonome »
Les spécialistes sont détachés de leur services et mutés temporairement
dans une équipe spécifique sous l’autorité du chef de projet dont ils
dépendent hiérarchiquement
47. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 47
Structures de management du projet
STRUCTURE AVANTAGES INCONVENIENTS CONCLUSION
Coordination
interne
Aucune modification de
l’organisation
Faible pouvoir du chef de
projet sur les autres
services
Convient aux petits projets
lorsque l’essentiel des
travaux est réalisé dans le
service du chef de projet
Coordination
fonctionnelle
Peu de modification de
l’organisation. Seul le chef
de projet est sorti de son
service
Le pouvoir du chef de
projet est limité par le
pouvoir des chefs de
services
Convient à des projet de
taille moyenne avec des
services aptes à coopérer
Structure
matricielle
Structure adaptée à la
gestion de projets
multiples
Difficulté des membres de
l’équipe de projet à se
situer (chacun a deux
chefs) – Risques de
conflits
Structure de compromis
parfois difficile à vivre –
Adapté à tout type de
projet
Equipe autonome Structure claire et
motivante pour les
membres de l’équipe et
très efficace
Risque d’isolement –
Difficulté à adapter l’équipe
aux variations de charge
de travail – Problème de
reclassement du personnel
en fin de projet
Structure bien adaptée à
des projets importants
justifiant un management
« fort » (délais courts,
difficultés techniques,
beaucoup de sous-traitant)
48. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 48
Structures de management du projet
La relation client-fournisseur et les contrats internes
La meilleur solution consiste à établir des contrats internes avec les
services de l’entreprise qui seront la réplique des contrats externes
avec les sous-traitants. Ces contrats internes n’auront évidemment
pas la forme juridique des contrats externes, mais constitueront un
engagement sur les devis internes et les délais
49. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 49
Cadrage du projet
7 – LA COMMUNICATION
Définir les principes de la communication
Interne
Entre les membres de l’équipe de management et les
réalisateurs du projet
Externe
Auprès des clients et utilisateurs directs
Auprès de tous ceux qui sont concernés par le projet
50. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 50
Exercice
Préparer la présentation de votre projet
Considérons que votre équipe est constituée
Réaliser une réunion de lancement du projet :
Présenter le projet (le vendre)
51. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 51
LA PREPARATION DU PROJET
- Le découpage d’un projet
- La constitution d’une équipe projet
- La planification d’un projet
- L’analyse des risques
Si le projet ne fonctionnement pas sur le papier, il
ne fonctionnera pas dans la réalité
53. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 53
Le découpage
Le rôle du découpage
Facilité la compréhension et la manipulation d’un
ensemble complexe par la détermination de sous-
ensembles de moindre complexité
Classer et hiérarchiser
Essayer de ne rien oublier
Permettre un suivi efficace du projet lors de son
exécution
54. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 54
Le découpage
Quelques exemple de découpage
ARCHITECTURE SYSTEME : Découpage matériel
ORGANIGRAMME DES TÂCHES
ORGANISATION INDUSTRIELLE
ORGANIGRAMME DES RESSOURCES
55. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 55
Le découpage
Codage des structures
Le repérage évite les ambigüités (différence de désignation,
d’abréviation, de langue …)
Il autorise les tris
Il permet de facilité les synthèses
Les principes de codage
Les lettres symboles (S/ens A, Elt A, E=Electricien …)
Les filiations (S/ens A et Elt A1, Elt A2 …)
56. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 56
Exercice
Définir le découpage de son projet
Définir la codification appropriée
57. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 57
L’équipe projet
Les caractéristiques d’une bonne équipe projet
La méthode CPS
Complémentarité
Participation
Solidarité
58. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 58
L’équipe projet - Complémentarité
Le chef de projet n’a sans doute pas toutes les qualités nécessaires
pour assurer un parfait management de projet. C’est grâce à
l’association des compétences du chef de projet et de ses équipiers
que le groupe possède l’ensemble des qualités requises pour assurer
ce management.
Complémentarités de spécialistes
Complémentarité d’expérience
Complémentarité des caractères
Complémentarité des personnalités
59. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 59
L’équipe projet - Motivation
Pour qu’une équipe de management de projet fonctionne bien, il vaut
mieux des membres motivés peu spécialistes que des spécialistes
peu motivés.
Les équipiers motivés trouveront toujours le moyen de se faire aider
par des spécialistes !
C’est la motivation qui fait avancer le projet
60. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 60
L’équipe projet
Conditions préalables au bon fonctionnement d’une équipe projet
Accord du chef de projet sur le choix des membres de l’équipe
Intérêt de l’équipier pour le projet
Pas d’animosité évidente entre deux membres de l’équipe
Temps minimal de chaque équipier sur le projet (> 30%)
Unité de lieu pour faciliter les rencontres
61. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 61
L’équipe projet
Méthodes de travail
Le chef de projet devra obtenir le consensus sur les méthodes de
travail de l’équipe :
Les responsabilités de chacun
Les principes de communication interne et externe
Les modes d’élaboration des décisions
Les méthodes de travail : réunions, documents
L’utilisation des outils informatiques de bureautique et de
gestion de projet
63. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 63
La planification – Aspects techniques
Les systèmes de représentation
Le PERT (Program Evaluation and Review Technic)
Représentation axée sur la logique d’enchainement
des tâches
Le GANTT
Représentation des tâches axée sur le calendrier
64. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 64
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Représentation normale
1
7
2
8
4
3
9
5
6
CONTRAINTE
NOEUD
TÂCHE
65. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 65
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Représentation réseau
Jalon
début
1
2
3
4
5
6
7
8
9 Jalon fin
66. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 66
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Définitions
Tâche : Travail ou fonction élémentaire ayant un début et une fin
Nœud : Point logique de rassemblement de tâches
Contrainte : Condition logique nécessaire au démarrage d’une
tâche
Condition d’entrée d’une tâche : Réalisation de toutes les
conditions appliquées au nœud pour débuter la tâche
Maille : Suite de tâches entre deux nœuds
67. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 67
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Définitions (suite)
Date « au plus tôt » : Date la plus « en avance » possible qui
permet de débuter les tâches suivantes en respectant toutes les
conditions de démarrage
Chemin critique : Trajet constitué des mailles de durée les plus
longues permettant de satisfaire toutes les conditions de
réalisation de toutes les tâches pour atteindre l’objectif final « au
plus tôt »
Date « au plus tard » : Date la plus « tardive » possible qui
permet de démarrer les tâches suivantes sans faire reculer le
délai final défini par le chemin critique
68. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 68
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
1 – Dessiner l’enchainement des tâches
1
7
2
8
4
3
9
5
6
69. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 69
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
2 – Affecter une durée à chaque tâche
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j
8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
70. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 70
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
3 – Calculer pour chaque nœud la « date de début au plutôt » en
progressant dans le sens du temps et en tenant compte de toutes les
contraintes
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j
8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
2/ 5/
6/ 6/
13/
22/
7/
0/
71. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 71
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
3 – Repartir de la date final et calculer pour chaque nœud « la date de fin
au plus tard » en remontant le temps
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j
8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
2/ 5/
6/ 6/
13/
22/
7/
22/22
13/13
7/14
6/6
5/7
0/
6/6
2/2
0/0
72. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 72
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
4 – Définir le « chemin critique » : trajet pour lequel la date au plus tôt est
égale à la date au plus tard
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j
8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
22/22
13/13
7/14
6/6
5/7
6/6
2/2
0/0
73. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 73
La planification – Aspects techniques
GANTT : Représentation
74. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 74
La planification
Aspects psychologiques
L’existence et le suivi du planning
Le planning donne un cadre de travail :
Des tâches à réaliser
Un cheminement logique
Des objectifs à atteindre
Une vision d’avenir
C’est le fil conducteur du projet
Il permet à tous les participants au projet à se situer dans un travail
commun
C’est la matérialisation de l’avancement, donc de l’aspect dynamique
du projet
Un planning « intelligent » et bien géré est un facteur de motivation
important pour l’équipe
75. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 75
La planification
Aspects psychologiques
La tenue des délais
Ne jamais accepter de glissement de délais sans réagir,
même si les retards sont justifiés … il faut toujours rechercher
des solutions pour rattraper les retards. C’est la seule attitude
qui peut sensibiliser les acteurs du projet à l’importance de la
tenue des délais
Une succession de glissements de délais enlève toute
crédibilité au planning
76. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 76
La planification
Méthode de planification
1. Découper le projet en phase
2. Découper les phases en tâches
3. Définir les délais des tâches
4. Définir la logique d’enchaînement des tâches et les dates
5. Analyser les résultats : Délai final, chemin critique et marges
6. Optimiser le planning : en changeant certains enchaînements
logiques, en modifiant la durée de certaines tâches (évolution
des moyens)
7. Editer le planning sous une forme temporelle claire et bien
adaptée aux divers utilisateurs
77. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 77
1er étape: Définir les conditions de départ
Toujours fonctionner de manière chronologique
Créer un nouveau projet :
Date départ, identification, calendrier standard, semaine travail, heures
travaillées/jour
Choisir la nature de votre planification : planning ou retro-planning
Définir la codification
Un projet sous MS-Project
ou GanttProject
78. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 78
Les Tâches
Caractérisation et répartition des tâches
Pour définir chaque tâche, on se posera les questions
classiques utilisées pour résoudre un problème.
QUOI ?
QUI ?
QUAND ?
OU ?
COMBIEN ?
COMMENT ?
79. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 79
Les Tâches
Caractérisation et répartition des tâches
Ces questions apporteront 7 réponses pouvant se matérialisées
par les initiales « TRIEDRE » qui rappelleront l’équilibre
« Technique – Coût – Délai »
Technique
DélaisCoûts
ravail à réaliser
esponsable
T
R
I
E
D
R
E
ndicateur de fin de tâche
nchaînement
urée
essources
stimation des coûts
Quoi ?
Qui ?
Comment ?
et
Quand ?
Qui, Où ?
Combien ?
80. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 80
Un projet sous MS-Project
ou GanttProject
2ème étape: liste des tâches
Établir les tâches principales à faire
Établir les principaux livrables ou toutes autres dates bétoires
(jalons) durée initialisée à 0
Décortiquer chaque tâche principale en sous-tâches
81. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 81
Un projet sous MS-Project
ou GanttProject
3ème étape: travail & interdépendance
Évaluer et indiquer le travail à faire pour accomplir chacune des
sous-tâches
Paramétrer les champs personnalisés des tâches et les
renseigner
Évaluer et indiquer les contraintes et interdépendances entre les
différentes tâches et sous-tâches (prédécesseurs, contraintes)
Fixer les dates si nécessaire
82. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 82
Les délais
Des délais trop longs ont un effet démotivant :
« On a le temps d’y penser »
« J’aurai changé de boulot avant d’y arriver »
Des délais trop courts ont également un effet démotivant :
« C’est stupide, on n’y arrivera jamais »
« On est déjà en retard avant d’avoir commencé »
L’objectif doit être « tenable », mais également un
« challenge » qui demande un effort évident
83. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 83
Les délais – Comment les définir ?
Estimation globale
Basée sur l’expérience
20% d’erreur
Estimation détaillée
Découpage de la tâche et estimation des temps
Plus grande précision
La moyenne pondérée
Temps réaliste
Temps optimiste
Temps probable
Temps estimé
84. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 84
Les délais – moyenne pondérée
Temps réaliste - R
Durée probable
Temps optimiste - O
Durée plus courte vraisemblable
Temps probable moins toutes les diminutions dues à des
circonstances favorables et sans évènement défavorable
Temps pessimiste - P
Durée la plus longue vraisemblable plus toutes les majorations
dues aux évènements redoutés
Temps estimé =
O + (4 x R) + P
6
85. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 85
Les délais
La tenue des délais
Ne pas oublier que l’homme s’intéresse en priorité au court
terme. Il faut donc définir de nombreux jalons qui donnent
des objectifs intermédiaires
Pour que l’objectif de délai final puisse être tenu, il faut se
« donner du mou ». Une bonne méthode consiste à minimiser
la durée des tâches initiales et à maximiser la durée des
tâches finales afin de pouvoir éventuellement réduire ces
dernières
86. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 86
Un projet sous MS-Project
ou GanttProject
4ème étape: les délais
Pour chaque tâche déterminer et renseigner les durées
Etudier le chemin critique et contrôle la date finale du projet
Si la date finale planifiée est supérieure à la date finale du projet,
étudier alors une autre répartition des tâches
87. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 87
Les Ressources
Définition des ressources
Le personnel
On définira pour chaque catégorie de personnel le taux horaire et
la disponibilité de la ressource
Les moyens
On définira le nombre de moyens disponible en même temps
Les achats extérieurs
On définira le taux à appliquer au prix d’achat brut
88. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 88
Les Ressources
Affectation des ressources
Le personnel
On définira pour chaque catégorie de personnel le nombre
d’heures nécessaires à la réalisation de la tâche (charge fixe) ou
la charge par unité de temps (taux fixe)
Les moyens
On définira le nombre de moyens nécessaires à la réalisation de
la tâche
Les achats extérieurs
On définira la valeur brut de l’achat
89. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 89
Les Ressources
Planification et nivellement des ressources
La planification consiste à définir l’enchaînement des tâches
les unes par rapports aux autres et à les placer dans un
calendrier.
Il y a deux contraintes à prendre en compte :
Les contraintes logiques d’enchainement
Les contraintes de disponibilité des ressources
90. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 90
Les Ressources
Planification et nivellement des ressources : Méthode
1. Etablir le liste des ressources et leur disponibilité
2. Affecter les ressources nécessaires à chaque tâches
3. Au niveau des points de surcharge, effectuer le nivellement
des ressources : C’est-à-dire reculer certaines tâches afin
que les ressources (humaines ou matériels) soient
disponibles.
91. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 91
Les Coûts
Les heures
Des personnels
Des moyens matériels
Les approvisionnements
Sous-traitance
Achats de matériels
Locations de moyen
…
92. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 92
Un projet sous MS-Project
ou GanttProject
4ème étape: les ressources et les coûts
Définir les ressources (matériels et travaux)
Associer les coûts aux ressources
Pour chaque tâche renseigner les ressources
Etudier les sur-utilisations des ressources et effectuer le
nivèlement
AU FINAL : FIGER LA SITUATION INITIALE
93. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 93
L’ANALYSE DES RISQUES
94. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 94
L’analyse des risques
Un projet ayant par nature un caractère novateur présente
évidemment des risques.
A la fin de la préparation, il faudra analyser les risques qui
paraissent les plus importants.
95. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 95
L’analyse des risques
Théorie des risques
Un risque est un évènement redouté qui peut être défini
par deux paramètres :
La gravité G de l’effet produit par cet évènement
La probabilité P pour que cet évènement se produise
Le produit PxG est caractéristique de l’importance du
risque.
96. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 96
L’analyse des risques
Théorie des risques
Chaque risque est identifié par une cause plus ou moins probable.
Cette cause donne lieu à un effet plus ou moins grave.
Pour chaque type de risque un graphique Gravité=f(Probabilité)
permet de définir une zone de risque acceptable et une zone de
risque inacceptable.
Si le risque est inacceptable, il faut :
Soit définir une action préventive qui aura pour objet de diminuer la
probabilité du risque
Soit définir une action de secours qui aura pour objet de lutter
contre l’effet du risque après détection de celui-ci
97. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 97
L’analyse des risques
Méthode d’analyse des risques
La méthode présentée ici a pour objectifs :
Etre très simple
Transformer les risques qualitatifs en valeurs pondérées
Permettre l’acceptation ou non de chaque risque par un
critère simple
En cas de risque inacceptable, définir une solution
préventive ou de secours ramenant le risque au seuil
d’acceptation
98. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 98
L’analyse des risques
Catégorisation des risques
Afin de permettre un classement simple des risques, ceux-ci sont
qualifié en gravité G et en probabilité P à l’aide de 4 qualificatifs :
« Très faible, Faible, Grand , Très grand »
Chaque qualificatif correspond à une zone codée en puissance de 2
(20, 21, 22, 23), soit 1, 2, 4 et 8
Le risque correspond au produit PxG
On peut définir deux types de projet :
Les projets à faible risque : PG max = 4
Les projet s à risque moyen : PG max = 8
99. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 99
L’analyse des risques
Projet à prise de risque faible
1
2
4
8
2
4
8
16
4
8
16
32
8
16
32
64
Très grand
4
Grand
3
Faible
2
Très faible
1
Gravité de
l’effet
Très faible
1
Faible
2
Grand
3
Très grand
4
Probabilité
de la cause
Acceptable
Inacceptable
100. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 100
L’analyse des risques
Projet à prise risque moyen
1
2
4
8
2
4
8
16
4
8
16
32
8
16
32
64
Très grand
4
Grand
3
Faible
2
Très faible
1
Gravité de
l’effet
Très faible
1
Faible
2
Grand
3
Très grand
4
Probabilité
de la cause
Acceptable
Inacceptable
101. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 101
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
Le travail en équipe :
L’analyse des risques sera effectuée à la fin de la phase de
préparation, quand le projet aura été bien construit par
l’équipe de management.
Le but de l’analyse n’est pas de liste un grand nombre de
risques potentiels, ce qui aurait un caractère démotivant,
mais de considérer uniquement les risques importants.
102. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 102
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
L’analyse en équipe permettra :
D’avoir suffisamment d’idées
De rejeter immédiatement les idées minoritaires
De pondérer les optimistes et les pessimistes
D’imaginer plus facilement des solutions « préventives » ou
« de secours »
D’impliquer tout les membres de l’équipe dans la démarche
« Risques »
103. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 103
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
Le champ des risques analysés
Le succès du projet ne peut être assuré que si tous les composants sont bien pris
en compte. L’analyse des risques permettra d’effectuer une revue générale du
projet.
On devra considérer les aspect suivants :
• Technique : principes nouveaux, réalisation difficile, exigence très grande …
• Financier : budget insuffisant, contrat contraignant …
• Moyens humains et matériels : disponibilité, capacité, qualification …
• Organisation : mal adaptée, conflictuelle …
• Chef de projet : disponibilité, expérience …
• Equipe : disponibilité, incompatibilité de caractère …
104. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 104
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
1. Définir si le projet est de type risque « faible » ou risque
« moyens »
2. Lister les risques importants en définissant leurs causes et
leurs effets
3. Estimer la Probabilité d’occurrence des risques et la Gravité
de leur effet
4. Si PxG est supérieur à 4 (cas d’une prise de risque faible) ou 8
(cas d’une prise de risque moyenne), il faut trouver des
solutions pour réduire le risque par Prévention ou par Secours
105. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 105
L’analyse des risques
Risque N° : R1 Cause Effet
Type : technique
Problèmes techniques sur les
liaisons des fibres optiques
Aspect technique nouveau
Mal maîtrisé
Mauvais fonctionnement
PxG = 8 Acceptable : NON Probabilité : faible P=2 Gravité : grande G= 4
Diminution du risque : R1 Cause Effet
Type de solution : Secours
Détection : Contrôle à la date T0
– 3 mois
Action : Si la solution est mal
maîtrisée réaliser des liaisons
électriques
Problèmes techniques avec les
liaisons électriques
Mauvais fonctionnement
PxG = 4 Acceptable : OUI Probabilité : très faible P=1 Gravité : grande G= 4
106. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 106
Exercice
Identifier les risques de votre projet
Evaluer les risques de votre projet
Pour les risques inacceptables définir des solutions
107. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 107
LE SUIVI DU PROJET
108. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 108
Le suivi de projet
Le suivi d’avancement
La méthode CPS
Contrôle
Périodique et
Systématique
109. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 109
Le suivi de projet
Le suivi est la phase la plus difficile du projet
Ce suivi ne sera efficace que si tous les moyens permettant le
contrôle ont été mis en place dans la phase de préparation :
Structure d’organisation du projet
Organigramme des tâches
Définition claire des responsabilités
Contractualisation des travaux en terme de fourniture
technique, délais et devis
Création des jalons de contrôle
Mise en place des méthodes et des moyens permettant
d’effectuer un contrôle efficace
110. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 110
Le suivi de projet
Le suivi technique
Les moyens du suivi technique sont :
Les rapports d’avancement périodique
Les réunions d’avancement
L’analyse des documents techniques
Les constats de réalisation
Les essais de validation
Les essais de recette
Les essais de qualification
Etc…
111. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 111
Le suivi de projet
Le suivi des délais
Le contrôle du temps s’effectue différemment suivant que l’on
maîtrise ou non les moyens de réalisation des tâches
considérées
Pour un petit projet dont on maîtrise les moyens on gérera par les
tâches
Pour un grand projet dans lequel beaucoup de travaux sont sous-
traités, on gérera d’avantage par les dates. Dans ce cas c’est
chaque sous-traitant qui gérera son propre planning détaillé.
Eviter de prendre le détail des tâches dont la responsabilité a été
déléguée
112. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 112
Le suivi de projet
Le suivi des délais
1. Contrôle
Effectuer un contrôle périodique de l’avancement des travaux
Examiner le planning et estimer le pourcentage d’avancement des
tâches
2. Ajustements
Définir les mesures aptes à permettre un redressement de la
situation
Modifier la logique de l’enchainement des tâches
Renforcer les moyens matériels et humains
Remotiver les participant
113. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 113
Le suivi de projet
Le suivi des délais
3. Estimation de l’avenir
Compte-tenu de la situation observée et des mesures correctives
envisagées, effectuer périodiquement l’estimation des délais les plus
probables et en particulier le délai final du projet.
114. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 114
Le suivi de projet
La maîtrise des délais
Période de contrôle ni trop courte, ni trop longue :
Trop courte : manque de lissage et difficulté à estimer l’avancement
Trop longue : réaction trop tardive face à un évènement
La valeur des périodes de contrôle est adaptée à la durée du
projet. On pourra adopter :
Projet < à 1 an : Entre une semaine et 15 jours
Projet d’un 1 an : Tous les 15 jours
Projet de plus d’un ans : le mois voir le trimestre
Les tâches observées doivent avoir à peu près la durée de la
période d’observation. Si elle sont plus longues, il faut définir des
jalons d’observation intermédiaires.
115. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 115
Le suivi de projet
Le suivi des coûts
La comptabilité analytique permet de suivre les dépenses au fur et à
mesure en ventilant celle-ci en fonction de leur objet afin d’avoir un suivi
détaillé des dépenses et la comparaison avec le prévisionnel initial.
Il est nécessaire de prévoir des « unités d’observation » dans lesquelles
seront ventilées les différentes dépenses en fonction de leur imputation.
Les heures et les approvisionnements seront valorisés à leur prix de
revient.
On devra définir un nombre d’unités d’observation suffisamment grand
pour permettre une analyse fine des coûts, mais suffisamment limité pour
être exploitable et correctement utilisé.
116. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 116
Le suivi de projet
Les outils de pilotage
Le tableau de bord et ces indicateurs
Les outils de contrôle et d’avancement
Les outils d’autocontrôle
117. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 117
Le suivi de projet
Le tableau de bord doit comprendre …
INDICATEURS DE
RESULTATS
INDICATEURS DE
FONCTIONNEMENT
INDICATEURS DE PERFORMANCE
118. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 118
Le suivi de projet
Le tableau de bord
Construisons un tableau de bord de voiture efficace
119. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 119
Le suivi de projet
Le tableau de bord
Examinons vos tableaux de bord …
Quels sont les éléments manquants ?
120. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 120
Le suivi de projet
Les indicateurs du tableau de bord
Les indicateurs de résultat :
Délai
Coût
Qualité
…
Les indicateurs de fonctionnement :
Charge de travail des ressources
Taux d’occupation des matériels
…
Les indicateurs de performance :
Nb de tâches en retard / Nb de tâches globales
Pourcentage de dépassement budgétaire
…
Font état d’une situation qui nécessite
éventuellement une action pour revenir dans
la normale
Permettent d’anticiper une situation qui
influencerait les indicateurs de résultats
Place des indicateurs issus
de l’analyse des risques
Commun à l’ensemble des projets
Utiles au retour d’expérience et à la
démarche d’amélioration continue
121. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 121
Le suivi de projet
Définir les indicateurs du tableau de bord
Un indicateur est SMART :
Simple : - Cet indicateur a-t-il une définition claire ?
- Est-il facile à comprendre ?
- Peut-il être facilement produit sans des calculs complexe ?
Mesurable : - Est-il facilement à mesurer ?
- Peut-il être comparé (référentiel) ?
- La mesure est-elle définie de façon non ambiguë ?
Acceptable : - Peut-il être influencé ?
- Existe-t-il les leviers pour agir sur l’indicateur ?
- La cible ou le niveau d’alerte est-il judicieux ?
Responsabilisé : - Existe-t-il un responsable ?
Temporel : - A-t-il une fréquence de mesure?
- Cette fréquence est t-elle pertinente ?
122. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 122
Le suivi de projet
Définir les indicateurs du tableau de bord
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
1. L’objet à mesurer
2. La cible à atteindre ou le niveau à ne pas dépasser
3. Les sources de données à recueillir
4. La méthode de la collecte et la méthode de calcul de l’indicateur
5. La fréquence de mesure
6. Le mode de présentation
7. Les personnes responsables des données, de leur calcul, de leur l’analyse et de leur transmission
123. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 123
Le suivi de projet
Définir les indicateurs du tableau de bord
Analysons vos indicateurs actuels
Définissons de nouveaux indicateurs
124. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 124
Le suivi de projet
Les indicateurs : le délai et les échéances
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
125. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 125
Le suivi de projet
Les indicateurs : les coûts
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
126. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 126
Le suivi de projet
Coûts
Temps
La courbe en S permet de
suivre l’évolution des coûts.
La courbe initiale 1 est établie
à partir des devis (courbe
prévisionnelle).
C’est la courbe cumulée des
dépenses en fonction du
temps. Elle est généralement
en forme de S due à la
montée en puissance initiale
et à la diminution progressive
des charges en fin de projet.
Courbe prévisionnelle
127. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 127
Le suivi de projet
Coûts
Temps
A l’instant J, la courbe 1
indique le Coût Budgétaire du
Travail Prévu ou CBTP
CBTP
CRTE
Au même instant la somme
des comptes analytiques
donne le Coût Réel du Travail
Effectué ou CRTE sur la
courbe réelle des dépenses 2
Courbe réelle des
dépenses
J
On estime à ce moment là,
l’écart des coûts
Ecart
des
coûts
128. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 128
Le suivi de projet
Coûts
Temps
Ces deux valeurs sont
comparables que si le travail
effectué correspond au travail
prévu, ce qui n’est
pratiquement jamais le cas
CBTP
CRTE On est alors amené à définir
le Coût Budgété du Travail
Effectué ou CBTE, afin de
prendre en compte
l’avancement réel du budget
J
129. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 129
Le suivi de projet
Coûts
Temps
Le CBTE peut être déterminé
par addition du CBTE de
chaque tâche, dans le cas où
le projet a une bonne visibilité
CBTP
CRTE
Dans l’autre cas, le CBTE
pourra être défini à partir du
retard global estimé R à
l’instant considéré J
Le CBTE à l’instant J étant
égale au CBTP de l’instant R
JR
CBTE
Estimation
budgétaire du
travail réalisé
130. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 130
Le suivi de projet
Coûts
Temps
On définira l’écart réel des
coûts et le % d’écart des
coûts :
CBTP
CRTE
JR
CBTE
% Ecart des coûts =
CBTE - CRTE
CBTE
Ecart
réel
des
coûts
131. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 131
Le suivi de projet
Coûts
Temps
L’analyse périodique de
l’évolution des coûts permet
de tracer :
•La courbe du CRTE (2)
•La courbe du CBTE (3)
L’extrapolation de ces
courbes permet de prévoir :
•Le coût final prévisionnel
•La date finale prévisionnelles
CBTP
CRTE
JR
CBTE
Ecart
du coût final
prévisionnel
Ecart
du délai final
prévisionnel
132. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 132
Le suivi de projet
Les indicateurs : les ressources
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
133. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 133
Le suivi de projet
Les indicateurs de performance
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
134. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 134
Le suivi de projet
Le tableau de bord : les différents visuels
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
135. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 135
Le suivi de projet
Les outils de contrôle et d’avancement
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
136. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 136
Le suivi de projet
Les outils d’autocontrôle
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
137. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 137
Le suivi de projet
Les outils d’autocontrôle
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
138. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 138
Le suivi de projet
Le plan de communication
Un indicateur, les questions à se poser pour les définir
139. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 139
Définir son système de communication
interne et externe
Se poser les questions
Qui ? (émetteur)
Dit quoi ? (message)
A qui ? (récepteur)
Dans quel contexte ? (quand)
Par quel moyen ? (média ou support)
Pour quel impact ? (objectifs)
Avec quelle coordination ? (fréquence)
140. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 140
Le bilan du projet
La mise à jour des dossiers
Capitalisation :
Débriefing : retour d’expérience sur le déroulement du
projet
Respect des délais
Respect des coûts
Bilan qualité
Travailler autant les problèmes rencontrés que les
réussites réalisées
Evaluation du projet par l’équipe
141. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 141
Le bilan du projet
La mise à jour des dossiers
Capitalisation :
Débriefing : retour d’expérience sur le déroulement du
projet
Respect des délais
Respect des coûts
Bilan qualité
Travailler autant les problèmes rencontrés que les
réussites réalisées
Evaluation du projet par l’équipe
143. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 143
Les réunions types
Réunion de lancement
Officialiser le lancement du projet et la constitution de l’équipe
projet.
Réunion d’avancement
Suivre, mesurer l’état d’avancement du projet et prendre les
décisions nécessaires
Revue de projet
Officialiser le franchissement d’un jalon
Réunion de clôture
Officialiser la fin du projet et du transfert aux utilisateurs
144. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 144
L’animation d’une réunion
La réunion est un outil de communication qui permet :
De favoriser la circulation de l’information
De travailler en groupe
De prendre des décisions
Pour être efficace, le processus « Réunion » doit être
décomposé en 3 phases :
Préparation de la réunion
Animation de la réunion
Reporting de la réunion
145. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 145
L’animation d’une réunion
Préparation de la réunion
Définir avec précision le TOP de la réunion :
T = > Thème (sujet de la réunion)
O = > Objectifs (but à atteindre)
P = > Plan (points à aborder pour atteindre les objectif)
Formaliser le TOP dans un ordre du jour.
Déterminer la liste des participants, le lieu et l’heure de la réunion :
adresser les convocations aux intéressés (faire suivre l’ordre du jour)
Préparer tous les aspects logistiques (salles et moyens)
146. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 146
L’animation d’une réunion
L’animation de réunion efficace
1. Commencer à l’heure prévue
2. Suivre l’ordre du jour
3. Recentrer en permanence les hors sujet
4. Pratiquer les reformulations et les synthèses
intermédiaires
5. Rappeler régulièrement les objectifs de la réunion
6. Conclure la réunion en résumant les points clés et
préciser les suites à donner
147. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 147
L’animation d’une réunion
L’animation de réunion efficace
Le rôle de l’animateur :
Faciliter la progression du travail
Faciliter les interactions entre les personnes
Favoriser la participation
Recherche un équilibre du temps de parole
Quelques conseils :
Tenir la réunion dans une pièce calme
Penser à faire des interruptions (toutes les 2 heures)
En situation d’animateur, ne pas prendre position mais laisser plutôt
les participants s’exprimer
Adopter une attitude d’écoute active, reformuler les idées,
synthétiser les points de vue, questionner, faire préciser …
Travailler avec l’ensemble du groupe et non avec chaque participant
148. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 148
L’animation d’une réunion
Le compte-rendu de réunion
Rédiger le compte-rendu
Rappel des objectifs de la réunion
Participants
Décisions prises
Points clés de la prochaine réunion
Diffuser rapidement
149. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 149
La réunion d’avancement du projet
Inventaire systématique des tâches en cours
Mesure de l’état d’avancement pour chaque tâche
Ce qui est prévu
Ce qui est fait
Ce qu’il reste à faire
Ce qui est estimé
Mettre en évidence et expliquer :
Les écarts et les dérivés
Evaluer l’impact sur l’ensemble du projet
Trouver les parades pour tenir les objectifs
150. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 150
La réunion d’avancement du projet
Validation des tâches terminées
Attribution des nouvelles tâches
Prévu
100 %
0%
100 %
Livrables
conformes
Délais – Responsable – Mission – Moyens –
Livrables -Modalités de contrôle
151. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 151
La revue de projet
Objectif :
La revue de projet a pour but d’examiner le travail en
cours d’une phase projet et de décider du
franchissement de l’étape.
Démarche :
Analyse exhaustive des livrables de la phase et
vérification que les conditions de passage à la phase
suivante sont remplies
Qui : Le chef de projet – Les décideurs – Les experts
152. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 152
LE BILAN & LA CLÔTURE
DU PROJET
153. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 153
La clôture du projet
Objectif :
Remise du projet au commanditaire
Officialiser la fin du projet
Démarche :
Réunion de clôture
Qui : Le chef de projet – L’équipe projet – Les décideurs –
Les commanditaires
154. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 154
Le bilan du projet
La mise à jour des dossiers
Capitalisation :
Débriefing : retour d’expérience sur le déroulement du
projet
Respect des délais
Respect des coûts
Bilan qualité
Travailler autant les problèmes rencontrés que les
réussites réalisées
Evaluation du projet par l’équipe
156. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 156
Fixer un objectif
Un objectif doit-être SMART
Spécifique : Un objectif est définit de manière
rigoureuse et précis
Mesurable : Un objectif est mesurable
Atteignable : Il est possible de réaliser les objectifs
Responsabilisé : Il présente un responsable
Temporel : Il est limité dans le temps
Exemple
Objectif non SMART : « Nous devons améliorer notre qualité »
Objectif SMART : « Dans deux mois, les non-conformités
seront passé de 3,5% à 2,5 % du CA »
157. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 157
Structures de management du projet
Coordination interne
Direction
générale
Service
après-vente
Service
production
Service
étude
Service
achats
Service
commercial
Chef de
projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
158. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 158
Structures de management du projet
Coordination fonctionnelle
Direction
générale
Service
après-vente
Service
production
Service
étude
Service
achats
Service
commercial
Chef de
projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
159. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 159
Structures de management du projet
Structure matricielle
Direction
générale
Service
après-vente
Service
production
Service
étude
Service
achats
Service
commercial
Direction
des projets
Membre de
l’équipe projet2
Membre de
l’équipe projet3
Membre de
l’équipe projet1
Membre de
l’équipe projet1
Membre de
l’équipe projet2
Membre de
l’équipe projet2
Membre de
l’équipe projet2
Membre de
l’équipe projet2
Membre de
l’équipe projet3
Membre de
l’équipe projet3
Membre de
l’équipe projet3
Membre de
l’équipe projet3
Membre de
l’équipe projet1
Membre de
l’équipe projet1
Membre de
l’équipe projet1
Chef de
projet 1
Chef de
projet 2
Chef de
projet 3
160. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 160
Equipe autonome
Structures de management du projet
Equipe autonome
Direction
générale
Service
après-vente
Service
production
Service
étude
Service
achats
Service
commercial
Chef de
projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
Membre de
l’équipe projet
161. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 161
Définir son système de communication
interne et externe
Se poser les questions
Qui ? (émetteur)
Dit quoi ? (message)
A qui ? (récepteur)
Dans quel contexte ? (quand)
Par quel moyen ? (média ou support)
Pour quel impact ? (objectifs)
Avec quelle coordination ? (fréquence)
162. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 162
Vendre son projet
Suivre la logique AIDCA :
A – Attirer l’attention captiver par la forme
I – Suscité l’intérêt captiver par le fond
D – Provoquer le désir donner le désir d’y participer
C – Créer la conviction convaincre
A – Passer à l’action lancer l’action
163. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 163
Le découpage
ARCHITECTURE SYSTEME
SYSTEME
PRODUIT
S/Ens A S/Ens B S/Ens C
Elément
A1
Elément
A2
OUTILLAGE SOUTIEN
Tests Assemblage
Testeur 1
Testeur 2
Testeur 1
Testeur 2
164. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 164
Le découpage
ORGANIGRAMME DES TÂCHES
Tâches du
projet
Etudes
Mécanique Informatique Electronique
Châssis
Moteur
Etude des
outils
Réalisation de la
documentation
Poste des
Tests
Poste
d’assemblage
Testeur 1
Testeur 2
Notice
d’utilisation
Notice de
maintenance
Prototype
165. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 165
Le découpage
ORGANISATION INDUSTRIELLE
Responsable du
projet
Société Z
(S/Ens A)
Société Z1
Elément A1
Société Z2
Elément A2
Société Z3
Elément A3
Etude
Réalisation
Service R&D
(S/ens B)
SAV
Production Société K
Réalisation
Montage
Transport
Pièces de
rechange
166. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 166
Le découpage
ORGANIGRAMME DES RESSOURCES
Ressources
du projet
Mécaniciens
Bureau
d’étude
Usinage Montage
Ingénieur
d’étude
Projeteur
Electroniciens Achats
Analogique Numérique
Ingénieur
Technicien
labo
Acheteur
Magasinier
Ingénieur
système