р

1. ЧТО ДЕЛАЕТ ОТДЕЛ ЗАКУПОК
НЕЭФФЕКТНЫМ И КАК
СДЕЛАТЬ НАОБОРОТ?
РЕГИОНАЛЬНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ЗАКУПОК
(РОССИЯ, ЦЕНРАЛЬНАЯ АЗИЯ И ТУРЦИЯ)
Светлана Лукашевич

2. ЕСТЬ ЛИ У ВАС ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ:
• Насколько эффективен ваш отдел Закупок?
• Есть критерии измерения
• Критерии понятны и приняты большинством
• Какую пользу приносит ваш отдел Закупок?
• Есть яркие примеры за последний год
• Примеры у всех «соскакивают» с языка
• Возможно ли сократить расходы и в каких областях?
• В каком размере или %
• В каких категориях затрат
• Какие инновационные решение принес с рынка отдел Закупок ?

3. ЕСТЬ ЛИ НЕТ ИЛИ НЕ НА ВСЕ ВОПРОСЫ ОТВЕТЫ ЗНАЕТЕ:
I. Поймем почему отдел Закупок может быть не эффективным
• Мнение бизнеса об отделе:
• Контролирующим = gate keepers
• Исполнительским = tenders/PO makers, supplier creators
• Секретарский = travel problems / delays delivery savors
• Важное и нужное для бизнеса:
• Поиск решений и альтернатив
• Инновационные подходы
• Предложения out-of-the-box
II. Наметим основные элементы создания и повышения эффективности.

4. ЧТО МЕШАЕТ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОТДЕЛУ ЗАКУПОК (1):
4
• Отдел закупок операционный отдел для выполнения транзакционных активностей:
• Устанавливает правила - процедуры
• Обеспечивает документооборот - контракты и POs
• Борется с коррупцией и «откатами»
РЕЗУЛЬТАТ: большая загруженность, рутинные процессы, низкая мотивация сотрудников и отсутствует
возможность реализовывать решения нужные и важные для компании
• Отдел закупок «полного цикла» и не разделены между сотрудниками области стратегический
соусинг и категорийный менеджмент от транзакционной деятельности:
• От понимания потребностей к поиску поставщика, через тендер и контракт к размещению заказов и до
получения товаров /услуг
• Решение проблем поставок и платежей
Чаще всего часть транзакционной работы занимает до 70-80% всего отведенного на
закупочный процесс времени.

5. ЧТО МЕШАЕТ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОТДЕЛУ ЗАКУПОК (2):
5
• В отделе закупок нет четко поставленных целей и показателей деятельности:
• Сотрудники свои цели и задачи не знают или не до конца понимают
• Методы расчета показателей эффективности бизнес не разделяет
• Разные задачи с локальными приоритетами бизнес подразделений
• Сотрудники отдела работают над процессом , а не на результаты
• Вознаграждение не зависит от количества и результатов достижений отдела
• Отдел закупок рассматривают как «сервисный» отдел для выполнения заявок:
• Отдел закупок построен по принципу отдела для поддержки потребностей бизнеса
• В отделе работают сотрудники из других отделов , без нужных проф. компетенций
• Роли и зарплаты сотрудников закупок ниже среднего на рынке
• Нет задач на расширение знаний в категории и специфики затрат в компании
Непрофессиональные или немотивированные и перегруженные транзакционной
деятельностью сотрудники должны не могут заниматься стратегическими решениями и
реализовывать решения в рамках категорий затрат, а выполняют процессные активности
для реализации процесса .

6. ЧТО МЕШАЕТ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОТДЕЛУ ЗАКУПОК (3):
6
• На «старте» формирования отдела закупок или при закупках «неполного цикла» не до конца
четко прописаны и не всем разъяснены роли и ответственности между отделами:
• Кто , что и когда делает
• Взаимосвязь этапов закупочного процесса
• Отдел закупок не участвует в закупочного процессе с самого начала, доверяя часть этапов
бизнесу, и включается в процесс на этапе контроля проведения тендера и/или заключения
договора:
• Поставщики выбираются бизнесом или приходят сами
• Спецификация рекомендована поставщиком(ами)
• Зачастую нет детализации стоимости и/или ТСО
• Отдел закупок не имеет достаточных знаний и компетенций в категории затрат:
• Повторяются подходы и решения из года в год
• Недостаточно знаний о категории и нет уважения со стороны бизнеса
• Не развиваются креативные/альтернативные или win-win решения
• Используются «непозитивные» методы влияния и для решения сложных вопросов с поставщиками
.

7. ЧТО МЕШАЕТ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОТДЕЛУ ЗАКУПОК (4):
7
• Отдела закупок в компании отнесен в структуры не влияющие на весь бизнес Supply Chain
and Production и не правильно позиционирован - нет «голоса» в совете директоров :
• Стратегию работы и задачи ставятся не в соответствии с глобальными в компании
• Основные решения и направления изменений принимаются без участия отдела закупок
• Отдел закупок рассматривают как этап для прохождения согласования или одобрения уже принятого в
компании решения или для создания и согласования договора
• Спецификацию и бизнес решение зачастую формируют более активные и «допущенные» к источникам
информации поставщики
• Отдел закупок не демонстрирует официально результатов и акцентируется только
на правильности процессов и их соблюдения со всех сторон:
• Бизнес находит варианты и возможности «обойти» отдел закупок и работать самостоятельно или «затянуть»
время, чтобы остаться с прежним решением/поставщиком.
• Процесс поиска и выбора поставщика занимает много времени и это тормозит решение или результат
.

8. ЧТО ДЕЛАТЬ ОТДЕЛАМ ЗАКУПОК В
КОМПАНИЯХ , ЧТОБЫ СТАТЬ
ЭФФЕКТИВНЕЕ
?

9. ЧТО СДЕЛАТЬ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УЖЕ ЗАВТРА:
• Провести анализ по обозначенным выше темам и областям деятельности
• Расставить приоритеты и возможности, задачи для изменений
• Обсудить с бизнесом правильность понимания ситуации и направления движения
• Согласовать пути развития или изменения с руководством отдела или управлениям компании
• Прописать и озвучить всем «миссию» отдела закупок в компании
• Постоянно и в вариантах повторять ее для участников процесса и заинтересованных лиц
• Использовать разные каналы коммуникации в компании и постоянно
• Исключать стереотипов в закупках:
1- выбирать нужно по наименьшей стоимость
2- цель по экономиям может быть постоянной или увеличиваться
3-поставщиков нужно пересматривать раз в год
4-отдел закупок выполняет заявки от бизнеса или реализует решения
5-закупочный процесс – это тендер среди 3 поставщиков

10. МИССИЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК
“Наша цель быть надежным партнером для бизнеса,
который способен предоставлять конкурентные
преимущества путем привлечения инновационных
решения и достаточный уровень безопасности и
защиты бизнесу и обеспечивать безупречность в
таких областях как этика, прозрачность и
достоверность ”
10