Modelos de gestión de documentos

1. Modelos de gestión de
documentos
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. Modelos de gestión de documentos
Llamados también “Sistemas de
gestión documental” o “Modelos
archivísticos”.
En sentido general, tienen que ver
con la manera en que se crean los
documentos y en la forma en que se
archivarán.

3. Gestión de documentos
• Se puede definir a la gestión documental como
las operaciones archivísticas que se llevan a
cabo a lo largo del periodo comprendido entre
la creación de los documentos y su eliminación
o transferencia al Archivo histórico.
• El concepto proviene del “records
management” norteamericano, que se define
como “el área de gestión administrativa general
relativa a conseguir economía y eficacia en la
creación, mantenimiento, uso y disposición de
los documentos”.

4. Gestión de documentos
• En castellano se ha traducido el records
management como gestión de documentos o
gestión documental. La definición aceptada en
castellano no es literal sino como una
concepción de trabajo.
• Rhoads (1989), formuló 4 niveles de
implantación de la gestión de documentos:
–Nivel mínimo.
–Nivel mínimo incrementado.
–Nivel intermedio.
–Nivel óptimo.

5. Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel mínimo: países que cuentan con
instrumentos tales como calendarios de
conservación o tablas de evaluación documental
y gestionan sus documentos siguiendo las
previsiones inscritas en dichos cuadros,
transfiriendo los documentos de valor
permanente a los Archivos Nacionales.

6. Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel mínimo incrementado: aquellos países
que incorporan a los elementos del nivel
mínimo, la existencia de uno o más depósitos
intermedios.

7. Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel intermedio: aquellos países que incluyen a
lo anterior, otros subprogramas básicos como el
diseño y gestión de formularios, gestión de la
correspondencia e informes, desarrollo de
sistemas de archivo y recuperación de
documentos, gestión de documentos activos,
programa de documentos esenciales y
planificación ante posibles desastres.

8. Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel óptimo: aquellos países que suman a los
niveles anteriores la gestión de directrices, de
los correos y telecomunicaciones y máquinas
reproductoras de documentos, sistemas de
gestión de información y utilización de
tratamiento de textos en la generación de
correspondencia, informes y directrices y
sistemas de análisis, automatización y
tecnología reprográfica en diversas aplicaciones.

9. El profesional de la gestión de
documentos
• Las particularidades de la gestión documental
ha propiciado la aparición de una “nueva
profesión”, según explican algunos autores
como Llansó (2006), distinta a la de archivero.
• La nueva profesión tiene un entrenamiento y
una formación específicos, con sus propias
asociaciones profesionales independientes y un
proceso de calificación propio.
• Ese nuevo profesional se ocuparía de tres de las
cuatro fases de la vida de los documentos.

10. El gestor documental y el ciclo de
vida de los documentos
Activa
Ciclo de vida de los documentos
Semiactiva Inactiva
Gestión de
los de valor
permanente
Fases en el ciclo de vida (Rhoads, 1983)
Manteni-
miento y uso
Disposición
Creación de
documentos
ArchiveroGestor documental
Archivero

11. Fase de creación de documentos
• Diseño y gestión de formularios.
• Preparación y gestión de correspondencia,
informes y directrices.
• Desarrollo de sistemas de gestión de
información.
• Aplicación de modernas tecnologías a todos
estos procesos anteriores.

12. Fase de mantenimiento y uso de
documentos
• Desarrollo de sistemas de archivo.
• Gestión de archivos de oficinas.
• Gestión de correos y telecomunicaciones.
• Selección y gestión de máquinas copiadoras de
oficina.
• Desarrollo de programas de documentos
esenciales y planificación contra desastres.
• Tratamiento, análisis, automatización y
reprografía de documentos de depósitos
intermedios.

13. Fase de disposición de los
documentos
• Identificación y descripción de las series.
• Desarrollo de cuadros de retención y disposición
de documentos.
• Selección y disposición de documentos.
• Transferencia de documentos con valor
permanente a los Archivos históricos.

14. Fase de gestión de documentos de
valor permanente (solo archiveros)
• Diseño y equipamiento de los depósitos de
archivo.
• Métodos y procedimientos para restauración y
conservación de documentos.
• Organización y descripción de los contenidos de
los depósitos.
• Desarrollo de políticas de acceso.
• Difusión e información sobre el Archivo.

15. Modelos de gestión de documentos
• Modelos primarios: aquellos que han alcanzado
tal desarrollo que han acabado por influir
directamente en otros modelos.
• Modelos de segunda generación: aquellos que
han recibido una influencia de modelos ajenos,
fruto de compartir tradiciones administrativas y
archivísticas comunes.
• Modelos por asimilación: modelos que han
adoptado a priori, elementos de otros modelos
ajenos a su tradición administrativa y
archivística de origen.

16. Modelos primarios de gestión de
documentos
Modelo
norteamericano
Submodelo EE.UU
Submodelo Quebec
Modelo
europeo
Submodelo Países
germánicos, Italia o
Inglaterra
Submodelo
“Préarchivage” francés

17. Modelo norteamericano

18. Modelo norteamericano
• Pertenece a una administración joven.
• Preocupación por una buena gestión de los
documentos.
• El fin es conseguir beneficios económicos.
• No cuentan con un pasado histórico que
condicione su práctica archivística.
• Otorgan una gran importancia a las nuevas
tecnologías.
• Han podido evolucionar en el control de la
gestión de los documentos.

19. Modelo norteamericano (2)
• Tiene reconocimiento legal.
• Aportan el concepto de “records management”,
surgido en EE.UU. con su respaldo legal incluido.
• Los elementos claves del “records
management” son la clasificación, la valoración,
la selección de documentos desde su
producción y el inventario como instrumento de
descripción.
• Este modelo contiene 2 submodelos
denominados EE.UU. y Quebec.

20. Submodelo EE.UU.

21. Submodelo EE.UU.
• El modelo gira en torno al “records
management” que inicialmente apareció como
una subfunción archivística.
• Desde el principio demostró su eficacia en la
reducción al mínimo del volumen de
documentos que debían conservarse por su
valor histórico.
• Tal es su importancia, que la gestión de
documentos es Política de Estado dirigida a la
racionalización del conjunto de las prácticas
administrativas.

22. Submodelo EE.UU (2)
• La gestión de documentos se encuentra
integrada en el engranaje administrativo
federal.
• Responde a los graves problemas de la
organización, inflación y conservación de los
documentos federales.
• En 1934 se crea el Archivo Nacional, que juega
un papel importante en la gestión de la
documentación administrativa de las agencias
federales.

23. Submodelo EE.UU (3)
• En este modelo del “records management”,
prima el factor rentabilidad más que el de
Patrimonio Cultural.
• El factor económico tiene una fuerte incidencia
en la reducción del volumen de la
documentación archivada.
• La inflación documental se ha enfrentado
mediante la confección de tablas de valoración y
eliminación de documentos, realizadas por las
propias agencias y supervisadas por los
archiveros federales.

24. Submodelo EE.UU (4)
• Al igual que en otras disciplinas, la práctica ha
antecedido al desarrollo teórico producto de la
adopción de soluciones para atajar los
problemas de la Administración.
• La contraposición de intereses entre la gestión y
la preservación de documentos de valor
histórico ha dado lugar a que existan 2 tipos de
profesionales paralelos: el gestor de
documentos y el archivero.

25. Submodelo EE.UU (5)
• El gestor de documentos (records managers) se
ocupa de las fases activa y semiactiva y el
archivero de la fase inactiva.
• Ambos profesionales anteriores tienen en
común la gestión de la información a través de
las edades de los documentos, por lo que están
obligados a entenderse.
• No obstante, los archiveros federales
intervienen también en las primeras fases para
garantizar la preservación de la documentación
con valor permanente.

26. Submodelo EE.UU (6)
• El “National Archives Records Administration”
(NARA), por ley, es el organismo responsable del
control de la totalidad del ciclo de vida de los
documentos de la Administración Federal.
• El modelo también se desarrolla con gran
energía y dinamismo en el sector privado, hasta
el punto de considerarse a la vanguardia de esta
disciplina en el modelo de EE.UU.
• Es un modelo que tiene gran respaldo de
organismos internacionales como la UNESCO y
el ICA.

27. Submodelo EE.UU (7)
• En la actualidad, el “Records management”, ha
influido en otros conceptos como el de
“Knowledge management”, donde participan
otros profesionales de la información.
• Es un modelo de referencia para muchos países,
incluidos aquellos que tienen su propio modelo.
• En su desarrollo han intervenido decisivamente,
las nuevas tecnologías informáticas y
documentales.

28. Submodelo EE.UU. Estructura
– Servicio de gestión de documentos: asesora a las
Administraciones Federales en materia de gestión
de documentos.
– Servicio de Archivos Intermedios Federales:
coordina 15 Archivos de este tipo distribuidos por
todo el país y evalúa programas de conservación
de documentos de los organismos federales. Solo
un 2-3% es conservado por su valor permanente.
– Servicio de los Archivos Nacionales: encargado
de la documentación histórica, así como de
determinar los documentos con valor
permanente.

29. Submodelo Quebec

30. Submodelo Quebec
• El desarrollo de la gestión de documentos ha
sido mucho más tardío.
• Es un modelo que adquirió gran vitalidad a
partir de los años 80 cuando empezaron a
plasmarse políticas y programas de gestión de
documentos.
• A pesar de tener una legislación federal común,
el modelo Quebec es distinto al de la parte
anglosajona de Canadá, que junto a EE.UU.,
aplica el modelo homónimo.

31. Submodelo Quebec (2)
• Al igual que en EE.UU, la gestión documental
tiene un soporte legal y reglamentario bien
definido que la respalda.
• A diferencia de EE.UU., son los Archivos
Nacionales los que ejercen las funciones de
control de los documentos en todas sus etapas.
• También cuentan con un profesional para la
gestión de documentos llamado “gestionnaire”,
homólogo del “records managers”, pero el peso
del archivero es más importante y decisivo.

32. Submodelo Quebec (3)
• La clasificación, el calendario de conservación y
el inventario de documentos, son los elementos
claves de todo el sistema de gestión de
documentos.
• Lo anterior ha generado el debate teórico en
cuanto a la prioridad del cuadro de clasificación
(prioridad a las necesidades de la
Administración) o a la protección de los
documentos con valor histórico (prioridad al
calendario de conservación).

33. Submodelo Quebec (4)
• Tiene un enorme desarrollo de la política de
gestión de documentos semiactivos, mediante
el establecimiento de calendarios de
conservación y de centros de documentos
semiactivos (archivos intermedios).
• Se le otorga una gran importancia a las nuevas
tecnologías en la gestión de la documentación
administrativa.

34. Modelo europeo

35. Modelo europeo
• Cuentan con una tradición archivística un
tanto arcaica.
• Lo anterior, ha condicionado la práctica
archivística.
• La práctica archivística se ha dedicado casi
exclusivamente a la documentación con
valor histórico.

36. Modelo europeo
• Han existido dos corrientes según la
existencia o no del Registro como oficina de
control de los archivos administrativos:
– una corriente que engloba los países
germánicos, Italia e Inglaterra
– otra corriente denominada “préarchivage”
francés.
• Cada país constituye, por su tradición
administrativa, un modelo único de gestión
de documentos aunque Llansó (1993), los
agrupa según la utilización dada al Registro.

37. Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra. El caso del Reino
Unido

38. Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra. El caso del Reino
Unido
• Constituye el modelo de tratamiento
documental más extendido del mundo.
• Es muy arcaico.
• Su origen se remonta a la época romana.
• Su despegue fundamental fue en el siglo
XVI.

39. Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra. El caso del Reino
Unido (2)
• Es característico que el acto de registrar un
documento, constituya evidencia legal de
su autenticidad.
• No obstante, está desapareciendo la
tendencia a registrar cada documento
individual, ya que es un control excesivo,
cuando es suficiente con aplicarlo a los
expedientes que conformarán las series.

40. El caso del Reino Unido (3)
• Los “registries” de cualquier tipo,
disponen de cuadros de clasificación de
documentos poco definidos.
• Los documentos generalmente se
clasifican antes de ser enviados a las
oficinas de actuación, separando
expedientes de carpetas de asuntos.
• Lo anterior, supone un riesgo de
ralentización de las decisiones del trámite.

41. El caso del Reino Unido (4)
• También los registros muy centralizados,
corren el riesgo de retener demasiado los
expedientes.
• Parcelación de responsabilidades ya que la
Administración es la responsable de los
documentos depositados en los archivos
de gestión y en los intermedios.
• El archivero no toma parte en la gestión
directa de los documentos en los archivos
de gestión ni intermedios.

42. El caso del Reino Unido (5)
• Para lo anterior, existe un cuerpo de
funcionarios específicamente entrenados.
• El archivero sí participa en el control e
inspección para garantizar la preservación
de los documentos con valor histórico.
• Único modelo en el que el archivero no
participa en la selección y eliminación de
documentos hasta pasados 25 años de su
confección.

43. El caso del Reino Unido (6)
• No obstante, están perfectamente
definidas las actuaciones de la
Administración y la Institución de Archivo
en el proceso de eliminación de
documentos.
• Al Archivo le corresponden funciones de
asesoramiento y ayuda sobre las
competencias de inspección y control de
los archivos de gestión e intermedios.

44. El caso del Reino Unido (7)
• Se le concede una gran importancia a la
codificación en la descripción y control de
los documentos y expedientes.
• Se prefiere el trabajo con expedientes que
con documentos individuales.
• Una vez en el Archivo definitivo, los
archiveros se reservan el principio del
orden originario de los documentos si fue
alterado por la Administración.

45. Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra: el caso de Alemania

46. Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra: el caso de Alemania
• Es el más arcaico.
• Procede también de la tradición romana.
• Tiene una incidencia muy fuerte de las
tradiciones administrativas derivadas del
derecho germánico.
• De hecho, existe un conflicto entre
derecho germánico y derecho romano.

47. El caso de Alemania (2)
• Alemania impulsó el sistema con la
“Registratur”, donde cada documento
recibido o expedido era objeto de registro
con remisión al expediente en el que debía
ser conservado, contando con un sistema
de clasificación de series preestablecido.
• Los Archivos de Oficina de la
Administración, organizan los documentos
a través de las Oficinas de Registro.

48. El caso de Alemania (3)
• Es reconocido el papel del Archivo
intermedio en el almacenamiento de
documentos semiactivos y la evaluación
de su valor histórico, a pesar de la
desvinculación en ello de las
Administraciones.
• Los Archivos Nacionales solo tienen una
función consultiva sin control real sobre
los Archivos de gestión.

49. El caso de Alemania (4)
• Para las eliminaciones y trasferencias, los
Archivos Nacionales se remiten al criterio y
voluntad de los ministerios afectados.
• Fuerte centralización de las
“registraturas”, con un sistema rígido de
control de los documentos en su
tramitación.
• Tienen dificultad en conseguir eficacia.

50. El caso de Alemania (5)
• No existen estudios científicos sobre
procedimientos administrativos.
• La “registratura” no es una disciplina sino
una función y se transmite como un
aprendizaje.
• Existe un cuadro de clasificación
establecido “a priori”, con materias
organizadas jerárquicamente a partir de
las funciones del órgano productor.

51. El caso de Alemania (6)
• La documentación se clasifica de acuerdo a
las materias del cuadro de clasificación.
• El cuadro se completa con índices de
personas o temas.
• Una vez en los Archivos históricos, los
archiveros pueden rehacer el orden
original.
• Del modelo alemán, deriva el modelo
italiano denominado “protocollo”.

52. El caso de Alemania (7)
• También destaca la importancia de la
codificación en la descripción y control de
los documentos y expedientes.
• El modelo funciona a base de valoraciones
y transferencias entre Archivos a varios
niveles, programadas en dependencia del
ciclo vital o “edad” de los documentos.

53. Submodelo “préarchivage”

54. Submodelo “préarchivage”
• Es un modelo sin registro de los
documentos.
• Está vinculado a las prácticas tradicionales
de la Adminsitración francesa, lo que le ha
limitado su capacidad de innovación.
• Poca incidencia de los Archivos Nacionales
en la organización de los “archives
courantes” de la Administración central.

55. Submodelo “préarchivage” (2)
• Los Ministerios de Asuntos Exteriores y de
Defensa quedan fuera del alcance de los
Archivos Nacionales.
• La Administración no cuenta con ningún
tipo de funcionario encargado de la fase
activa del documento.
• En cada Administración central
(Ministerio), existe un archivero en misión,
dependiente de los Archivos Nacionales.

56. Submodelo “préarchivage” (3)
• El archivero en misión es el encargado de
organizar y velar por la transferencia de los
documentos.
• No obstante, resulta poco relevante la
participación de los Archivos Nacionales
en la fase de creación de los documentos.
• La actuación en los Archivos de Oficina se
limita a preservar la documentación con
valor permanente.

57. Submodelo “préarchivage” (4)
• Poco desarrollo legislativo o reglamentario
que regule el tratamiento de la
documentación en la fase de archivo de
gestión y que apoye al archivero dentro de
la Administración creadora de los
documentos.
• Las Administraciones tampoco han sido
capaces de generar una estructura
organizativa responsable de la gestión de
los documentos activos.

58. Submodelo “préarchivage” (5)
• Sin embargo, la clasificación está
legalmente preestablecida desde el siglo
pasado.
• La formación profesional del archivero se
ha dirigido más hacia la gestión de los
fondos históricos que hacia los
documentos con vigencia administrativa.
• Se le da mucha importancia a la formación
del personal en los Ministerios a cargo de
las misiones.

59. Submodelo “préarchivage” (6)
• La importancia de las nuevas tecnologías
es evidente desde el punto de vista de las
aplicaciones sobre documentos de archivo
pero menos sobre gestión de documentos.
• Progresiva importancia de las tablas de
evaluación documental desde la
perspectiva de la preservación de
documentos con valor histórico.
• El “préarchivage” tradicional no puede
aplicarse sobre los nuevos soportes.

60. ¿Iberoamérica?

61. ¿Iberoamérica?
• España y Latinoamérica, padecen el efecto
de no poseer su propio modelo de gestión
de documentos o al menos, no
sistematizado.
• Desde finales de los años de 1980,
Iberoamérica comenzó a trabajar en la
búsqueda de su propio modelo.
• Los 2 modelos existentes, no respondían a
la realidad Iberoamericana.

62. En busca de un tercer modelo
• La solución debía venir del análisis de las
raíces históricas, que tuviera en cuenta el
contexto y la tradición de cada país.
• La idea es sistematizar un tercer modelo
adaptado a las características del contexto
iberoamericano.
• Se persigue la búsqueda de una identidad
iberoamericana frente a modelos extraños, lo
que ha contribuido a cambiar la mentalidad
historicista y a generar una nueva concepción
integradora.

63. En busca de un tercer modelo
• Iberoamérica busca una nueva
metodología de tratamiento y control de
documentos acorde a su realidad e historia
común.
• El nuevo modelo no funcionaría como
único patrón metodológico sino buscando
alternativas técnicas a partir del
reconocimiento de problemas semejantes.
• No se trata de reinventar esta gestión.

64. En busca de un tercer modelo
• En este empeño se creó el Grupo
Iberoamericano de Gestión de Documentos
que ha conseguido los siguientes acuerdos:
–Definir las características histórico-
administrativas y archivísticas del área.
–Adelantar la clasificación y ordenación más
que la descripción.
–Independizar transferencias y expurgos.
–Racionalizar las fases del tratamiento
archivístico.

65. Fases del tratamiento archivístico
propuestas por el Grupo
Iberoamericano de Gestión de
Documentos
• Identificación.
• Valoración.
• Descripción.

66. Conclusiones
• Existen dos modelos de gestión documental
fundamentales: el norteamericano y el
europeo, ambos con sus variantes o
submodelos. Iberoamérica busca el suyo.
• Cada uno responde al tipo de
administración imperante.
• Ambos están condicionados por la
documentación histórica que posean.
• Los profesionales tienen diferentes
actuaciones.